Como uma empresa líder global no setor de alimentos e produtos para animais de estimação transformou a integração de novos funcionários

Na última década, poucas empresas passaram por uma transformação tão profunda quanto a Mars Inc., cuja receita anual ultrapassa US$ 65 bilhões, com uma força de trabalho global de mais de 170.000 pessoas e operações em mais de 80 países. Entre as marcas icônicas dessa empresa líder global no setor de alimentos e produtos para animais de estimação estão a Kellogg’s, a Pringles e a Wrigley’s Juicy Fruit. Após uma série de acordos estratégicos, a empresa cresceu substancialmente e agora é conhecida tanto por fusões e aquisições [M&A] quanto por M&M’s^®.

O notável crescimento e sucesso da Mars trouxeram, inevitavelmente, uma maior complexidade operacional. Em resposta a isso, os líderes de recursos humanos da Mars reconheceram que seus processos de integração precisavam ser repensados para apoiar a expansão contínua da empresa.

“A maioria das organizações lida com a integração de novos funcionários de maneira equivocada, e a razão para isso é que as consideram uma atividade transacional de apenas um dia”, afirmou Jeremy Andrulis, diretor de Talento Global da Mars. “Sabíamos que era hora de transformar nossa estratégia de integração.” Desde o primeiro dia, queríamos que cada novo Colaborador se sentisse valorizado, apoiado e empoderado — pois são eles que moldarão o futuro da nossa organização. “Na Mars, acreditamos que investir em nosso pessoal desde o início é a forma de construirmos uma cultura de propósito, crescimento e impacto duradouro.”

A integração de novos funcionários é um desafio comum: apenas 12% dos funcionários dos EUA afirmam que sua empresa realiza um bom trabalho nesse processo, de acordo com uma pesquisa da Gallup. No entanto, a Gallup também afirma que 70% m dos funcionários que tiveram experiências excepcionais de integração afirmam ter “o melhor emprego possível” e têm 2,6 vezes mais chances de estarem extremamente satisfeitos com seu ambiente de trabalho.¹

“No primeiro dia na Mars, os novos contratados costumavam se deparar com um processo que parecia fragmentado e desorientador”, disse Andrulis. “Eles se depararam com uma pilha de formulários, terminologia desconhecida e pouquíssima personalização específica para suas funções, além de oportunidades limitadas de interagir com seus novos colegas de equipe.”

Primeiramente, a equipe de transformação avaliou as experiências únicas que precisavam ser transmitidas aos novos Colaboradores durante a orientação — examinando minuciosamente cada função e local de trabalho — e, em seguida, determinou como a tecnologia poderia proporcionar essas experiências de maneira personalizada. A equipe escolheu a ServiceNow como a plataforma tecnológica que serviria de base para o programa de integração que iriam implementar.

A transformação orientada pela experiência envolve dividir a força de trabalho de uma organização em perfis distintos — tais como funcionários híbridos, operários de fábrica, técnicos e profissionais de escritório — para compreender melhor e atender às suas necessidades específicas.

“Queríamos entender como as pessoas interagem e vivenciam seus ambientes de trabalho — seja no escritório, em uma clínica, no chão de fábrica ou no supermercado onde vendem seus produtos”, afirmou Joe Wright, gerente sênior da EY Studio+, da Ernst & Young LLP, que visitou uma unidade no Texas com a equipe de transformação para compreender como os trabalhadores passavam seus dias no chão de fábrica. “Mergulhamos nas experiências cotidianas dos Colaboradores da Mars, dedicando um tempo considerável ao diálogo com os Colaboradores e seus gerentes. “Com base nas informações que coletamos, desenvolvemos pacotes de integração personalizados, concebidos para dotar os Colaboradores do conhecimento e das ferramentas necessárias para terem sucesso em suas funções e representarem a marca de forma eficaz, promovendo, em última instância, maior satisfação no trabalho e melhor desempenho.”

