6 Minuten Lesezeit 8 März 2021
Frau Programmierer brainstroming vor einem Computer

Sechs Erfolgsfaktoren für die Umstellung auf SAP S/4HANA

Von Stephan Rupf

Leiter Technology Solutions Delivery | Deutschland, Schweiz, Österreich

Hat intensive Kenntnisse und Erfahrungen in der Transformation von Unternehmen. Ist leidenschaftlicher Fotograf, Weltenbummler, Koch, Weinliebhaber, Golfer und Läufer.

6 Minuten Lesezeit 8 März 2021

Umstellung und Betrieb von SAP S/4HANA können auch aus dem Homeoffice gelingen. Erste Erfahrungen zeigen, was dabei zu beachten ist.

Überblick

  • Alle Beteiligten frühzeitig einzubinden, schafft hohe und dauerhafte Akzeptanz.
  • Im IT-Bereich führt eine offene Diskussion über die Ziel-Systemlandschaft langfristig zu höherer Zufriedenheit und mehr Motivation.
  • Diese Diskussion sollte am Anfang des Transformationsprozesses stehen.

Viele Unternehmen erleben eine Revolution: Fast 30 Jahre ist es her, dass SAP im Juli 1992 die erste Version von SAP R/3 veröffentlichte und damit das wichtigste Standardprogramm für die Unternehmenssteuerung geschaffen hat. Im März 2015 hat mit dem ersten Release von SAP S/4HANA eine zunächst schleichende Revolution begonnen und es hat noch einige Jahre gedauert, bis sich viele Konzerne an das neue System heranwagten. Jetzt stecken sie mitten in dieser Umstellung – und müssen diese Transformation unter Corona-Bedingungen meistern.

Millionen Menschen arbeiten aus dem Homeoffice. Der persönliche Austausch im Büro und auf Workshops fällt weg, ersetzt wird er durch die virtuelle Kommunikation über Bildschirme, die oft im Wohnzimmer oder in der Küche stehen. Für Veränderungsprozesse und die digitale Transformation hin zu einem neuen Systemumfeld wie bei SAP S/4HANA sind das keine idealen Voraussetzungen. Und doch gelingt es vielen Unternehmen, die großen Chancen der neuen Softwareumgebung gerade jetzt zu nutzen. Sie schöpfen die Potenziale aus und gestalten ihre Strukturen deutlich einfacher, flexibler und agiler als bisher.

  • Co-Autor: Franziska Meyer

    Franziska Meyer ist Managerin im Bereich Technology Consulting. Ihre Schwerpunkte sind Digitale Transformation, Business Process Design sowie Business Model & Disruptive Innovation. Zu Ihren Kunden zählen globale Player aus den Sektoren TMT und Life Sciences.

Nach einem Jahr Zusammenarbeit in der Corona-Pandemie zeigen sich zwei Dinge: Die Umstellung auf die neue Software-Version kann auch remote erfolgreich vorangetrieben werden – aber es gilt, einige besondere Faktoren zu beachten.

Geschäftsmodelle verändern sich, Kundenbedürfnisse steigen und der Wettbewerb zwischen Unternehmen steigt kontinuierlich aufgrund der Globalisierung. Daher müssen sich viele Unternehmen agiler und schlanker aufstellen. Eine Business Transformation hat das Ziel, Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu optimieren. Gleichzeitig soll sie Unternehmen flexibler und agiler machen. An dieser Stelle setzt SAP S/4HANA an.

Sechs Erfolgsfaktoren helfen, die Transformation besonders voranzutreiben:

1. Ein neues Level bei Innovation, Analytics und User Experience

SAP S/4HANA bedeutet vor allem ein neues Level und Möglichkeiten für Innovation. So können beispielsweise innovative Services zu den Kernprozessen aus der SAP Business Technology Platform ergänzt werden. Besonders diese innovativen Möglichkeiten von SAP werden eine Migration auf SAP S/4HANA rechtfertigen. Eine der wichtigsten Neuerungen von SAP S/4HANA fällt sofort ins Auge: Dashboards und Analysefunktionen sind generalüberholt, die gesamte User Experience wurde mit SAP Fiori deutlich verbessert. Neue Schnittstellen zu anderen Systemen erlauben bessere Auswertungen, die Arbeit mit dem gesamten System ist deutlich intuitiver als bisher. So kann das Management die relevanten KPIs auf einen Blick erfassen– nicht umsonst steht das „S“ im Namen S/4HANA für „simple“. Eine erfahrene Begleitung von außen unterstützt dabei, Geschäftsprozesse zu optimieren, Innovationen zu ermöglichen und aus einer IT-Transformation heraus das unternehmerische Handeln zukunftssicher auszurichten.

