Wie Tax Monitoring mit SAP Tax Compliance aussieht

Zusammen mit dem Regelwerk EY Tax Risk & Control nutzen Sie die Vorteile einer Datenkontrolle in Echtzeit und heben Ihre Compliance auf ein neues Level.

Die effektive Nutzung unternehmenseigener Daten und die Schaffung eines dynamischen Steuerrisikomanagements/Kontrollrahmens ermöglichen es, frühzeitig Fehler zu erkennen und zu bearbeiten. Das Tool SAP Tax Compliance kann dabei in Kombination mit dem Regelwerk EY Tax Risk & Control unkompliziert für jegliche steuerlichen Fragestellungen verwendet werden, die sich anhand von Daten bewerten lassen. Der Einsatz ist in den Bereichen indirekte und direkte Steuern, Quellensteuern, Verrechnungspreise und sonstige Steuerarten (z. B. Zölle, Verbrauchsteuern) möglich. Compliance-Risiken lassen durch die Einführung dieses Überwachungsprozesses für steuerliche Zwecke (Tax Monitoring) nachhaltig senken, bei gleichzeitiger Verbesserung der Effizienz.

Was falsch laufen kann

Die häufigsten Fehler in Steuerdaten, die zu Sanktionen durch Finanzbehörden und zu Mittelabflüssen führen, sind die folgenden:

• falsche Steuerberechnung oder Klassifikation
• Mehr- oder Minderabführung von Steuern
• Erklärung von Umsätzen im falschen Land
• Bezahlung steuerlich falscher Rechnungen

Dagegen helfen die Compliance-Tools von SAP und EY. Überdies lassen sich Gestaltungsmöglichkeiten zur Vermeidung steuerlicher Registrierungen durch die laufende unternehmerische Geschäftstätigkeit automatisch erkennen und aufzeigen. 

I. SAP-Lösungen zur Sicherstellung der Compliance

Mit SAP Tax Compliance erfolgt eine kontinuierliche Kontrolle der Geschäftsvorfälle und der steuerrelevanten Daten, um die bestmögliche Datenqualität sicherzustellen. Das Tax Monitoring ist dabei mit ein oder mehreren SAP-Systemen wie z. B. SAP ERP oder S/4HANA verknüpft, sodass eine zeitnahe, lückenlose Prüfung erfolgt. Mithilfe automatischer Datenanalysen wird die Einhaltung der komplexen gesetzlichen Anforderungen z. B. in erfassten Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und sonstigen Buchhaltungsbelegen geprüft. So wird sichergestellt, dass z. B. plausible Steuerkennzeichen in Buchungen ermittelt wurden, Sachverhalte vollständig im richtigen Besteuerungszeitraum erfasst und notwendige Aufzeichnungspflichten erfüllt sind. Mit entsprechenden Prüfroutinen ist auch die Validierung komplexer Transaktionen wie Reihengeschäfte über mehrere Parteien möglich. Auffälligkeiten im steuerlichen Buchungsstoff werden in der laufenden Periode systematisch identifiziert und über standardisierte Workflows automatisch an die zuständige Abteilung im Unternehmen zur Korrektur von Buchungs- und Stammdaten weitergeleitet.

Anschließend kann die Steuerdeklaration (z. B. Umsatzsteuer-Voranmeldung) auf der Basis bereits validierter Daten mit der Applikation SAP Document and Reporting Compliance erstellt und abgegeben werden. Durch die Verbindung von SAP Tax Compliance mit SAP Document and Reporting Compliance ist es möglich, einen lückenlosen Überprüfungsprozess von der Erfassung der Transaktion bis zur Abgabe steuerlicher Meldungen herzustellen.

II. Datenmanagement mit SAP Tax Compliance

Der Compliance-Prozess lässt sich digitalisieren und effizienter gestalten, da durch das Tax Monitoring eine kontinuierliche Prüfung des steuerlich relevanten Buchungsstoffes direkt nach Erfassung der Transaktionen erfolgt. Zeitaufwendige manuelle Prüfungsmaßnahmen z. B. im späteren Erklärungsprozess sind nicht mehr notwendig. Durch die automatisierte Ausführung von Kontrollen stehen Prüfergebnisse täglich bereit und die weiteren Maßnahmen können zeitsparend auf Knopfdruck eingeleitet werden. Zeitaufwendige Arbeitsschritte zur manuellen Dokumentation, Erläuterung und Kommunikation per E-Mail werden durch einen digitalen SAP-Workflow ersetzt, der unterschiedliche Unternehmensbereiche miteinander verbindet.