Para esclarecer melhor o “porquê” — o objetivo central e o fator motivador — no âmbito da solução de integração, os profissionais da Mars e da EY realizaram uma pesquisa aprofundada sobre “corações e mentes” para identificar os momentos mais importantes para os novos associados e seus gerentes durante o processo de integração. Essas percepções ajudaram a definir uma visão clara para a experiência de integração e orientaram o desenvolvimento da tecnologia e o projeto da plataforma, incluindo a sequência das atividades.

Outro aspecto único da nova experiência de integração da Mars é o programa de mentores, que designa um colega para cada novo funcionário logo no início do processo, a fim de estabelecer uma relação segura e de confiança enquanto eles percorrem a jornada de integração. Este programa de mentores contribui para criar um sentimento de pertencimento e um maior envolvimento entre os novos Colaboradores desde o momento em que ingressam na organização. Manter a interação humana no centro da experiência, ao mesmo tempo em que a integra à tecnologia da qual os ambientes de trabalho modernos dependem, foi um dos fatores-chave para o sucesso.

“O programa de integração tem como foco promover conexões significativas”, afirmou Kelly Bartkiewicz, diretora de Programas Globais de Talentos da Mars. “Ao emparelhar novos colaboradores com membros experientes da equipe por meio do nosso programa de mentores, garantimos que eles tenham um rosto conhecido desde o primeiro dia.” Essas relações iniciais ajudam os novos contratados a se sentirem imediatamente acolhidos e parte integrante da empresa, o que tem desempenhado um papel fundamental no aumento do sucesso de nossas iniciativas de integração, na melhoria da retenção e na formação de uma força de trabalho comprometida e engajada.”

Em diversos indicadores, a transformação do processo de integração da Mars gerou resultados expressivos já no primeiro ano: a Aliança EY-Qualtrics foi utilizada para coletar feedback dos Colaboradores da Mars, revelando que nove em cada dez Colaboradores afirmaram ter se sentido bem-vindos, com altos índices de satisfação, e também sentiram que seus gerentes os apoiavam. O feedback em tempo real permitiu que a Mars ajustasse partes de seu programa imediatamente, aprimorando ainda mais a experiência de integração para atender às necessidades e preferências dos Colaboradores. A rotatividade no primeiro ano foi significativamente reduzida. Outros indicadores relativos aos novos Colaboradores incluem:

• 94% recomendariam a organização como um excelente local para trabalhar.
• 93% consideraram que as informações enviadas antes da data de início facilitaram seu primeiro dia de trabalho.
• 93% consideraram que as atividades de integração os ajudaram a compreender a cultura.

“Estabelecemos um plano de ação de cinco anos com as expectativas e os aspectos que queríamos acompanhar”, disse Andrulis. “A transformação do processo de integração da Mars com a EY dos EUA está superando todas as nossas expectativas, e esperamos que os índices de satisfação dos associados continuem a aumentar.”

Com seu novo modelo de integração, a Mars estabeleceu uma base sólida para futuras mudanças organizacionais, especialmente em um momento em que cultura, talento e tecnologia estão convergindo de maneiras transformadoras. Os líderes com visão de futuro da Mars compreendem que os Colaboradores satisfeitos demonstram maior engajamento, estão mais abertos a adotar inovações como a IA e mais comprometidos em impulsionar o sucesso de uma empresa que investe neles tanto quanto eles investem nela.

“A maioria de nós consegue se lembrar do primeiro dia de aula ou do primeiro dia em um novo emprego — é um momento que fica na memória”, disse Andrulis. “Quando um colaborador tem uma experiência positiva desde o primeiro dia, isso se torna um elemento determinante de sua trajetória profissional na Mars. Ao criarmos um ambiente acolhedor e solidário desde o início, capacitamos nossos colaboradores a se desenvolverem. “Porque, quando nossos Colaboradores têm sucesso, nossa organização também tem — e, juntos, estamos mais bem preparados para atender a mais de um bilhão de consumidores em todo o mundo.”