Datenschutzerklärung - Yello

Juli 2021

1. Einführung

Diese Datenschutzerklärung gilt in Bezug auf Yello und die Privatsphäre aller Personen, deren spersonenbezogene Daten in Yello verarbeitet und gespeichert werden. Diese Datenschutzerklärung ist zusammen mit der ey.com-Datenschutzerklärung zu lesen. Im Falle eines Konflikts mit der ey.com-Datenschutzerklärung haben die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung Vorrang. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch.

2. Wer verwaltet Yello?

„EY“ bezieht sich auf eine oder mehrere Mitgliedsgesellschaften von Ernst & Young Global Limited („EYG“), von denen jede Mitgliedsgesellschaft eine separate juristische Person darstellt und als eigenständiger Verantwortlicher die Zwecke und Mittel für die Datenverarbeitung nach eigenem Ermessen bestimmt. Die Mitgliedsgesellschaft, die durch die Bereitstellung von Yello zur Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten als Verantwortlicher auftritt, ist EY Global Services Limited, die Yello von RECSOLU, Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603 lizenziert. Die personenbezogenen Daten in Yello werden von EY Global Services Limited an eine oder mehrere Mitgliedsgesellschaften von EYG weitergegeben (siehe Abschnitt 6 unter "Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen").

Yello wird auf Servern von Amazon Web Services in Irland und Frankfurt gehostet.

3. Wozu benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Yello ist ein cloudbasiertes System zur besseren Unterstützung von EY Talent Teams bei der Durchführung von Campus-Rekrutierungsmaßnahmen. Yello dient als Bewerberpool zur Besetzung von Stellen sowie zur Kandidatenförderung und -allgemeinen Kommunikation.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Yello stützt EY auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

Wenn Sie ein Kandidat oder Bewerber sind, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage der nachfolgenden Rechtsgrundlagen:

  • Die Aufnahme in unseren Bewerberpool ist freiwillig und erfolgt nur, sofern Sie dies wünschen. Insofern stützen wir uns im Hinblick auf die Aufnahme in Modul (ii) auf Ihre Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO).  Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenn Sie uns jedoch nicht alle oder nur einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir die Verarbeitungszwecke möglicherweise nicht erfüllen.  

Wenn Sie ein Campusvertreter sind, werden Ihre personenbezogenen Daten, die in Yello verarbeitet werden, wie folgt verwendet:

  • Erstellung eines Kontos;
  • Anmeldung;
  • Versenden von Einladungen zu und Verwalten von Campus-Veranstaltungen; und
  • werden möglicherweise bei der Auswahl erfolgreicher Kandidaten zur Einstellung verarbeitet.

Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Die Spezifischen berechtigten Interessen sind:

  • Personalmanagement, einschließlich Leistungsüberprüfungen und Einstellungen; und
  • Erfolg der Rekrutierungspraktiken von EY, einschließlich Beschaffung, Rekrutierung, Auswahl und Einstellung.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich auf Ihre besondere Situation beziehen, jederzeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen, die Sie auf Grundlage der oben genannten berechtigten Interessen betreffen.

4. Welche Art von personenbezogenen Daten wird in Yello verarbeitet?

Wenn Sie ein Kandidat oder Bewerber sind, verarbeitet Yello folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Angaben zum Kandidatenprofil (Name, Kontaktdaten, Angaben zur Bildung, Lebenslauf, gesprochene Sprachen, geografische Präferenzen, Standort, beworbene Stelle/angebotene Stelle, Angaben zur Vielfalt, Foto).

Diese Daten stammen von:

  • Von Ihnen selber.

Wenn Sie ein Campusvertreter sind, verarbeitet Yello folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Name, E-Mail-Adresse, Titel, Telefonnummer, Abteilung der Hochschule/Universität.

Diese Daten stammen von:

  • Ihnen selber; und
  • Webseiten der Hochschule/Universität oder der Hochschule/Universität selbst. 

