Zatrudnianie cudzoziemców: wyzwania pracodawców po wejściu w życie nowych przepisów

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym, która wprowadziła:

• nowy katalog dokumentów pobytowych uprawniających do wykonywania pracy w Polsce
• ograniczenia w dalszej legalizacji pobytu ze względu na posiadane przez cudzoziemców dokumenty
• nowe zasady wjazdu, pobytu i pracy studentów

Ustawa o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, która wprowadziła:

• nowe zasady przyznawania Niebieskiej Karty UE – większa elastyczność i mobilność dla wykwalifikowanych pracowników

Zakres zmian jest bardzo szeroki i wymaga od pracodawców dostosowania się do nowych wymogów, co niejednokrotnie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi, a w niektórych przypadkach z problemami praktycznymi w stosowaniu tych regulacji. 

Zatrudnianie cudzoziemców – najczęstsze problemy praktyczne

Elektronizacja postępowań a realia wydawania zezwoleń na pracę

Jednym z głównych założeń zmian w przepisach dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom była elektronizacja postępowań, która miała znacząco przyspieszyć i usprawnić proces wydawania zezwoleń na pracę. Dzięki cyfryzacji wnioski miały być rozpatrywane szybciej, sprawniej i w sposób bardziej przewidywalny.

W praktyce jednak zakładany efekt jest w dużej mierze niwelowany przez wymogi stawiane przez urzędników. Brak jest kompleksowego wykazu dokumentów określonego w przepisach wykonawczych, co umożliwiałoby organom żądanie wyłącznie materiałów niezbędnych do potwierdzenia spełnienia ustawowych przesłanek uzyskania zezwolenia. Taki brak standaryzacji prowadzi do rozbieżności w praktyce urzędów, a w wielu przypadkach – do formułowania oczekiwań i żądań wykraczających poza ustawowy obowiązek.

Zgodnie z przepisami organy powinny samodzielnie pozyskiwać informacje od innych instytucji publicznych. Jednak brak systemowych rozwiązań technicznych i organizacyjnych sprawia, że odpowiedzialność za zebranie i dostarczenie tych danych jest w praktyce przerzucana na przedsiębiorcę.

Dodatkowo, zaostrzenie przesłanek odmowy udzielenia zezwolenia – przy jednoczesnym braku odpowiednich narzędzi prawnych i informatycznych – doprowadziło do sytuacji, w której to na podmiocie wnioskującym spoczywa ciężar udowodnienia, że żadna z przesłanek odmowy nie zachodzi. W praktyce oznacza to konieczność przygotowywania rozbudowanej dokumentacji i pozyskiwania informacji, które organy mogłyby uzyskać samodzielnie.

Kolejnym problemem są wytyczne Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej nakładające obowiązek podpisu elektronicznego na wszystkie dokumenty i załączniki do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę – nawet te, które nie zawierają oświadczeń strony, jak np. bankowe potwierdzenie wniesienia opłaty. W praktyce wymaga to podpisania każdego pliku osobno, co przy dużej liczbie dokumentów wydłuża proces przygotowania wniosku ze względu na ograniczenia techniczne i organizacyjne. Masowe podpisywanie plików staje się obciążeniem, które można byłoby zredukować poprzez rozwiązania mniej uciążliwe, takie jak podpisywanie wyłącznie dokumentów zawierających oświadczenia strony lub stosowanie podpisu zbiorczego na całym pakiecie dokumentacji.

Efektem wszystkich tych czynników są sytuacje, w których zamiast skracać i upraszczać procedurę, dochodzi do jej wydłużenia, zwiększenia kosztów oraz obniżenia przewidywalności systemu. Aby osiągnąć zakładany cel elektronizacji, konieczne jest opracowanie i wdrożenie jednolitego katalogu dokumentów, jasnych wytycznych dla organów, skutecznych narzędzi do wymiany informacji między instytucjami publicznymi oraz racjonalizacja wymogów dotyczących podpisów elektronicznych. Tylko wtedy proces wydawania zezwoleń na pracę będzie mógł stać się faktycznie szybszy, bardziej przejrzysty i przewidywalny.

Brak nowych rozporządzeń wykonawczych

Z poprzednim punktem nieodłącznie wiąże się kwestia braku nowych rozporządzeń wykonawczych, która de facto rzutuje na wiele spośród istniejących problemów ze stosowaniem nowych przepisów. Chociaż ustawa dotycząca warunków dopuszczalności zatrudniania cudzoziemców w Polsce weszła w życie 1 czerwca 2025 r., przepisy wykonawcze oparte na wcześniejszej ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy pozostają w mocy przez sześć miesięcy od tej daty. W rezultacie pracodawcy nie mają jasności co do dokumentów, które powinni dołączać do wniosku o zezwolenie na pracę. Równocześnie urzędy wymagają więcej dokumentów, niż te wymienione w rozporządzeniu z 18 lipca 2022 r. dotyczącym zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Rozwiązaniem tego problemu będzie wydanie nowego rozporządzenia zawierającego nowy wzór wniosku o wydanie zezwolenia na pracę oraz wykaz dokumentów dołączanych do niego. 

