Der Zugriff auf Software durch Drittapplikationen kann Lizenzkosten in Millionenhöhe verursachen.
Intransparenz und hohe Kosten in der Cloud
Im zweiten Schritt hinterfragen Sie Ihre Cloud-Strategie aus Lizenzsicht. „Cloud First“ heißt es in vielen Unternehmen. Die Frage, ob, wann und in welcher Form eine Umstellung und die Nutzung von Cloud-Produkten oder der Cloud als Infrastruktur aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll ist, wird oft zu wenig betrachtet. In einer Business-Case-Analyse werden auch alle bestehenden und vielleicht vorteilhaften Lizenzrechte aus Altverträgen in die Waagschale geworfen. Es gilt, langfristig zu denken und die Softwarekosten in Mietmodellen wie auch die Risiken des Cloud-Lock-in-Effekts zu beurteilen. Dabei sind Kunden technisch, prozessual oder vertraglich derart von den Produkten oder Dienstleistungen eines einzigen Anbieters abhängig, dass ein Wechsel nur mit enormem Aufwand möglich und hohen Kosten verbunden wäre und daher meist unterbleibt.
Kostspielige SAP-S/4HANA-Transformation
Zahlreiche SAP-Nutzer stellen derzeit von SAP ECC auf das ERP-System SAP S/4HANA um. Dabei konzentrieren sich viele auf die komplexe technische Umsetzung. Oft wird jedoch übersehen, dass auch die lizenzrechtlichen und die Compliance-Aspekte dieser Veränderung höchst anspruchsvoll sind. Jede Nachlässigkeit führt zu weit höheren Lizenzkosten als nötig und birgt langfristig ein Compliance-Risiko. Wussten Sie zum Beispiel, dass im S/4HANA-Umfeld viele SAP-User keine klassische Userlizenz mehr benötigen und Ihr Unternehmen diese langfristig einsparen kann? Um zudem die Kosten für die jährliche Wartung nicht ausufern zu lassen, sollte das Lizenzmanagement im dritten Schritt frühzeitig in solche Transformationen mit eingebunden werden.
Undurchsichtige und starre Softwareverträge
Im vierten Schritt können Sie sich auf Ihre Softwareverträge fokussieren. Haben Sie hier in der Vergangenheit das Maximum für sich rausgeholt und Auditklauseln, Konzernprofile oder Rekonfigurationszeiträume passend für Ihre Situation verhandelt? Auch in Zeiten standardisierter Softwarelösungen können Kunden Einfluss auf ihre Softwareverträge nehmen und günstigere, nachhaltige und flexible Modelle mit den Herstellern verhandeln. Diese Chancen sollten sowohl im Lizenzmanagement als auch in der Beschaffung erkannt und genutzt werden.
Outsourcing des Software-Asset-Managements
Um die Kosten zu optimieren oder aus Mangel an Fachkräften lagern viele Unternehmen Teile ihrer IT aus. Dagegen ist nichts einzuwenden. Häufig liegt der Fokus jedoch allein auf der Technologie. Dabei sollten Unternehmen ihre Software- und Lizenzverträge genau im Blick haben. Die künftige Nutzung der Software und die entsprechenden Nutzungsrechte sollten von vornherein mitgeplant werden. Ein umfassendes IT-Asset-Management (ITAM)-Programm, das neben Soft- und Hardware auch Cloud-Assets wie IaaS und PaaS Subscriptions (Platform as a Service) verwaltet, unterstützt hierbei und sollte als fünfter Schritt auf Ihrer Liste stehen.
Wie die SAP S/4HANA-Transformation gelingt – SAM Services
Die SAP S/4HANA-Transformation ist ein präsentes Thema in vielen Unternehmen. Doch der Aspekt Lizenzmanagement sowie die kommerzielle Seite von Softwarenutzung werden in diesem Zusammenhang häufig vergessen, was dann zu hohen Kosten und Ärger führen kann. Die Software Asset Management (SAM) Services von EY sollen genau das verhindern.
Software-Asset-Management als Werttreiber im Unternehmen
Als sechster Schritt der Reise sollten Sie den Stellenwert des Software- und Lizenzmanagements in Ihrem Unternehmen auf den Prüfstand stellen. Wird es als strategischer Werttreiber gesehen? In vielen Unternehmen kümmert sich ein kleines, unabhängiges Team um die Softwarelizenzen und die damit verbundene interne Kostenverrechnung. Ohne ein umfassendes Software-Asset-Management kann die IT jedoch nur reagieren, statt proaktiv strategische Themen mitzugestalten. Damit nehmen sich Unternehmen die Chance auf langfristig geringere Softwarekosten und höhere Innovationsfähigkeit.
Diese kleine Reise hat gezeigt: IT- und Software-Asset-Management sind für jedes Unternehmen ein großes Unterfangen. Doch ohne SAM kämpfen Unternehmen schnell mit Compliance-Problemen oder überhöhten Softwareausgaben. Richtig ausgeführt, kann SAM die Risiken drastisch reduzieren und den Wert der Softwareinvestitionen steigern, was es zu einer wichtigen Investition für Unternehmen jeder Größe macht.
Fazit
Unternehmen geben viel Geld für Software aus. Doch ohne einen stets aktuellen Überblick über die IT-Anwendungen und ihre Nutzung sowie die zugrunde liegenden Lizenzvereinbarungen drohen unnötig hohe Kosten und gravierende ungeplante Ausgaben aufgrund von etwaigen Lizenzverstößen. In sechs Schritten lässt sich durch IT- bzw. Software-Asset-Management (ITAM/SAM) das Budget optimieren und die Compliance sicherstellen.
