5 minuten leestijd 24 mrt 2020
Vrouw kijkt op laptop

COVID-19 en bedrijfscontinuïteit in de salarisadministratie: zeven aandachtspunten

Door

Michael van den Brand

EY Global Payroll Markets & EMEIA Payroll Operate Leader

Served on various international executive boards. Global citizen.

Bijdragers
Lokale contactpersoon

EY Nederland Partner Assurance

Down-to-earth. Teamplayer. Oprecht. Heeft veel kennis van zaken en is een echte verbinder.

5 minuten leestijd 24 mrt 2020

Toon resources

Wanneer uw medewerkers centraal staan, is de bedrijfscontinuïteit van uw wereldwijde salarisadministratie van cruciaal belang, zeker tijdens de coronacrisis.

In gewone tijden wordt iedereen op tijd uitbetaald. De salarisadministratie functie van ondernemingen lijkt vrijwel onzichtbaar. Maar op de achtergrond vervult deze functie zijn onmisbare taken. Hoe anders gaat dat in uitzonderlijke tijden, zoals de huidige uitbraak van het nieuwe coronavirus? In tijden als deze wordt overduidelijk wat voor essentiële functie de salarisadministratie in de samenleving vervult. Als de salarisadministratie niet meer functioneert, ontstaat er een sterk domino-effect en komt bijna alles tot stilstand.

De unieke tijd waarin we ons bevinden, vraagt om robuuste bedrijfscontinuïteitsplannen, ook voor de salarisadministratie.  Het ligt voor de hand dat bescherming eerst en vooral gericht moet zijn op mensen. 

Er zijn veel manieren waarop pandemieën zoals COVID-19 ertoe kunnen leiden dat werknemers niet op tijd, niet correct of helemaal niet worden betaald. Terwijl ondernemingen proberen zo goed mogelijk om te gaan met de gevolgen van COVID-19, zijn er een aantal belangrijke kwesties waarmee payroll leiders rekening moeten houden. Ze moeten zowel de uitdagingen van vandaag overwinnen als plannen maken voor morgen.

Local Perspective IconEen lokaal perspectief

Hoe u de salarisuitbetaling in tijden van crisis vanzelfsprekend houdt

Overheden komen nu met allerlei maatregelen om bedrijven door de crisis heen te helpen, vaak gebaseerd op payrolldata of maatregelen die verwerkt moeten worden door de salarisadministratie. Up-to-date blijven is essentieel. De maatregelen in Nederland scherp krijgen is al een hele klus, laat staan als u een bedrijf runt met personeel in meerdere landen.

Het wordt nog steeds als vanzelfsprekend beschouwd dat iedereen zijn salaris op tijd betaald krijgt. Maar als de salarisadministratie stopt, krijgen mensen niet betaald en dit heeft effect op alles! Het maken van continuïteitsplannen is in deze tijd echt essentieel, juist voor de salarisadministratie.

Local contact

Christa Jongejan
EY Nederland Partner Assurance

Mensen staan altijd centraal

Essentiële medewerkers van de salarisadministratie kunnen zelf door het virus worden getroffen of moeten mogelijk voor kwetsbare of zieke familieleden zorgen. In veel gevallen ontstaan er nieuwe ouderlijke plichten als gevolg van verplichte schoolsluitingen of problemen met de kinderopvang. 

Een thuisomgeving met ruimtelijke beperkingen, suboptimale IT-voorzieningen en andere uitdagingen kan medewerkers verder onder druk zetten. Dit is zeker het geval wanneer payrollmedewerkers extra veel werk moeten verzetten vanwege de toegenomen complexiteit of omdat ze moeten invallen voor collega's.

Net als bij andere kritieke bedrijfsfuncties moet bij het wegvallen van payrollmedewerkers het spreekwoordelijke stokje worden doorgegeven. Wie hun taken overneemt, is van cruciaal belang. Nog belangrijker is hoe ze dat doen. Bedrijven die in veel jurisdicties actief zijn, werken vaak met meerdere payroll providers, elk met een eigen bedrijfscontinuïteitsplan.

Net als bij andere kritieke bedrijfsfuncties moet bij het wegvallen van salarisadministratie medewerkers het spreekwoordelijke stokje worden doorgegeven. Wie hun taken overneemt, is van cruciaal belang. Nog belangrijker is hoe ze dat doen.  

Wanneer de deuren op slot gaan, zitten de systemen en de data dan ook achter slot en grendel? 

Een tweede belangrijke factor is de toegang tot systemen en andere bedrijfskritische productiemiddelen. Momenteel is voor veel steden en zelfs hele landen een (intelligente) lockdown afgekondigd door de overheid. Veel kantoormedewerkers moeten virtueel gaan werken (vanuit huis). In de meeste gevallen verloopt dit goed en leidt het tot nieuwe manieren van werken. 

Maar het succes hangt ook af van de robuustheid van de bestaande virtuele en digitale infrastructuur van de werkplek. Het gebruik van fysieke dossiers en formulieren, handmatige ondertekening en distributie, massale printbatches en het gebruik van bankcheques voor salarisbetalingen zijn niet altijd mogelijk in een thuiswerkscenario. Wanneer kantoren gesloten zijn, vervalt de mogelijkheid om te werken met software voor HR en salarisadministratie die uitsluitend op locatie gebruikt kan worden.

