Wie Steuerabteilungen automatisierte Entscheidungen optimieren und Datenqualität überwachen

Im unruhigen Fahrwasser der transaktionsbezogenen Steuern schafft die Echtzeitanalyse von Unternehmensdaten die nötige Sicherheit bei der Navigation.

Die Rolle des Finanzwesens als entscheidender Informationslieferant gilt in vielen Steuerabteilungen als unbestritten. Die Buchungssätze sprechen eine vertraute Sprache und bilden die Grundlage für die steuerliche Deklaration. Zudem ist der Buchungsstoff traditionell Ausgangspunkt für die Untersuchung der Geschäftsvorfälle und die Durchführung steuerlicher Kontrollen. Doch die zunehmende Digitalisierung und das Streben nach operativer Effizienz durch datenbasierte Unternehmensentscheidungen bieten der Steuerabteilung eine detailliertere Informationsgrundlage zu den verwirklichten Sachverhalten. Die technologiebasierte Echtzeitverarbeitung dieser Informationen schafft effektive Frühwarnsysteme, die bei der Geschäftsvorfallanbahnung auf Hindernisse und mögliche Kollisionen hinweisen. Zugleich führen die Softwarelösungen die für das Risiko- und Compliance-Management nötigen Logbücher samt Position, Kurs und Besatzung.

Nebulöse Sachlagen

Im Rahmen des steuerlichen Risiko- und Compliance-Managements ist die Perspektive des Finanzwesens stets rückwärtsgewandt – vom buchhalterischen Ergebnis zum vorausgegangenen Geschäftsvorfall. Regelmäßig geht diese rückblickende Betrachtungsweise mit der Herausforderung einher, dass die verwirklichten Sachverhalte aufgrund von Informationsverdichtung, zeitlichem Versatz und fehlendem Bezug zu Vorprozessen schwer zu rekonstruieren sind. Daher werden Rückschlüsse auf die Korrektheit von Buchungen und Steuerkennzeichen vielfach anhand von Annahmen getroffen, die regelmäßig aus Kontenbeschreibungen oder Buchungstexten abgeleitet werden. Bei diesen nebulösen Sachlagen kann in letzter Instanz ggf. der Versuch von klärenden Gesprächen mit den verantwortlichen Personen im Einkauf oder Verkauf dazu dienen, das Sicherheitsgefühl der Steuerfachleute zu stärken.

Optionen der Navigation

Im übertragenen Sinn gleicht die bloße Sichtung von Buchungssätzen einer Schiffsnavigation nach Augenmaß. Dieser Ansatz ist sowohl auf hoher See als auch im Steuerbereich risikobehaftet, da Gefahren nicht frühzeitig genug geortet werden können. Vor diesem Hintergrund kommen in unruhigen Fahrwassern technische Hilfsmittel zum Einsatz, um kostspielige Kollisionen zu vermeiden. Mit den Frühwarnsystemen gelingt die nötige Durchleuchtung der Umgebung im Bereich der transaktionsbezogenen Steuern in erster Linie durch die Nutzung von Unternehmensdaten aus dem Einkauf, dem Vertrieb und der Logistik. Anhand dieser Daten kann die Steuerabteilung zugrunde liegende Sachverhalte im Ganzen erfassen und bei erforderlichen Routenanpassungen rechtzeitig Kontakt mit dem Business aufnehmen.

Eingeschränkte Sicht

Die Abbildung eines Eisberges verdeutlicht den Datenunterschied anhand eines Beispiels aus dem Einkauf. Der für die Steuerabteilung sichtbare Buchungssatz „Ware an Kreditor in ES“ bildet mit dem Steuerkennzeichen „IG Erwerb in DE“ die Spitze des Eisberges. Ein Ausweichmanöver erscheint auf den ersten Blick aufgrund des vermeintlich zugrunde liegenden Geschäftsvorfalls „Wareneinkauf von Spanien nach Deutschland“ nicht nötig. Doch wie im nebligen Polarmeer Unklarheit über das tatsächliche Ausmaß und die Entfernung des Eisberges herrscht, können Zweifel bestehen, ob die Ware tatsächlich von Spanien nach Deutschland gelangt ist, der Regelsteuersatz Anwendung findet oder nicht sogar mehrere Unternehmer im Rahmen eines Dreiecks- bzw. Reihengeschäfts involviert sind.

