Avis de confidentialité - Yello

Mai 2021

1. Introduction

Le présent avis sur la protection de la vie privée a pour objet de décrire les pratiques d'EY concernant Yello (l'" Outil ") en ce qui concerne la protection de la vie privée de toutes les personnes dont les données personnelles sont traitées et stockées dans l'Outil. Le présent avis de confidentialité doit être lu conjointement avec la déclaration de confidentialité de ey.com, et en cas de conflit avec la déclaration de confidentialité de ey.com, les termes du présent avis de confidentialité prévaudront. Veuillez lire attentivement cet avis de confidentialité.

2. Qui gère l’Outil ?

«EY» désigne une ou plusieurs entreprises membres d'Ernst & Young Global Limited (« EYG »), chacune d'entre elles étant une entité juridique distincte et capable de déterminer les fins et les moyens de traitement des données en son nom propre (c'est-à-dire agir en capacité de contrôleur de données ou capacité similaire). L’entité qui agit en qualité de responsable du traitement des données (ou en capacité similaire) en mettant à disposition cet Outil sur lequel vos données à caractère personnel seront traitées et conservées est EY Global Services Limited qui utilise sous licence l'Outil de RECSOLU, Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603. Les données à caractère personnel contenues dans l'Outil sont partagées par EY Global Services Limited avec une ou plusieurs sociétés membres d'EYG (voir la section 6 ci-dessous « Qui peut accéder à vos données à caractère personnel »).

L'outil est hébergé sur des serveurs Amazon Web Services en Irlande et à Francfort.

3. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ?

L'outil est un système basé sur le cloud qui permettra aux équipes de talents d'EY d'apporter un meilleur soutien aux entreprises et de soutenir les efforts de recrutement sur les campus d'EY. L'outil a deux fonctionnalités : (i) agir en tant qu'outil de recrutement pour la soumission de demandes d'emploi ; et (ii) agir en tant que réserve de candidats pour les rôles d'emploi.

Si vous êtes un candidat ou un postulant, vos données personnelles qui sont traitées dans l'outil sont utilisées comme suit :

  • Création de compte ;
  • Connexion à Yello ;
  • Envoi d'invitations pour les événements du campus et gestion de ces derniers ;
  • Soumission des demandes d'emploi ;
  • Réalisation d'entretiens numériques ;
  • Évaluation des demandes d'emploi ;
  • Gérer le suivi et la communication avec les candidats (par exemple, les courriels de marketing à l'intention des candidats qui ont choisi de faire partie de la réserve de talents) ;
  • Sélection des candidats retenus pour l'embauche ;
  • Planifier les entretiens ; et
  • Fournir des mises à jour après les entretiens.

Pour les données non sensibles, le traitement de vos données personnelles est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, sauf si ces intérêts sont supplantés par les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent la protection des données personnelles. Le ou les intérêts légitimes spécifiques sont :

  • la gestion des ressources humaines, y compris les évaluations du rendement et le recrutement ; et
  • Succès des pratiques de recrutement d'EY, y compris le sourcing, le recrutement, la sélection et l'embauche.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur le ou les intérêts légitimes susmentionnés.

Nous traiterons vos données personnelles sensibles sur la base de votre consentement. La communication de vos données personnelles à EY est facultative. Toutefois, si vous ne fournissez pas tout ou partie de vos données personnelles, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'atteindre les objectifs du traitement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Si vous êtes un utilisateur EY de l'outil, vos données personnelles qui sont traitées dans l'outil sont utilisées comme suit :

  • Création de compte ;
  • Connexion à Yello ;
  • Création de demandes d'emploi et d'événements ;
  • Envoi d'invitations pour les événements du campus et gestion de ces derniers ;
  • Réalisation d'entretiens numériques ;
  • Évaluation des demandes d'emploi ;
  • la gestion du suivi et de la communication avec les candidats ; et
  • Sélection des candidats retenus pour l'embauche ;
  • Planifier les entretiens ;
  • Fournir des mises à jour après les entretiens ; et
  • Identifier les enquêteurs.