Ook processen van banken en overheden kunnen worden beïnvloed door fysieke beperkingen. In het tijdperk van digitalisering is het misschien verrassend dat zo veel belasting- en socialezekerheidsdiensten over de hele wereld nog steeds vertrouwen op handmatig ingediende formulieren en aanvragen.

Omgaan met complexe wet- en regelgeving

In noodgevallen kunnen tijdelijke payrolls worden opgesteld op basis van de cijfers van de voorgaande maand. Daarvoor moeten de eerdere data en dossiers wel toegankelijk zijn. Mensen worden dan wel uitbetaald, maar de bedragen weerspiegelen niet volledig de realiteit van de huidige betalingsperiode. Correctie achteraf is noodzakelijk, zowel in de eigen systemen als tegenover de belastingdienst en instellingen voor sociale zekerheid. In sommige jurisdicties gelden er zware sancties op over- of onderbetaling.

In een dynamische situatie, zoals een wereldwijde gezondheidscrisis, kan de wet- en regelgeving op korte termijn veranderen. Overheden maken waar nodig gebruik van noodbevoegdheden. Zo verstrekken veel regeringen noodpakketten om ondernemers te ondersteunen en worden in sommige gevallen aangiftetermijnen versoepeld.

Het is van cruciaal belang dat rekening wordt gehouden met elementen van de arbeidswetgeving. Er gelden specifieke regelingen voor werktijdverkorting, gedwongen verlof en ontslag van tijdelijke krachten of zelfs vaste medewerkers.

Zeven aandachtspunten voor de bedrijfscontinuïteitsplanning van de salarisadministratie

Waar kan een onderneming beginnen met het beoordelen van de payroll risico's en waarborging van de bedrijfscontinuïteit?  Hieronder staan zeven belangrijke punten om rekening mee te houden:

Payroll organisatie
  • Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de payroll op elke locatie?
  • Wat zijn de belangrijkste activiteiten en hoe worden deze uitgevoerd?
  • Zijn er effectieve bedrijfscontinuïteitsplannen gemaakt voor alle locaties, voor de eigen locaties of die van externe providers?  
Beschikbaarheid van personeel
  • Welk percentage van de payrollmedewerkers of hun gezinsleden wordt mogelijk getroffen?
  • Wat is de verwachte impact van beperkte beschikbaarheid van personeel als gevolg van hun zorgtaken?
  • Is bij de werkafspraken rekening gehouden met overwerk?
Thuiswerkregelingen
  • Zijn de belangrijkste HR-, payroll- en financiële medewerkers voldoende toegerust om thuis te werken (hebben ze toegang tot een laptop, internet met voldoende bandbreedte, toegang op afstand tot belangrijke applicaties, zo nodig een extra monitor)?
  • Houdt het thuiswerkscenario voldoende rekening met de vertrouwelijkheid van informatie?
  • Is de werkomgeving geschikt? 
IT-infrastructuur
  • Wat zijn de belangrijkste technische kwetsbaarheden en zwakke punten?
  • Zijn de HR- en payrollsystemen (op afstand of fysiek) toegankelijk?
  • Kunnen alle inputs voor de payroll op tijd worden ontvangen?
  • Is de IT-infrastructuur veilig?
Fysieke processen
  • Welke fysieke processen maken deel uit van de procesketen in de salarisadministratie (zoals het fysiek indienen en ondertekenen van formulieren)?
  • Wat zijn de gevolgen van beperkte of geen fysieke toegankelijkheid en hoe worden deze aangepakt?
Toegang tot salarisgegevens
  • Zijn de betalingsdossiers, loonstroken, loonregistraties en grootboekbestanden van de afgelopen maand gewoon beschikbaar?
  • Is de (externe) toegang gewaarborgd en beveiligd? 
Vrijgave van bankbetalingen
  • Is de (externe) toegang gewaarborgd voor het vrijgeven van bankbetalingen?
  • Wat is de procedure voor het autoriseren van uitzonderlijke betalingsprocedures?

Bedrijfscontinuïteit van de salarisadministratie is van cruciaal belang

Het beoordelen van de status quo van uw payroll en het doordenken van alle continuïteitsscenario's is geen eenvoudige taak.  Het overwegen en analyseren van de zeven hierboven geschetste aandachtsgebieden is niet meer dan een uitgangspunt om te komen tot robuuste bedrijfscontinuïteitsplannen voor de salarisadministratie.  Wanneer uw medewerkers op de eerste plaats komen, is het van cruciaal belang dat de continuïteit van uw salarisadministratie wordt gewaarborgd.

De verbonden EY-kijk op salarisadministratie geeft antwoord op de meest urgente uitdagingen in de gehele payrollketen op het gebied van mobiliteit, HR-advisering, financiën, belastingen en recht.

Samenvatting

Payrollprofessionals, die doorgaans rustig op de achtergrond hun werk doen, maken ongekende tijden door. Een robuust bedrijfscontinuïteitsplan voor de salarisadministratie kan het verschil betekenen tussen enerzijds medewerkers die op tijd en correct worden betaald en anderzijds medewerkers die niets ontvangen.

Over dit artikel

Door

Michael van den Brand

EY Global Payroll Markets & EMEIA Payroll Operate Leader

Served on various international executive boards. Global citizen.

Bijdragers
Lokale contactpersoon

EY Nederland Partner Assurance

Down-to-earth. Teamplayer. Oprecht. Heeft veel kennis van zaken en is een echte verbinder.