2. Das Ziel: Eine klar definierte integrierte IT-Strategie

Richtig eingeführt, verändert SAP S/4HANA die IT-Landschaft einer Organisation: Insellösungen und Fremdsysteme kommen unter einer Oberfläche zusammen, mehr Daten können effizienter genutzt werden. Die Zusammenführung und Standardisierung einer bisher ausufernden Systemlandschaft ist für viele Anwender der wichtigste Grund, auf SAP S/4HANA umzusteigen. Zu Zeiten von SAP R3 bot das Internet vielerorts gerade einmal Basisfunktionen, unternehmerische Tätigkeiten waren deutlich schwächer von der Globalisierung und weltweiten Lieferströmen geprägt – und kundenzentrisches Design war kaum mehr als ein Schlagwort.

Der Bedarf, Systeme und Prozesse umzustellen, ist den Unternehmen bewusst. Für viele Firmen besteht jedoch die Herausforderung darin, die Business Strategie in die IT-Strategie zu übersetzen und erfolgreich umzusetzen.

Stattdessen setzen sie weiter auf eine Mischung von Fremdsystemen, die teils in der neuen Software abgebildet werden können. So wird enorm viel Potenzial verschenkt. Gleich zu Beginn der Umstellung sollte eine Diskussion darüber geführt werden, warum ein Unternehmen SAP S/4HANA einführen sollte und wie die Software in die bestehende IT-Landschaft integriert werden kann.

Neben der Beteiligung der IT-Stakeholder hat die Erfahrung auch gezeigt, dass die Einbindung der Business- und Endnutzer-Seite von Anfang an essenziell ist. Die Einführung von SAP S/4HANA wird notwendig, weil SAP den Support früherer Versionen einstellen wird. Noch gewichtiger ist aber die konsequente Standardisierung und Harmonisierung bestehender Systeme. Wollen Unternehmen sich hier erfolgreich für die Zukunft aufstellen, braucht es eine klare Zielvorstellung.

Auch bei der Stammdatenverwaltung bietet SAP S/4HANA viele Vorteile, und passt sich hier den neuen unternehmerischen Bedürfnissen an. Während früher die Informationen zu einzelnen Kunden mit Adresse, möglichem Rahmenvertrag und wenigen weiteren Daten oft überschaubar waren, sammeln sich heute unzählige Daten an, die es zu strukturieren und überblicken gilt.

Eine wesentliche Herausforderung bei der Umstellung auf die neue Version ist die Vereinheitlichung bestehender Daten, beispielsweise wenn mehrere Ansprechpartner unter der gleichen Adresse hinterlegt sind.

3. Commitment auf oberster Führungsebene

Bei der Transformation zu SAP S/4HANA lassen sich über alle Geschäftsbereiche Ziele wie die Vereinfachung, die Standardisierung oder das Ausschöpfen neuer Innovationspotentiale umsetzen.

Signale aus Vorstand und Geschäftsführung erleichtern eine so umfangreiche Umstellung wie die Migration auf SAP S/4HANA deutlich. Neben der verantwortlichen Person für die IT-Infrastruktur, beispielsweise ein Chief Information Officer (CIO), ist auch die Einbindung des Finanzvorstands oder einer Enterprise-Architect-Rolle sinnvoll. In den Bereichen Finanzen und Controlling ist es wichtig, Prozessverantwortliche für die nötigen Schritte in der SAP S/4HANA-Umstellung zu definieren. Konflikte können dabei in stärker dezentral gesteuerten Unternehmen entstehen, weil SAP S/4HANA eher ein zentralistisch geführtes Produkt ist. Hier hilft ein detailliertes Austarieren unterschiedlicher Interessen.

4. Konsequentes Change Management für alle Beteiligten bringt hohe Motivation

Erfolg haben diejenigen Unternehmen, die früh relevante Key User identifizieren und mit ihnen gemeinsam den konkreten Nutzen von SAP S/4HANA im Arbeitsalltag definieren. Die Software ist mehr als nur ein Tool, sie erleichtert und ermöglicht einen vollkommen neuen Blick auf das tägliche Geschäft. Das Abbilden von Prozessen oder die Auswertung vorhandener Daten in neuen Reports sind deutlich einfacher – aber um dieses Potenzial nutzen zu können, braucht es gut ausgebildete Mitarbeiter. Hier lohnt es sich für Unternehmen, in nachhaltige Trainings ihres Personals zu investieren.

