Wie DAC7 die E-Commerce-Meldepflichten beeinflusst

Online-Plattformen müssen eine Vielzahl von Daten an den Fiskus melden. Nach zwei Jahren Praxis zeigen sich die Knackpunkte.

Überblick

• DAC7 verpflichtet Plattformbetreiber zur Meldung von Einkünften an die Steuerbehörden und stärkt die steuerliche Transparenz im E-Commerce.
• Betreiber digitaler Plattformen müssen umfangreiche Daten wie Namen, Anschriften und Umsätze der Anbieter regelmäßig übermitteln.
• Nichteinhaltung der Meldepflichten kann zu hohen Bußgeldern führen; technische Herausforderungen erfordern fortgeschrittene IT-Kenntnisse.

Mit der Richtlinie 2011/16/EU zur Verbesserung der Verwaltungszusammenarbeit im Steuerbereich (DAC) hat die Europäische Union die Mitgliedstaaten verpflichtet, Regelungen zur Stärkung der steuerlichen Transparenz im Umfeld der digitalen Plattformen (DAC7) einzuführen. In Deutschland erfolgte die Umsetzung durch das „Gesetz über die Meldepflicht und den automatischen Austausch von Informationen meldender Plattformbetreiber in Steuersachen“ (Plattformen-Steuertransparenzgesetz – PStTG), das zum 1.1.2023 in Kraft trat. Das Ziel lautet: Einkünfte, die Anbieter über digitale Plattformen erzielen, sollen systematisch an die jeweilig zuständigen Steuerbehörden gemeldet werden. Zu diesem Zweck werden die Plattformbetreiber in die Pflicht genommen, die erforderlichen Informationen zu erheben und weiterzuleiten.

Im Folgenden geben wir zunächst einen Überblick über die Regelungen und gehen dann auf die Praxiserfahrungen ein, die wir im Rahmen von zwei Meldezeiträumen gesammelt haben und aus denen sich Handlungsempfehlungen ergeben.

I. So lauten die Pflichten

Betroffen sind insbesondere Betreiber von bestimmten „auf digitalen Technologien beruhenden“ Plattformen i. S. v. § 3 PStTG. Es geht um den Verkauf von Waren, die Vermietung von Immobilien oder Verkehrsmitteln sowie die Erbringung persönlicher Dienstleistungen. Die Meldepflicht gilt unabhängig davon, wo der Plattformbetreiber ansässig ist. Außereuropäische Betreiber sind ebenfalls betroffen, wenn sie Anbietern den Zugang zu Kunden in der EU eröffnen bzw. falls die Plattform die Vermietung von Immobilien in der EU ermöglicht. Selbst konzerninterne Plattformen fallen in den Anwendungsbereich, obwohl deren (eigene) Transaktionen den Steuerbehörden bereits bekannt sind.

Nicht betroffen sind Onlineportale, die lediglich die Abwicklung von Zahlungen bzw. das Auflisten oder das Einstellen von Werbung ermöglichen, aber auch reine Vermittlungsplattformen. Als Daumenregel kann gelten, dass diese – nicht betroffenen – Betreiber die Leistungen ausschließlich vermitteln und an der eigentlichen Leistung aber vollkommen unbeteiligt sind – sie hätten dementsprechend auch Schwierigkeiten, die zu meldenden Informationen zu beschaffen. Als Beispiel werden digitale schwarze Bretter genannt. Hierbei ist evident, dass der „Brettbetreiber“ mit der eigentlichen Leistung (z. B. bei einem Fensterputzdienst) nichts zu tun hat. Kann jedoch über solch eine Internetseite bereits der Vertrag zu dieser Dienstleistung zwischen den Parteien geschlossen werden, geht die Tätigkeit über eine reine Vermittlung hinaus – dann greift DAC7.

Name, Anschrift, Steuernummer …

Zu den meldepflichtigen Informationen gehören unter anderem Name, Anschrift und Steuer(identifikations)nummer des Verkäufers. Außerdem müssen die Plattformbetreiber pro Kalendervierteljahr die von jedem Verkäufer auf der Plattform erzielten Umsätze, aufgeschlüsselt nach Tätigkeiten, mitteilen. Gesondert anzugeben sind Gebühren, Provisionen oder Steuern, die der Plattformbetreiber einbehält oder berechnet. Die Informationen sind bis zum 31. Januar des Folgejahres an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) elektronisch zu übermitteln. Aus der Beraterpraxis lässt sich berichten, dass das BZSt die Eingänge überwacht und im Falle einer ausbleibenden Abgabe bei den Betreibern der Plattform oder deren Steuerberatern nachfragt.

