Wie Unternehmen die neuen Anforderungen an die Transaktionsmatrix effizient mit Low-Code-Lösungen erfüllen können

Konzerne müssen bei Verrechnungspreisen neue Pflichten erfüllen. Dafür gibt es Low-Code-Lösungen.

Überblick

• Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen bei der Erstellung der Transaktionsmatrix, da sie nun zusätzliche Unterlagen bei der Finanzverwaltung einreichen müssen.
• Die Automatisierung der Prozesse durch Low-Code-Lösungen kann helfen, die Anforderungen effizient zu erfüllen und den Zeitaufwand zu reduzieren.
• Trotz der gesetzlichen Vorgaben bleibt unklar, ob die geforderten Informationen in der Transaktionsmatrix tatsächlich notwendig sind, was zu einem erhöhten Aufwand für die Unternehmen führt.

Haben Sie bereits einen standardisierten Prozess etabliert, um die Transaktionsmatrix zu erstellen? Falls Sie zu den Nachzüglern gehören, sind Sie in guter Gesellschaft. Bei einer EY-Umfrage unter den Lesern des eNewsletter Tax und der ITTS News antworteten 41 Prozent von über 120 Teilnehmern mit Nein, 24 Prozent sind beim Implementieren und 34 Prozent sind bereit. Seit Anfang dieses Jahres gibt es neue Regeln für Transferpreise. Neben der verkürzten Frist von 30 Tagen für die Einreichung der Verrechnungspreisdokumentation müssen Steuerpflichtige nun auch folgende Unterlagen bei der Finanzverwaltung vorlegen: 

1. Übersicht über die Geschäftsvorfälle (Transaktionsmatrix)
2. Stammdokumentation (Master File) 
3. Dokumentation außergewöhnlicher Geschäftsvorfälle, sofern einschlägig 

Die Neuregelung in § 90 Abs. 4 AO gilt für alle offenen Wirtschaftsjahre, sofern vor dem 1. Januar 2025 keine Prüfungsanordnung ergangen ist.

Übersicht

Der Inhalt der Transaktionsmatrix beschränkt sich im Gesetz auf eine Übersicht. Weitere Details sollen in der Gewinnabgrenzungsaufzeichnungs-Verordnung (GAufzV) spezifiziert werden, die noch aussteht. Nach der Beschlussempfehlung sollen Unternehmen die folgenden Informationen in der Transaktionsmatrix zur Verfügung stellen:

• Gegenstand und Art der Geschäftsvorfälle
• die an den Geschäftsvorfällen Beteiligten unter Angabe von Leistungsempfänger und Leistungserbringer
• Volumen der Geschäftsvorfälle
• angewandte Verrechnungspreismethode
• betroffene Steuerhoheitsgebiete
• Angabe, ob Geschäftsvorfälle nicht der Regelbesteuerung im betreffenden Steuerhoheitsgebiet unterliegen

Unternehmen sollten eine Vorratsdokumentation aus Transaktionsmatrix und Master File vorbereiten. Die zunehmenden Anforderungen der Finanzverwaltung belasten die verfügbaren Kapazitäten bei den Steuerpflichtigen weiter. Oft sind Daten in klassischen ERP- oder BW-Systemen (Business Warehouse) nicht in der erforderlichen Form verfügbar, was manuelle Anpassungen notwendig macht. Diese sind jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig. Für die Automatisierung bestehender Prozesse eignen sich Low-Code-Lösungen wie die Microsoft Power Platform (einschließlich Power BI, Power Automate …). Im Folgenden wird exemplarisch die automatisierte Erstellung einer Transaktionsmatrix mithilfe einer Low-Code-Lösung dargestellt.

Schritt 1: Identifikation der relevanten Datenpunkte

Informationen zu Transaktionen können aus bestehenden ERP-/BW-Lösungen extrahiert werden. Einzelne Geschäftsvorfälle zwischen verbundenen Gesellschaften lassen sich anhand von Buchungen identifizieren. Im Gegensatz zur bisherigen Transaktionsmatrix im Local File umfasst die Beschlussempfehlung zusätzliche Datenpunkte (z. B. konzerninterne Verträge, Verrechnungspreismethode), die durch eine regelbasierte Verknüpfung existierender Daten identifiziert werden müssen. Konzerninterne Verträge und Angaben zur Verrechnungspreismethode sind in der Regel nicht Bestandteil der ERP-Buchungen, qualitative Informationen zur Regelbesteuerung fehlen vollständig.

Schritt 2: Konzeptionierung eines Datenmodells

Die zuvor identifizierten Datenpunkte und deren Quellen sind in einem Datenmodell konzeptionell zusammenzuführen. Dieses Modell bildet die Grundlage für die technische Umsetzung in der Low-Code-Lösung. Die Erstellung der Transaktionsmatrix basiert auf der Annahme, dass bestimmte Buchungsmerkmale Rückschlüsse auf den Transaktionstyp zulassen. Regelbasierte Prüfroutinen ermöglichen die Identifikation eines Transaktionstyps, beispielsweise anhand der beteiligten Gesellschaften. Erfahrungsgemäß sind weiterführende konzeptionelle Überlegungen notwendig, um Transaktionstypen zu identifizieren, wenn die erforderlichen Buchungsmerkmale nur eingeschränkt oder gar nicht verfügbar sind.

Schritt 3: Umsetzung eines Workflows

Bei der technischen Umsetzung in einer Low-Code-Lösung werden die erforderlichen Daten über Schnittstellen aus einem ERP-/BW-System importiert oder aus einem Speicherort abgerufen. Die importierten Rohdaten werden anschließend tabellarisch aufbereitet, strukturiert und um zusätzliche Datenpunkte (z. B. Wirtschaftsjahr) ergänzt. Identische Transaktionszeilen können zu Transaktionsgruppen zusammengefasst werden. Zusätzlich können Anpassungen wie Wechselkursumrechnungen vorgenommen werden. Es kann notwendig sein, Hilfsspalten einzufügen, um eine differenzierte Betrachtung der Transaktionstypen innerhalb einer Gruppe zu gewährleisten. Bei konzerninternen Dienstleistungen kann die Verrechnung je nach Art der Leistungserbringung variieren. Durch den Einsatz von Lookup-Tabellen können nicht zuordenbare Transaktionstypen identifiziert und mithilfe regelbasierter Prüfroutinen oder manueller Anpassungen ergänzt werden. Das Ergebnis dieses Workflows ist die automatisierte Erstellung der Transaktionsmatrix im gewünschten Zielformat.

Schritt 4: Ergänzende Daten und Überprüfung

Die Prozessautomatisierung kann nicht eine abschließende Validierung der Transaktionsmatrix ersetzen. Jedoch reduziert sie den Zeitaufwand bei der Erstellung und ermöglicht, weitere typischerweise nicht automatisierbare Datenpunkte (z. B. Regelbesteuerung) manuell zu ergänzen.