Zeven elementen voor de beheersing van subsidieprojecten in het onderwijs

Aan de hand van 7 elementen kunnen universiteiten, hogescholen en kennisinstellingen subsidieprojecten goed beheersen.

Universiteiten, steeds meer hogescholen en vele kennisinstellingen zetten zich in om belangrijke meerjarige subsidies binnen te halen. Denk aan Horizon2020-, Interreg-, NWO-, ZonMw-, EZK/RVO- of OCW-subsidies. Grote trajecten, die vaak jaren duren en veel inspanning van de organisatie vragen. Toch is het binnenhalen nog maar het begin.

De binnengehaalde subsidie behouden is een volgende uitdaging. Dit draait naast een inhoudelijk goede uitvoering ook in belangrijke mate om de administratieve registratie en een adequate verantwoording. Voor subsidieprojecten gelden veelal een specifieke set aan voorwaarden, die bij niet naleven kunnen resulteren in het niet volledig realiseren van de beschikbare subsidie. Bijvoorbeeld doordat urenstaten niet (tijdig) zijn geautoriseerd of dat verantwoorde kosten onvoldoende voorwaarde-technisch (denk aan aanbesteding of kostprijzen) zijn onderbouwd. Een eenduidige opvolging van de administratie voorwaarden is daarom veelal een complexe aangelegenheid die, merk ik in de praktijk, niet altijd even soepel verloopt. Dit omdat de subsidievoorwaarden veelal net scherper zijn geformuleerd, dan in de basisinrichting van procedures.

Vaak constateert de accountant in de loop van of aan het eind van een project op dat de projectadministratie niet op orde is. Dan dringt bij de betrokkenen het besef door dat de subsidiekraan weleens dichtgedraaid kan worden en proberen medewerkers razendsnel, met terugwerkende kracht, orde op zaken te stellen. Dit kost in verhouding (onnodig) veel tijd, met als risico dat de subsidie aan het eind van de projectperiode lager wordt vastgesteld en de organisatie daardoor wordt geconfronteerd met een (onvoorzien) verlies.

Kunnen universiteiten en hogescholen (of kennisinstellingen in algemene zin) beter ‘in control’ komen? Jazeker. Een belangrijke randvoorwaarde is dat alle betrokkenen hetzelfde doel nastreven, zowel op organisatie- als projectniveau. Die basis moet er in het begin zijn én breed gedragen worden. Wat mij opvalt, is dat organisaties hier steeds meer aandacht voor krijgen en dit als een belangrijk proces ervaren. Immers de afhankelijkheid van subsidies als financieringsbron groeit. Maar aandacht op zich is niet altijd voldoende. Projectbeheer blijft een flinke uitdaging: gegevens worden niet altijd eenduidig en tijdig geregistreerd, waardoor de juiste informatie of (digitale) controleslagen net ontbreken.