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, sauf si ces intérêts sont supplantés par les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent la protection des données personnelles. Le ou les intérêts légitimes spécifiques sont :

  • la gestion des ressources humaines, y compris les évaluations du rendement et le recrutement ; et
  • Succès des pratiques de recrutement d'EY, y compris le sourcing, le recrutement, la sélection et l'embauche.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur le ou les intérêts légitimes susmentionnés.

Si vous êtes un représentant du campus, vos données personnelles qui sont traitées dans l'outil sont utilisées comme suit :

  • Création de compte ;
  • Se connecter à l'outil ;
  • l'envoi d'invitations à des événements sur le campus et la gestion de ces événements ; et
  • peuvent être traitées lors de la sélection des candidats retenus pour l'embauche.

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, sauf si ces intérêts sont supplantés par les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent la protection des données personnelles. Le ou les intérêts légitimes spécifiques sont :

  • la gestion des ressources humaines, y compris les évaluations du rendement et le recrutement ; et
  • Succès des pratiques de recrutement d'EY, y compris le sourcing, le recrutement, la sélection et l'embauche.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur le ou les intérêts légitimes susmentionnés.

4. Quel type de données personnelles est traité dans l'outil ?

Si vous êtes un candidat ou un postulant, l'Outil traite ces catégories de données personnelles :

  • Informations sur le profil du candidat (nom, coordonnées, informations sur la formation, CV, langues parlées, préférences géographiques, lieu, emploi demandé/emploi proposé, informations sur la diversité, photo) ;
  • Informations sur les candidats pour une demande d'emploi spécifique, informations sur les entretiens (y compris par le biais d'entretiens vidéo/enregistrés), informations sur les évaluations, informations relatives aux exigences réglementaires ou opérationnelles spécifiques à un pays ;
  • Données personnelles sensibles (origine raciale et ethnique, données relatives à la santé, orientation sexuelle, identifiants gouvernementaux tels que les numéros de passeport, les détails des visas et les numéros d'identification nationaux) ; et
  • Les données relatives aux condamnations pénales seront collectées mais uniquement sous la forme d'un "oui" ou d'un "non". Aucune autre information sur les condamnations pénales ne sera traitée.

Ces données proviennent de :

  • Partenaires, employés ou contractants d'EY (à titre de référence) ;
  • SuccessFactors/Employee Central ;
  • SF Recruiting ;
  • les candidats/candidats eux-mêmes ; et
  • Les données d'évaluation seront alimentées par d'autres outils d'EY tels que CappFinity, Saville, Pymetrics et HireVue.

Si vous êtes un utilisateur EY de l'outil, l'outil traite ces catégories de données personnelles :

  • Données de contact de l'utilisateur (nom, courriel, numéro de téléphone, adresse)
  • Données organisationnelles (lieu, entité juridique EY, département)
  • Détails sur la signature unique

Ces données proviennent de :

  • les partenaires, employés ou contractants d'EY et vous-même ;
  • SuccessFactors/Employee Central ; et
  • SF Recruiting.

Si vous êtes un représentant du campus, l'Outil traite ces catégories de données personnelles :

  • Nom, adresse électronique, titre, numéro de téléphone, département du collège/de l'université.

Ces données proviennent de :

  • vous-même ; et
  • Les sites web des collèges/universités ou le collège/université lui-même.

5. Données personnelles sensibles

Les données personnelles sensibles révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données génétiques, vos données biométriques, vos données concernant la santé ou vos données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle.

Si vous êtes un candidat ou un postulant, les données personnelles sensibles suivantes sont collectées et traitées dans l'outil :

Yello traite les données personnelles sensibles suivantes, conformément aux réglementations locales :

  • l'origine raciale et ethnique ;
  • les données relatives à la santé ;
  • l'orientation sexuelle ;
  • les identifiants gouvernementaux tels que les numéros de passeport, les détails des visas et les numéros d'identification nationaux ; et
  • les données relatives aux condamnations pénales (veuillez noter que seul un "oui" ou un "non" est enregistré via l'outil en ce qui concerne les condamnations pénales - aucune autre information ou détail de ces condamnations n'est enregistré).

