Quatro ações para que os departamentos jurídicos abordem o risco da cadeia de suprimentos ESG

As equipes jurídicas estão em uma posição ideal para ajudar a fortalecer as estratégias, políticas e processos que regem os relacionamentos da cadeia de suprimentos. O conselho geral e seus departamentos jurídicos podem desempenhar um papel fundamental para ajudar as organizações a se manterem um passo à frente dessas mudanças regulatórias e a reduzirem os riscos potenciais. As equipes jurídicas geralmente têm conexões entre as principais funções da empresa e têm uma forte compreensão de como vários fatores afetarão os negócios. Eles também entendem o ambiente regulatório atual e em evolução e têm experiência em considerar o potencial impacto futuro das decisões tomadas hoje. Além disso, eles tendem a ser responsáveis ou, pelo menos, exercer uma influência significativa sobre os contratos que regem o relacionamento entre uma organização e sua cadeia de suprimentos.

Mas mudanças significativas na cadeia de suprimentos evoluem lentamente, mesmo quando as demandas de sustentabilidade estão se acelerando e o risco potencial está crescendo. A hora de o Conselheiro Geral agir é agora.

O aumento do risco de sustentabilidade de terceiros

Para muitas organizações, o redesenho e a transformação da cadeia de suprimentos estavam em andamento bem antes da pandemia de Covid-19, mas se tornaram uma prioridade mais visível, pois os bloqueios levaram à escassez, falta de estoque e soluções alternativas. Coincidindo com essa tendência, há uma mudança de mentalidade entre consumidores, investidores e reguladores, que estão responsabilizando as organizações pelas práticas de sustentabilidade de seus fornecedores.

O foco crescente na sustentabilidade dos fornecedores cria uma ampla gama de riscos para as empresas. Os consumidores estão exigindo que as organizações apoiem suas ambições de sustentabilidade com ações claramente definidas e maior transparência. Enquanto isso, os investidores estão aumentando o nível de devida diligência que realizam nas cadeias de suprimentos das organizações para validar a sustentabilidade geral das organizações às quais emprestam e nas quais investem. Em última análise, consumidores e investidores estão pressionando as organizações ao votar com suas carteiras, causando riscos financeiros e de reputação.

Ao mesmo tempo, os reguladores estão propondo e promulgando novas regulamentações e diretrizes de relatórios que formalmente estendem as obrigações legais das organizações para incluir questões relacionadas às suas cadeias de fornecimento. Um exemplo que se destaca com as novas regras que estão sendo promulgadas é o Green Deal (Acordo Verde) da UE, que propõe responsabilizar as empresas por violações dos direitos humanos ou da boa governança e danos ao meio ambiente dentro de suas cadeias de fornecimento. Enquanto algumas destas regras estão sendo implementadas em toda a UE, muitas estão sendo implantadas em nível de país. Outras jurisdições, incluindo Alemanha, França e Califórnia emitiram suas próprias regulamentações similares, ou mais rigorosas, que regem as cadeias de abastecimento, aumentando a crescente complexidade do ambiente regulatório em que as organizações devem navegar.

O Acordo Verde da UE também propõe medidas para desestimular a chamada "lavagem verde" que inclui rotulagem enganosa, marketing, declarações públicas ou relatórios públicos ligados à sustentabilidade. Em algumas jurisdições em que os regulamentos ainda não foram promulgados sobre a "lavagem verde", os reguladores estão rotulando a lavagem verde como uma prática comercial desleal ou uma violação similar das regras de concorrência para responsabilizar as organizações. O risco que estas novas regulamentações representam é significativo. Além do dano significativo à marca de ser rotulada como "greenwasher", as multas podem chegar a 10% da receita global de uma organização. Para algumas organizações isto pode significar bilhões de dólares americanos em multas.

