Grundlegende Daten erfassen, die die Leistung verbessern, das Geschäftsmodell der Rechtsfunktion weiterentwickeln und sie bereit machen für Künstliche Intelligenz.
Wir alle wissen, wie wichtig Triage im medizinischen Bereich ist. Intuitiv erfassen wir den Sinn dahinter: Es muss sichergestellt werden, dass die dringendsten Fälle schnell und effizient identifiziert werden. Triage-basierte Prozesse sind in den meisten Unternehmensfunktionen seit Jahrzehnten der Standard. Der Vertrieb vergibt damit große Chancen an die relevantesten Vertriebsmitarbeiter. Die Personalabteilung weist damit entsprechende Ressourcen für eine bestimmte Aufgabe zu. Die IT leitet Anfragen an den richtigen Techniker weiter. Das sollte keine Überraschung sein. Auf Französisch bedeutet Triage wörtlich sortieren oder kategorisieren. Welche Funktion möchte nicht die eingehende Arbeit sortieren und kategorisieren, um so sicherzustellen, dass sie von der richtigen Person, zur richtigen Zeit und zu den richtigen Kosten erledigt wird?
1. Die Macht von Triage
- Bei EY Riverview setzen wir umfassend auf Triage. Wenn wir Managed Services für unsere Klienten entwickeln, ist es wichtig, dass wir wissen:
- Wer die Anweisung gegeben hat
- In welcher Geschäftseinheit die Person tätig ist
- Um welchen Aufgabentyp es sich handelt
- Wie dringend diese Aufgabe ist
- Ob die Arbeitsanweisung vollständig ist
- Wann wir die Anweisung erhalten haben
- Wen wir damit beauftragt haben (EY Riverview, Inhouse-Team oder Drittanbieter juristischer Leistungen?)
- Wie der aktuelle Stand ist
- Wie lange jede Arbeitsphase gedauert hat usw.
Auf diesem Datenfundament beruhen alle unsere Echtzeit- und Trend-Daten. Ohne Daten und daraus gewonnenen Erkenntnissen können wir unsere Dienstleistungen nicht effektiv umsetzen, sie nicht weiterentwickeln und weder Kosten senken, noch die Qualität verbessern.
Deshalb ist Triage einer der mächtigsten Begriffe im Inhouse-Wörterbuch. Er ist nicht nur das Fundament für eine bahnbrechende Datenstrategie, sondern auch für ein völlig neues Geschäftsmodell der Rechtsabteilung. Denn Triage hilft zu bestimmen, wo Arbeit herkommt, wer welche Arbeit übernimmt und ob sie intern oder extern zu erledigen ist.
Angesichts der einfachen Implementierung eines effektiven Weisungsmanagements und Triage-Prozesses ist es erstaunlich, wie wenig interne Teams über die notwendigen Systeme (nicht Tabellen!) und Echtzeit-Dashboards verfügen, um diesen wichtigen Teil des juristischen Support-Prozesses abzudecken. Die zur Verfügung gestellten Daten helfen, Arbeit effektiv zu verteilen. Und sie beantworten tatsächlich grundlegende Fragen: Was ist heute zu tun, wer kümmert sich darum, wie ist der Status? Die Antworten sollten stets verfügbar sein.
Da ist die Rechtsabteilung nicht anders als jede andere Funktion eines Unternehmens. Stellt man einem Finanzverantwortlichen ähnliche Fragen, kann er diese sofort beantworten: Wie steht es um die Netto-Cash-Position? Wie lautet die fortlaufende Dreimonats-Gewinnprognose und wie verhält sie sich zum Budget? Wie steht es um die Investitionsausgaben im Vergleich zur Prognose? Fragt man einen Vertriebsleiter, wie es in einem Vertriebskanal aussieht, kann er die aktuellen Absatzchancen beziffern und zeigen, wer sie bearbeitet und wie der Status ist.
2. Direkte und indirekte Vorteile von Triage
Ein wohl strukturierter Weisungsmanagement- und Triage-Prozess bietet viele Vorteile:
2.1. Kontinuierlicher und einfach zu nutzender Zugang zur Rechtsabteilung
Ein gut strukturierter Triage-Prozess erleichtert sowohl den Nutzern interner Rechtsdienstleistungen, also den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, als auch den Mitgliedern des juristischen Teams das Leben. Die Anwälte bekommen einheitliche Strukturen, vollständige Vorgaben und können damit den Arbeitsstrom managen. Die Nutzer aus dem Unternehmen, die es schon gewohnt sind, auf diese Art mit anderen Funktionen zusammenzuarbeiten, finden einen schnellen und einfachen Zugang, über den sie Rechtsbeistand anfordern können. Ganz gleich, in welcher Rechtsabteilung wir unsere Technologie einsetzen – die Reaktion ist immer gleich: „Warum haben wir das nicht schon vorher gemacht?“ Das Unternehmen sagt meist „wird aber auch Zeit“.
