3 minuten leestijd 10 jan. 2019
Digital natives

Zeven elementen voor de beheersing van subsidieprojecten in het onderwijs

Door EY Nederland

Multidisciplinaire organisatie voor zakelijke diensten

3 minuten leestijd 10 jan. 2019
Related topics Financiën Onderwijs

Aan de hand van 7 elementen kunnen universiteiten, hogescholen en kennisinstellingen subsidieprojecten goed beheersen.

Universiteiten, steeds meer hogescholen en vele kennisinstellingen zetten zich in om belangrijke meerjarige subsidies binnen te halen. Denk aan Horizon2020-, Interreg-, NWO-, ZonMw-, EZK/RVO- of OCW-subsidies. Grote trajecten, die vaak jaren duren en veel inspanning van de organisatie vragen. Toch is het binnenhalen nog maar het begin.

De binnengehaalde subsidie behouden is een volgende uitdaging. Dit draait naast een inhoudelijk goede uitvoering ook in belangrijke mate om de administratieve registratie en een adequate verantwoording. Voor subsidieprojecten gelden veelal een specifieke set aan voorwaarden, die bij niet naleven kunnen resulteren in het niet volledig realiseren van de beschikbare subsidie. Bijvoorbeeld doordat urenstaten niet (tijdig) zijn geautoriseerd of dat verantwoorde kosten onvoldoende voorwaarde-technisch (denk aan aanbesteding of kostprijzen) zijn onderbouwd. Een eenduidige opvolging van de administratie voorwaarden is daarom veelal een complexe aangelegenheid die, merk ik in de praktijk, niet altijd even soepel verloopt. Dit omdat de subsidievoorwaarden veelal net scherper zijn geformuleerd, dan in de basisinrichting van procedures.

Vaak constateert de accountant in de loop van of aan het eind van een project op dat de projectadministratie niet op orde is. Dan dringt bij de betrokkenen het besef door dat de subsidiekraan weleens dichtgedraaid kan worden en proberen medewerkers razendsnel, met terugwerkende kracht, orde op zaken te stellen. Dit kost in verhouding (onnodig) veel tijd, met als risico dat de subsidie aan het eind van de projectperiode lager wordt vastgesteld en de organisatie daardoor wordt geconfronteerd met een (onvoorzien) verlies.

Kunnen universiteiten en hogescholen (of kennisinstellingen in algemene zin) beter ‘in control’ komen? Jazeker. Een belangrijke randvoorwaarde is dat alle betrokkenen hetzelfde doel nastreven, zowel op organisatie- als projectniveau. Die basis moet er in het begin zijn én breed gedragen worden. Wat mij opvalt, is dat organisaties hier steeds meer aandacht voor krijgen en dit als een belangrijk proces ervaren. Immers de afhankelijkheid van subsidies als financieringsbron groeit. Maar aandacht op zich is niet altijd voldoende. Projectbeheer blijft een flinke uitdaging: gegevens worden niet altijd eenduidig en tijdig geregistreerd, waardoor de juiste informatie of (digitale) controleslagen net ontbreken.

Een belangrijke randvoorwaarde is dat alle betrokkenen hetzelfde doel nastreven, zowel op organisatie- als projectniveau. Die basis moet er in het begin zijn én breed gedragen worden.

De volgende 7 elementen helpen je subsidieprojecten – in ieder geval financieel – goed beheersen

  1. Cultuur & gedrag. Draagt je organisatie het belang van subsidiebeheer (ook de onderliggende compliance) top-down uit? En wordt dit ook opgevolgd?
  2. Project governance. Zijn de projectrollen en verantwoordelijkheden in het begin van het project voldoende duidelijk belegd? En kent elke bij het project betrokken collega zijn verantwoordelijkheid, zowel in de centrale als decentrale organisaties?
  3. Planning- & control-cyclus. Monitor je de voortgang van het project in tijd, scope en geld tijdens de hele looptijd van het project? En gebeurt dit op een uniforme manier?
  4. Risicomanagement. Is vooraf eenduidig helder welke risico’s (inclusief specifieke subsidievoorwaarden) er zijn en welke impact deze hebben? En hoe volg je die (herleidbaar) op?
  5. AO-beschrijvingen. Heb je een eenduidige AO-beschrijving, aansluitend op de risico’s en rollen? Hoe ‘landen’ de uitkomsten van de verschillende procedures in het projectdossier? En hoe waarborg je ze digitaal, zodat ze altijd te raadplegen zijn?
  6. IT-ondersteuning. Ondersteunen IT-applicaties in de realisatie van het project? En zo ja, hoe? Denk aan urenregistratie & autorisatie, monitoring van de projectkosten, et cetera.
  7. Interne controle. Is er een interne controlefunctie die vaststelt dat collega’s afspraken ook echt nakomen? En worden deze (organisatiebreed) gedocumenteerd en gerapporteerd?

Deze zeven elementen hangen nauw met elkaar samen. Als er één wijzigt, heeft dit impact op de rest. Dan moet je bijsturen of extra werkzaamheden beleggen: in de structuur of in het project. Dit kan op organisatie-, maar ook op (individueel) projectniveau. Een kanttekening: als de risico’s op organisatieniveau niet afdoende zijn afgedicht, moet op projectniveau een extra slag worden gemaakt om de ontstane omissie af te dichten. Het grote voordeel van het vooraf eenduidig beoordelen van je eigen projectbeheersing, is dat eindsprintjes niet meer nodig zijn, maar dat je in een gezamenlijk proces aan de gewenste financiële afrekening werkt.

Samenvatting

7 onderling samenhangende elementen helpen universiteiten, hogescholen en kennisinstellingen subsidieprojecten – in ieder geval financieel – goed beheersen.

Over dit artikel

Door EY Nederland

Multidisciplinaire organisatie voor zakelijke diensten

Related topics Financiën Onderwijs