Święta w firmie – co można rozliczyć w kosztach

Zbliżający się okres świąteczno-noworoczny to nie tylko czas rodzinnych spotkań, ale również moment, w którym przedsiębiorcy starają się zadbać o atmosferę w miejscu pracy i relacje z kontrahentami. Zakup ozdób, organizacja wigilii firmowej czy wręczanie drobnych prezentów służą budowaniu pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa oraz wzmacnianiu relacji w zespole. Wydatki świąteczne generują wiele pytań podatkowych – zarówno w zakresie kosztów uzyskania przychodów, jak i skutków po stronie pracowników i kontrahentów czy rozliczeń dotyczących podatku od towarów i usług (VAT).

W pierwszym z trzech artykułów cyklu, który dziś zaczynamy, wyjaśnimy, które świąteczne wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i jakie kryteria decydują o ich kwalifikacji podatkowej.

Koszt uzyskania przychodów – liczy się cel wydatku

Na wstępie warto przypomnieć ogólną zasadę wynikającą z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT): kosztami uzyskania przychodów (KUP) są wydatki poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów, jeśli ustawa nie wyłącza ich wprost z kosztów. Analogiczne regulacje znajdują się w ustawie o PIT. Jednym z takich wyłączeń jest tzw. reprezentacja, czyli wydatki mające na celu budowanie wizerunku spółki na zewnątrz. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT) z kosztów podatkowych wyłączone są w szczególności wydatki na usługi gastronomiczne, żywność oraz napoje (w tym alkohol), jeśli mają charakter reprezentacyjny.

Kluczowe jest zatem ustalenie celu poniesionego wydatku – czy służy integracji pracowników i poprawie funkcjonowania zespołu (co pozwala zaliczyć go do kosztów), czy budowaniu wizerunku firmy wobec osób trzecich (co skutkuje wyłączeniem z kosztów). Znaczenie ma również sposób finansowania świadczenia: jeśli wydatki są pokrywane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to nie zwiększają kosztów podatkowych pracodawcy, ponieważ kosztem są już same odpisy na fundusz.

Spotkanie wigilijne dla pracowników a koszty

Podczas tradycyjnie organizowanych wigilii firmowych pracodawca zapewnia poczęstunek świąteczny, często drobne prezenty, czasem elementy artystyczne. Uczestnikami z reguły są pracownicy, ale bywa, że firmy zapraszają także współpracowników czy kontrahentów na część oficjalną.

Takie wydatki mogą zostać uznane za koszty, pod warunkiem że wigilia organizowana jest dla pracowników i ma charakter wewnętrznej imprezy integracyjnej. Warunkiem jest wykazanie ich związku z prowadzoną działalnością – firmowa wigilia powinna służyć integracji załogi, budowaniu pozytywnych relacji w zespole i motywowaniu pracowników, co przekłada się na poprawę ogólnej efektywności pracy.

Do typowych kosztów wigilii, które mogą być ujęte w KUP, należą m.in.: wydatki na catering (jedzenie, napoje bezalkoholowe), dekoracje świąteczne i wynajem sali (jeśli spotkanie odbywa się poza siedzibą firmy), ewentualnie koszty obsługi wydarzenia (np. usługi muzyczne, fotograficzne). Warunkiem jest racjonalna wysokość tych wydatków i ich nierozrzutny charakter, adekwatny do skali działalności (takie stanowisko potwierdza np. interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 kwietnia 2024 r., 0114-KDIP2 1.4010.57.2024.4.DK). Ważne jest, aby pracodawca udokumentował cel i przebieg wigilii np. sporządzając listę uczestników (potwierdzającą, że byli to pracownicy) oraz notatkę opisującą cel spotkania (np. podsumowanie roku, integracja zespołu). Faktury za catering, wynajem oraz inne usługi należy przechowywać jako dowody poniesienia kosztów. Alkohol serwowany na wigilii nie powinien być zaliczany do kosztów.

