Betriebliche Weihnachtsfeier: Was Arbeitgeber beachten müssen

Die Planung der Weihnachtsfeier ist in vielen Unternehmen ein Highlight des Jahres. Doch neben der Organisation von Speisen, Getränken und Unterhaltung gibt es auch steuerliche, sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Aspekte, die beachtet werden müssen. Zudem haben im Jahr 2024 sowohl der Bundesfinanzhof als auch das Bundessozialgericht wegweisende Urteile gefällt. In diesem Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Regelungen rund um die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Weihnachtsfeiern und geben Tipps zu deren Umsetzung. Außerdem erfahren Sie, welche arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen Arbeitgeber beachten müssen.

Die Weihnachtsfeier als steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung

Weihnachtsfeiern des Arbeitgebers werden steuerlich regelmäßig als Betriebsveranstaltung (Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) einzuordnen sein. Die Aufwendungen für die Veranstaltung (einschließlich Umsatzsteuer) sind daher bei den teilnehmenden Beschäftigten grundsätzlich als Arbeitslohn zu behandeln.

Freibetrag

Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer, wobei nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr insoweit begünstigt sind. Für Arbeitnehmer, die in einem Jahr an mehr als zwei Veranstaltungen teilnehmen, kann gewählt werden, für welche beiden der Freibetrag berücksichtigt werden soll. Zudem wird der Freibetrag nur dann gewährt, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. 

Maßgebliche Kosten

Maßgeblich sind nicht nur die Kosten, die sich direkt den einzelnen Arbeitnehmern zuordnen lassen (z. B. Preis des Menüs für den Arbeitnehmer und ggf. seine Begleitpersonen), sondern auch Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Raummiete, musikalische Unterhaltung …). Die Finanzverwaltung berücksichtigt dagegen bei der Ermittlung der Höhe der Zuwendung nicht die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers (z. B. anteilige Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder Kosten für Energie‑ und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumen des Arbeitgebers).

Aufwendungen, die auf die Begleitperson(en) des Arbeitnehmers entfallen, sind dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson(en) kann somit kein eigener Freibetrag berücksichtigt werden. Dies ist vom Arbeitgeber bei der lohnsteuerlichen Auswertung entsprechend zu berücksichtigen.

Pauschale Versteuerung

Aufwendungen für eine Weihnachtsfeier, die als Betriebsveranstaltung qualifiziert, können pauschal mit 25 Prozent (zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) lohnversteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG):

• der Teil der Aufwendungen, der den Freibetrag von 110 Euro übersteigt
• wenn Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr teilgenommen haben und der Freibetrag bereits für zwei andere Veranstaltungen in Anspruch genommen wurde, die Aufwendungen für die dritte und alle weiteren Veranstaltungen
• Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen, die nicht allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen (und für die daher der Freibetrag nicht in Betracht kommt)

Grundsätzlich ist der geldwerte Vorteil aus der Weihnachtsfeier von der Sozialversicherung befreit, wenn er pauschal versteuert wird. Allerdings ist es hierfür erforderlich, dass der Arbeitgeber die pauschale Versteuerung mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum vornimmt. Eine erst nach dem 28.02. des Folgejahres vorgenommene pauschale Besteuerung erfüllt diese Voraussetzung nicht (Urteil des Bundessozialgerichts vom 23.04.2024, B 12 BA 3/22 R).

Zeitnahe Pauschalierung der Lohnsteuer entscheidend | EY - Deutschland

Weihnachtsgeschenke

Eine Umfrage in Deutschland zu den beliebtesten Bräuchen in der Weihnachtszeit im Jahr 2022 ergab, dass für rund 61 Prozent der Befragten Geschenke zur Weihnachtszeit dazugehören (Quelle: Statista).

Verteilt der Arbeitgeber im Rahmen (oder zumindest anlässlich) der Weihnachtsfeier Geschenke, fallen auch diese grundsätzlich unter die Regelung für Betriebsveranstaltungen, sofern der Wert 60 Euro je Arbeitnehmer nicht übersteigt. Bei Geschenken oberhalb des Betrags von 60 Euro ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie „anlässlich“ oder „nur bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden. Dabei ist das Merkmal „anlässlich“ erfüllt, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen der Betriebsveranstaltung und dem Geschenk besteht. Dies ist – unabhängig vom Wert des Geschenks – z. B. bei Verlosungsgewinnen anlässlich einer Tombola auf der Weihnachtsfeier der Fall.

Weihnachtsfeier und Umsatzsteuer

Auch für die Umsatzsteuer ist die Grenze von 110 Euro je Teilnehmer maßgeblich. Übersteigen die dem einzelnen Arbeitnehmer zuzuordnenden Kosten (einschließlich Umsatzsteuer) für die Feier diesen Betrag, geht der Vorsteuerabzug für die auf diesen Arbeitnehmer entfallenden Kosten verloren.

Wenn der Freibetrag teilweise überschritten wird und teilweise nicht (etwa weil manche Beschäftigte mit Begleitung teilnehmen und andere ohne), wird eine entsprechende Aufteilung notwendig.

Unfallversicherungsschutz nur während einer offiziellen Feier

Die eingeladenen Beschäftigten sind unfallversichert, wenn die Unternehmensleitung die Weihnachtsfeier zumindest billigt und fördert. Dies gilt auch, wenn kleinere Untergliederungen des Betriebs eine Weihnachtsfeier veranstalten. Es ist nicht notwendig, dass die Betriebsleitung persönlich an der Feier teilnimmt (BSG, Urteil vom 05.07.2016, B 2 U 19/14 R). Es genügt, wenn die Veranstaltung allen Mitarbeitenden des betreffenden Teams offensteht und die Teamleitung teilnimmt.