Sachverhalt schafft Klarheit

Erfahrene Steuerfachleute versuchen sich in diesen Situationen eine klare Sicht auf den zugrunde liegenden Sachverhalt zu verschaffen. Dies tun sie vermehrt durch die Nutzung steuerrelevanter Daten, die von anderen Fachbereichen akribisch im System erfasst werden. Hierunter fallen nicht nur die in der Bestellung hinterlegten Geschäftspartner, die kontinuierlich durch das Lieferantenmanagement anhand von KPIs analysiert werden, sondern auch Transportinformationen, die durch automatisierte Datenübertragung meist in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Der so gewonnene Rundumblick offenbart das Ausmaß und die Komplexität des Geschäftsvorfalls. Aus den in der Bestellung erfassten Partnern, den elektronischen Lieferdokumenten und dem Materialmanagement wird in der Gesamtschau ersichtlich, dass die Ware im vorliegenden Beispiel im Rahmen eines Reihengeschäfts vom Warenlieferanten in Frankreich direkt zum Lagerort der deutschen Gesellschaft in Schweden transportiert wird. Weiterhin lässt sich anhand der gescannten Rechnung des spanischen Lieferanten frühzeitig feststellen, dass der Ausweis eines Dreiecksgeschäfts aufgrund der Abholung durch die deutsche Gesellschaft unzutreffend erfolgt.

Tiefgang der Betriebsprüfung

Den Blick unter die Wasseroberfläche wirft zunehmend auch die steuerliche Betriebsprüfung. Die Möglichkeit des Tiefgangs erhält sie insbesondere durch §§ 145–147 AO, die Rechtsprechung des BFH (beispielsweise die BFH-Urteile vom 16.12.2014, X R 29/13 oder vom 25.03.2015, X R 20/13) und das am 28.11.2019 aktualisierte BMF-Schreiben zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie des Datenzugriffs (GoBD). Das Zugriffsrecht der Finanzverwaltung erstreckt sich somit auch auf diejenigen Vor- und Nebensysteme, in denen die steuerlich relevanten Sachverhalte im Detail beschrieben und die der Buchführung zugrunde liegenden Ursprungsbelege erzeugt werden.

Ortung von Sachverhaltsdaten

Steuerabteilungen sind daher gut beraten, die in den Vor- und Nebensystemen aufgezeichneten Sachverhaltsinformationen zu orten und in regelmäßigen Abständen hinsichtlich Vollständigkeit und Korrektheit zu hinterfragen. Hierdurch kann im Vorfeld einer Betriebsprüfung sichergestellt werden, dass die in § 90 AO festgeschriebenen Mitwirkungspflichten bei der Ermittlung von Sachverhalten erfüllt und unvorteilhafte Feststellungen oder Schätzungen von Besteuerungsgrundlagen bis hin zu Straf- oder Bußgeldverfahren vermieden werden können. Ebenso empfiehlt sich das Vorhalten relevanter Verfahrungsdokumentationen, Verfahrensanweisungen und der jeweiligen Betriebsanleitungen zur automatisierten Steuerfindung. Letztere ist regelmäßig in Fakturierungs- und Warenwirtschaftssystemen anzutreffen.

Saubere Datenbasis

Die Sicherstellung der Vollständigkeit und Korrektheit der Sachverhaltsdaten begünstigt nicht nur die Effizienz in Betriebsprüfungen, eine saubere Datenbasis ist vielmehr auch der Ausgangspunkt für die Digitalisierung der Steuerfunktion. Denn nur anhand von sachverhaltsbeschreibenden Daten können Prozesse und steuerliche Entscheidungen automatisiert werden. Diese Lehre ziehen Steuerabteilungen in letzter Zeit vermehrt aus ERP-Transformationen wie der Umstellung auf S/4 HANA, den zunehmenden unternehmensweiten Technologieprojekten oder den Umsetzungsinitiativen zu den elektronischen Meldeverpflichtungen für transaktionale Steuern, die derzeit mit der ViDA-Initiative enormen Aufwind erfahren (VAT in the Digital Age).