Es bleibt nicht bei der Meldepflicht

Neben der eigentlichen Meldung haben die Plattformbetreiber weitere Sorgfalts- und Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Insbesondere sind die gesammelten Daten auf Richtigkeit und Plausibilität zu überprüfen. Hierzu gehört beispielsweise der Abgleich der erhaltenen Daten mit allen dem Plattformbetreiber zur Verfügung stehenden Informationsquellen. Auch müssen die Betreiber die angegebene Steueridentifikationsnummer oder die Identifikationsnummer für Umsatzsteuerzwecke über elektronische Schnittstellen überprüfen, soweit diese verfügbar sind.

Mögliche Bußgelder

Stellt der Betreiber fest, dass Angaben unvollständig oder fehlerhaft sind, muss er den Anbieter zur Korrektur auffordern. Kommt dieser der Aufforderung nicht nach, ist der Plattformbetreiber verpflichtet, entsprechende Maßnahmen einzuleiten, um die Mitwirkungspflichten des Anbieters durchzusetzen. Hierzu gehören die Sperrung des Nutzerkontos oder der Einbehalt von Vergütungen. Gemäß § 21 PStTG können sich Plattformbetreiber zur Erfüllung dieser Aufgaben Fremddienstleistern bedienen (z. B. Validierungsservices oder externe Berater), bleiben aber selbst für die Einhaltung aller Pflichten verantwortlich. Die Nichteinhaltung der Melde- und Sorgfaltspflichten kann erhebliche Bußgelder nach sich ziehen, die sich nach Schwere des Verstoßes in einem Rahmen von 5.000 bis 50.000 Euro bewegen.

II. So läuft die Umsetzung

Die eigentliche Herausforderung liegt für viele Plattformbetreiber in der technischen Umsetzung, also der Erfassung und Aufbereitung der Daten bis hin zur Übermittlung der Meldungen in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format (XML). Die technischen Vorgaben wurden durch das BZSt im Rahmen diverser Kommunikationshandbücher und Datensatzbeschreibungen veröffentlicht. Die Meldungen erfolgen demnach ausschließlich elektronisch über die DIP-Schnittstelle des BZSt (digitaler Posteingang). Diese Schnittstelle dient der Übermittlung von Massendaten und wird für die Übertragung von DAC7-Meldungen bereitgestellt. Zur Nutzung ist – neben einem eigenen Programm zur Kommunikation mit der Schnittstelle – eine Registrierung sowie Authentifizierung des Plattformbetreibers erforderlich. Dabei müssen bestimmte Zertifikate hinterlegt und Tests durchgeführt werden, bevor die eigentliche Meldung möglich ist.

Fortgeschrittene IT-Kenntnisse nötig

Die Verantwortung zur Einrichtung der Schnittstelle liegt bei den Plattformbetreibern bzw. bei den bevollmächtigten Beratern. Sie müssen die Funktionalität der Schnittstelle sicherstellen, um sende- und empfangsfähig zu sein. Obwohl das BZSt umfangreiche Unterlagen mit Details und Hinweisen zu den technischen Voraussetzungen für die Einrichtung und Nutzung der Schnittstelle veröffentlicht hat, benötigt man dafür zumindest fortgeschrittene IT-Kenntnisse. Hinzu kommt, dass es nicht bei der einmaligen Einrichtung bleibt – die technischen Anforderungen und Spezifikationen wurden seit der erstmaligen Veröffentlichung mehrmals überarbeitet und erfordern eine kontinuierliche Aktualisierung der Schnittstelle.

Laufende Änderungen

So wurde die Schnittstelle zuletzt 2025 vom BZSt wesentlich überarbeitet. Diese Änderungen haben Auswirkungen auf das XML-Schema und die Signatur. Ab dem 1.1.2026 werden nur noch Massendatenlieferungen nach den neuen Schema- und Signaturvorgaben akzeptiert. Es liegt somit erneut in der Verantwortung der Plattformen bzw. der Berater, das verwendete Schema an die neuesten Anforderungen anzupassen, um die Übermittlung zum 31.1.2026 zu gewährleisten. Zwar kündigt das BZSt auf seiner Website eine künftige Übermittlungsfunktion per manuellen Dateiupload über das „BZSt online.portal“ an, jedoch lässt diese Möglichkeit noch auf sich warten.