Si vous êtes un utilisateur de l'outil ou un représentant du campus d'EY, EY ne collecte pas intentionnellement de données personnelles sensibles auprès de vous via l'outil. L'intention de l'outil n'est pas de traiter de telles informations.

6. Qui peut accéder à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont accessibles dans l'outil par les personnes/équipes suivantes :

                                                                                             
Groupe d'utilisateurs Emplacement Objectif Accès Montant
Employés, partenaires et contractants d'EY Global Référer d'autres personnes pour des emplois et servir d'approbateurs ad hoc.
  • Aura un accès en écriture avec la possibilité de créer une demande d'emploi à approuver.
  • aura la possibilité d'ajouter des références par écrit.
  • aura la possibilité d'approuver les demandes qui lui sont envoyées.
  • n'aura accès aux données personnelles que lorsqu'il deviendra un responsable du recrutement d'EY.
  • aura un accès en lecture/écriture aux données personnelles d'autres utilisateurs de l'AE (par exemple, pour assigner des enquêteurs).
  • aura un accès en lecture seule aux données personnelles des représentants du campus.
 
Environ 2.000 de ces utilisateurs (au total) pourraient avoir accès aux données personnelles, mais cela dépendra des variations régionales, des types d'activités d'embauche et des changements saisonniers. Seuls les utilisateurs autorisés ayant une raison professionnelle valable auront accès aux données personnelles dans Yello.

Responsables de l'embauche chez EY

Global

La (les) personne(s) de l'entreprise qui gérera(ont) en définitive ce rôle et prendra(ont) la décision d'embauche.

  • aura un accès en lecture seule aux données personnelles des candidats/candidats, ainsi qu'un accès à la consultation des demandes d'emploi et à l'approbation des offres pour les demandes d'emploi pour lesquelles il est inscrit comme responsable du recrutement.
  • aura un accès en lecture/écriture aux données personnelles d'autres utilisateurs de l'AE (par exemple, pour assigner des enquêteurs).
  • aura un accès en lecture seule aux données personnelles des représentants du campus.
 

100 000 de ces utilisateurs (au total) mais pas plus de 4 auront accès aux données personnelles pour une demande d'emploi donnée.

Recruteurs

Global

Les personnes responsables de la gestion de l'ensemble du processus d'approvisionnement, de recrutement, de sélection et d'embauche.

  • aura un accès en lecture seule aux demandes d'emploi, aux données personnelles des candidats/candidats et aux informations relatives aux offres d'emploi pour lesquelles il recrute.
  • Dans le cadre du processus de sélection, les recruteurs ont la possibilité de rédiger des notes relatives à la performance d'un candidat/candidat.
  • aura un accès en lecture/écriture aux données personnelles d'autres utilisateurs de l'AE (par exemple, pour assigner des enquêteurs).
  • aura un accès en lecture seule aux données personnelles des représentants du campus.
 

1800 de ces utilisateurs (au total), mais pas plus de 10 auront accès aux données personnelles pour une demande d'emploi donnée.

Recrutement de talents Services partagés et coordonnateurs du recrutement

Global (spécifique à TSS : Canada, Pologne, Inde, Philippines, Afrique du Sud, BeNe, Chine, Royaume-Uni)

Pour soutenir le processus de recrutement, les rôles de Talent Transactional (TT) et/ou d'Admin Hub sont attribués.

  • aura un accès en lecture seule aux demandes d'emploi, aux données personnelles des candidats/candidats et aux informations sur les offres d'emploi qu'il soutient.
  • aura un accès en lecture seule aux données personnelles des autres utilisateurs de l'Année européenne (par exemple, pour désigner les enquêteurs).
  • aura un accès en lecture seule aux données personnelles des représentants du campus.
 

