Build or buy? Dat lijkt het bekende dilemma voor de noodzakelijke aanpassing van de administratieve huishouding bij de overgang naar een nieuw pensioenstelsel. Of kan het misschien eenvoudiger, vragen Marc Welters en Elwin van der Kolk van EY zich af. “Waarom zouden we de pensioenadministratie van alle Nederlanders niet in één shared service center kunnen onderbrengen?”
IT-organisaties in de pensioensector breken zich momenteel het hoofd over de wijze waarop zij moeten voorsorteren op de inwerkingtreding van de Wet Toekomst Pensioenen (WTP). Dat geldt naast pensioenfondsen en -uitvoerders ook voor de grote softwarehuizen die pakketten leveren voor pensioenadministraties. Veel van deze pakketten zijn eenvoudigweg niet ingericht volgens de eisen die de WTP daaraan stelt. Daarnaast zijn ze veelal ook verouderd. Voor alle marktpartijen is het daarom zonneklaar: de pensioenadministratie gaat op de schop.
‘Enen en nullen’
Voor de buitenwereld is het misschien een geruststellende gedachte dat de WTP pas op 1 januari 2027 in werking treedt, maar insiders weten wel beter. Bij een transformatie van deze omvang is iets meer dan vier jaar voorbereidingstijd niet bepaald riant. Reden te meer om IT-organisaties direct aan het werk te zetten, zou men denken. De praktijk is echter anders: IT’ers zitten noodgedwongen op hun handen. De WTP is tekstueel namelijk dermate hoog-over geformuleerd dat IT’ers daar nu nog onvoldoende invulling aan kunnen geven. Om het systeem goed in te richten, hebben zij behoefte aan concrete instructies, die ze kunnen omzetten in ‘enen en nullen’. Complicerende factor is dat het kabinet de WTP nog door de Tweede en Eerste Kamer moet loodsen. Dat kan nog tot allerhande aanpassingen van de wet leiden. Daarnaast moeten veel details nog worden uitgewerkt in lagere regelgeving. Het is niet te hopen, maar er bestaat zelfs een klein risico dat de wetgever besluit om met twee pensioensystematieken te gaan werken: de huidige en de nieuwe. Dat zou een uiterst kostbare oplossing zijn – en dus zeer onwenselijk.
De theorie klinkt logisch: de wetgever formuleert een nieuwe wet, sociale partners en de pensioenfondsen komen vervolgens met specificaties waar pensioenuitvoerders aan moeten voldoen en de pensioenuitvoerders vertalen deze specificaties dan naar de inrichting van bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-infrastructuur. Omgekeerd kan overigens ook: als de IT’er bij de pensioenuitvoerder weet wat hij nodig heeft, kan hij de benodigde specificaties zelf actief gaan ophalen. Maar waar IT’ers op dit moment ook aankloppen, overal staan ze voor dichte deuren.
Forse interpretatieslag
Nog afgezien van de hiervoor beschreven pauzestand, is het de vraag hoe marktpartijen de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel qua IT-huishouding zullen oppakken. Gaan ze zelf bouwen of maken ze een keuze uit de best of breed oplossingen die de grote softwarehuizen aanbieden? Het is het bekende, aloude dilemma. Pensioenorganisaties die ruim voldoende kennis in huis hebben, zouden ervoor kunnen kiezen de bestaande administratieve infrastructuur ingrijpend aan te passen of geheel opnieuw te ontwerpen. De WTP kan bijvoorbeeld worden aangegrepen om het systeemlandschap verder te consolideren. Zeker als organisaties beschikken over een systeemlandschap waarmee ze in staat zijn om veranderingen snel te implementeren.
