5 Minuten Lesezeit 14 September 2018
Frau untersucht Roboterlabor

Intelligente Automatisierung: Wie sich die Arbeitswelt von morgen neu gestalten lässt

Der Weg in die Zukunft – vom Backoffice hin zum Technologiezentrum – hat bereits begonnen.

Mithilfe topmoderner Technologien und fortschrittlicher Robotik wird aus dem klassischen Backoffice ein zukunftsgerichtetes Global-Business-Support(GBS)-Zentrum. Dieser Wandel verläuft nicht Schritt für Schritt. Er gleicht vielmehr einer Metamorphose. Mit intelligenter Automatisierung (IA) können GBS-Zentren nachweislich Effizienz und Produktivität steigern und gleichzeitig die Prozesskomplexität verringern.

Die Zahl der Unternehmen, die mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) – dem Grundstein von KI – bereits Prozesse aufseiten der Endanwender automatisieren, nahm in den vergangenen zwei Jahren signifikant zu. Der Enthusiasmus in vielen Unternehmen, die RPA umsetzten, geht auf Produktivitätssteigerungen im zweistelligen Bereich zurück.

RPA-Technologien sind keine einzelnen bruchstückhaften Installationen mehr. Aus ihnen wurden umfassende, vernetzte und unternehmensweit umsetzbare, digitale Automatisierungslösungen. Immer weniger Unternehmen zweifeln heute noch am Wert, der Steuerbarkeit und der Sicherheit von RPA. Moderne RPA-Architektur ist robuster, verlässlicher und zukunftstauglicher.

IA-Tools können menschliche Intelligenz immer besser widerspiegeln und entwickeln sich so rasant weiter. Bald werden sie noch intelligentere und komplexere Ausgaben übernehmen. Dies wird dazu führen, dass KI in mehreren Funktionen noch intensiver genutzt wird – selbst in Planungs-, Budgetierungs-, Analyse- und Entscheidungsfindungsprozessen, die bisher menschlichen Arbeitskräften vorbehalten schienen.

RPA-Technologien sind keine einzelnen bruchstückhaften Installationen mehr. Aus ihnen wurden umfassende, vernetzte und unternehmensweit umsetzbare digitale Automatisierungslösungen.

Zehn Grundregeln für eine erfolgreiche Implementierung von RPA

RPA mag einfach klingen. Für eine erfolgreiche, rasche Umsetzung braucht es jedoch eine detaillierte Planung, gut koordinierte Prozesse und höchste Präzision. Die folgenden zehn Regeln können bei der Implementierung helfen.

1. Beginnen Sie mit einer Machbarkeitsstudie

Während viele die Vorteile von RPA sehen, kann ein rasch umsetzbares Pilotprojekt für Begeisterung sorgen und Zynikern den Wind aus den Segeln nehmen.

2. Finden Sie Fürsprecher und holen Sie sie an Bord

Veränderung trifft oft auf Abwehr, selbst wenn alle von ihr profitieren. Daher braucht es für einen RPA-basierten Wandel viel Unterstützung und verlässliche Förderung. Gleich zu Beginn gilt es, funktionale Führungskräfte und Meinungsmacher ausfindig zu machen.

3. Wählen Sie Prozesse mit Bedacht

Erfolgreiche erste Schritte bilden die Grundlage für den Gesamtprojekterfolg. Überlegen Sie daher genau, mit welchen Prozessen Sie am besten beginnen. Wählen Sie Prozesse, bei denen Erfolg quasi vorprogrammiert ist und sich Unannehmlichkeiten in Grenzen halten.

4. Sorgen Sie für die richtige Erwartungshaltung

Weniger versprechen und mehr liefern lautet die Devise. So halten Sie die Erwartungshaltung rund um die potenziellen Vorteile auf einem realistischen Level. Vermeiden Sie einen Hype oder Euphorie in Hinblick auf die möglichen Gewinne, die RPA für das Unternehmen oder einzelne Mitarbeiter bringt. Lassen Sie die Endergebnisse für sich selbst sprechen.

5. Garantieren Sie rasche Erfolge

Die Erfolgschancen steigen mit kleinen und übersichtlichen Automatisierungssets eher als mit großen und komplexen. Nutzen Sie einen „Aufbauen-Testen-Anwenden“-Prozess, um Ihre Lösung Schritt für Schritt zu perfektionieren.

