Como a escolha do prestador de serviços certo pode reduzir os custos de discovery

Os litígios corporativos contemporâneos giram em torno das informações armazenadas eletronicamente (ESI): os dados relevantes encontram-se predominantemente em e-mails, conversas por chat, conteúdos colaborativos e metadados associados, e não em registros em papel. Atualmente, uma discovery eficaz significa isolar sinais da proliferação do software como serviço (SaaS), capturar o contexto colaborativo (tópicos, versões, comentários) e gerenciar a privacidade, a transferência transfronteiriça e as retenções legais eficazes diante de dados efêmeros. Cada vez mais, também é exigida a autenticidade comprovável para conteúdos gerados por IA ou automatizados, juntamente com comprovantes de edições ou alterações.

O processo de e-discovery atua em conjunto com a revisão gerenciada de dados (MDR) para avaliar a relevância, o sigilo profissional e a confidencialidade, o que contribui para resultados defensáveis. Esses recursos fazem parte integrante dos custos jurídicos inerentes à condução dos negócios das grandes empresas e desempenham um papel fundamental no apoio a uma estratégia eficaz de contencioso e à conformidade regulatória.

Uma grande empresa integrada do setor de energia vinha enfrentando um aumento significativo no número de medidas regulatórias e processos judiciais. Essas questões foram agravadas pelo grande volume de documentos eletrônicos envolvidos — quase 100 TB de dados estavam relacionados a diversos processos judiciais. Imagine mais de 3 milhões de caixas de arquivo contendo o equivalente impresso a 100 TB de dados.

O escopo de discovery foi excepcionalmente amplo — abrangendo centenas de responsáveis por ativos em diversas unidades de negócios e ao longo de vários anos. Aliado aos prazos reduzidos decorrentes de processos paralelos e marcos de apresentação de documentos, esse escopo aumentou tanto o volume quanto a complexidade e exerceu pressão para o aumento dos custos. O cliente buscava uma equipe capaz de se familiarizar rapidamente com o caso e conduzir um programa de e-discovery estruturado, eficaz e eficiente — priorizando tarefas-chave, ampliando a capacidade conforme a demanda e oferecendo qualidade transparente e respaldada por métricas, sem descumprir os prazos.

A empresa escolheu a Ernst & Young LLP após uma série de discussões significativas, devido à capacidade da equipe da EY de compreender as complexidades do desafio, ao seu conhecimento e uso de tecnologias de ponta, como IA e aprendizado de máquina (ML), e à sua disposição de se adaptar rapidamente para atender às necessidades do cliente.

A partir dessas reuniões iniciais, foi formada uma equipe dedicada à execução do projeto, composta por um grupo de especialistas sênior em eDiscovery e MDR com ampla experiência em trabalhar de forma colaborativa para padronizar fluxos de trabalho, desenvolver soluções e resolver problemas rapidamente, conforme necessário. Conforme a carga de trabalho exigisse, a equipe seria ampliada ou reduzida.

Essa abordagem estratégica foi concebida para se alinhar estreitamente às necessidades do cliente e de seus consultores jurídicos, de modo que a equipe da EY pudesse gerenciar com eficiência o extenso volume de documentos, mantendo os mais altos padrões de precisão e confiabilidade.

A equipe da EY começou por adquirir uma compreensão clara dos rigorosos requisitos de segurança de dados do cliente e por implementar processos para auxiliar no tratamento de todos os materiais do cliente, de acordo com as políticas estabelecidas.

A partir daí, a equipe executou uma migração — com controle de qualidade e cadeia de custódia intacta — de mais de 100 milhões de documentos para sua plataforma de discovery, lidando com:

• Interoperabilidade entre versões (SQL Server e Relativity)
• Planejamento rigoroso de armazenamento e espaço
• Continuidade sem tempo de inatividade para revisões em andamento
• Reconciliação ponto a ponto e trilhas de auditoria para cada documento
• Reaquisição das fontes originais e dos metadados completos
• Reconstrução de relatórios de evidências antigos e pesquisas salvas (com validação da correspondência das pesquisas)
• Registro das decisões de codificação e anotações, bem como do histórico de revisões
• Replicação de campos personalizados, layouts e permissões
• Pré-processamento para permitir a deduplicação global; normalização do processamento para permitir a deduplicação global e a normalização

Essa migração ocorreu sem interromper as revisões em andamento, permitindo que os prazos fossem cumpridos de forma contínua.

A equipe concentrou-se nas seguintes prioridades-chave para gerar valor e reduzir custos.