Toch zullen zij, zoals gebruikelijk bij de introductie van nieuwe wet- en regelgeving, te maken krijgen met een forse interpretatieslag. Zeker waar de regels principle based van karakter zijn. Principes en IT gaan helaas niet goed samen. Om de regels in het systeem te krijgen, is een vertaalslag nodig in de vorm van interpretatie van de WTP. Om dat goed te laten landen in systemen en processen, is makkelijker gezegd dan gedaan. Denk bij dergelijke omvangrijke transformaties ook aan de integratie met andere systemen, want daarmee kan van alles misgaan. En denk ook aan het invaren van de huidige rechten naar het nieuwe stelsel en daarmee naar een nieuw systeem. Organisaties die het desondanks aandurven zelf aan de slag te gaan: zorg voor een goede flow in het interpretatieproces. Hou de tijdlijnen nauwlettend in de gaten en richt een goede governance in; een efficiënt proces met de juiste mensen.
Harmonisering en standaardisering
Standaardsoftware is vanzelfsprekend een stuk kostenefficiënter. En ook al moeten de producenten daarvan eveneens door het hiervoor genoemde interpretatieproces; de grote softwarehuizen hebben wat dat aangaat een reputatie hoog te houden. Helaas is het aantal softwarehuizen dat de inrichting van de WTP aankan niet groot en heeft nog geen enkele partij een kant-en-klaar product. Ook de buitenlandse softwarehuizen die veel ervaring hebben met premieregelingen kennen de karakteristieken van de voorgestelde pensioenregelingen onder de WTP niet.
De ervaring leert dat er op den duur altijd wel een aanbieder is met een oplossing die met kop en schouders boven de rest uitsteekt. Stel dat drie grote pensioenuitvoerders de keuze zouden maken voor die superieure oplossing, beschikt die aanbieder dan wel over voldoende capaciteit om die drie pensioenuitvoerders tegelijk van dienst te zijn? Bij de selectie zal de pensioenuitvoerder scherp moeten zijn op de beschikbare capaciteit en de tijdigheid van leveren, zeker als meerdere partijen tegelijk bediend moeten worden.
Linksom of rechtsom zal de WTP waarschijnlijk zorgen voor een grotere mate van harmonisering en standaardisering van pensioenadministraties. Zozeer zelfs dat uitvoerders met niet meer dan één administratiesysteem veel verschillende pensioenregelingen aankunnen. Voortbordurend op die gedachte: waarom zouden we de pensioenadministratie van alle Nederlanders niet in één shared service center kunnen onderbrengen? Want anders dan in het vermogensbeheer zit daar de concurrentie niet. Pensioenadministratie an sich is als activiteit weinig onderscheidend, in feite is het niet meer dan een commodity. De gedachte om een uniforme pensioenadministratie in te richten, zal daarom waarschijnlijk op niet al te veel weerstand hoeven stuiten. De pensioenuitvoerder kan vervolgens onderscheidend vermogen laten zien door aanvullende dienstverlening, zoals deelnemer-reis, communicatie en het geven van advies.
Pensioenwinkels blijven open
De kosten van zo’n shared service center moeten dan worden opgebracht door de pensioenuitvoerders, bijvoorbeeld hoofdelijk omgeslagen per deelnemer. De uitvoerders zullen hun kosten vanzelfsprekend doorbelasten aan de pensioenfondsen. Ook andere modellen van kostenverrekening zijn mogelijk. Overigens is het niet eens ondenkbaar dat een groot softwarehuis de exploitatie van zo’n shared service center op zich zal nemen.
Welk scenario uiteindelijk uit de hoge hoed komt, is vooralsnog even afwachten. Helaas valt niet te ontkomen aan het feit dat de bestaande pensioenwinkels in aanloop naar de transitie gewoon openblijven. Dat geldt niet alleen nu in de periode van voorbereiding, maar straks ook in de implementatiefase. Dat pleit eens te meer voor een voortvarende aanpak van het administratievraagstuk. Twee factoren zijn daarbij cruciaal: de snelheid van besluitvorming door het kabinet en de mate van bekend worden van detailinvulling van de WTP in de lagere regelgeving.
Ondanks de aanhoudende onzekerheid staat één ding als een paal boven water: IT’ers in de pensioenbranche krijgen het de komende jaren ongelofelijk druk. Dat is een grote uitdaging in een markt waarin personeelsgebrek aan de orde van de dag is.
