Hoe universiteiten procesautomatisering met behulp van robots inzetten

Procesautomatisering met behulp van robots wordt in het hoger onderwijs steeds vaker toegepast om modernere en geavanceerde administratieprocessen te ontwikkelen.

Procesautomatisering met behulp van robots (RPA) functioneert als een virtuele werknemer. Grote hoeveelheden taken en processen worden op een betrouwbare manier en zonder toezicht uitgevoerd, met een efficiëntie en kwaliteit die niet te evenaren zijn door oplossingen die van menselijke handelingen uitgaan. Doorgaans kan zo'n 60% van de procesactiviteiten van een organisatie worden verwerkt door RPA. Hierbij kunt u denken aan:

• Processen met een hoog volume
• Repetitieve taken
• Digitale processen
• Taken met meerdere stappen
• Taken waarbij mensen gebruik moeten maken van verschillende digitale interfaces (zoals ERP-software en e-mail)
• Processen waarbij automatisering veel meerwaarde te bieden heeft (zoals verbeterde dienstverlening, nauwkeurigheid en efficiëntie)

Activiteiten op universiteiten moderniseren met RPA

De concurrentie binnen het hoger onderwijs in de VS neemt steeds meer toe doordat er zich minder studenten inschrijven, door demografische veranderingen in de doelgroep en door de druk om te innoveren. Hierdoor stijgen de kosten sneller dan de opbrengsten voor zowel openbare als privé-instellingen voor hoger onderwijs. Tegelijkertijd verwachten studenten en ouders steeds meer kwaliteit van de dienstverlening. Door de kostendruk en de hogere verwachtingen zijn instellingen voor hoger onderwijs op zoek naar technologische oplossingen om kosten te besparen, efficiënter te werken en de dienstverlening te verbeteren. Zoals in veel andere sectoren wordt RPA steeds vaker gebruikt in het hoger onderwijs.

Universiteiten zetten RPA in voor tal van verschillende interne processen, waardoor ze moderne, geavanceerde administratieprocessen kunnen ontwikkelen zonder een volledig nieuw systeem te moeten implementeren. Hierdoor besparen ze kosten en beperken ze disruptieve veranderingen in de dagelijkse gang van zaken.

De voordelen van RPA

• Betere ervaring voor studenten en personeel
• Minder fouten
• Minder arbeidsuren
• Kostenbesparingen
• Arbeidsverbetering voor faculteit en personeel
• Geen implementatiekosten voor bedrijfssoftware

RPA op de campus: automatisering in de volledige waardeketen voor studenten

Binnen het hoger onderwijs werd RPA in eerste instantie gebruikt om functionaliteit van de backoffice te beheren, net zoals in andere sectoren. Tegenwoordig wordt RPA echter steeds vaker toegepast op processen die de student zelf betreffen. Instellingen die resultaat wisten te boeken met RPA voor een of twee processen in één bepaalde backofficefunctie, hebben ook andere functionele gebieden gevonden waarin ze de technologie kunnen toepassen. Universiteiten zetten RPA steeds vaker in voor verschillende functies, zoals het plannen van roosters, waardoor de gebruikerservaring voor studenten verbetert, er minder menselijke fouten worden gemaakt en de afdelingen voor studentenregistratie en -advies tijd kunnen besparen.

Casestudy: RPA bij een toonaangevende Australische universiteit

Onze EY-collega's in Australië hebben een toonaangevende Australische universiteit geholpen RPA te implementeren om de dienstverlening in de organisatie te verbeteren. Het doel: het universiteitsbestuur wilde de ervaring voor studenten verbeteren en tegelijkertijd de efficiëntie verhogen. Als onderdeel van het project stelde het universiteitsbestuur een innovatie-eenheid samen binnen de afdeling Financiën. Daarnaast werkte het EY-team samen met de afdelingen Campusinfrastructuur, Financiën, Human Resources, Onderzoek en Studentenadministratie om mogelijkheden voor automatisering te identificeren en implementeren. Dat bood het universiteitspersoneel meer tijd voor activiteiten die waarde toevoegen, om zowel de dienstverlening als de klanttevredenheid te verbeteren.

Het gezamenlijke team van de universiteit en EY identificeerde meer dan 100 mogelijkheden voor automatisering en werkte samen met afdelingshoofden van de organisatie om de meest veelbelovende projecten prioriteit te geven. Zie het vak hieronder. Binnen zes maanden wist het team 33 automatiseringsprojecten te ontwikkelen en implementeren, van backofficefuncties tot processen die volledig op de studenten zelf zijn gericht. De universiteit zet nu machine learning in om de RPA-automatiseringen te schalen en verbeteren.

