Längere Aufbewahrungsfristen bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ab 2025 grundsätzlich auf 8 Jahre verkürzt. Für Versicherungsunternehmen, Kreditinstitute und Wertpapierinstitute sollte die Verkürzung erst ab 2026 gelten und wird nun ganz aus dem Gesetz gestrichen. Für die genannten Unternehmen bleibt es damit insoweit bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (vgl. EY-Steuernachricht v. 17.10.2024) senkte die steuerrechtliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege von bisher 10 auf 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Durch eine entsprechende Anwendungsregelung in Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die Fristverkürzung bereits für die Unterlagen der meisten Unternehmen, deren Aufbewahrungsfrist bis einschließlich dem 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war.  

Abweichend davon sollte die verkürzte Aufbewahrungsfrist für Versicherungsunternehmen, Kreditinstitute und Wertpapierinstitute für Unterlagen gelten, deren Aufbewahrungsfrist bis einschließlich dem 31.12.2025 noch nicht abgelaufen war. Im Zuge des am 13.11.2025 vom Bundestag beschlossenen Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung wurde die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen des Finanzsektors nun in Gänze zurückgenommen. Für diese Unternehmen ist durch die angepasste Anwendungsregelung im EGAO weiterhin § 147 Abs. 3 AO a.F. anzuwenden und die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege beträgt auch zukünftig 10 Jahre. Eine entsprechende Anpassung erfolgt im gleichen Zuge auch handelsrechtlich, § 257 Abs. 4 HGB.

Ungeachtet der Änderungen gilt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, § 147 Abs. 3 Satz 5 AO.