Praxisbeispiel

Die Beratungspraxis bei EY folgt einem strukturierten Prozess. Zunächst stellt der Plattformbetreiber EY die zu meldenden Daten in einem eigens dafür vorgesehenen Template zur Verfügung. Damit ist gewährleistet, dass alle relevanten Informationen vollständig und in der geforderten Form vorliegen. Liegen Daten unvollständig oder in einem falschen Format vor (siehe unten), sind manuelle Anpassungen notwendig. Anschließend werden die Daten in das XML-Format konvertiert. Nach sorgfältiger Prüfung und Freigabe erfolgt die fristgerechte Übermittlung der Meldung über eine DIP-Schnittstelle an das BZSt.

Datenbereitstellung

Das Sammeln der Daten stellt die Plattformbetreiber vor große Herausforderungen. Hier ist eine enge Zusammenarbeit zwischen der IT, der steuerverantwortlichen Abteilung und Datenanalysespezialisten gefragt. Die Daten müssen in korrekter und vollständiger Form bereitgestellt werden, um eine gesetzeskonforme Meldung erstellen zu können. Welche Daten zu übermitteln sind und in welcher Form diese vorliegen müssen, gibt das BZSt genau vor. Wichtig ist auch die Kommunikation mit den Verkäufern, die sich in der Praxis häufig schwierig darstellt, da sensible persönliche Angaben wie Geburtsdaten und Kontonummern eingeholt werden müssen.

Ideal und Wirklichkeit

Idealerweise kann der Plattformbetreiber durch wenige Klicks in seinem ERP-System einen direkten Datenabzug vornehmen – genau an die Anforderungen der Meldung angepasst. Die Realität zeigt jedoch oft ein anderes Bild. Bei vielen Plattformbetreibern sind die erforderlichen Informationen über verschiedene Datenpunkte und Systeme verteilt – häufig gibt es Überschneidungen, Lücken oder teils widersprüchliche Daten. Die Einholung fehlender Informationen, die Konsolidierung der Daten, die Plausibilitätsprüfung und die anschließende Übertragung in das von EY bereitgestellte Template erfordern oft ein hohes Maß an manuellem Aufwand und Unterstützung der IT.

Fantasie-Steuernummern

Ein zentrales Problem, das bei vielen Plattformen auftritt, ist die Angabe der Steueridentifikationsnummer, die für jeden (privaten) Anbieter zu melden ist. Gerade bei privaten Verkäufern, die mehr als 30 Artikel im Jahr auf einer Secondhand-Plattform verkaufen, ist die Angabe oft nicht möglich. Die Information dazu wurde in der Vergangenheit in der Regel bei der Registrierung einer Privatperson auf einer Plattform nicht abgefragt. Nun ist es schwierig, diese Daten im Nachhinein einzuholen. Viele Anbieter fürchten, dass sie ihre wenigen Einnahmen über eine Secondhand-Plattform nun versteuern müssen, und ignorieren die Bitten der Plattformen oder geben Fantasienummern an. Die Plattformen haben in solchen Fällen jedoch Konsequenzen zu ziehen, wie bereits oben beschrieben.

Lauter Fallstricke

Laut BZSt ist die Steuer(identifikations)nummer in einem 13-stelligen bundeseinheitlichen Format zu melden, das sich aus der normalen Steuernummer ermitteln lässt. Die Unterschiede zwischen Steuernummer, Steueridentifikationsnummer und Wirtschaftsidentifikationsnummer sind den Anbietern jedoch oft nicht bekannt – sie geben dann häufig irgendeine Nummer an. Für Plattformbetreiber, die eine Vielzahl an Anbietern zu melden haben, ist eine manuelle Transformation der Steuernummer in das geforderte bundeseinheitliche Format undenkbar. Hier sind automatisierte Lösungen eine praktikable Alternative.