Steuerliches Datenmanagement

Aufgrund der Erkenntnis, dass die Sachverhaltsbeschreibung in den Daten über steuerlich zutreffende und unzutreffende Aufzeichnungen entscheidet, gewinnt das steuerliche Datenmanagement zunehmend an Bedeutung. Ziel dabei ist es, steuerlich relevante Datengrundlagen jederzeit vollständig, korrekt und aktuell für die Nutzung durch die operativen Fachbereiche vorzuhalten, um Fehler bei der Sachverhaltserfassung im Vorfeld zu vermeiden. Die präventiven Maßnahmen werden analog zum TÜV in regelmäßigen Abständen oder direkt bei der Datenverwendung mittels technischer Testverfahren durch die Steuerabteilung oder deren Beauftragte ergriffen. Damit kann die Steuerfunktion eine nachhaltige Wirksamkeit ihrer im Rahmen des steuerlichen Compliance-Prozesses definierten Risiko- und Kontrollmechanismen herbeiführen.

Moderne Radarsysteme

Tiefgehende Analysen steuerlicher Daten und Sachverhalte lassen sich mit technologischen Ansätzen effizient im Hintergrund durchführen. Diese reichen von einfachsten Feldvalidierungen bei der Eingabe von Steuer- oder Zolltarifnummern über automatisierte Gültigkeitsabfragen von Freistellungsbescheinigungen bei der Belegerfassung über die EIBE-Schnittstelle bis hin zu ganzen Datenmanagementsystemen, mit denen sich steuerliche Entscheidungsprozesse unternehmensweit steuern lassen. Letztere sind im Gegensatz zu den Datenvalidierungsabfragen in der Lage, detaillierte Sachverhaltsanalysen unter der Berücksichtigung zahlreicher Datenquellen wie Einkauf, Vertrieb, Logistik und Finanzbuchhaltung durchzuführen und übersichtlich in einem steuerlichen Datenmanagement-Dashboard aufzubereiten. Dadurch entstehen sowohl digitale Landkarten über die Geschäftsaktivitäten des Unternehmens als auch ausgeklügelte Radarsysteme zu den jeweiligen Chancen und Risiken bei der steuerlichen Aufzeichnung von Sachverhalten.

Autopilotmodus

Die steuerliche Sachverhaltsanalyse wird durch leistungsstarke Softwarelösungen ermöglicht, die im Kern eine maschinenverständliche Übersetzung steuerlicher Rechtsvorschriften beinhalten. Die in Form von Programmcodes digitalisierten Regelwerke sind in der Lage, die Sachverhalte anhand der unternehmensinternen Datenströme in Echtzeit zu würdigen, um rechtzeitig im betroffenen Fachbereich Alarm zu schlagen. Damit stehen den Unternehmen steuerlich versierte Fahrassistenten zur Verfügung, die eine Navigation durch die Tücken und Gefahren des Steuerrechts erleichtern können. In der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt fungieren diese Lösungen gar als Autopilot, da die steuerlichen Regelwerke in cloudbasierten Softwarelösungen fortlaufend durch erfahrene Steuerfachleute gepflegt werden. Im Ergebnis können die Softwarelösungen die steuerlichen Würdigungen zu den jeweils im System aufgezeichneten Sachverhalten direkt zum Zeitpunkt der Belegerfassung übertragen. Verfahrensrechtlich ist dabei zu beachten, dass der Einsatz automatisierter Systeme die Steuerpflichtigen nicht der Verantwortung enthebt, diese Systeme zu überwachen. Insofern gilt im Steuerrecht nichts anderes als in der Seefahrt.

Steuerliche Expertensysteme

Die bei der automatisierten Beurteilung eingesetzten Programmcodes basieren analog zu den Gesetzestexten auf vordefinierten Regeln in Form von verschachtelten Wenn-dann-Anweisungen. Hierbei werden die zur steuerlichen Würdigung nötigen Aktionen an bestimmte Bedingungen eines Unternehmensdatensatzes geknüpft. Die gesetzlich vorgeschriebene Prüfreihenfolge wird somit in Codesprache übersetzt. Die im Ergebnis geschaffenen regelbasierten Systeme lassen sich analog zu den Navigationssystemen im Transportwesen auf individuelle Unternehmensspezifika konfigurieren. Möglich wird dies durch benutzerfreundliche Oberflächen, auf denen sich steuerliche Routenoptionen durch die Justierung der variablen Formelkomponenten, wie beispielsweise der Ausübung von steuerlichen Wahlrechten oder die Auslegung von unbestimmten Rechtsbegriffen, einstellen lassen.

