Como a cidade de Antuérpia está transformando seus sistemas financeiros

No final de dezembro de 2023, o então prefeito da cidade de Antuérpia, Bart De Wever, e o vereador de finanças Koen Kennis reuniram a imprensa no Schoon Verdiep - um renomado andar da prefeitura de Antuérpia - para anunciar uma conquista histórica: a dívida histórica da cidade havia sido paga. "E queremos que continue assim," disse Kennis. Para proteger o futuro financeiro da cidade, os governadores estão tomando medidas para modernizar o back office, concentrando-se em segurança, padronização, simplificação e um toque de inovação. 

O anúncio marcou o primeiro marco significativo em uma jornada que começou em 2022, quando a cidade de Antuérpia percebeu que precisava enfrentar desafios relacionados a gastos com projetos, orçamento e gerenciamento de dados. O back office financeiro da prefeitura estava sendo executado em um sistema de software SAP ERP Central Component (ECC) com 13 anos de idade. O sistema antigo não era uma limitação em si, mas a mudança para um novo sistema deu à organização a oportunidade de reavaliar e otimizar os fluxos de trabalho internos, aumentar a colaboração entre os departamentos e melhorar a integração dos dados financeiros entre os sistemas. Para seguir em frente, a cidade pediu à EY Consulting BV que analisasse como as tarefas financeiras estavam sendo tratadas e recomendasse maneiras práticas de melhorá-las.

Um ataque cibernético que teve como alvo os serviços municipais da Antuérpia no final de 2022 serviu de alerta, apoiando o compromisso da cidade de reformular seus sistemas financeiros. "A segurança vem em primeiro lugar," explica Pieter Dielis, diretor financeiro da Antwerp. O ataque ressaltou a necessidade de transformação.

A cidade precisava de sistemas e infraestrutura modernos (rede, segurança, processos de segurança, ...) para proteger suas finanças e garantir seu futuro. Começando pela fonte.

Um estudo de análise, conduzido por Davy Van Ingelgem, sócio da EY Consulting BV, identificou um desafio central: embora as operações básicas estivessem em vigor, a simplificação dos fluxos de trabalho e a melhoria da coleta de dados ofereciam oportunidades significativas para fortalecer a administração financeira da cidade. "Inicialmente, fomos contratados para elaborar um documento de visão para melhorar os relatórios internos do projeto", diz Van Ingelgem. "Ficou claro que, além de renovar o sistema, também precisávamos simplificar e alinhar melhor os processos financeiros, levando em conta os requisitos específicos e os fluxos de trabalho de cada entidade distinta."

Os governadores da cidade concluíram que a implementação do SAP S/4HANA® Cloud Private Edition, com foco na padronização e simplificação de processos, era o melhor caminho a seguir. A mudança para a licença SAP S/4HANA® Cloud Private Edition com a organização EY como integradora de negócios marcou um passo importante para preparar a plataforma financeira da cidade para o futuro e fortalecer suas medidas de segurança. 

Uma vez em andamento, o projeto de transformação foi dividido em três fases: 

• Mobilidade da cidade, prefeitura / serviços sociais e rede de educação pública  
• Polícia, corpo de bombeiros e instituições culturais (janeiro de 2026)
• Projetos e manutenção de imóveis, provedor interno de TIC (1º trimestre de 2027) 

Ao simplificar os processos, melhorar a segurança e alinhar os sistemas com a estrutura exclusiva da cidade, os profissionais da EY estão ajudando a cidade de Antuérpia a transformar seu back office financeiro. Essa transformação não é apenas uma atualização técnica. A recente implementação fornece uma base técnica segura para os futuros sistemas e processos da Antuérpia. Embora as bases tenham sido estabelecidas, é necessário um maior desenvolvimento para atingir todos os objetivos.

À medida que a Antuérpia atualiza seus sistemas financeiros, a cidade reconhece que mudanças significativas não acontecem da noite para o dia. O ajuste às novas ferramentas e processos trouxe progresso e desafios; por exemplo, as equipes ainda estão se adaptando às novas rotinas de relatórios e aprendendo a melhor forma de usar a plataforma atualizada. Embora os benefícios da tecnologia mais recente estejam se tornando mais claros, há um reconhecimento honesto de que fazer tudo certo exigirá tempo e trabalho em equipe contínuo. Nesse estágio, os esforços estão concentrados em aprender, fazer melhorias constantes e estabelecer uma base prática para o crescimento futuro. 

Com a adoção do SAP S/4HANA®, a Antuérpia posicionou seus sistemas de governança e relatórios financeiros para maior flexibilidade e aprimoramento futuro. Embora alguns processos permaneçam em transição, essas mudanças fundamentais indicam um compromisso com o fortalecimento da gestão financeira e estabelecem as bases para a modernização contínua e funções de valor agregado ao longo do tempo.

Seguindo os procedimentos governamentais, a EY foi selecionada como parceira externa para essa transformação significativa. "A EY tem anos de experiência em grandes projetos, tanto no setor privado quanto em entidades governamentais," explica Kennis. "Além disso, eles são neutros, ajudando-nos a refinar processos que se tornaram complexos com o tempo." 

