Workation is trending

De zomervakantie is weer begonnen. Dat betekent dat werkgevers waarschijnlijk weer overspoeld worden met verzoeken voor een verlengde ‘vakantie’. Waar werken en vakantie vroeger niet samenging, is dit de laatste jaren TRENDING. Sociale media staan er vol mee, fantastische foto’s van mensen die met hun laptop op het strand liggen of heerlijk in een hangmat aan het zwembad zitten terwijl de TEAMS calls gewoon doorgaan. Zelfs reisorganisaties adverteren tegenwoordig volop met 'workations’.

Maar wat is de workation nu eigenlijk? Ter illustratie, uw werknemer wil graag twee weken op vakantie maar heeft eigenlijk niet meer zo veel vakantiedagen. Nu vraagt deze werknemer of hij een week vanuit zijn/haar vakantiehuisje in Frankrijk kan werken zodat er een aantal verlofdagen gespaard kunnen worden. Frankrijk is in dezelfde tijdzone, het meeste werk kan gewoon digitaal afgehandeld worden, de werknemer werkt immers nu ook al hoofdzakelijk vanuit huis. Als manager zie je geen problemen en geeft de werknemer akkoord. Het gaat dus om een tijdelijke verplaatsing van de werklocatie. Nu zal 5 dagen werken vanaf de camping in Frankrijk hoogstwaarschijnlijk geen extra acties/risico’s met zich meebrengen, maar wat als de werknemer ziek wordt, niet meer terug kan of er verzoeken komen om vanuit bijv. Zuid-Afrika te werken?

De jongere generatie houdt van de ‘workation’. En zeg nu eerlijk, wie zou niet liever in een zonnig oord de werkdag afsluiten met een duik in zee. Waar we vorige zomer nog zagen dat organisaties vaak hun spreekwoordelijke ‘kop’ in het zand staken, zien werkgevers dit jaar mogelijkheden. Daarnaast voelen zij ook een zekere druk vanuit werknemers om zich flexibeler op te stellen. Indien deze flexibiliteit niet geboden wordt zijn werknemers, eerder dan voor de pandemie, geneigd om hun baan op te zeggen om te gaan werken bij werkgevers die wel een beleid hebben ten aanzien van remote work. Kortom, een workation beleid is ideaal voor uw employer branding en employee experience, om nog maar een paar trends te noemen. Maar waar te beginnen?

Wanneer men nadenkt over de ‘workation’, of dit wel of niet kan/mag, stellen werknemers zich vaak de volgende vragen:

• Is de wifi daar wel goed genoeg?
• Heeft het vakantiehuisje een aparte ruimte waar ik kan zitten?
• Er is tijdsverschil, dus kan ik dan wel bij alle calls aanwezig zijn?

Er zijn echter nog een hoop andere vragen die je je als werkgever moet stellen voordat er goedkeuring wordt gegeven:

• Zijn er specifieke regels en voorschriften in dat land? Veiligheidskwesties, privacy, werktijden etc.?
• Mag mijn werknemer wel werken in dat land? Zijn er immigratie verplichtingen?
• Dien ik actie te ondernemen op het gebied van belasting en sociale zekerheid, zowel voor werkgever als voor werknemer? Wat als iemand met zijn scooter tegen een boom rijdt?
• Wie houdt bij waar mijn werknemers zijn en werken? 

Maximaliseer de voordelen terwijl de risico’s beheerst worden

Het realiseren van de mogelijkheden voor een workation beleid waarbij uw organisatie controle heeft over de risico’s, vraagt om aandacht en tijd. Het is belangrijk om een aantal stappen te doorlopen om zo tot een goed beleid te komen en uw werknemers goed geïnformeerd op reis te laten gaan.

1. Analyseer de mogelijkheden en werknemers-/bedrijfsrisico’s
2. Maak beleid dat gericht is op uw specifieke groep werknemers die vanuit verschillende locaties werken
3. Bepaal hoe het goedkeuringsproces dient te verlopen, hoe de werklocaties van uw werknemers worden bijgehouden en hoe dit wordt vastgelegd
4. Hou toezicht op wijzigingen in de wetgeving die van invloed kunnen zijn op uw beleid

In het beleid wordt bijvoorbeeld opgenomen, hoeveel dagen een werknemer vanuit het buitenland mag werken, welke landen toegestaan zijn en wat er gebeurd op het moment dat iemand ziek wordt of onverwachts niet meer terug mag reizen. Daarnaast worden er voorwaarden en te nemen stappen afgesproken, zodat bijv. de manager binnen deze voorwaarden automatisch goedkeuring kan geven mits alle stappen zijn doorlopen en alle juiste documenten zijn aangevraagd. Het is dan niet meer nodig om per casus individueel te bepalen wat wel en niet mag. Dit spaart tijd, geld en ergernis en iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Tot slot is het erg belangrijk om goed bij te houden waar de werknemers zijn en voor hoelang. Er kan dan ook gemakkelijk gecontroleerd worden of de werknemer die reeds weer terug in Nederland behoort te zijn ook daadwerkelijk terug is.

EY kan bedrijven ondersteunen bij het ontwikkelen en implementeren van hun workation beleid. Er is een tool ontwikkeld waarin werknemers een verzoek kunnen indienen om in een ander land te werken. Deze tool geeft werkgevers de mogelijkheid om te tracken waar hun werknemers werken, voor hoelang en welke risico’s/acties belangrijk zijn.

Tijd voor actie dus! Wil jij ook aan de slag met het ontwikkelen van een workation beleid? Op 13 en 14 september organiseren wij een workshop die volledig in het teken staat van workation. Meer weten? Laat een berichtje achter onder deze blog en dan nemen wij contact met je op!

Iedere organisatie is uniek en daarom vergt het ontwikkelen van een remote work beleid maatwerk. Zet nu de eerste stap door het in kaart brengen van de organisatie, de populatie en de wensen van de werknemers en ontwikkel zo een uniek remote work beleid dat precies bij uw onderneming past.