Tecnologia sob medida — desenvolvemos um processo personalizado para a marcação de arquivos grandes, o que permitiu uma revisão mais rápida. Além disso, a equipe utilizou a revisão assistida por tecnologia (TAR) para priorizar e avaliar quais documentos exigiam revisão humana. O TAR utiliza aprendizado de máquina para identificar rapidamente padrões em grandes conjuntos de dados (como documentos encontrados no eDiscovery) e fazer previsões sobre a relevância — reduzindo significativamente a quantidade de revisão linear necessária.

Gestão de fluxos de trabalho — desenvolvemos processos proprietários e repetíveis de e-discovery e MDR, de ponta a ponta, que podem ser utilizados para dar suporte a qualquer litígio ou investigação de grande porte. Esses fluxos de trabalho têm se mostrado eficazes e altamente precisos.

As pessoas certas — a abordagem da EY centrou-se em manter-se totalmente alinhada com a assessoria jurídica. O modelo de equipe escalável adaptou-se perfeitamente às mudanças nos prazos e nos requisitos regulatórios, com foco no nível adequado de apoio em cada etapa. Uma estrutura ágil do escritório de gerenciamento de projetos (PMO) permitiu que a equipe mantivesse uma coordenação estreita, resolvendo rapidamente questões táticas e, ao mesmo tempo, auxiliando a equipe jurídica na definição da estratégia e na comunicação eficaz com os órgãos reguladores. Ao atuar como uma extensão integrada da equipe jurídica interna, a equipe da EY manteve os fluxos de trabalho sincronizados, reduziu os prazos de resposta e ajudou a encaminhar e resolver questões rapidamente.

Relatórios inovadores — desenvolvemos um processo de relatórios personalizado, projetado para apoiar as principais áreas de foco do cliente, identificando exceções que exigiam a intervenção do cliente, tais como arquivos protegidos por senha ou corrompidos.

Utilização de tecnologia avançada de IA para aumentar a eficiência da revisão

A organização EY está na vanguarda da aplicação de IA avançada para otimizar processos complexos de análise jurídica. Um dos aspectos desse projeto consistiu na identificação das provas apresentadas no julgamento. A equipe da EY utilizou tecnologia de IA de propriedade da EY para analisar aproximadamente 5,5 milhões de itens em duas semanas, identificando rapidamente os materiais mais essenciais necessários para o processo.

Demonstrando flexibilidade e profundo conhecimento técnico, outra equipe da EY utilizou IA avançada para apoiar um projeto de reorganização de contratos que envolvia acordos extremamente densos e complexos. A IA realizou uma rápida revisão inicial, extraindo e organizando as cláusulas relevantes para agilizar a análise do cliente. Essa abordagem reduziu significativamente o esforço de revisão manual, acelerou a tomada de decisões e permitiu que o cliente se concentrasse em julgamentos de maior valor, em vez da triagem inicial de documentos.

Essa combinação de inovação tecnológica e resolução adaptativa de problemas destacou a capacidade de cumprir prazos exigentes e requisitos de precisão em uma ampla gama de questões jurídicas complexas.

A estratégia para gerenciar a descoberta eletrônica e o MDR reduziu significativamente o número de documentos que exigiam revisão humana — o componente mais demorado e oneroso do processo de discovery.

Em conjunto, as soluções técnicas personalizadas e o TAR eliminaram a necessidade de revisão linear em um grande conjunto inicial de documentos, gerando uma economia de aproximadamente US$ 30 milhões em relação a um modelo de revisão tradicional.

Em resposta rápida a prazos urgentes, a EY ampliou sua capacidade de revisão do MDR para aproximadamente 250 prestadores de serviços experientes, que conseguiram concluir toda a revisão de primeiro nível, a revisão de supressão de informações confidenciais e o controle de qualidade em menos de oito meses. Isso incluiu um total de 5,8 milhões de documentos, atendendo aos SLAs essenciais e permitindo que o cliente respondesse de forma positiva a diversos órgãos reguladores.

O recurso à equipe de MDR da EY — composta tanto por funcionários quanto por profissionais jurídicos terceirizados experientes — proporcionou ao cliente uma economia adicional de US$ 90 milhões, em comparação com serviços semelhantes prestados por um escritório de advocacia.

“Nosso cliente passou de uma situação em que enfrentava dificuldades com um processo de discovery complexo e, muitas vezes, exaustivo, para ficar extremamente satisfeito com sua estrutura, precisão e custo”, afirmou Scott Clary, diretor da área de Serviços Forenses e de Integridade da Ernst & Young LLP. “O processo EDRM é de grande importância e traz implicações jurídicas significativas; poder contar com nossa ‘abordagem de equipe única’, que valoriza os detalhes e é economicamente eficiente, proporciona ao cliente uma sensação real de clareza e tranquilidade. “Conseguimos conquistar a confiança deles e mudar a forma como veem o EDRM.”