6. Machen Sie Einsparungen sichtbar, während Sie sie gleichzeitig nutzen

Tatsächliche Gewinne zeigen sich erst, wenn eingesparte Stunden für neue Aufgaben produktiv genutzt werden. Dennoch ist es wichtig, klar aufzuzeigen, wie viel im Vergleich zum Ursprungsaufwand eingespart werden konnte.

7. Planen Sie nachhaltig

Institutionalisieren Sie Struktur und Governance, um bestehende Automatisierungen produktiv zu verwalten, und priorisieren Sie noch nicht genutztes Potenzial. Verfolgen Sie eine ganzheitliche Strategie, im Rahmen deren Sie Mitarbeiter aufbauen, umschulen und so im Unternehmen halten können.

8. Profitieren Sie von Zusatztools

Finden und erkennen Sie Tools, mit denen Sie Ihre Umsetzung von RPA ergänzen und stärken können.

9. Machen Sie IT zum Projektpartner

Wert aus RPA schafft nicht nur der Fachbereich, sondern immer auch die IT. Da sich die Implementierung von Automatisierungsprozessen meist kurzfristig, aber dennoch umfassend gestaltet, müssen Fachbereich und IT Hand in Hand arbeiten. Sonst sind Verzögerungen und Ressourcenverschwendung vorprogrammiert.

10. Bleiben Sie lösungsorientiert

Investieren Sie in die Entwicklung einer passenden Lösung, mit der Sie die Mehrheit aller Variationen, Übergaben und Prozessziele abdecken. In der Regel fallen 30 Prozent der Zeit oder weniger für die tatsächliche Konfiguration des Bots an.

Wie aus einem Backoffice ein Technologiezentrum wird

Der Weg zu KI über das Backoffice muss zweckmäßig sein und einer gemeinsamen Vision folgen. So können Sie die Reaktionsfähigkeit und die Entscheidungen bestimmen, die dem GBS abverlangt werden. Dafür muss das Geschäft mit der aktuellen Position der GBS in der Wertschöpfungskette und deren angestrebtem Ziel optimal abgestimmt werden.

Die Zentren werden alle Vorteile der Automatisierung zu einem kohärenten Leistungsversprechen zusammenführen müssen, so wie ein Dirigent die Klänge verschiedener Instrumente zu einem Musikstück zusammenfügt.

Gleichzeitig können die Zentren den Grad der Automatisierung entlang des Wertekontinuums sowie entlang der Reifekurve nach oben navigieren. Mit jedem Automatisierungsexperiment werden sich neue Chancen für den Ausbau des Gesamtprojekts bieten, und aus dem Backoffice wird schlussendlich ein digitales Technologiezentrum.

Um diesen Wandel erfolgreich zu vollziehen, sollten Sie:

Im Recruiting auf allen Ebenen mehr auf Flexibilität und Technologiekompetenz setzen

Für ein stabiles Technologiezentrum braucht es Mitarbeiter, die nicht nur über Fachwissen, sondern auch über technologisches Know-how verfügen.

Mitarbeiter einbeziehen

Starten Sie nach der Implementierung von RPA innerhalb desselben Teams ein Folgeprojekt, um zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und Ideen von quantitativ signifikantem Wert zu schaffen.

Pilotprojekte umfassend planen

Rollen Sie neue Technologien ruhig flächendeckend aus, tun Sie dies jedoch auf kontrollierte Art und Weise. Es ist ein Mythos, dass Technologien unerschwinglich sind. Meist finanzieren sie sich selbst.

Interesse für neue Technologien und Veränderung wecken

Beschleunigen Sie den Wandel, indem Sie ein Aktivierungsmodell erstellen und so das Thema Automatisierung in den Fokus rücken und die richtige Einstellung dazu schaffen.

Das aktuelle Dashboard entsorgen

Starten Sie Diskussionen über Geschäftsergebnisse und die eigentlich Begünstigten: die Kunden. Der erste Schritt besteht hier darin, den aktuellen Wert in Worte zu fassen.

Eher Wert aufzeigen, als um Budgets buhlen

Streben Sie nicht nach Exklusivbudgets. Zeigen Sie den Wert auf, indem Sie bescheiden investieren und unternehmerisch denken.

Fazit

Mit einer umsichtigen Implementierung gelingt es Unternehmen, die Produktivitäts- und transformativen Vorteile intelligenter Automatisierung für sich zu nutzen.

Über diesen Artikel

Von EY Global

Multidisciplinary professional services organization