As regras que estão sendo promulgadas pela UE estão inspirando reguladores em outros lugares. A Comissão de Valores Mobiliários (SEC) está propondo regras que exigiriam que as empresas adotassem relatórios ambientais, sociais e de governança (ESG) mais padronizados para suas cadeias de suprimentos. A Austrália e o Japão também estão considerando maiores requisitos de relatórios nessa área. Essas novas regras estão inundando os departamentos jurídicos com novos requisitos de relatórios. No Estudo de Sustentabilidade do Conselho Geral de 2022 (Estudo de Sustentabilidade) , 55% dos conselheiros gerais relataram acreditar que o volume de comunicações internas e externas, incluindo relatórios legalmente exigidos, sobre questões de ESG aumentará nos próximos três anos. Isso adiciona mais uma camada de complexidade e risco que acelera a necessidade de um conselheiro geral agir.

Primeiros passos

Pressionar sua própria organização para progredir nos compromissos de sustentabilidade, relatórios e conformidade pode constituir um desafio. Mas colocar fornecedores terceirizados em linha será ainda mais difícil. Além disso, esforços dessa natureza levarão tempo antes que os resultados possam ser atingidos. Por estas e outras razões relacionadas, o Diretor do Jurídico precisa agir agora, começando com estas quatro ações-chave.

1. Esclarecer os padrões de sustentabilidade para os fornecedores e a organização. Os fornecedores - existentes ou potenciais - podem exercer um impacto muito significativo no desempenho da sustentabilidade do grupo. Os fornecedores que não estão bem classificados nas métricas da ESG podem ser orientados a melhorar ou ser substituídos. Antes que isso possa acontecer, devem ser definidas regras claras. Quando os fornecedores compreenderem melhor as expectativas crescentes, serão incentivados a começar a utilizar seus próprios recursos e engenhosidade para melhorar o desempenho contra a sustentabilidade.

Trabalhar com a empresa para definir padrões claros a serem comunicados aos fornecedores é um passo fundamental em direção a este objetivo. Estabelecer expectativas para os fornecedores está claramente na mente de muitos departamentos jurídicos, pois 90% dos entrevistados no Estudo de Sustentabilidade disseram que planejam ajudar a estabelecer padrões ESG aos fornecedores de sua organização durante os próximos três anos. Com a mudança do ambiente regulatório, a execução oportuna dessas intenções é importante.

Mas antes que isso possa acontecer, as empresas precisam entender suas próprias metas de sustentabilidade e as formas como os fornecedores podem causar impacto. As normas para emissões de carbono, uso de recursos e questões similares precisam ser claramente delineadas. Além disso, as empresas precisam considerar os padrões de sustentabilidade no tocante à segurança dos funcionários, diversidade, inclusão de equidade e outras práticas trabalhistas. A Diretoria Jurídica está posicionado de forma ideal para auxiliar nesses esforços.

2. Desenvolver processos e modelos de contratação para reduzir os riscos e apoiar o monitoramento. Uma vez que as normas estejam em vigor, as organizações precisam tomar medidas para implementar essas normas com os fornecedores atuais e futuros. A visibilidade nos termos acordados para cada fornecedor será necessária para ajudar a apoiar os esforços contínuos para monitorar e responsabilizar os fornecedores.

Isto exigirá que as equipes jurídicas desenvolvam novos modelos e processos contratuais que exijam o uso de cláusulas padrão pré-aprovadas e cláusulas de retorno que se alinhem com as diretrizes de sustentabilidade da organização para seus fornecedores. Esses esforços ajudarão a promover consistência na organização como um todo e a reduzir o risco potencial de desvios, à medida que as equipes revisitam e repassam contratos existentes ou estabelecem novas relações com fornecedores.

Atualmente, 67% dos departamentos jurídicos dizem estar regularmente envolvidos no desenvolvimento de termos e políticas contratuais para garantir que os contratos com fornecedores apoiem as metas de sustentabilidade da empresa. Enquanto isso, 89% planejam concentrar-se na revisão e aditamentos dos contratos de fornecedores existentes alinhados com os padrões de sustentabilidade de sua organização.

