In einigen Fällen wissen die Steuerbehörden mehr über die steuerliche Lage eines Unternehmens als das steuerzahlende Unternehmen selbst.
Organisationen sollten auf das sich schnell verändernde Unternehmensumfeld und damit auch auf steuerliche Gesichtspunkte reagieren. Für sie gilt es, sich so aufzustellen, dass sie laufend alle Risiken kennen, bevor sie entstehen. Zudem sollten Unternehmen in der Lage sein, Anfragen der Steuerbehörden jederzeit schnell zu beantworten, ohne dass die Steuerabteilung wochenlang damit beschäftigt ist.
In drei Schritten zu einem wirksamen Risikomanagement, das auch steuerliche Risiken berücksichtigt
Der Aufbau eines wirksamen Steuer-Risikomanagements beginnt mit einer Erkenntnis, gelingt am besten mit einem Plan und wird von passender Technologie begleitet. Die Erkenntnis ist so zwingend wie einleuchtend: Da das Thema Steuern alle Unternehmensbereiche vom Absatz bis zu Zukäufen tangiert, darf es nicht isoliert betrachtet werden. Das Management von Steuerrisiken ist ein Baustein des gesamten Risikomanagements, das wiederum Teil der Corporate Governance ist. Silodenken hilft nicht weiter. Erst wenn das Risikomanagement, das interne Kontrollsystem, die Interne Revision und der Bereich Steuern ineinandergreifen, entsteht ein effizientes System.
Sobald der Plan steht, folgt die Detailarbeit. Schon um die Technologie sinnvoll einsetzen zu können, ist es ratsam, die Prozesse in allen Unternehmensbereichen wie Einkauf, Verkauf, Produktion bis zur Erstellung der Jahresabschlüsse systematisch zu analysieren und zu dokumentieren. Für den Einkauf würde das etwa bedeuten, dass man festlegt, wie Waren bestellt werden oder welche Angaben auf einer eingehenden Rechnung enthalten sein müssen. Auf dieser Basis lassen sich die Risiken des Prozesses definieren. Im Falle des Einkaufs könnten beispielsweise aufgrund rechtlicher Vorgaben bestimmte Güter unzulässig oder nur in limitierten Mengen verfügbar sein. Beim grenzüberschreitenden Lizenzhandel ergibt sich möglicherweise die Verpflichtung, Quellensteuer einzubehalten. Bei sich ändernden rechtlichen Bedingungen müssen die Risiken fortlaufend angepasst werden. Das setzt eine aktive Überwachung sämtlicher Steueränderungen in den Produktions-, Einkaufs- und Vertriebsmärkten voraus.
Bei der fortlaufenden Überwachung und Bewertung von Steuerrisiken hat die Excel-Tabelle ausgedient.
Bei dieser fortlaufenden Überwachung und Bewertung von Steuerrisiken hat die Excel-Tabelle ausgedient. Weltweit zugängliche Plattformen ermöglichen es, jeden Kontakt mit der Steuerbehörde zu protokollieren: Anfragen und Datenanforderungen, Prüfungen und der Status von Rechtsstreitigkeiten lassen sich so in Echtzeit nachverfolgen. In Steuerdokumentationen werden Hintergrunddokumente, Stellungnahmen, Notizen, Gesprächsprotokolle und E-Mails gesammelt, die Steuerprüfer verlangen könnten. Die Systeme können standardisierte Antworten auf Routineanfragen enthalten. So sorgt die Technologie dafür, dass die Steuerabteilung effizient und effektiv arbeiten kann.
Fazit
Neue Steuervorschriften, die Digitalisierung der Steuerbehörden sowie eine verstärkte grenzüberschreitende Prüfung haben dazu geführt, dass die steuerlichen Risiken für Unternehmen deutlich gestiegen sind. Firmen müssen in der Lage sein, die Risiken in Echtzeit abzuschätzen, Streitigkeiten zu antizipieren und Anfragen der Steuerbehörden jederzeit umfassend zu beantworten. Um dies zu erreichen, darf das Thema Steuern nicht isoliert betrachtet werden. Es muss Bestandteil eines integrierten, unternehmensweiten Risikomanagements sein.
