Warum es höchste Zeit für ein datenbasiertes Steuermanagement wird

Nur wenn Daten als Asset verstanden und eingesetzt werden, kann die Steuerfunktion Effektivität und Effizienz sicherstellen.

Die OECD hat bereits 2020 Leitlinien zur Digitalisierung von Finanzbehörden veröffentlicht. Auch die neue Bundesregierung will die „Digitalisierung und Entbürokratisierung der Finanzverwaltung“ voranbringen. An der grundlegenden Aufgabe der Steuerabteilung - Deklaration sowie Risiko- und Compliance-Management – ändert das nichts. Doch mit dem technologischen Fortschritt lässt sich die Steuerfunktion proaktiver und produktiver gestalten.

Ressourcen

Organisation, Personal, Prozesse, Systeme und Daten – das sind die erforderlichen Ressourcen, um die Aufgaben der Steuerfunktion effektiv und effizient erfüllen zu können: 

Das Fundament des digitalen Steuermanagements bilden Daten und Datenbanken. Aus ihnen entsteht die steuerliche Deklaration als „Produkt“ der Steuerabteilung, die entlang der unternehmerischen Prozesse verarbeitet werden und damit die „steuerliche Supply Chain“ bilden. Die Fachkräfte gestalten und verantworten die Prozesse, die in dem von Organisation geschaffenen Rahmen zur Erfüllung der steuerlichen Aufgaben laufen. Dabei kann auf externe Kapazitäten durch Co-Sourcing zurückgegriffen werden, z.B. Software-as-a-Service, Managed Services und Personalgestellung. Der Ressourceneinsatz der Steuerfunktion zielt auf unternehmerische Werttreiber ab: Risiken minimieren, Effizienzen heben und Liquidität optimieren.

Tax Operating Model

Die Ansprüche an die operative Ebene der unternehmerischen Steuerfunktion lassen sich im Tax Operating Model wie folgt adressieren:

• Organisation mit klaren Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zwischen Funktionsbereichen mit Fokus auf steuerliche Compliance
• Personal mit Fokus auf Prozesssteuerung, Datenmanagement und Wertgenerierung
• Standardisierte und automatisierte Prozesse, die steuerkonform ausgerichtet sind
• Systeme, die zur steuerlich zutreffenden Aufzeichnung befähigt sind und jede Einzeltransaktion steuerkonform verarbeiten
• Daten im Zentrum des operativen Steuermanagements als Basis für die steuerliche Deklaration

Wesentlich für eine effiziente Steuerfunktion ist dabei, kurz gesagt, die steuerlich relevanten Datenflüsse im Unternehmen überwachen und wirksam beeinflussen zu können. Für nach Steuergesetzen aufzeichnungspflichtige Daten gilt das allemal. Um Effizienz durch hohe Automatisierung und geringe Fehlerbehebungszeiten erreichen zu können, ist es zudem erforderlich, auch nicht explizit gesetzlich aufzeichnungspflichtige Daten in den Zugriff und damit Wirkungskreis der Steuerabteilung zu bekommen. Nur dann können steuerliche Entscheidungen kontrolliert getroffen werden und sind erst dann für alle Geschäftsvorfälle ohne manuellen Mehraufwand nachweisbar und abrufbar. Die gegenwärtigen Entwicklungen der zunehmenden Digitalisierung der Steuerdeklaration (z.B. die Einführung der elektronischen Rechnung) macht die Datenfokussierung des Steuermanagements umso notwendiger.

Datenqualität, Fachkräftemangel und geschultes Personal

Je höher die Datenqualität und -verfügbarkeit, desto geringer der erforderliche manuelle Aufwand. Analoge, nicht verbundene Prozesse sind aufgrund Zeitversatz, zeitraubender Recherchenotwendigkeit, ggf. subjektiver Einschätzungen und Fehleranfälligkeit sowohl im Hinblick auf Compliance als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht grundsätzlich ineffizient und ineffektiv. Ziel der Steuerfunktion muss daher sein, die Datenressourcen auszubauen, indem immer bessere Daten zur automatisierten und standardisierten Ermittlung steuerlicher Konsequenzen bereitstehen. Fachkräftemangel sowie hohe Mitarbeiterfluktuation bringen eine an manueller Prozessunterstützung orientierte Steuerabteilung schnell an ihre Grenzen.