Współpracownicy, kontrahenci i rodzina na firmowej wigilii a koszty

Z reguły wydatki nie są kosztem w części, która przypada na osoby inne niż pracownicy. Jeżeli na firmową wigilię zostaną zaproszeni goście spoza firmy – np. współpracownicy na B2B, kontrahenci, rodziny pracowników – to wydatki ich dotyczące nie mogą być uznane za koszt podatkowy. Fiskus traktuje takie wydatki jako reprezentację. W interpretacji indywidualnej z 29 sierpnia 2024 r. dyrektor KIS wprost stwierdził, że wydatki poniesione na organizację spotkania wigilijnego w części dotyczącej podwykonawców (współpracowników na B2B) nie stanowią kosztów uzyskania przychodu spółki (0114-KDIP2-2.4010.338.2024.1.AS). Udział osób trzecich w wydarzeniu o charakterze świątecznym i integracyjnym, zdaniem organu, nie przełoży się na przychody spółki ani na zabezpieczenie źródła przychodów, lecz służy raczej poprawie relacji z tymi osobami, czyli ma cechy reprezentacji.

Analogicznie, gdyby na wigilię zaproszono np. kluczowych klientów, koszty przypadające na ich uczestnictwo byłyby uznane za reprezentację (wydatki na podtrzymanie relacji z kontrahentami). W praktyce oznacza to konieczność podziału kosztów.

Podobne rozstrzygnięcia zapadają w orzecznictwie sądowym. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 października 2023 r. (II FSK 326/21) przyznał rację fiskusowi, że wydatki na poczęstunek dla stałych współpracowników (samozatrudnionych) podczas spotkania integracyjnego nie stanowią kosztu podatkowego – są reprezentacją, bo nie ma potrzeby „motywowania” osób prowadzących własny biznes. Zapadają jednak orzeczenia odmienne w szczególnych stanach faktycznych. Przykładowo NSA w wyroku z 8 grudnia 2022 r. (II FSK 572/22) uznał, że spotkanie integracyjno-szkoleniowe, nawet z udziałem współpracowników zewnętrznych, może w całości stanowić koszt, jeśli służy przede wszystkim celom merytorycznym (szkoleniowym), a integracja jest dodatkową częścią spotkania.

Generalnie jednak zalecana jest ostrożność i wydzielenie z kosztów „niepracowniczej” części wigilii.

Wyjazd integracyjny dla pracowników a koszty

Wyjazd na narty lub inny zorganizowany wyjazd rekreacyjno-integracyjny dla pracowników to szczególny rodzaj imprezy integracyjnej, często kilkudniowej i wyjazdowej. Może obejmować elementy rekreacji (np. jazda na nartach, sport), jak i część oficjalną (prezentacje firmowe, podsumowanie roku).

Wydatki na wyjazd integracyjny stanowią koszty uzyskania przychodu na zasadach takich samych jak inne imprezy integracyjne dla pracowników. Obejmują one typowo: koszty transportu uczestników (np. bilety, autokar), zakwaterowania, wyżywienia dla uczestników, opłaty za zaplanowane aktywności (np. karnety narciarskie), a także ewentualny koszt wynagrodzenia prelegentów, jeśli część wyjazdu ma charakter warsztatów. Wszystkie te wydatki – jeśli dotyczą pracowników i program wyjazdu wskazuje na związek z działalnością (np. integracja poprawiająca współpracę w firmie, warsztaty rozwijające kompetencje) – są traktowane jako pośrednio służące osiąganiu przychodów i mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Bardzo ważne jest, by wyjazd nie był czysto rekreacyjny, bez związku z pracą.