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten offenbaren Ihre ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Geschlecht, biometrische Daten, Daten zur Gesundheit oder Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung.

Für die Zwecke des Tools werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten von EY gefordert. Wir werden Ihre sensiblen personenbezogenen Daten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen, nur auf Grundlage Ihrer Zustimmung verarbeiten.

Wenn Sie ein Campusvertreter sind, erhebt EY nicht gezielt besondere Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen und beabsichtigt nicht, solche Informationen in Yello zu verarbeiten.

6. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen?

Auf Ihre personenbezogenen Daten wird in Yello von folgenden Personen/Teams zugegriffen:

NUTZERGRUPPE STANDORT ZWECK ZUGRIFF MENGE
EY-Mitarbeitende, Partner und Auftragnehmende Global Um andere Personen für Stellen zu empfehlen und als Ad-hoc-Genehmiger zu fungieren.
  • Erhalten Schreibzugriff zur Erstellung einer zu genehmigenden Stellenanforderung.
  • Erhalten Schreibzugriff zur Eingabe von Empfehlungen. 
  • Erhalten die Berechtigung zur Genehmigung der ihnen gesendeten Anforderungen.
  • Erhalten nur dann über Zugriff auf personenbezogene Daten, wenn sie zum EY Hiring Manager berufen werden.
  • Erhalten Lese-/Schreibzugriff auf die personenbezogenen Daten anderer EY-Nutzer (z. B. um Interviewer zuzuweisen).
  • Erhalten nur Lesezugriff auf die personenbezogenen Daten von Campusvertretern.
Ungefähr 2000 solcher Nutzer (insgesamt) könnten Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Dies unterliegt jedoch regionalen Schwankungen, Arten von Einstellungsaktivitäten und saisonalen Änderungen. Nur authorisierte Nutzer mit einem berechtigten Geschäftsinteresse haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten in Yello.

EY Hiring Manager

Global

Die Personen aus dem Unternehmen, die letztendlich diese Rolle übernehmen und eine Einstellungsentscheidung treffen. 

  • Erhalten nur Lesezugriff auf die personenbezogenen Daten von Kandidaten/Bewerbern sowie Zugriff auf die Anzeige von Stellenanforderungen und die Genehmigung von Angeboten für die Stellenanforderungen, bei denen sie als Hiring Manager aufgeführt sind.
  • Erhalten Lese-/Schreibzugriff auf die personenbezogenen Daten anderer EY-Nutzer (z. B. um Interviewer zuzuweisen).
  • Erhalten nur Lesezugriff auf die personenbezogenen Daten von Campusvertretern.

100.000 solcher Nutzer (insgesamt), wobei jedoch nicht mehr als 4 Zugriff auf die personenbezogenen Daten für eine bestimmte Stellenanforderung haben.

Recruiter

Global

Die Personen, die für das Management des gesamten Beschaffungs-, Rekrutierungs-, Auswahl- und Einstellungsverfahrens verantwortlich sind.

  • Erhalten nur Lesezugriff auf Stellenanforderungen, die personenbezogenen Daten der Kandidaten/Bewerber und Informationen zu den Stellen an, für die sie Bewerber suchen.
  • Im Rahmen des Auswahlverfahrens haben Recruiter die Berechtigung zum Schreiben von Notizen zur Leistung eines Kandidaten/Bewerbers.
  • Erhalten Lese-/Schreibzugriff auf die personenbezogenen Daten anderer EY-Nutzer (z. B. um Interviewer zuzuweisen).
  • Erhalten nur Lesezugriff auf die personenbezogenen Daten von Campusvertretern.

1800 solcher Nutzer (insgesamt), wobei jedoch nicht mehr als 10 Zugriff auf die personenbezogenen Daten für eine bestimmte Stellenanforderung haben.

