Aufgepasst bei neuen Umsatzsteuer-Voranmeldungen! Neue Angaben gefordert

Die ab 2026 geltenden neuen Vordrucke (sowohl für Umsatzsteuer-Voranmeldungen als auch für Umsatzsteuerjahreserklärung) enthalten neue Angaben, die Unternehmen künftig noch stärker zu einer transparenten und klar dokumentierten Steuerdeklaration anhalten. Das BMF hat die amtlichen Formulare modernisiert und insbesondere die Übermittlung ergänzender Angaben neu strukturiert - das birgt Chancen und Risiken.

Was ändert sich konkret?

Während bislang ein schlichter und überwiegend auch optionaler Hinweis im Formular genügte („1“ setzen), verlangt die Finanzverwaltung künftig die präzise Zuordnung solcher Angaben zu einer der neu definierten Kategorien. Unternehmen müssen nun eindeutig angeben, ob in der Steuererklärung

1. „steuerlich relevante Sachverhalte nicht erklärt werden“ konnten,
2. „bewusst eine von der Verwaltungsauffassung abweichende Rechtsauffassung vertreten“ wird,
3. „Sachverhalte personell vertieft geprüft werden“ sollen (durch das Finanzamt) oder ob
4. „mehrere der vorgenannten Gründe“ vorliegen (Mehrfachauswahl).

Bemerkenswert ist, dass eine generelle Kategorie „Sonstiges“ nicht mehr vorgesehen ist. Ergänzende Angaben sind somit ausschließlich im Rahmen dieser vier, abschließend definierten Optionen zulässig und nach dem Wortlaut auch bei einigen Kategorien – insbesondere der Nr. 1 und 2 - zwingend geboten. Diese Systematik schafft eine detailliertere Struktur und verdeutlicht zugleich, in welchen Fällen das Finanzamt erhöhte Aufmerksamkeit walten lässt.

Hintergrund der Neugestaltung

Auch wenn das begleitende BMF-Schreiben vom 29.12.2025 keine näheren Erläuterungen zur Zielsetzung liefert, lässt die Neugestaltung auf ein weiterentwickeltes Risikomanagement der Finanzverwaltung schließen. Die verpflichtende Kategorisierung erleichtert eine differenzierte Risikobewertung, schafft einheitliche Prüfparameter und ermöglicht eine schnellere Identifikation potenziell klärungsbedürftiger Sachverhalte. Für Unternehmen bedeutet dies, dass insbesondere abweichende Rechtsmeinungen oder unvollständig darstellbare Sachverhalte künftig sichtbarer und damit potenziell prüfungsrelevanter werden.

Risiken und Chancen

Die Änderungen bringen sowohl Risiken als auch Chancen mit sich. Auf der Risikoseite steht die Möglichkeit, dass bestimmte Sachverhalte aufgrund der neuen Struktur schneller in eine vertiefte Prüfung gelangen. Eine unzutreffende Zuordnung oder unzureichend begründete Erläuterung kann Rückfragen der Finanzverwaltung nach sich ziehen und den Prozess verzögern. Zudem steigt der interne Dokumentationsaufwand, da steuerliche Positionen noch sorgfältiger vorbereitet und intern abgestimmt werden müssen.

Gleichzeitig eröffnen die neuen Vorgaben aber auch klare Vorteile. Unternehmen haben nun die Möglichkeit, komplexe oder streitige Sachverhalte in einem nachvollziehbareren Rahmen darzustellen und dadurch ihre steuerliche Positionierung zu stärken. Die strukturierte Offenlegung kann dazu beitragen, spätere Diskussionen im Rahmen von Betriebsprüfungen zu entschärfen und das Risiko möglicher Vorwürfe der unvollständigen Erklärung zu reduzieren. Für steuerliche Compliance Prozesse ist dies ein deutlicher Gewinn an Transparenz und Rechtssicherheit.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Die internen Melde- und Abstimmungsprozesse sollten frühzeitig an die neuen Anforderungen angepasst werden. Ergänzende Angaben sollten künftig bewusst kategorisiert und klar begründet werden. Abweichende Rechtsauffassungen verdienen eine besonders saubere Dokumentation und erfordern ggf. eine weitergehende steuerliche Prüfung, ob von einer Auffassung der Finanzverwaltung konkret abgewichen wird. Ebenso sollte geprüft werden, ob die eingesetzten Systeme – insbesondere ELSTER Schnittstellen und Buchhaltungssoftware – die neue Formularlogik bereits unterstützen.

Insgesamt führt die Neuregelung zu einem strukturierteren, transparenteren und compliance orientierten Verfahren, das zwar mehr Aufmerksamkeit erfordert, zugleich aber einen Rahmen für eine rechtssichere Kommunikation mit der Finanzverwaltung schaffen kann.

Mit Blick auf die am 10.02.2026 fällige Umsatzsteuervoranmeldung sollten Unternehmen die notwendigen Handlungen zudem zeitnah vornehmen. Diese Frist sowie weitere wichtige Steuertermine 2026 finden Sie hier.  

Der Volltext der Schreiben steht Ihnen auf der Internetseite des BMF zur Verfügung.

Direkt zum BMF-Schreiben betreffend der Umsatzsteuer-Voranmeldung kommen Sie hier.

Direkt zum BMF-Schreiben betreffend der Umsatzsteuererklärung 2026 kommen Sie hier.