KI-Unterstützung

Die durch Steuerfachleute geschaffenen Expertensysteme sind im Kontext der künstlichen Intelligenz (KI) klar von automatisch lernenden Algorithmen oder statistischen Modellen abzugrenzen. Letztere erweisen sich für die automatisierte Würdigung transaktionaler Steuern im Gegensatz zu den regelbasierten Ansätzen bislang als ungeeignet. Den Beweis liefert der sich gerade in vielerlei Munde befindliche Chatbot „ChatGPT“, der aus einer anfänglichen Liste von Wörtern das wahrscheinlichste nächste Wort vorhersagt. Bedingt durch unstimmige bzw. nicht vorhandene Trainingsdaten gehen diese Wahrscheinlichkeitsberechnungen im Steuerbereich derzeit mit erheblichen Fehleinschätzungen einher. Zugleich ist der steuerliche Entscheidungsprozess aufgrund mangelnder Transparenz nicht nachvollziehbar. Die technischen Einschränkungen von KI werden von haftungsrechtlichen Bedenken begleitet, etwa der Frage, wer im Falle einer Steuerverkürzung durch steuerliche Fehleinschätzungen zivilrechtlich zur Verantwortung gezogen werden kann – einerseits für die entstandenen Nachzahlungszinsen, Strafzinsen oder Geldbußen und andererseits für die drohenden Folge- und Reputationsschäden.

Trotz der genannten Einschränkungen können KI-basierte Systeme in der Steuerabteilung gegenwärtig jedoch bereits als Co-Piloten genutzt werden, um Sachverhaltsinformationen zu strukturieren und für den Steuerfindungsprozess aufzubereiten. Von großem Vorteil ist dies beispielsweise bei der steuerlichen Klassifizierung von Verträgen und Geschäftsbriefen oder den im Materialstamm beschriebenen Produkten bzw. Dienstleistungen, da die leistungsstarken Sprachmodelle große Mengen an Textdaten in erstaunlicher Geschwindigkeit verarbeiten. Insofern können auch solche Assistenten schon jetzt erhebliche Mehrwerte für die Steuerfunktion schaffen.

Digital Tax Intelligence

Ein vielfach genutztes Expertensystem zur Echtzeitanalyse von Geschäftsvorfällen ist Digital Tax Intelligence. Mit der Softwarelösung unterstützt EY das steuerliche Risikomanagement der Unternehmen mittels prozessintegrierter Steuerberatungsleistungen, die digital durch die automatisierte Verarbeitung unternehmerischer Datenströme erbracht werden. Möglich wird dies durch die steuerlichen Regelwerke im Kern der Lösung. Mit Unternehmensdatensätzen genährt sorgt dieser für eine Klassifizierung und Beurteilung steuerlicher Sachverhalte, die in einem übersichtlichen Online-Cockpit nach den Vorlieben von Steuerfachleuten visualisiert werden. Hiermit profitiert die Steuerabteilung sowohl von tiefen Einblicken in die Geschäftsvorfälle als auch von rechtlich nachvollziehbaren Aufzeichnungen des steuerlichen Entscheidungsprozesses. Weitere Mehrwerte schafft die Lösung durch automatisierte Datenvalidierungen. Hierzu zählen der Abgleich mit diversen internen Referenzdaten und die Gültigkeitsprüfung von Stammdaten durch die Nutzung der Online-Schnittstellen des Bundeszentralamtes für Steuern und der Europäischen Kommission. Damit vereint die Lösung die essenziellen Bestandteile des steuerlichen Datenmanagements durch die Vernetzung der Steuerfunktion mit den operativen Geschäftsbereichen und den Behörden.

Autor: Paul Thürmann