1350 de ces utilisateurs (au total). Chaque région compte un nombre variable de services partagés et de coordinateurs de recrutement, mais toutes ces personnes n'auront accès qu'aux données personnelles de la région qu'elles soutiennent. Des politiques internes sont en place pour limiter l'accès aux données personnelles par ce groupe d'utilisateurs.

Sourcing Super User

Global

Fournir un soutien en matière de sourcing/recrutement (ex. identification de candidats potentiels/applicants pour divers rôles, soutien aux entretiens)

  • aura un accès en lecture et en écriture aux demandes d'emploi, aux données personnelles des candidats et aux informations sur les offres pour les demandes d'emploi qu'il soutient.
  • aura un accès en lecture/écriture aux données personnelles des autres utilisateurs de EY.
  • Aura un accès en lecture/écriture aux données personnelles des représentants du campus.
 

150 (qui représente un nombre limité d'utilisateurs à travers 150 pays)

Support du système mondial

Canada, Inde, Nouvelle-Zélande, États-Unis, Pologne

Accordé à un nombre limité de personnes chez EY pour superviser et gérer l'outil au niveau mondial, y compris la supervision des activités de soutien et de diffusion de SF Recruiting.

  • Disposera d'un accès administratif complet aux données personnelles, aux données du système et aux fonctionnalités nécessaires au soutien du système.
 

9

Reporting mondial

États-Unis, Inde, Pologne

Fournit un soutien en matière de rapports à l'échelle mondiale. Pour créer et gérer des rapports sur toutes les données.

  • Aura un accès en lecture seule aux données personnelles anonymes requises pour la création de rapports au niveau mondial. A la permission de créer et d'exécuter des rapports.
 

8

Candidats/candidates

Global

Permettre aux personnes de manifester leur intérêt pour EY et de postuler pour tout emploi ouvert.

  • N'aura accès qu'à ses propres données personnelles pour créer, modifier et supprimer des données sur son profil de candidat. Ils auront accès à toutes les offres d'emploi publiées par EY.
  • aura un accès en lecture seule aux données personnelles des utilisateurs de l'AE (par exemple, les noms de leurs enquêteurs).
 

Inconnu

Personnel de soutien de Yello

US

Fournir un soutien aux systèmes des fournisseurs, selon les besoins.

  • Aura un accès administratif aux données personnelles, aux données du système et aux fonctionnalités nécessaires au soutien du système.
 

3 à 5

Tata Consulting Services (TCS)

Mexique et Inde

Fournir un support système

  • A accès en lecture/écriture/modification/suppression à toutes les données personnelles de l'outil. A accès à une série de fonctionnalités dans le centre d'administration.
 

~30

 

Les droits d'accès détaillés ci-dessus impliquent le transfert de données à caractère personnel dans diverses juridictions (y compris des juridictions situées en dehors de l'Union européenne) dans lesquelles EY opère (la liste des bureaux d'EY est disponible sur www.ey.com/ourlocations). Une vue d'ensemble des entités du réseau EY fournissant des services à des clients externes est accessible à l'adresse ici (voir la section 1 (À propos d'EY) - " Afficher une liste des sociétés membres et affiliées d'EY "). EY traitera vos données personnelles dans l'Outil conformément à la loi et aux réglementations professionnelles applicables dans votre juridiction. Les transferts de données personnelles au sein du réseau EY sont régis par les Règles d'entreprise contraignantes d'EY .

Nous transférons ou divulguons les données personnelles que nous collectons à des prestataires de services tiers (ainsi qu’à leurs filiales et sociétés affiliées) que nous sollicitons afin d’assurer nos procédures internes annexes. Par exemple, nous sollicitons des prestataires de services pour fournir, exploiter et prendre en charge notre infrastructure informatique (comme des services de gestion de l’identité, d’hébergement, d’analyse des données, de sauvegarde, de sécurité et de stockage cloud), ainsi que pour le stockage et l’élimination en toute sécurité de nos dossiers papier. Notre politique consiste à utiliser exclusivement des prestataires de services tiers tenus de garantir une protection, une sécurité et une confidentialité appropriées des données, et respectant toutes les exigences juridiques applicables en matière de transfert de données à caractère personnel en dehors de la juridiction dans laquelle elles ont été initialement collectées.