Oczekiwanie na nowe rozporządzenia – dlaczego ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców

Oczekiwanie na publikację nowych rozporządzeń wykonawczych do ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom jest w pełni zasadne. Mogą one wprowadzać zmiany, które bezpośrednio wpłyną zarówno na procedowanie spraw w urzędach, jak i na sytuację przedsiębiorców zatrudniających cudzoziemców.

Przykładem jest projekt rozporządzenia w sprawie listy państw, których obywatele mogą korzystać z systemu oświadczeń o powierzeniu pracy. Usunięcie z tej listy obywateli Gruzji oznacza, że pracodawcy nie będą już mogli w uproszczony sposób legalizować zatrudnienia tej grupy, co wymusi przejście na procedurę uzyskiwania zezwoleń na pracę – dłuższą i bardziej wymagającą.

Inny przykład dotyczy projektu rozporządzenia określającego przypadki, w których cudzoziemiec może wykonywać pracę bez konieczności posiadania zezwolenia. Zakres zwolnień w zasadzie nie uległ zmianie, choć oczekiwania były większe. Przedsiębiorcy liczyli, że zostanie on rozszerzony m.in. o osoby wykonujące tzw. pracę incydentalną czy też o rozwiązania umożliwiające uzyskanie tzw. nomad visa – wzorem innych państw europejskich.

Należy też pamiętać o tzw. upoważnieniach fakultatywnych, które pozwalają ministrowi na określenie listy zawodów deficytowych czy też państw, których obywatele będą mogli podejmować pracę w Polsce w ramach ruchu bezwizowego. Decyzje w tych obszarach mają krytyczne znaczenie dla wielu branż – mogą bowiem otworzyć rynek pracy dla nowych grup pracowników lub odwrotnie, ograniczyć dostęp do wykwalifikowanej kadry.

Niejasny obowiązek informowania o prawie wstąpienia do związku zawodowego

Od 1 czerwca pracodawcy mają obowiązek poinformować cudzoziemców wykonujących dla nich pracę o prawie wstępowania do związków zawodowych. Nie wiadomo jednak jaki ma być zakres informacji oraz jakiej grupy cudzoziemców ma dotyczyć: czy tylko tych zatrudnianych po 1 czerwca, czy także tych pracujących wcześniej. Z uwagi jednak na zawarcie tego obowiązku w artykule dotyczącym zasad zawierania umowy z cudzoziemcem i języka dokumentacji pracowniczej można przyjąć, że obowiązek informacyjny dotyczy tylko cudzoziemców zatrudnianych po wejściu w życie ustawy. Z kolei jeśli chodzi o zakres, to wystarczająca będzie ogólna informacja o prawie wstępowania do związków, bez konieczności wskazywania konkretnych organizacji związkowych, które działają u danego pracodawcy.

Wykaz przedsiębiorców o strategicznym znaczeniu dla polskiej gospodarki

W ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom wprowadzono wykaz przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą o istotnym znaczeniu dla gospodarki narodowej. Firmy znajdujące się w tym wykazie uzyskują priorytet w rozpatrywaniu wniosków o zezwolenie na pracę dla cudzoziemców. Wojewoda w pierwszej kolejności uwzględnia wnioski tych przedsiębiorców przed innymi.

Do wykazu wpisywani są przedsiębiorcy korzystający z określonych form wsparcia inwestycyjnego, m.in. inwestycji o istotnym znaczeniu dla gospodarki, nowych inwestycji oraz projektów strategicznych związanych z transformacją w kierunku gospodarki o zerowej emisji netto. Kryteria obejmują podmioty różnej wielkości, od mikro i małych firm po duże zakłady przemysłowe oraz różne branże, w tym przemysł, usługi nowoczesne (BPO) i IT.

Opublikowana lista obejmuje blisko 2,2 tys. firm, w tym zarówno duże zakłady produkcyjne czy centra usług wspólnych, jak i mniejsze zakłady rzemieślnicze oraz lokalne punkty handlowe. Tak szeroki przekrój wynika z faktu, że decydujące jest spełnienie kryteriów wsparcia, a nie wyłącznie znaczenie gospodarcze w tradycyjnym rozumieniu tego pojęcia.

