Como as conversas certas podem empoderar estratégias de transformação financeira

O mundo está se movendo rápido. Se as organizações querem ficar à frente da curva, suas operações precisam ser ágeis e preditivas, e elas devem escolher o momento certo para se engajar com o talento certo e as novas tecnologias certas para obter uma vantagem competitiva.

No entanto, existem muitas tecnologias por aí e muitos processos de negócios, tudo em um estado de evolução contínua. Separar o sinal do barulho – e escolher a estratégia certa – pode ser um desafio real.

Mesmo quando as organizações escolhem uma estratégia, outros fatores podem impedir a implementação efetiva. Compreender como fazer as perguntas certas, a quem perguntar e onde encontrar as respostas é fundamental para fazer qualquer estratégia funcionar.

Vejamos, por exemplo, os desafios em torno da transformação digital.

A transformação digital é um componente vital de qualquer estratégia de negócios moderna. Software, plataformas e processos antigos tornam-se impróprios para as necessidades modernas. Em seu lugar, novos softwares, novas plataformas e novos processos precisam ser desenvolvidos e implementados com eficiência.

No entanto, a transformação geralmente é conduzida por tecnólogos e equipes de TI, e não pelas pessoas em quem elas realmente impactam – como as do escritório. Isso pode tornar a comunicação do valor comercial e a implementação de mudanças efetivas um processo complicado.

Encontrar novas perspectivas significava que o cliente precisava reunir a experiência certa. Para grandes organizações multinacionais, essas conversas podem ser difíceis de criar e manter — as equipes podem ser amplamente distribuídas em todo o mundo, as funções de negócios podem ser altamente isoladas e os indivíduos podem manter horários variados. Reunir fisicamente os stakeholders — e fornecer a elas as ferramentas para o sucesso — era fundamental.

Construir um espaço para mudar as percepções

Na prática, isso assumiu a forma de um Laboratório de Inovação Financeira, que foi construído para o cliente aproveitando a  rede wavespace1 da EY. As equipes de Assurance e Consultoria da EY trabalharam juntas neste projeto para ajudar a criar as condições que permitiram ao cliente ter essas conversas, trazendo nossas próprias perspectivas diferentes para o projeto.

Suposições desafiadoras

Ao longo de um programa de oito semanas, o espaço wavespace hospedou dezenas de principais interessados em mais de 150 reuniões, dando a eles a perspectiva e o foco colaborativo de que precisavam para pensar e fazer perguntas sobre as melhores maneiras de transformar suas operações financeiras. Ao mesmo tempo, os participantes foram desafiados a trabalhar na identificação de maneiras significativas de avaliar como as soluções tecnológicas poderiam ser aplicadas aos seus processos financeiros.

Primeiro, o cliente pousou na nuvem como a tecnologia mais apropriada para suas necessidades. No espaço de onda, eles começaram a desafiar suas próprias suposições - identificando corretamente o fato de que a nuvem não poderia ser considerada apenas uma peça de tecnologia, mas precisava ser entendida como uma plataforma mais ampla que pudesse transformar a função financeira de várias maneiras.

O cliente também identificou possíveis obstáculos. Por meio do diálogo com as respectivos stakeholders, eles descobriram que, se tivessem se concentrado inteiramente na tecnologia, mas negligenciado o lado processual da equação, os resultados desejados não seriam entregues.

EY garantiu que o espaço wavespace fornecesse aos profissionais de finanças da linha de frente tudo o que eles precisavam para ajudar a projetar a solução e definir os casos de uso, suportados pelas equipes de Mudança de TI e Finanças. Através de conversas transparentes entre diferentes grupos de partes interessadas, começaram a surgir soluções práticas e eficazes.

Desenvolvendo uma estratégia verdadeiramente transformadora e mensurável

Através da colaboração criativa dentro no wavespace, o cliente não só aperfeiçoou sua estratégia de transformação para uma abordagem especificamente baseado em nuvem - eles também desenvolveram etapas claramente definidas que lhes permitam prosseguir reais, valor mensurável.