Ein weiterer Fallstrick ist die Angabe des Geburtsdatums der einzelnen Anbieter. Dieses ist nicht im Format „Tag-Monat-Jahr“ zu melden, sondern im Format „Jahr-Montag-Tag“. Sofern die Daten im Rahmen der Erhebung nicht bereits korrekt erfasst werden, ist hier weiterer Aufwand erforderlich, um die gesammelten Informationen in das korrekte Format zu bringen.

Automatisierte Lösungen

Das PStTG sieht diverse Sorgfaltspflichten vor, um z. B. Meldungen mit Fantasiesteuernummern oder „Dummys“ wie das Geburtsdatum „1. Januar 1900“ zu verhindern. Für die Validierung der Steuer(identifikations)nummern ist es deshalb empfehlenswert, auf automatisierte Lösungen zurückzugreifen, die eine große Menge an Daten verlässlich prüfen. Für Umsatzsteuer-IDs innerhalb der EU existiert darüber hinaus mit dem MIAS-System bereits eine verlässliche Datenbank, die zur Verprobung herangezogen werden kann. Bei Problemen mit dem Format von Steuernummer oder Geburtsdatum kann EY mit einem internen Tool Abhilfe schaffen.

Stellt sich nach Abgabe der Meldung heraus, dass Daten nicht korrekt oder unvollständig waren, sind diese unverzüglich zu korrigieren. Gerade bei großen Plattformen mit unzähligen Anbietern kann dies dazu führen, dass die Korrekturmeldung innerhalb kürzester Zeit vorzunehmen ist.

III. Handlungsempfehlungen

Nach zwei abgeschlossenen Meldezeiträumen zeigt sich: Die Umsetzung der DAC7-Vorgaben stellt Plattformbetreiber vor erhebliche organisatorische, technische und kommunikative Herausforderungen. Um die kommenden Meldezeiträume effizient und gesetzeskonform zu bewältigen, sollten Plattformbetreiber jetzt aktiv werden. Hier einige konkrete Empfehlungen:

Frühzeitige Planung und Ressourcenbindung: Die nächste Meldung ist zum 31.1.2026 fällig. Da das überarbeitete Schema ab dem 1.1.2026 verpflichtend zu nutzen ist, sollten Plattformbetreiber jetzt mit der technischen Umstellung beginnen.

Automatisierung der Datenprozesse: Die manuelle Aufbereitung und Validierung der meldepflichtigen Daten ist fehleranfällig und ressourcenintensiv. Plattformbetreiber sollten daher auf automatisierte Lösungen setzen, z. B. zur Formatierung von Steuernummern, zur Prüfung von Geburtsdaten oder zur Konsolidierung der auf verschiedene Datenpunkte verteilten Informationen.

Verbesserung der internen Datenqualität: Zentrale Voraussetzung für eine erfolgreiche Meldung ist die Vollständigkeit und Korrektheit der erhobenen Daten. Plattformbetreiber sollten ihre Registrierungsprozesse überarbeiten, um künftig alle relevanten Informationen bereits bei der Anmeldung abzufragen. Bestehende Datenbestände sollten überprüft und gegebenenfalls ergänzt werden.

Klare Kommunikation mit Anbietern: Die Erfahrung zeigt, dass viele Anbieter auf Nachfragen zu steuerlichen Angaben nicht oder nur zögerlich reagieren. Plattformbetreiber sollten daher transparente Kommunikationsstrategien entwickeln, um die Bedeutung der Datenerhebung zu erklären und Vertrauen aufzubauen. Gleichzeitig müssen sie auf die Einhaltung der Mitwirkungspflichten bestehen und bei Verstößen konsequent Maßnahmen wie Kontosperrungen oder Vergütungseinbehalte umsetzen.

Zusammenarbeit mit externen Partnern: Die Einbindung externer Dienstleister wie Steuerberater oder IT-Spezialisten kann helfen, die komplexen Anforderungen effizient zu erfüllen. Zu beachten ist dabei, dass die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben weiterhin beim Plattformbetreiber verbleibt (§ 21 PStTG).

Kontinuierliche Beobachtung regulatorischer Entwicklungen: Die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen unterliegen laufenden Anpassungen. Plattformbetreiber sollten regelmäßig die Veröffentlichungen des BZSt (z. B. Kommunikationshandbuch, FAQ, BMF-Schreiben) prüfen und ihre Prozesse entsprechend aktualisieren.