De reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding: hoe combineert u dat?
Plotseling werden we allemaal geconfronteerd met de verplichting om thuis te gaan werken. Maar na de pandemie zou de wereld weer worden als vroeger, althans, dat dachten we allemaal. De meeste mensen wilden graag weer terug naar kantoor. Maar we zien nu ook in de praktijk dat een grote groep werknemers het thuiswerken wel bevalt, en niet graag meer naar kantoor komt. 40% van de werknemers (met een functie waarbij thuiswerken mogelijk is) werkt één of meer dagen thuis. Dit percentage is niet vast, want door de hoge energieprijzen kiezen werknemers ervoor om de verwarming thuis uit te laten en dan toch maar naar kantoor te reizen. Daarnaast zien we een tegengestelde tendens dat werkgevers het thuiswerken juist minder stimuleren, en willen dat werknemers meer naar kantoor komen.
In de praktijk blijkt dat werknemers zeer flexibel gebruik maken van de mogelijkheid tot thuiswerken, en het patroon elke week anders kan zijn. Deze wijzigingen in het reispatroon en thuiswerkpatroon veroorzaakt fiscale hoofdbrekens voor werkgevers. Immers, werkgevers kunnen een thuiswerkvergoeding geven (€ 2,15 per dag in 2023) en een reiskostenvergoeding (€ 0,21 per kilometer in 2023), afhankelijk van de werkelijke situatie.
Het is logisch dat een werkgever niet op dezelfde dag een vrijgestelde vergoeding voor thuiswerken èn een vergoeding voor woon-werkverkeer mag geven. De werkgever moet kiezen tussen een van beide opties. Je kan natuurlijk als werkgever precies gaan bijhouden per werknemer per dag en daarop de vergoeding vaststellen, maar dat is administratief natuurlijk zeer bewerkelijk. Zowel voor de werkgever, maar ook voor de Belastingdienst als zij dit achteraf willen controleren.
Het is wel mogelijk om een vaste vergoeding te geven voor de werknemer die op sommige dagen thuis werkt en op sommige dagen naar kantoor gaat, gebaseerd op het vaste patroon van die werknemer. Maar die regeling kent wel zijn voorwaarden, en het inrichten van een vergoedingenbeleid is dan niet eenvoudig.
De loonbelastingwetgeving keurt goed dat werkgevers beide vergoedingen ook mag uitbetalen op basis van een vaste vergoeding, gebaseerd op een gemiddeld reispatroon per kalenderjaar. Deze vaste vergoeding is gebaseerd op 214 werkdagen per jaar. De werkgever stelt de vaste maandelijkse reiskostenvergoeding vast op 214 reisdagen per jaar, en deelt deze door 12 maanden. Vervolgens moet de werkgever bepalen hoeveel dagen per week een werknemer daadwerkelijk naar kantoor reist: stel 3 dagen. In dat geval mag u 3/5e van deze vaste reiskostenvergoeding onbelast uitbetalen. Vanzelfsprekend geldt in dit voorbeeld dat u de vaste thuiswerkvergoeding op dezelfde manier mag bepalen. In dit voorbeeld gaan we uit van een full time werknemer, die twee dagen per week thuis werkt. Dan mag deze werknemer 2/5e krijgen van 214 dagen gedeeld door twaalf maanden maal het vrijgestelde bedrag van € 2,15. De werkgever moet ook deze rekenexercitie uitvoeren, als de werknemer wel regelmatig thuiswerkt, en geen thuiswerkvergoeding ontvangt. Deze rekensom geldt dan enkel voor de reiskostenvergoeding.
Praktijk
In het beschreven voorbeeld gingen we uit van de werknemer die altijd 3 dagen naar kantoor komt en 2 dagen thuis werkt. Vaak bepaalt de werkgever dit door het zo met de werknemer af te spreken. Incidentele afwijkingen van de afspraak zijn geen probleem, zolang de werknemer zich ‘in de regel’ aan het werkpatroon houdt.
Veel werkgevers willen het volledig aan de werknemer laten waar hij werkt. Gevolg van deze keuze is dat de werkgever wel moet weten hoe vaak de werknemer thuis werkt om te voorkomen dat hij teveel vergoeding betaalt. En dat is direct het praktijkprobleem: hoe weten we waar de werknemer werkt? Vaak zijn er aanknopingspunten binnen de organisatie die gebruikt kunnen worden, zoals reserveringssystemen op kantoor, toegangspasjes, tijdschrijfsystemen. Maar ook die gegevens boven water halen en invoeren in de salarisadministratie kan een vrij bewerkelijk proces zijn. Overigens, het is wel cruciaal dat de werknemer weet welke systemen er gebruikt worden om zijn kantoordagen bij te houden en dat alle arbeidsrechtelijke regels in acht worden genomen.
Tot slot
De fiscale regels zijn vrij strikt, en bieden werkgevers die kiezen voor een heel flexibel thuiswerkbeleid niet echt mogelijkheden tot een flexibel vergoedingenbeleid, zonder dat dit extra administratieve lasten met zich meebrengt. Er is geen één systeem dat het beste werkt, omdat elke organisatie anders in elk elkaar zit. Het lijkt er ook op dat het uitvragen aan de werknemer via een mail over zijn gemiddelde thuiswerkdagen en kantoordagen ook al als goede basis voor de reiskostenvergoeding zou moeten kunnen dienen. We denken graag met u mee om een systeem te bedenken dat voor uw organisatie het beste werkt.