Dlatego kluczowe w dalszych działaniach będzie opracowanie szczegółowych wytycznych, które pozwolą w większym stopniu uwzględnić przedsiębiorstwa mające realnie strategiczną pozycję w gospodarce z uwagi na skalę produkcji, znaczenie dla łańcuchów dostaw czy wpływ na bezpieczeństwo państwa. Dzięki temu priorytet w procedurach migracyjnych faktycznie wspierałby te sektory, w których szybkie pozyskanie wykwalifikowanego pracownika z zagranicy ma bezpośrednie przełożenie na rozwój inwestycji i stabilność gospodarki. 

Skomplikowane procedury delegowania pracowników

Po zmianie przepisów w zakresie powierzania pracy cudzoziemcom nadal utrzymują się istotne niejasności dotyczące procedury uzyskiwania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców delegowanych do Polski. W szczególności brak jest jednoznacznych i aktualnych informacji co do wymaganych dokumentów dla poszczególnych rodzajów zezwoleń. Dostępne oficjalne źródła, w tym portal praca.gov.pl, nie zostały w pełni dostosowane do nowego stanu prawnego, co skutkuje rozbieżnościami w przekazywanych informacjach. W praktyce wnioskodawcy, poszukując wyjaśnień, często otrzymują sprzeczne lub nieaktualne komunikaty, co dodatkowo komplikuje przygotowanie wniosku.

Obecna regulacja zawęziła i skomplikowała proces uzyskania zezwolenia w przypadku oddelegowania pracownika w ramach grupy przedsiębiorstw. Skuteczne przeprowadzenie takiego delegowania wymaga obecnie bardziej złożonej weryfikacji przesłanek formalnych i materialnych, co rodzi dodatkowe wątpliwości interpretacyjne.

Problematyczna pozostaje także kwestia podpisów elektronicznych na dokumentach. Zakres dokumentów, które powinny zostać opatrzone podpisem, prowadzi w praktyce do sytuacji kuriozalnych – w tym wymogu podpisywania dokumentów oczywistych lub formalnych, które w innych procedurach nie podlegają takim rygorom. Brak jednoznacznych wytycznych w tym zakresie powoduje rozbieżności w praktyce urzędów i utrudnia sprawne przeprowadzenie procesu.

Taki stan rzeczy generuje niepewność po stronie pracodawców i pełnomocników, wydłuża czas postępowań oraz może prowadzić do opóźnień w realizacji procesów delegowania, co w konsekwencji negatywnie wpływa na planowanie i realizację projektów biznesowych.

Nowe przepisy a rzeczywistość procedur pobytowych

Wprowadzane w ostatnich latach zmiany legislacyjne miały usprawnić i przyspieszyć procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców. Jak jednak wskazywaliśmy już wielokrotnie, w wielu obszarach efekt jest odwrotny – zamiast usprawniać, rozwiązania te w praktyce pogłębiają istniejące problemy.

Nie sposób pominąć przyjętej właśnie przez Sejm ustawy zmieniającej ustawę o cudzoziemcach, która wprowadziła możliwość złożenia wniosku o zezwolenie na pobyt online – za pośrednictwem systemu informatycznego MOS (Moduł Obsługi Spraw). Na pierwszy rzut oka jest to krok w kierunku cyfryzacji i ułatwień dla cudzoziemców oraz pracodawców. Jednak w praktyce nowe rozwiązanie ma charakter hybrydowy i nie rozwiązuje kluczowych problemów. Już na etapie umawiania terminu na złożenie wniosku pobytowego cudzoziemcy muszą czekać miesiącami. Po wdrożeniu MOS sytuacja w tym zakresie nie ulegnie poprawie – wnioskodawca nadal będzie musiał stawić się osobiście w urzędzie, aby złożyć odciski linii papilarnych, a wnioski będą drukowane przez urzędników. Ponadto korespondencja między urzędem a cudzoziemcem nadal będzie mogła odbywać się w formie papierowej. Takie rozwiązanie nie tylko nie skróci procedur, ale może wręcz utrwalić obecny kryzys w postępowaniach pobytowych. Kluczowe bowiem problemy – długie terminy oczekiwania, ograniczona liczba miejsc na złożenie wniosku i brak pełnej cyfryzacji procesu – pozostają bez realnego rozwiązania.

Podsumowanie

Wprowadzenie nowych przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców w Polsce, które weszły w życie 1 czerwca 2025 r., ma na celu dostosowanie rynku pracy do rosnącej liczby obcokrajowców oraz zapewnienie lepszej ochrony ich praw. W praktyce nowe regulacje rodzą wiele wątpliwości i problemów, takich jak brak rozporządzeń wykonawczych czy niejasności dotyczące obowiązków informacyjnych.