Em todo o programa, as equipes do cliente colaborou em 20 ideias distintas em torno de finanças Cloud habilitado. Estes incluem: Estes incluem:

• Um modelo de dados que criou uma fonte de dados única e unificada para toda a função financeira, que só precisa ser ajustada uma vez – facilitando e economizando tempo para várias unidades de negócios interagirem com os dados da maneira mais apropriada para elas.
• Visualização da qualidade dos dados em tempo real, permitindo a rápida validação dos dados (o processo pelo qual os dados são verificados quanto à precisão e utilidade) e a correção dos dados (o processo de limpeza, organização e movimentação dos dados de maneira adequada para o uso). Isso incluiu o uso de aprendizado de máquina e inteligência artificial para melhorar a qualidade dos dados.
• Ferramentas de relatórios detalhados que quebraram os relatórios padrão em diferentes dimensões (tais como linha de negócio ou entidade legal). Estes forneceram detalhes até o nível da transação, e captaram comentários de múltiplos interessados sobre qualquer produto ou investigação.
• Monitoramento de controle contínuo e automatizado sobre toda a população de dados, em vez de testes manuais de amostras individuais.
  

Estas ferramentas permitiram ao cliente encontrar soluções que levaram a um valor real e mensurável para a sua função financeira – e para o negócio como um todo.

No geral, comparado com suas formas de trabalho anteriores, o cliente percebeu que poderia se beneficiar de um aumento de 300% na capacidade de processamento de dados, em 25% do tempo e com uma redução de 30 a 50% no custo.

Com esses novos processos habilitados para nuvem, eles identificaram o potencial de remover a necessidade de reconciliações manuais entre diferentes sistemas ou conjuntos de dados. Isso poderia economizar potencialmente horas de trabalho significativas – incluindo a redução do tempo necessário para fechar os livros contábeis de até 20 dias para quatro dias – liberando tempo e recursos para tarefas de maior valor agregado.

O cliente ficou entusiasmado com a eficácia do ambiente colaborativo que a EY ajudou a criar: “Em apenas dez semanas, passamos de“ como melhoramos as finanças ”– e um certo grau de ceticismo em relação aos produtos de tecnologia – para 20 ideias bem pensadas usando a nuvem. Isso gerou empolgação entre nosso pessoal, porque eles podem ver como tornar o financiamento melhor, mais rápido e mais barato e, no processo, dar aos negócios melhores controles, melhor qualidade de dados e relatórios mais detalhados. ”

Trabalhando juntos para encontrar o caminho certo

A experiência de espaço de onda desse cliente — e os valores do pensamento colaborativo e conversacional que ela apoia — trazem lições mais amplas para qualquer organização que esteja tentando transformar suas operações em preparação para um futuro digital.

Em particular, demonstra que fundamentar qualquer agenda tecnológica no mundo real, as experiências humanas – em vez de cenários ideais hipotéticos – é fundamental para que as soluções tecnológicas possam ser aplicadas de forma eficaz e valiosa.

Com o cenário de negócios atual totalmente alterado pelo impacto da COVID-19, as organizações precisam cada vez mais ser capazes de reimaginar a forma como trabalham nesse ambiente inexplorado. Mais do que nunca, eles precisarão reformular a forma como seus modelos de negócios e operações se encaixam em uma economia global que continua sofrendo fortes choques como resultado da pandemia. Para se reinventarem de forma eficaz durante essa crise, as organizações precisarão adotar a transformação para impulsionar o crescimento.

Mas reimaginar, reformular e reinventar sua empresa não será suficiente se a visão que você criou não tiver sido devidamente pensada. Ao criar um espaço mental para pensar nos desafios trazidos pela COVID-19 — buscando ativamente diferentes perspectivas e desafiando suposições não apenas sobre os caminhos certos, mas também sobre as questões fundamentais a serem abordadas — as organizações podem garantir que estão buscando estratégias que possam oferecer valor genuíno.

Outros colaboradores da EY incluem  George Ioannou — CFO Consulting Technology, Amy Steptoe — CFO Consulting.