W stanie faktycznym będącym podstawą wydania 15 stycznia 2024 r. przez dyrektora KIS interpretacji (0111- KDIB1-2.4010.574.2023.3.MK) wnioskodawca opisał wyjazd integracyjny i sprawa została rozstrzygnięta pozytywnie dla pracodawcy. W orzecznictwie, jak wskazano powyżej, NSA w ww. wyroku z 8 grudnia 2022 r. dopuścił nawet pewne koszty integracyjne z kontrahentami, gdy w wyjazd wpleciono element szkoleniowy, co pokazuje, że kontekst biznesowy wyjazdu ma znaczenie. Im więcej „treści” (np. szkolenie, prezentacja strategii firmy), tym łatwiej obronić koszt podatkowy.

Paczki świąteczne dla pracowników a koszty

Wielu pracodawców wręcza przed świętami paczki upominkowe dla pracowników i ich rodzin, zawierające zwykle słodycze, książki, drobne prezenty itp.

Czy wydatek na paczki stanowi koszt uzyskania przychodu? Tak, jeżeli paczki są finansowane ze środków obrotowych przedsiębiorstwa i mają na celu wykazany wzrost motywacji lub integracji pracowników. Taki wydatek spełnia ogólną definicję kosztu podatkowego. Argumentacja może opierać się na stwierdzeniu, że obdarowywanie pracowników paczkami świątecznymi sprzyja budowaniu pozytywnej atmosfery i lojalności zespołu, co w efekcie może przełożyć się na wyniki firmy. Organy podatkowe akceptują takie podejście, pod warunkiem dochowania należytej staranności, m.in. udokumentowania zakupu paczek fakturami oraz wykazania, że przekazano je osobom zatrudnionym (np. poprzez pokwitowanie odbioru paczek). Co istotne, wartość paczki sfinansowanej ze środków spółki zwykle traktowana jest jako przychód pracownika ze stosunku pracy – to dodatkowy argument przemawiający za tym, że jest to element wynagrodzenia pracownika, czyli koszt pracodawcy. Jeżeli paczki wręczane są kontrahentom, to nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Bony świąteczne a koszty

Bony świąteczne, czyli bony towarowe i karty podarunkowe wręczane pracownikom mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli są finansowane ze środków obrotowych i mają jasno określony cel: motywacyjny, integracyjny lub lojalnościowy. Przekazanie bonów osobom współpracującym (np. zleceniobiorcom, B2B) lub kontrahentom nie będzie kosztem, jeśli ma charakter reprezentacji. Ocenę czy wydatek jest reprezentacyjny, przeprowadza sam podatnik, biorąc pod uwagę cel, wartość, krąg odbiorców oraz okoliczności towarzyszące. Dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim koszt został poniesiony. Jeżeli bony dla kontrahentów nie mają charakteru reprezentacyjnego, to mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zapomogi świąteczne dla pracowników a koszty

W praktyce wydatki na zapomogi dla pracowników mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, jeśli są częścią polityki socjalnej firmy i służą takim celom jak motywowanie pracowników, integracja zespołu czy budowanie lojalności. Ważne jest jednak, by nie wynikały bezpośrednio z obowiązków pracodawcy określonych w przepisach prawa pracy. Dodatkowo, jeśli pomoc finansowa (np. zapomogi) nie pochodzi ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, lecz ze składek członkowskich – jak w przypadku funduszu koleżeńskiego – również może zostać uznana za koszt podatkowy.

Zapomogi muszą być prawidłowo udokumentowane, przyznawane według jasnych kryteriów, nie mogą być elementem wynagrodzenia za pracę.

Premie świąteczne (nagrody) dla pracowników a koszty

W wielu firmach praktykuje się wypłatę dodatkowej premii lub nagrody świątecznej, np. uznaniowej gratyfikacji pieniężnej wypłacanej jako wyraz docenienia pracy w całym roku. Może ona mieć charakter uznaniowy lub wynikać z wewnętrznego regulaminu wynagradzania.

