Wie Unternehmen sich auf die Betriebsprüfung der DRV vorbereiten können

Abb.: Beträchtliche Nachforderungen
Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung, Angaben des Bundes in Millionen Euro

Beherrschbare Risiken

Geprüft wird bei allen Arbeitgebern, ob ihre Meldungen und Beiträge korrekt sind – vom Start-up bis zum Konzern. Wer in den klassischen Prüfungsfeldern, von pauschal versteuerten Zuwendungen, über Phantomlohn bis hin zu Freelancer-Verträgen, saubere Prozesse etabliert, muss die Prüfung nicht fürchten. Die gute Nachricht lautet: Viele Risiken lassen sich durch standardisierte Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und eine frühzeitige Abstimmung zwischen HR, Payroll und Tax beherrschen.

Klassiker im Fokus der Prüfer

Die DRV nutzt oft dieselben Datenquellen wie das Finanzamt – Entgeltabrechnung, Reisekosten, Zeitkonten –, aber aus einem anderen Blickwinkel. Denn steuerfrei ist nicht automatisch beitragsfrei. Zu den neuralgischen Punkten zählen die folgenden:

• Statusfragen und Scheinselbstständigkeit: Ob freie Mitarbeitende, Beratende, Gesellschafter-Geschäftsführende – überall dort, wo Weisungsgebundenheit und Eingliederung in den Betrieb vermutet werden, prüft die DRV die Versicherungspflicht
• Minijobs und Werkstudierende: Zusammenrechnung, Werkstudentenprivileg oder Praktikantenstatus sind oft mit einer hohen Fehlerquote behaftet
• Geschenke und Incentives: Nach § 37b EStG pauschal versteuerte Zuwendungen (Gutscheine, Reisen etc.) gelten regelmäßig als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
• Pauschalversteuerte Bezüge: Nach § § 40 ff. EStG sind solche Leistungen nur dann beitragsfrei, wenn sie spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres pauschaliert werden. Spätere Nachversteuerungen führen zu Nachforderungen
• Künstlersozialabgabe: Unternehmen, die künstlerische oder publizistische Leistungen beauftragen, sind nach KSVG abgabepflichtig. Häufig wird übersehen, dass auch Agentur- oder Freelanceraufträge abgabepflichtig sein können
• Phantomlohn: Arbeitsrechtlich geschuldete, aber nicht ausgezahlte Vergütungen gelten sozialversicherungsrechtlich als beitragspflichtig – unabhängig von der tatsächlichen Zahlung
• Auslandseinsätze und Entsendungen: Bei A1-Bescheinigungen, Remote Work oder Hybridmodellen führen Fehler in der Zuordnung der Versicherungspflicht häufig zu Nachforderungen
• Umlagen U1/U2 (AAG): Auch die Umlagen für die Lohnfortzahlung und Mutterschutz bei der gesetzlichen Unfallversicherung sind Prüfungsstandard

Die DRV kann zur Klärung von Sachverhalten übrigens Arbeitnehmende befragen – ein oft überraschendes, aber zulässiges Mittel. Insbesondere erzählen Beschäftigte oder Freelancer oft mehr, als dokumentiert ist.

Was viele unterschätzen

Der Lohnsteuerprüfungsbericht des Finanzamtes dient der DRV gern als Risikokatalog, den ihre Prüfenden abarbeiten. Darin finden sich häufig unter anderem Betriebsveranstaltungen. Übersteigen die Kosten den 110-Euro-Freibetrag pro Person, führt dies bei einer Lohnsteuerprüfung oft zu einer pauschalen Versteuerung des Mehrbetrags. Sozialversicherungsrechtlich gilt dieser Betrag jedoch als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, wenn die Pauschalierung erst im Rahmen der Lohnsteuerprüfung nachgeholt wird. In der Praxis müssen daher Unternehmen jeden Lohnsteuerprüfungsbericht zeitnah auf sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen auswerten. Was steuerpflichtig ist, ist meist auch beitragspflichtig. Die DRV ist aber nicht an steuerliche Wertungen gebunden. Sie beurteilt die Beitragspflicht eigenständig. Die steuerliche Einschätzung hat nur Indizwirkung, keinen Automatismus.

Verjährung: Warum die DRV länger zurückgehen darf

Nach § 25 SGB IV verjähren Beitragsansprüche grundsätzlich nach vier Jahren, bei vorsätzlicher oder bedingt vorsätzlicher Vorenthaltung jedoch erst nach 30 Jahren. Bedingter Vorsatz liegt beispielsweise vor, wenn der Arbeitgeber eine Beitragspflicht für möglich hält, die Nichtabführung aber hinnimmt. Auch wer Lohnsteuerprüfungsberichte nicht auswertet, dem unterstellt die DRV bedingten Vorsatz – mit der Folge, dass Nachforderungen bis zu 30 Jahre rückwirkend möglich sind.