2.2. Die richtigen Leute machen den richtigen Job
Triage sorgt dafür, dass die richtige Arbeit von den richtigen Leuten zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis erledigt wird. Da Triage Daten automatisch erfasst, gehen viele Inhouse-Abteilungen schnell dazu über, Arbeit neu zu verteilen. Wird Arbeit sinnvoll zugewiesen, steigt die Mitarbeitermoral, denn das Team kann sich herausfordernden Aufgaben widmen. Die Nettokosten sinken, weil teure, stundenweise abrechnende Dritt-Kanzleien, die die alltägliche Arbeit bisher übernommen haben, von internen Teammitgliedern und Managed Services-Anbietern zum Festpreis (wie EY Riverview) abgelöst werden.
2.3. Ressourcenmanagement und Planung
Viele Führungskräfte aus der Rechtsabteilung äußern uns gegenüber ihre Frustration darüber, dass sie keine weiteren Mitarbeiter bekommen. Vielleicht brauchen sie mehr Leute. Vielleicht auch nicht. Unabhängig davon, wie der Personalbedarf wirklich aussieht, liefern die Echtzeit- und Trenddaten aus dem Weisungsmanagement und der Triage genau die Informationen, die es für eine detaillierte Analyse zur beweisbasierten Fallbeurteilung braucht. Schon mehrfach nutzten Teams unsere Daten, um die Arbeit neu zu verteilen. Dadurch konnte entweder der Bedarf nach neuem Personal beseitigt oder meist die Anzahl neuer Teammitglieder gesenkt werden.
2.4. Aufbau eines Target Operating Models (TOM)
Zu Recht wird im jeweiligen Team viel über die Entwicklung von Geschäftsmodellen in der Rechtsabteilung und die Notwendigkeit gesprochen, Entscheidungen innerhalb eines strategischen Rahmens zu treffen, anstatt nur Brandbekämpfung zu betreiben und taktische Lösungen umzusetzen. Die Abteilungsleiter wissen, dass sie ein bestimmtes Geschäftsmodell benötigen, auf das sie hinarbeiten können. Ja, jedes TOM entwickelt sich im Laufe der Zeit weiter. Das sollte es auch. Doch es braucht eine ungefähre Richtung und einen Plan. Einer der wichtigsten Faktoren für den Aufbau eines TOM ist es zu verstehen, welche Arbeit in der Funktion ausgeführt wird. Das bringt uns wieder zurück zur Macht von Weisungsmanagement und Triage.
2.5. Grundlage für eine Datenstrategie in der Rechtsabteilung
Die möglichen Folgen, die die Künstliche Intelligenz (KI) für Märkte, Geschäftsmodelle und Unternehmensfunktionen (Vertrieb, Personal oder Recht) haben könnte, sind in den Medien fast täglich Thema. Die Folgen sind unbekannt. Ungeachtet des Potenzials von KI ist jedoch klar, dass Maschinelles Lernen, Analytics und Smart Assistants den Wandel schon jetzt vorantreiben. Tatsächlich ermöglichen viele dieser Instrumente KI. Doch um existierende Technologien, geschweige denn KI, effektiv nutzen zu können, braucht jede Rechtsabteilung eine klare Datenstrategie. Sie benötigen ein klares Verständnis davon, welche Kerndaten routinemäßig und präzise externe Teams erfassen sollen. Nur damit ist eine Funktion bereit für KI. Weisungsmanagement und Triage bilden den Kern jeder Datenstrategie in der Rechtsabteilung, da damit der gesamte Prozess beginnt.
2.6. Management von Drittkanzleien
Genaue und transparente Leistungs- und Qualitätsdaten sind die effektivsten Möglichkeiten zur Verwaltung von externen Anbietern juristischer Dienstleistungen. Mit den richtigen Daten kann ein internes Team Aufträge schnell an die besten internen oder externen Dienstleister weiterleiten. Das folgende Diagramm zeigt unsere Empfehlung, wie interne Teams unsere Technologie anwenden können (viele Klienten wählen EY Riverview als einen ihrer Managed Service-Anbieter aus):