Czy wydatek na premię świąteczną stanowi koszt uzyskania przychodu? Tak. Generalnie dodatkowe premie pieniężne dla pracowników stanowią koszt podatkowy dla pracodawcy na takich samych zasadach jak podstawowe wynagrodzenia ze stosunku pracy. Jest to bowiem element wynagrodzenia za pracę, a więc premie spełniają kryteria kosztu uzyskania przychodu pod warunkiem ich wypłaty. Organy podatkowe traktują premie świąteczne identycznie jak inne składniki płac.

Należy jedynie pamiętać o zasadach potrącalności kosztów wynagrodzeń w czasie. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT, niewypłacone wynagrodzenia (w tym premie) nie są kosztem podatkowym aż do momentu ich faktycznej wypłaty pracownikowi.

W praktyce premie świąteczne są zazwyczaj wypłacane przed końcem roku i wtedy są kosztem w tym samym roku, a więc w roku poniesienia. Ważne jest również odpowiednie udokumentowanie (np. lista przyznanych premii, dowody wypłaty, odpowiednie zapisy w regulaminie premiowania lub uchwała zarządu) – aby wykazać, że wydatek został faktycznie poniesiony w związku z zatrudnieniem pracowników.

Ozdoby świąteczne w kosztach uzyskania przychodów a koszty

Wydatki na ozdoby świąteczne, dekoracje biura, choinki lub inne elementy wystroju miejsc pracy są kosztem uzyskania przychodu. Takie wydatki poniesione na zakup artykułów dekoracyjnych i elementów wystroju wykorzystywanych w miejscach prowadzenia działalności spółki (w szczególności w siedzibie, biurach, centrach logistycznych i magazynach).

Są to wydatki pośrednio związane z działalnością gospodarczą – poprawiają warunki pracy, wpływają na atmosferę, wizerunek spółki, są powszechną praktyką rynkową i nie mają charakteru reprezentacyjnego.

Upominki świąteczne dla kontrahentów a koszty

Upominki wręczane w okresie świątecznym mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, jeśli mają charakter reklamowy lub promocyjny, np. długopisy, kalendarze, notesy, słodycze czy kubki z logo firmy. Ważne, by były to drobne, niewystawne przedmioty, które wpisują się w powszechną praktykę rynkową. Inaczej traktowane są prezenty reprezentacyjne, czyli te bardziej okazałe, luksusowe lub mające na celu budowanie prestiżowego wizerunku firmy – takie wydatki nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na alkohol, który niezależnie od okoliczności zawsze wykluczony jest z kosztów uzyskania przychodów.

Świąteczne konkursy z nagrodami a koszty

Spółki często organizują konkursy i programy motywacyjne dla klientów, partnerów handlowych, a czasem także pracowników kontrahentów, w których nagrodami są upominki, elektronika lub vouchery. Koszty zakupu nagród mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, jeśli pozostają w związku z działalnością firmy i wspierają osiąganie przychodów. Gdy celem jest zwiększenie sprzedaży, zaangażowania lub lojalności, wydatki te nie powinny być traktowane jako reprezentacja, ponieważ służą motywacji, a nie budowaniu wizerunku. Aby rozliczyć je podatkowo, należy zadbać o dokumentację: regulamin konkursu, listę nagrodzonych, potwierdzenia odbioru nagród, dowody spełnienia warunków udziału oraz faktury za ich zakup.

Świąteczne wydatki w firmie – zgodność z przepisami albo podatkowa rózga

Większość świadczeń świątecznych kierowanych do pracowników – takich jak paczki, premie czy spotkania integracyjne – może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, jeśli służy motywowaniu zespołu i poprawie atmosfery pracy. Trzeba jednak uważać, by nie przekroczyć granicy reprezentacji, zwłaszcza gdy świadczenia obejmują osoby spoza firmy lub mają charakter czysto wizerunkowy. Dobrą praktyką jest przygotowanie dokumentacji – regulaminów, list uczestników, potwierdzeń odbioru czy faktur – która pozwoli wykazać celowość wydatków w razie kontroli.