Hoe Aegon technologie inzet bij financiële transformaties

Hoe vinden de afdeling Finance en IT elkaar? Roos Dahmen vertelt hoe deze twee werelden bij Aegon samenkomen.

Als directeur IT Finance bij Aegon Nederland heeft Roos Dahmen een heldere visie op de inzet van technologie bij financiële transformaties in het verzekeringsbedrijf. Ze sprak erover met Elwin van der Kolk van EY. “Finance weet wat het wil, IT weet hoe het moet.”

Ze noemt zichzelf ‘een IT’er’ die in finance werkt’ en daarmee heeft ze een goed beeld van de cultuurverschillen tussen finance en IT. “Finance is heel erg gewend om veel met data te doen, maar doet het wel graag met eigen tooling. Wat dat betreft is Excel de grootste vriend van finance, daar kunnen ze alles mee. Als de data echter zo omvangrijk zijn dat er geprogrammeerd moet worden, dan is finance daar nou weer net geen vakman in.” Finance en IT moeten volgens Dahmen daarom heel nauw samenwerken, ieder vanuit hun eigen perspectief. “Finance weet wat het wil, IT weet hoe het moet.”

Wat werkt, dat werkt

Gevraagd naar majeure veranderingen voor finance in de komende jaren, wijst Dahmen als eerste op de implementatie van IFRS 17, volgens haar een heel ander stelsel dan IFRS 4. De nieuwe richtlijn in de haarvaten van de financiële functie en de business units begrijpen, noemt ze ‘hard werken’. Toch is de impact van de implementatie van IFRS 17 geringer dan ze had verwacht. “Het is weliswaar een hoop werk, maar ook veel van hetzelfde. Feit is wel dat we te maken hadden met een technologische achterstand. Als je situatie helemaal state of the art is, dan is IFRS 17 goed implementeerbaar, zeker als je het vergelijkt met Solvency II. Maar als je ook nog legacy moet wegwerken, is het alles bij elkaar een flinke klus. We hebben de implementatie aangegrepen om nog eens goed naar onze architectuur te kijken en wat ons daarin niet beviel aan te pakken, maar je kunt niet alles in één keer oplossen.” Er is weliswaar sprake van legacy uit het verleden, maar wat nog werkbaar is wil ze niet veranderen. “Een chart of accounts dat al meer dan twintig jaar in gebruik is, daar zit vervuiling in. Je zou liever teruggaan naar de tekentafel, maar dat doen we dus niet. Wat werkt, dat werkt.” Wel tekent ze er bij aan dat Aegon niet meer investeert in verouderde technologie. “Als daar iets mee moet vanwege nieuwe eisen of iets dergelijks, kiezen we voor vervanging.”

Vertraging met data lake

Wat betreft de inzet van technologie bij transformaties signaleert Dahmen een tegenstrijdigheid: “Het zou moeten helpen, maar het werkt ook weleens tegen. Het is een kwestie van ontdekken wat wel en niet werkt. Laat ik er eerlijk over zijn: nieuwe technologie introduceren tijdens een transformatie, dat werkt niet altijd goed. Bij Aegon gebruiken we bijvoorbeeld al jaren een data lake voor het ontkoppelen van onze backoffice naar onze frontofficesystemen. We hebben besloten om die technologie ook in te zetten voor IFRS 17. Alleen stelt finance wel andere (en hogere) eisen aan datagebruik. Ik denk nog steeds dat de keus voor een data lake heel goed was, maar we hebben ontdekt dat extra eisen op het gebied van data-integriteitscontroles en validatie van data om een extra tijdsinvestering vroegen.”

Vertraging dus, volgens Dahmen een gevolg van gebrek aan kennis en kunde over en weer, zowel bij finance als IT. De inzet van nieuwe technologie leidt volgens haar tot een zoektocht, waardoor het tempo omlaagging. “Het maakt nogal verschil of je een fixed eindstation hebt waar je uit wilt komen of dat je alleen weet dat het eindstation ergens in het zuiden is. Zonder duidelijk eindstation kan de reis gemakkelijk vertraging opleveren.”

Onderling respect

Terugkomend op de eerdergenoemde ‘cultuurverschillen’ constateert Dahmen dat de voortschrijdende digitalisering zeker bijdraagt aan een betere samenwerking tussen finance en IT. “Finance kan nu meekijken naar hoe wij coderen en die transparantie is heel goed,” zegt ze. “Er ontstaat iets van een gemeenschappelijke taal, een verbindende factor. Technologie helpt finance en IT, zodat ze naar dezelfde waarheid kijken.” Begrip van elkaars werkzaamheden leidt volgens Dahmen tot onderling respect. Ze verwacht niet dat de mensen van finance aan het programmeren slaan, wel dat ze kunnen meelezen. “Tegelijk verwacht ik van mijn IT’ers dat ze tot een bepaald niveau kennis van finance hebben, dat ze bijvoorbeeld de opbouw van een jaarrekening begrijpen.”