Recruiting Talent Shared Services und Recruiting-Koordinatoren

Global (spezifisch für TSS: Kanada, Polen, Indien, Philippinen, Südafrika, BeNe, China, UK)

Zur Unterstützung des Rekrutierungsverfahrens sind die Rollen des Talent Transactional (TT) und/oder des Admin Hub vorhanden

  • Erhalten nur Lesezugriff auf Stellenanforderungen, die personenbezogenen Daten der Kandidaten/Bewerber und Informationen zu den von ihnen unterstützten Stellenanforderungen.
  • Erhalten nur Lesezugriff auf die personenbezogenen Daten anderer EY-Nutzer (z.B. um Interviewer zuzuweisen).
  • Erhalten nur Lesezugriff auf die personenbezogenen Daten von Campusvertretern.

1.350 solcher Nutzer (insgesamt). In jeder Region gibt es eine unterschiedliche Anzahl von Recruiting Talent Shared Services und Recruiting Coordinators. Alle diese Personen haben jedoch nur Zugriff auf die personenbezogenen Daten in der von ihnen unterstützten Region. Interne Richtlinien sind vorhanden, um den Zugriff dieser Nutzergruppe auf personenbezogene Daten zu beschränken.

Sourcing Super User

Global

Unterstützt den Bereich Beschaffung/Rekrutierung (z.B. durch die Ermittlung potenzieller Kandidaten/Bewerber für verschiedene Funktionen, durch Unterstützung bei Vorstellungsgesprächen)

  • Erhält Lese-/Schreibzugriff auf Stellenanforderungen, die personenbezogenen Daten der Kandidaten/Bewerber und Informationen zu den von ihnen unterstützten Stellenanforderungen.
  • Erhält Lese-/Schreibzugriff auf die personenbezogenen Daten anderer EY-Nutzer.
  • Erhält Lese-/Schreibzugriff auf die personenbezogenen Daten von Campusvertretern.

150 (was eine begrenzte Anzahl von Nutzern in 150 Ländern darstellt)

Globaler Systemsupport

Kanada, Indien, Neuseeland, USA, Polen

Wird einer begrenzten Anzahl von Personen bei EY zur Überwachung und Verwaltung von Yello auf globaler Ebene, einschließlich der Überwachung von Support- und Freigabehandlungen in Zusammenhang mit SF Recruiting, gewährt.

  • Erhält vollen administrativen Zugriff auf personenbezogene Daten, Systemdaten und Funktionen, die für die Systemunterstützung erforderlich sind.

9

Globales Reporting

USA, Indien, Polen

Bietet globale Unterstützung für Reportingfunktionen. Zur Erstellung und Verwaltung von Reports.

  • Verfügt nur über Lesezugriff auf anonymisierte personenbezogene Daten, die für die weltweite Reporterstellung erforderlich sind. Hat die Berechtigung zum Erstellen und Ausführen von Reports.

8

Kandidaten/Bewerber

Global

Damit Einzelpersonen Interesse an EY bekunden und sich für offene Stellen bewerben können.

  • Haben nur Zugriff auf ihre eigenen personenbezogenen Daten zur Erstellung, Bearbeitung und Löschung der Daten in ihrem eigenen Kandidatenprofil. Können sich auf ausgeschriebene Stellen bei EY bewerben.
  • Hat nur Lesezugriff auf die personenbezogenen Daten von EY-Nutzern (z. B. Namen ihrer Interviewer).

Unbekannt

Personal bei Yello Support

US

Zur Bereitstellung von Systemunterstützung für Anbieter nach Bedarf. 

  • Erhält administrativen Zugriff auf personenbezogene Daten, Systemdaten und Funktionen, die für die Systemunterstützung erforderlich sind.

3 bis 5

Tata Consulting Services (TCS)

Mexiko und Indien

Zur Systembetreuung

  • Hat Lese-/Schreib-/Bearbeitungs-/Löschzugriff zu allen persönlichen Daten im Tool. Hat Zugriff zu einer Reihe von Funktionalitäten innerhalb des Admin Centers.