Dans la mesure où les données personnelles ont été rendues anonymes de telle manière que vous ou votre appareil n'êtes plus raisonnablement identifiables, ces informations seront traitées comme des données non personnelles et les termes du présent avis de confidentialité ne s'appliqueront pas.

Pour les données collectées dans l'Espace économique européen (EEE) ou qui concernent des personnes se trouvant dans l'EEE, EY exige un mécanisme de transfert approprié si nécessaire pour se conformer à la loi applicable. Le transfert des données personnelles de l'outil à RECSOLU, Inc. et DBA Yello, et de l'outil à TCS, est régi par un accord entre EY et le prestataire de services qui comprend des clauses standard de protection des données adoptées par la Commission européenne.

7. Conservation des données

Notre politique consiste à ne conserver les données personnelles qu'aussi longtemps qu'elles sont nécessaires aux fins décrites dans la section "Pourquoi avons-nous besoin de vos données personnelles". Les périodes de conservation varient selon les juridictions et sont fixées conformément aux exigences réglementaires et professionnelles locales en matière de conservation.

Afin de répondre à nos exigences professionnelles et légales, d'établir, d'exercer ou de défendre nos droits légaux et à des fins d'archivage et d'historique, nous devons conserver les informations pendant des périodes significatives.

Les politiques et/ou procédures de conservation des données personnelles dans l'outil sont les suivantes :

8. Sécurité

EY protège la confidentialité et la sécurité des informations qu'elle obtient dans le cadre de ses activités. L'accès à ces informations est limité, et des politiques et procédures sont en place pour protéger les informations contre la perte, l'utilisation abusive et la divulgation inappropriée. Des informations supplémentaires concernant notre approche de la protection des données et de la sécurité des informations sont disponibles dans notre brochure Protecting your data (pdf) .

9. Contrôle de vos données personnelles

EY ne transférera pas vos données personnelles à des tiers (autres que les parties externes mentionnées à la section 6 ci-dessus), sauf si nous avons votre permission ou si la loi nous y oblige.

Vous avez légalement le droit de demander des détails sur les données personnelles d'EY vous concernant.

Pour confirmer si vos données personnelles sont traitées dans l'outil ou pour accéder à vos données personnelles dans l'outil ou (le cas échéant) pour retirer votre consentement, contactez votre représentant EY habituel ou envoyez votre demande par courriel à l'équipe de protection des données .

10. Objection, rectification, effacement, limitation du traitement ou portabilité des données

Vous pouvez confirmer que vos données personnelles sont exactes et actuelles. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles ou demander la rectification, l'effacement, la restriction du traitement ou une copie facilement portable de vos données personnelles en contactant votre représentant EY habituel ou en envoyant un e-mail à l'équipe de protection des données .

11. Plaintes

Si vous êtes préoccupé par une violation présumée de la loi sur la protection de la vie privée ou de toute autre réglementation, contactez le Global Privacy Leader d'EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, Royaume-Uni ou par courriel à l'adresse data protection team ou par l'intermédiaire de votre représentant EY habituel. Un responsable de la protection de la vie privée d'EY examinera votre plainte et vous fournira des informations sur la manière dont elle sera traitée et résolue.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont EY a résolu votre plainte, vous avez le droit de vous plaindre auprès de l'autorité de protection des données de votre pays. Vous pouvez également porter l'affaire devant un tribunal compétent.

Certaines sociétés membres d’EY basées en dehors de l’Union européenne (UE) ont désigné un représentant au sein de l’UE qui agit en leur nom dans le cadre d’activités de traitement de données soumises au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE. De plus amples informations ainsi que les coordonnées de ces représentants sont disponibles ici.

12. Nous contacter

Si vous avez d'autres questions ou préoccupations, contactez votre représentant EY habituel ou envoyez un courriel à à l'équipe chargée de la protection des données.