Wer im Außenhandel tätig ist, besitzt oftmals zollamtliche Bewilligungen für besondere Zollverfahren und Verfahrensvereinfachungen. Unternehmen müssen dabei alle Veränderungen, die sich auf die Bewilligungsvoraussetzungen auswirken können, unverzüglich den Zollbehörden melden. Diese Monitoring-Verpflichtung stellt viele Unternehmen vor ungeahnte Herausforderungen, denn es werden sehr umfassende Selbstbewertungsfragenbögen zum Bericht an die Zollbehörden eingesetzt, die betriebliche Kennzahlen, Fragen zu Organisation, Prozessen, Kontrollen und IT-Infrastruktur sowie viele weitere Details abfragen. Die Informationen müssen von verschiedensten Unternehmensfunktionen abgefragt, fachlich geprüft und für die Mitteilung an die Zollbehörden aufbereitet werden. Dabei kommt es oft zu erheblichen Ineffizienzen und das bindet Kapazitäten, die dann für werthaltige Tätigkeiten der Zollspezialisten fehlen. Bei Versäumnissen besteht überdies das Risiko, dass die Zollbehörden Bewilligungen aussetzen bzw. widerrufen. Das wiederum kann die Prozesse innerhalb von Lieferketten erheblich verlangsamen und zu bedeutenden Mehrkosten führen. EY hat nun eine Softwarelösung konzipiert, die ein prozesseffizientes Monitoring von Zollbewilligungen ermöglicht. Das „Advanced Authorization Monitoring“ (AAM) ist das Kernmodul in der neuen „EY Trade Governance Platform“.
Laufende Aktualisierung
Grundsätzlich lässt sich mit dem AAM-Modul ein Prozess zur Überwachung der Zollbewilligungen innerhalb einer Unternehmensgruppe bzw. eines Konzerns aufbauen (nur wenige Länder sind aus IT-Sicherheitsgründen vorerst ausgenommen). Durch AAM ist es möglich, die Prozesse zum Bewilligungsmonitoring über Ländergrenzen hinweg zu professionalisieren und zu zentralisieren. Besondere Sicherheit bietet EY dadurch, dass im AAM die jeweiligen Fragebögen der Zollverwaltungen in allen relevanten Ländern fortlaufend geprüft, bei Bedarf aktualisiert und die Systemnutzer über Änderungen informiert werden. Der Zugang zum AAM erfolgt nutzerfreundlich und zentral über MyEY.com. Durch die Ausgestaltung als „Software-as-a-Service“ (SaaS) hat der Nutzer die Möglichkeit, flexibel auch aus dem Homeoffice auf die in der EY-Cloud operierende Lösung zuzugreifen.
Weltweiter Überblick
Neben den Effizienzgewinnen im Workflow ist es von besonderem Interesse für die Konzernzollabteilung oder Compliance-Funktionen, dass sie mit dem AAM-Modul erstmals effizient und in Echtzeit Einblick in das Bewilligungsmanagement der (oft dezentral organisierten) Tochterunternehmen mit den Zollbehörden erlangen. So können sie den Bearbeitungsstatus aller Monitoringprozesse über mehrere Gesellschaften hinweg nachvollziehen. Eine abgestimmte Kommunikation mit den Behörden ist ebenfalls von Vorteil. Nach unseren Erfahrungen begrüßen Zollbeamte das Berichtswesen auf der Basis der AAM-Lösung, da die Ausgabeformate entsprechend den Bedürfnissen des Zolls individuell ausgestaltet werden können.
Weitere Module und Funktionen
Im Rahmen des AAM ist es auch möglich, dass ein Unternehmen das Bewilligungsmonitoring ganz outsourct und als Dienstleistung dauerhaft oder auch temporär (z. B. im Rahmen der Elternzeitvertretung) auf die Zollberatung von EY überträgt. Die Funktionalität des AAM erstreckt sich im Übrigen nicht nur auf das Monitoring von Zollbewilligungen, sondern ist auch auf andere Berichtspflichten adaptierbar, bei denen große Informationsumfänge mittels Fragebögen dokumentiert und stets aktuell gehalten werden müssen. Dies umfasst beispielsweise die von der deutschen Zollverwaltung eingesetzten Selbstbewertungsfragebögen im Bereich Verbrauchsteuern (z. B. bei Steuerlagerinhabern) oder luftsicherheitsrechtlicher Bewilligungen des Luftfahrtbundesamts (z. B. als bekannter Versender).
AAM-Manager
Durch die Zuteilung von Verantwortlichkeiten überprüfen die Prozessteilhaber regelmäßig die ihnen zugeordneten Aufgaben, im Regelfall die Aktualisierung oder Bestätigung von Antworten im Rahmen des Bewilligungsmonitorings. Zusätzlich können im Prozessablauf Instanzen integriert werden, die die Antworten nochmals auf Richtigkeit prüfen. Letztendlich führen alle Antwortstränge zu einem zentralen Punkt, dem Überwachungsverantwortlichen. Der AAM-Manager führt die Informationen aus sämtlichen Bereichen zusammen, prüft Form und Inhalt und erstellt schließlich die Monitoringberichte für die Zollbehörden. Neben dem eigentlichen Arbeitsablauf stehen den Nutzern weitere Auswertungen zur Verfügung, die den aktuellen Stand aller Monitoringprozesse visualisieren. Diverse Filterungsoptionen ermöglichen zudem eine detaillierte und benutzerindividuelle Betrachtung.
Co-Autoren: Alexander Stamm, Frank Lendorf