A análise abrangente do processo e da carga de trabalho identificou áreas de melhoria. A análise revelou que uma quantidade significativa de tempo dos funcionários dos serviços financeiros era gasta em tarefas demoradas, como entrada manual de dados e correções de pedidos de compra. Isso evidenciou uma oportunidade significativa para os líderes da cidade de Antuérpia reverterem essa tendência, devolvendo um tempo valioso aos funcionários para que se concentrem mais em atividades estratégicas que, em última análise, melhorariam os serviços da cidade e aprimorariam a qualidade de vida geral dos cidadãos.

O processo de compra foi "de longe o mais demorado"," explica Van Ingelgem. Enquanto isso, os funcionários estavam dedicando relativamente pouco tempo ao gerenciamento de dados mestres, o que levava a "consequências negativas para outros processos", como o processamento de faturas. O novo sistema SAP foi criado para enfrentar esses desafios de frente. Além disso, o programa de harmonização de contas da equipe da EY melhorou a reconciliação de dados, aprimorando a qualidade e a precisão dos dados financeiros e fornecendo melhores percepções para a tomada de decisões financeiras. O núcleo dessa transformação é estabelecer a linha de base para a inovação futura, criando uma plataforma mais segura e interconectada e simplificando os processos por meio da centralização.

Com processos aprimorados e funcionários informados por dados, a cidade está garantindo uma governança sustentável e econômica.

Com a introdução de uma abordagem mais simplificada e padronizada e a implementação de um sistema simplificado e padronizado no departamento financeiro da Antuérpia, a cidade está fazendo progressos concretos no sentido de melhorar as operações financeiras diárias. Essas mudanças visam simplificar processos, reduzir cargas de trabalho manuais e estabelecer uma base prática para melhorias contínuas em eficiência, precisão e tomada de decisões financeiras no departamento financeiro da Antuérpia.

A migração para o SAP S/4HANA® marca um passo estratégico, oferecendo uma plataforma centralizada que aumenta a integridade dos dados, fortalece a segurança e melhora a colaboração entre departamentos. Essa fase de transição oferece uma oportunidade de refinar os processos internos e se preparar para futuros aprimoramentos, como a análise preditiva, que ainda não está disponível, mas continua fazendo parte da visão de longo prazo.

Uma mentalidade realista é essencial durante grandes mudanças e transformações técnicas. É importante reconhecer que os usuários finais geralmente experimentam um aumento temporário nas responsabilidades e na carga de trabalho como parte da jornada. Esse é um fenômeno comum: quando novos sistemas e processos são introduzidos, as organizações normalmente observam um pico inicial de esforços manuais enquanto as equipes se ajustam e a tecnologia ainda está sendo ajustada. Entretanto, com paciência e perseverança, essa fase de adaptação se torna um trampolim. Isso permite que a nova maneira de trabalhar seja realmente adotada, possibilitando que as equipes obtenham benefícios de longo prazo, aumentem a eficiência e obtenham o valor total que a transformação foi projetada para oferecer.

A maior clareza e acessibilidade dos dados financeiros também fortalecem a colaboração entre as entidades, garantindo o alinhamento com os objetivos mais amplos de governança e política da Antuérpia.

A integração também melhorou a conformidade, apresentando medidas de segurança aprimoradas que permitiram a adesão aos requisitos regulamentares e a redução do risco de violações de dados. A migração para o S/4HANA estabelece uma plataforma mais segura e interconectada, que cria uma base sólida para inovações futuras e permite que a equipe financeira mude gradualmente o foco para atividades de maior valor agregado, como planejamento e análise financeira. 

"Como um governo municipal, você é o responsável pelos fundos e pelo patrimônio dos cidadãos", explica Kennis. "Buscamos uma governança sustentável e sólida, levando em conta a eficiência de custos. É por isso que sempre buscamos mais eficiência."

Embora a transição para novos sistemas tenha trazido desafios práticos e um período de ajuste à superfície para as equipes, essas experiências são uma parte importante da estratégia mais ampla da cidade de Antuérpia. A expansão contínua para incluir outras entidades municipais e o departamento de TI até janeiro de 2026 foi projetada não apenas para unificar processos e fortalecer a colaboração, mas também para garantir que os benefícios e aprendizados da implementação inicial proporcionem melhorias em toda a organização. Essa expansão estratégica dará suporte a uma administração municipal mais integrada e ágil, mais bem equipada para se adaptar, inovar e agregar valor nos próximos anos.

Olhando para o futuro, a pesquisa potencial futura pode explorar oportunidades adicionais para alavancar tecnologias avançadas, como inteligência artificial (IA) e o mecanismo de IA do BTP da SAP, com o objetivo de apoiar ainda mais os processos de tomada de decisão e a prestação de serviços à medida que a cidade continua em seu caminho de inovação.

"Em última análise, nosso foco é agregar valor aos cidadãos da cidade de Antuérpia," diz Van Ingelgem. "Essa transformação tem a ver com a construção de uma administração municipal mais ágil, segura e preparada para o futuro."