Wenn ein umfassendes Trainingskonzept und die gemeinsame Entwicklung eines Migrationsszenarios fehlen, wächst auch die Gefahr, dass sich Mitarbeiter aus dem Transformationsprojekt zurückziehen. Hier gilt es für die Führungs- und Projektmanagement-Ebene, ein Stakeholder Management aufzusetzen, das sich über politische Interna hinwegsetzt und wirklich all jene einbindet, die später mit dem neuen System arbeiten sollen.

Besonders das Schreiben der gemeinsamen „Change Story“ fällt virtuell schwerer als real: Welche Zielvorstellung wollen wir mit dem neuen System in fünf Jahren erreicht haben? Welche Höhen und Tiefen erkennen wir schon jetzt? Bei der Antwort auf diese Fragen helfen das Whiteboard von MS Teams oder ergänzende Kollaborationstools.

Gerade der Auftakt großer Transformationsprozesse fällt virtuell oft schwer. Helfen können zusätzliche interne Gespräche über das bisherige Maß bei Change-Projekten hinaus. So kann beispielsweise eine gemeinsame „Change Story“ entstehen. Sie umfasst zum Beispiel eine Zielvorstellung der nächsten fünf Jahre oder eine Analyse möglicher Höhen und Tiefen. Neben hoher aktiver Beteiligung am Screen helfen auch das Whiteboard von MS Teams oder ergänzende Kollaborationstools dabei, gemeinschaftliche Motivation zu schaffen und die Zusammenarbeit zu stärken.

5. Schnelle Erfolgserlebnisse erzeugen internes Momentum

Besonders erfolgreich sind Projekte mit Meilensteinen, die schnell sichtbaren Erfolg intern bringen. Eine Roadmap zur Implementierung von SAP S/4HANA enthält deshalb nicht nur die vollständige Einführung als Ziel nach mehreren Jahren Übergangsphase, sondern auch Meilensteine auf dem Weg dorthin. Möglich ist beispielsweise die Konzentration auf zwei Pilot-Geschäftsbereiche innerhalb einer größeren Organisation, die eine gemeinsame IT-Basis und -Strategie schaffen und so Momentum im gesamten Unternehmen erzeugen. Der Pilot sollte so gewählt werden, dass seine Aussagekraft intern als hoch genug für die Gesamtstruktur gesehen wird.

6. Auch virtuell können Potenziale gehoben werden

Die vergangenen Monate haben gezeigt, wie auch Transformationsprojekte mit hohem Anteil an virtueller Zusammenarbeit gelingen können. Auch die Implementierung von SAP S/4HANA ist da keine Ausnahme, solange regelmäßige Abstimmungstermine sicherstellen, dass Erwartungen kommuniziert und erfüllt werden. Unternehmen greifen hier bereits auf Whiteboards, Tools wie Mural oder MentiMeter zurück.

Der hohe Anteil an ohnehin neu zu strukturierenden Aufgaben sorgt in einigen Fällen sogar dafür, dass virtuelles Arbeiten leichter fällt. Wenn Ressourcen sowieso neu verteilt werden, kann dies die digitale Transformation im Unternehmen beschleunigen.

Schlussfolgerung: Wer SAP S/4HANA erfolgreich einführt, stellt nicht nur die IT um, sondern transformiert gleichzeitig das Business.

Damit zeigt sich eines: Auch wenn eine starke IT-Strategie vor allem zu Beginn der Umstellung auf SAP S/4HANA – und umso mehr während der aktuellen Remote-Arbeit – im Zentrum steht, so ist die Einführung von SAP S/4HANA nicht nur eine reine IT-Transformation, sondern eine gesamte Business-Transformation, die gerade in unsicheren Zeiten die Chance bietet, das Unternehmen neu aufzustellen. 

Fazit

Die Umstellung auf SAP S/4HANA erscheint in Zeiten der Corona-Pandemie auf den ersten Blick als herausfordernder Schritt. Unternehmen, die frühzeitig einige wichtige Faktoren beachten, können gegenüber ihrer Konkurrenz einen Vorsprung gewinnen. Diejenigen, denen die Transformation gelingt, erfüllen oft folgende Kriterien: eine gut durchdachte integrierte IT-Strategie,  ein gutes Verständnis der eigenen Business Prozesse und eine Geschäftsführung, die deutlich ausstrahlt, wie wichtig die Umstellung ist und wie groß die Potenziale solch einer Business Transformation sind. 

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Von Stephan Rupf

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