Die Kontrollen können nach unterschiedlichen Merkmalen wie Gesellschaft, Geografie, Unternehmensprozess und Steuerart gruppiert und den zuständigen Abteilungen zugeordnet werden. Dadurch lassen sich sowohl die Steuerabteilung als auch die Fachabteilungen in die Aktivitäten einbinden.

SAP Tax Compliance besitzt überdies eine automatische Dokumentationsfunktion und Statusaktualisierung, sodass der Bearbeitungsstand einer jeden Auffälligkeit stets nachvollzogen werden kann. Das stellt die Transparenz für alle Beteiligten sicher und ermöglicht eine einfache Überwachung.

III. Das EY-Regelwerk und Einsatzbereiche für SAP Tax Compliance

Ein wirksames Tax Monitoring erfordert – neben der Bereitstellung der technischen Infrastruktur – ein Regelwerk an steuerlichen Prüfroutinen. EY Tax Risk & Control für SAP ist ein umfassendes Regelwerk, das auf unserer langjährigen Erfahrung in der Analyse steuerlicher SAP-Unternehmensdaten basiert und speziell für den Einsatz in SAP Tax Compliance konzipiert ist. Der Einsatz des EY-Regelwerks ermöglicht die einfache Einführung von SAP Tax Compliance und eine zügige Umsetzung und Inbetriebnahme des Kontrollprozesses.

EY Tax Risk & Control für SAP enthält eine Vielzahl von Prüfroutinen, eingeordnet in die Kategorien von Stammdatenprüfungen (z. B. Kunden- und Lieferantenstamm, Kontenplan, Materialstamm), Transaktionsdatenprüfungen (z. B. für Buchhaltungsbelege, Verkaufsfakturen oder Eingangsrechnungen) sowie Kontrollen zur Sicherstellung der Konsistenz des Buchungsstoffes (z. B. Verprobungen auf Vollständigkeit, Einhaltung von Buchungsvorgaben). Des Weiteren sind klassische stichprobenbasierte Prüfungen durch Bildung von Risikoclustern möglich (z. B. nach Sachkonten, Geschäftspartnern).

IV. Die Vorteile fürs Unternehmen

Mit dem Regelwerk EY Tax Risk & Control für SAP Tax Compliance nutzen Sie die Vorteile einer kontinuierlichen Kontrolle Ihrer steuerlichen Daten in Echtzeit, heben Ihre Compliance auf ein neues Level und erzeugen Mehrwert für Ihr Unternehmen:

• Faktor Zeit: Analyse und Identifikation steuerlicher Auffälligkeiten direkt nach Erfassung jeder Transaktion möglich
• Einsicht: schneller Überblick über Daten, Prozesse und Geschäftsvorfälle
• Bewertung: Evaluierung und Dokumentation des Sachverhalts innerhalb von SAP
• Korrektur: Steigerung der Effizienz und Reduktion von Korrekturlaufzeiten und anderen Verzögerungen durch standardisierte Korrekturprozesse
• Transparenz: zu jeder Zeit vollständige Klarheit über den aktuellen Bearbeitungsstand von Prüf- und Korrekturprozessen
• Vernetzung: bessere Zusammenarbeit zwischen Steuerabteilung und Business
• Einhaltung der Compliance: EY Tax Risk & Control eignet sich als Kontrolle im Rahmen eines Tax CMS und ermöglicht es, Auffälligkeiten in den steuerlichen Daten zu identifizieren.
• Steuerartenunabhängig: einheitliches Prüfprogramm für verschiedene Steuerarten
• Unternehmensindividuelle Kontrollen: Das „EY Tax Risk & Control“-Regelwerk kann flexibel an die Anforderungen im Unternehmen angepasst werden.

Co-Autor: Daniel Günther