~30

Die oben beschriebenen Zugriffsrechte umfassen die Weitergabe von personenbezogenen Daten in verschiedene Länder (darunter Länder außerhalb der Europäischen Union), in denen EY tätig ist (die Standorte der EY-Büros sind unter www.ey.com/ourlocations aufgelistet). EY verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Tool nach Maßgabe der in Ihrem Land geltenden Gesetze und berufsständischen Vorschriften. Die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb des EY-Netzwerks unterliegt dem EY-Programm für verbindliche Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz (Binding Corporate Rules, abrufbar unter www.ey.com/bcr).

Wir übertragen oder geben die von uns erfassten personenbezogenen Daten an Drittanbieter (und deren Tochtergesellschaften und verbundene Unternehmen) weiter, die von uns mit der Unterstützung unserer internen Nebenprozesse beauftragt sind. Beispielsweise beauftragen wir Dienstleister mit der Bereitstellung, Ausführung und Unterstützung unserer IT-Infrastruktur (z. B. Identitätsmanagement, Hosting, Datenanalyse, Sicherung, Sicherheit und Cloud-Speicherdienste) sowie mit der Speicherung und sicheren Vernichtung unserer Hardcopy-Unterlagen. Es ist unserer Firmenpolitik, nur Drittanbieter zu verwenden, die verpflichtet sind, ein angemessenes Maß an Datenschutz, Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, und die den geltenden gesetzlichen Anforderungen für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Gerichtsbarkeit, in der sie ursprünglich erfasst wurden, entsprechen.

In dem Maße, in dem personenbezogene Daten so anonymisiert wurden, dass Sie oder Ihr Gerät nicht mehr identifizierbar sind, werden solche Informationen als nicht personenbezogene Daten behandelt und die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung gelten nicht.

Für Daten, die im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erfasst werden oder sich auf Personen im EWR beziehen, benötigt EY einen geeigneten Übertragungsmechanismus, der zur Einhaltung des geltenden Rechts erforderlich ist. Die Übertragung personenbezogener Daten von EY an Yello unterliegt einer Vereinbarung zwischen EY und Yello, die von der Europäischen Kommission verabschiedete Standardklauseln zum Datenschutz enthält. 

7. Datenspeicherung

Unser Grundsatz ist es, personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, wie dies für die im Abschnitt „Warum benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten?“ beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Die Aufbewahrungsfristen sind je Gerichtsbarkeit unterschiedlich und werden gemäß den lokalen behördlichen und beruflichen Anforderungen für die Aufbewahrung festgelegt.

Zur Erfüllung unserer beruflichen und rechtlichen Anforderungen, zur Herstellung, Ausüben oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte sowie zu Archivierungszwecken und Zwecken der Historienverfolgung, sind wir zur Speicherung von Informationen für einen längeren Zeitraum angehalten.

Die Richtlinien und/oder Verfahren für die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten über Yello sind folgende:

  • Die Speicherdauer im Modul (ii) beträgt ein Jahr. 

8. Sicherheit

EY ergreift geeignete administrative, technische und organisatorische Maßnahmen, um die Integrität und Vertraulichkeit personenbezogener Daten sicherzustellen und um die in seinem Besitz befindlichen personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, unbeabsichtigtem Verlust, unbefugter Änderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff, Missbrauch und jedweder sonstigen Form der unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen. Entsprechend den geltenden Datenschutzgesetzen und EY-internen Richtlinien trifft EY an allen geeigneten Punkten seiner technologischen Infrastruktur Sicherheitsvorkehrungen.

EY führt für seine Mitarbeiter Schulungen zu seinen Datenschutzrichtlinien und -verfahren durch und gestattet befugten Mitarbeitern, im notwendigen Umfang auf personenbezogene Daten zuzugreifen, soweit dies zur Ausübung ihrer Funktion erforderlich ist.

EY verpflichtet sich, für die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten Sorge zu tragen. Um einen unbefugten Zugriff oder eine unbefugte Weitergabe zu verhindern, hat EY technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten zu sichern und zu schützen. Alle Mitarbeiter von EY und Dritte, die von EY mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten betraut werden, verpflichten sich, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu respektieren. Zusätzliche Informationen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten können Sie unserer Protecting your data Broschüre entnehmen.