De implementatie van RPA heeft de universiteit enorme voordelen opgeleverd. Doordat het uploaden van documenten van studenten nu automatisch verloopt, is de verwerkingstijd anderhalf keer korter, komen er geen handmatige processen meer bij kijken en is het aantal contactmomenten in het proces teruggebracht van 40 naar 1. Daardoor bespaart de universiteit 1330 uur aan handmatig werk per jaar en, nog belangrijker, worden diensten sneller en met minder fouten geleverd.

Casestudy: een groot, openbaar systeem voor hoger onderwijs en zorg in de VS

Een grote, vooruitstrevende Amerikaans staatsorganisatie met meer dan tien instellingen was benieuwd naar wat RPA voor de organisatie zou kunnen betekenen. Ons EY-team werd ingeschakeld om een set testscenario's met RPA te ontwikkelen die voordelen konden opleveren voor het hele systeem. Eerst werd er een lijst met testscenario's opgesteld die vooral waren gericht op processen in de backoffice. De organisatie vond drie van deze scenario's veelbelovend.

• Afstemming van kapitaalbeheer: de grootste zorginstelling automatiseerde de afstemming van het kapitaalbeheer, waardoor het maandelijks aantal uren aan handmatig werk werd teruggebracht van 100 naar 2.
• Afstemming van de HR-afdeling: dezelfde instelling verdeelde het automatiseren van de afstemming van de HR-afdeling over twee HR-systemen, waardoor het maandelijks aantal uren aan handmatig werk werd teruggebracht van 25 naar 5.
• Afstemming van afdelingen – controle en validatie: een zorginstelling automatiseerde de afstemming van de inkomsten, payrolling, budgetten en logboeken van afdelingen, waardoor het maandelijks aantal uren aan handmatig werk werd teruggebracht van 960 naar 309. Een deel van dit proces kon ook worden toegepast in een andere instelling, waardoor nog eens 100 uur aan maandelijks handmatig werk kon worden bespaard.

Beproefde werkwijzen voor instellingen die RPA willen implementeren

Een groeiend aantal nationale en internationale instellingen overweegt RPA in te zetten om de kwaliteit van de dienstverlening en de efficiëntie te verbeteren. Deze instellingen trekken lering uit eerdere implementaties, waardoor ze nieuwe RPA-automatiseringen effectiever kunnen doorvoeren. Er zijn enkele lessen te leren uit de eerste implementaties van RPA in het hoger onderwijs.

• Werk met verschillende afdelingen samen en zorg voor steun van het bestuur. Een HO-instelling kan RPA optimaal benutten door een team met leden uit verschillende afdelingen samen te stellen. Hierdoor kan de instelling projecten identificeren waarbij RPA de meeste voordelen biedt. Bovendien vergemakkelijkt dit de ingebruikname. Het is belangrijk dat dit afdelingsoverstijgende project wordt ondersteund door het bestuur. Een duidelijke visie van het bestuur is vereist om de implementatie soepel te laten verlopen en te zorgen dat de vrijgemaakte capaciteit wordt gebruikt om de waardepropositie van de HO-instelling voor alle onderdelen uit te bouwen.
• Het is van essentieel belang om al vroeg resultaat te boeken. Wanneer HO-instellingen besluiten welke RPA-projecten ze als eerste gaan aanpakken, kunnen ze het beste kiezen voor eenvoudige projecten die veel waarde opleveren en snel kunnen worden geïmplementeerd. Hierdoor zien werknemers direct resultaat en ontdekken ze het potentieel van RPA. De eerste paar testprojecten zijn essentieel en geven teams de mogelijkheid om verder te brainstormen over hoe RPA hen kan helpen bij hun werk.
• Vraag na of er nog verbeteringen nodig zijn voordat er wordt geautomatiseerd. Het is de moeite waard om uit te zoeken of er processen moeten worden verbeterd voordat RPA wordt geïmplementeerd. Maar het is ook belangrijk dat procesverbeteringen snel worden doorgevoerd. RPA kan een prima katalysator zijn om processen te verbeteren, maar als u elk proces wilt perfectioneren voordat u RPA gaat implementeren, kunnen projecten vertraging oplopen en levert RPA minder voordelen op.