İstisnadan faydalanmak isteyenlerin, yukarıdaki kamu kurum veya kuruluşundan alınan veya bunlar tarafından onaylanan tevsik edici belgelerini, işlem esnasında noter, resmi daireler, diğer kamu kurum ve kuruluşları gibi işlem yapan kurum ve kuruluşlara ibraz etmesi yeterli olmaktadır.
Tevsik edici belgeler arasında, yukarıdaki tabloda yer alan ve ilgili kamu kurum veya kuruluşu tarafından düzenlenen belgelerin olması gerekir. Ancak, ilgili kamu kurum veya kuruluşu tarafından düzenlenen söz konusu belgelerde, Ar-Ge, yenilik veya tasarım projesi kapsamında düzenlenen kağıda konu giderin / alımın (örneğin: proje kapsamında hizmet alımı/ yerli alıma yönelik sözleşme vb.) desteklediğinin açıkça ifade edilmemesi durumunda, ilgili kamu kurum veya kuruluşundan söz konusu giderin proje kapsamında olduğunu ve desteklendiğini açıkça ifade eden bir yazının veya kararın talep edilerek temin edilmesi ve bu yazının da işlem yapan kurum ve kuruluşlara ibraz edilmesi doğru olacaktır.
Diğer taraftan, söz konusu tevsik edici belgelerin nereye, hangi kurum / kuruluşa ibraz edilmesi gerektiği de firmalar nezdinde bazı tereddütlere sebebiyet vermektedir. Damga vergisi istisnasının, uygulamada örnekleri çok az olsa da, mevzuatı yorumladığımızda, Ar-Ge, yenilik veya tasarım faaliyeti kapsamında düzenlenen kağıtların iki farklı tüzel kişilik arasında olması durumunda belgenin notere ibraz edilmesi, taraflardan birinin kamu kurumu olması durumunda ise, belgenin, ilgili kamu kurum ve kuruluşuna ibraz edilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.
Tabi işlem yapan kurum ve kuruluşlara da bazı sorumluluklar verilmiştir. Peki bu sorumluluklar nelerdir?
Damga vergisi istisnası uygulayarak işlem yapan noter, resmi daireler veya diğer kamu kurum ve kuruluşların; Ar-Ge, yenilik veya tasarım faaliyetlerine ilişkin olarak düzenlenen kağıtlarla ilgili olup istisna uygulanması sebebiyle ilgililerine ödettirilmeyen veya ödeme sırasında tevkif edilmeyen damga vergilerine ilişkin olarak işlemin yapıldığı tarihi izleyen bir ay içinde “Ar-Ge, Yenilik ve Tasarım Faaliyetleri ile Siparişe Dayalı Projelere İlişkin Olarak Damga Vergisi İstisnasından Yararlananlara Ait Bildirim” formunu doldurarak, formu ilgililerin gelir veya kurumlar vergisi bakımından bağlı bulundukları vergi dairesine vermeleri gereklidir.