9. Ihre Betroffenenrechte (Kontrolle, Widerspruch, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit von Daten)

EY wird Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben (außer an externe Parteien gemäß Abschnitt 6), es sei denn, wir haben Ihre Erlaubnis oder sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Sie sind gesetzlich dazu befugt, Details zu den von EY über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten anzufordern.

Um zu bestätigen, ob Ihre personenbezogenen Daten in Yello verarbeitet werden, um auf Ihre personenbezogenen Daten in Yello zuzugreifen oder (falls zutreffend) Ihre Einwilligung zu widerrufen, wenden Sie sich an Ihren üblichen EY-Ansprechpartner oder senden Sie Ihre Anfrage per E-Mail an datenschutz@de.ey.com, datenschutz@at.ey.com oder datenschutz@ch.ey.com.

10. Widerspruch, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit von Daten

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen oder deren Berichtigung, Löschung, eine Einschränkung der Verarbeitung oder eine einfach zugängliche Kopie (in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format) Ihrer personenbezogenen Daten auf einem Datenträger bzw. den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten anfordern, indem Sie Kontakt mit Ihrem regulären EY-Ansprechpartner aufnehmen oder sich per E-Mail an datenschutz@de.ey.com, datenschutz@at.ey.com oder datenschutz@ch.ey.com wenden.

11. Beschwerden

Sollten Sie wegen eines mutmaßlichen Verstoßes gegen das Datenschutzgesetz oder gegen eine andere Regelung besorgt sein, wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (für Deutschland: Datenschutzbeauftragter, c/o Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Flughafenstraße 61, 70629 Stuttgart, Deutschland  // für Österreich: Datenschutzbeauftragter, Ernst & Young ServicegmbH & Co OG Steuerberatungsgesellschaft, Wagramer Straße 19, IZD-Tower, 1220 Wien, Österreich // für Schweiz: https://www.ey.com/en_ch/privacy-statement) oder senden Sie eine E-Mail an datenschutz@de.ey.com, datenschutz@at.ey.com oder datenschutz@ch.ey.com oder wenden Sie sich an Ihren lokalen Datenschutzbeauftragten bzw. ständigen Vertreter. EY wird Ihre Beschwerde prüfen und Informationen dazu bereitstellen, wie diese bearbeitet und gelöst werden sollte.

Wenn Sie mit der Lösung Ihrer Beschwerde durch EY nicht zufrieden sind, können Sie eine Beschwerde bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde einreichen. Sie können die Angelegenheit auch an ein zuständiges Gericht verweisen. 

Bestimmte EY-Mitgliedsunternehmen in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) haben einen Vertreter in der EU ernannt, der in ihrem Namen handelt, wenn und wann sie Datenverarbeitungsaktivitäten durchführen, für die die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt. Weitere Informationen und die Kontaktdaten dieser Vertreter sind hier verfügbar. 

12. Kontaktieren Sie uns

Bei weiteren Fragen oder Bedenken wenden Sie sich an Ihren lokalen Datenschutzbeauftragten bzw. ständigen Vertreter  oder senden Sie eine E-Mail an datenschutz@de.ey.com, datenschutz@at.ey.com oder datenschutz@ch.ey.com.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Von Zeit zu Zeit kann diese Datenschutzerklärung ohne vorherige Ankündigung abgeändert werden, um Änderungen unserer Verfahren zu berücksichtigen. EY wird Sie von allen wesentlichen Änderungen in Kenntnis setzen, und den letzten Aktualisierungszeitpunkt angeben.

Zustimmung

Sie erklären sich durch das Drücken von „Ich stimme zu“ ausdrücklich mit der oben dargestellten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Verarbeitungszweckes im Bewerberpool einverstanden. Sie können diese Zustimmung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.