No entanto, os grandes desafios de contratação relatados por muitos departamentos jurídicos podem prejudicar este trabalho. Notavelmente, na pesquisa 2021 EY Law Survey, 69% dos departamentos jurídicos relataram que não proíbem o uso de contratos não-padronizados, o que traz risco de desvios das disposições padronizadas.

Complicando essas questões, 90% dos profissionais contratados afirmam que enfrentam desafios de mera localização de contratos. Além disso, 55% desses executivos dizem que suas organizações não dispõem das ferramentas para analisar os contratos em escala. Isto sugere que a maioria das empresas não conta com uma forma eficiente de entender quais contratos estão ou não estão em conformidade com os regulamentos atuais ou políticas internas. Tomar medidas para desenvolver novos processos e investir em tecnologia mais robusta para ajudar a extrair e armazenar dados contratuais é um passo crítico. Ao fazê-lo, os departamentos jurídicos e suas organizações terão a visibilidade necessária para mitigar riscos potenciais à medida que as regulamentações continuam avançando.

3. Aumentar o foco na diligência pré-execução. A renovação, atualização e até mesmo a renegociação dos contratos de fornecedores existentes de modo a contemplar termos, cláusulas e disposições referentes a sustentabilidade exigirão recursos significativos. Mas para realmente evitar riscos potenciais, é fundamental para a organização conduzir uma pré-execução de sustentabilidade com foco no devido zelo relativo a todos os novos relacionamentos.

A Diretoria Jurídica vê claramente espaço para melhorias nesta área, pois 92% planejam aumentar o devido zelo sobre as práticas ambientais dos fornecedores, enquanto 80% planejam aumentar esse trabalho de due diligence sobre as práticas empregatícias dos fornecedores nos próximos três anos.

Um primeiro passo crítico para a Diretoria Jurídica consiste em trabalhar com a organização para definir diretrizes para os processos de due diligence.  A criação e memorização de diretrizes esclarecerá as expectativas internas e ajudará a empresa a se responsabilizar pela execução.  As diretrizes também ajudarão a resolver quaisquer questões de conformidade das autoridades reguladoras.

4. Monitorar e manter a conformidade contínua do fornecedor. à medida que as condições comerciais mudam, a capacidade ou disposição dos fornecedores para cumprir as diretrizes de sustentabilidade pode evoluir. A transparência nas práticas dos fornecedores é fundamental para identificar possíveis problemas de conformidade e reduzir os riscos. No Estudo de Sustentabilidade, 69% do Conselho Geral da Empresa relatam desafios na obtenção da transparência necessária no impacto do fornecedor sobre a sustentabilidade ambiental e 51% sobre as condições de trabalho. Além disso, apenas 55% do Conselho Geral planeja aumentar o monitoramento pós-execução dos fornecedores nos próximos três anos, colocando muitas organizações em risco.

Para ajudar a garantir a transparência necessária, o Conselho Geral deve primeiro desenvolver e exigir o uso de contratos de fornecedores que incluam termos claros em torno das obrigações de fornecimento de acesso e dados relevantes. Como observado acima, o acompanhamento destas obrigações constiui parte importante do processo de conformidade.

Entretanto, a empresa também deve ser responsável por conduzir o monitoramento para validar que os fornecedores estejam realmente cumprindo os termos de seus acordos. Para facilitar esta atividade, a Diretoria Jurídica deve trabalhar com a empresa para desenvolver processos e diretrizes que estabeleçam como e quando a empresa irá realizar atividades de monitoramento para que as expectativas sejam claras e defensáveis. Tomar o passo crítico para monitorar os fornecedores dará à organização uma importante oportunidade de identificar e abordar problemas potenciais antes que eles se tornem públicos.

O tempo é um fator crítico

O foco não está mais somente nas empresas, mas também naqueles com as quais elas fazem negócios. E o potencial prazo necessário para estabelecer e executar as normas, diretrizes e processos necessários provavelmente não será curto. No entanto, o risco potencial está crescendo a cada dia. Assim sendo, o tempo é um fator essencial à medida que os departamentos jurídicos consideram seus próximos passos.