Política de Privacidade - Entrevista Digital e a Ferramenta CodeVue

1. Introdução

Este Aviso de Privacidade destina-se a descrever as práticas que a EY segue em relação à Entrevista Digital e à Ferramenta CodeVue (“Ferramenta”) no que diz respeito à privacidade de todos os indivíduos cujos dados pessoais são processados e armazenados na Ferramenta. Este Aviso de Privacidade deve ser lido juntamente com a Declaração de Privacidade ey.com, e em caso de qualquer conflito com a Declaração de Privacidade ey.com, os termos deste Aviso de Privacidade prevalecerão. Por favor, leia atentamente este Aviso de Privacidade.

2. Quem gerencia a Ferramenta?

"EY" refere-se a uma ou mais das empresas membros da Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada uma delas uma entidade legal separada e pode  determinar os fins e meios para o processamento de dados por conta própria (isto é, agir como controlador de dados ou com capacidade semelhante). A entidade que age como controlador de dados (ou capacidade semelhante) fornecendo esta Ferramenta na qual seus dados pessoais serão processados e armazenados é a EY Global Services Limited, uma entidade global da EY. A EY Global Services Limited licencia a Ferramenta da Hire Vue Inc. 10876 South River Front Parkway, Suite 500, South Jordan, UT 84095, EUA.

Os dados pessoais que você fornece na Ferramenta são compartilhados pela EY Global Services Limited com uma ou mais empresas membros da EYG (consulte a seção "Quem pode acessar suas informações" abaixo). Cada empresa membro da EY gerencia os dados coletados pela Ferramenta para o propósito pretendido.

A Ferramenta é hospedada externamente nos EUA na região Leste dos EUA da Amazon AWS, com backups sendo realizados em instalações alternativas da Amazon nos Estados Unidos.

A Ferramenta é fornecida pela HireVue, Inc., com seu endereço registrado em: 10876 South River Front Parkway, Suite 500, South Jordan, UT 84095, Estados Unidos. EY ainda é o controlador de dados que coleta e processa suas informações pessoais na Ferramenta. Seus dados pessoais serão processados pela HireVue para as seguintes finalidades: (i) para avaliar sua adequação à função; e (ii) retenção de acordo com os requisitos de retenção de dados para futuras oportunidades de contratação (conforme abordado nesta política). A HireVue tem um plano formal de Recuperação de Desastres e Continuidade de Negócios que é certificado pela ISO 27001. Os dados e sistemas são criados de forma redundante. Todas as entrevistas em vídeo são armazenadas na Amazon S3, que foi projetada para oferecer um nível de confiabilidade de 99,9%. Além disso, os backups são feitos diariamente e armazenados em sistemas separados dentro da mesma região. Os backups são contínuos com pelo menos duas cópias no local, no centro de hospedagem da Amazônia. Um terceiro backup está disponível a partir de um segundo local dentro de uma instalação amazônica. A Amazon não faz backup para mídia alternativa ou armazena dados fora das instalações de hospedagem da Amazon. Quaisquer cópias de backup que são transmitidas devem estar de forma criptografada em trânsito. Os dados em repouso são armazenados em um estado criptografado AES-256. Essas cópias de segurança devem ser verificadas trimestralmente. Em caso de desastre, as imagens de backup serão restauradas nos servidores no local secundário, após o que o DNS será alterado para permitir que o site secundário execute a funcionalidade completa do site principal.

3. Por que precisamos de suas informações?

A Ferramenta é dividida em dois tipos de funcionalidades: Entrevista Digital e CodeVue. Ambos os tipos são usados para ajudar o processo de recrutamento usando software de entrevista de vídeo. Ele permite que a EY entreviste e avalie você substituindo formulários de candidatura demorados ou perguntas pré-triagem e reduza a necessidade de entrevistas presenciais tradicionais, mantendo a interação pessoa a pessoa e a tomada de decisões humanas. Digital Interview é usado para fornecer entrevistas digitais on-line e CodeVue é usado para avaliações de codificação, o que permite que os recrutadores para tela objetiva para codificação e programação talento.

Os seus dados pessoais processados na Ferramenta são utilizados da seguinte forma:

  • avaliar a adequação do candidato para o papel; e
  • serão mantidos de acordo com os requisitos de retenção de proteção de dados para futuras oportunidades de contratação.

A EY depende do seu consentimento para legitimar o processamento dos seus dados pessoais na Ferramenta. Além disso, o processamento de seus dados pessoais é necessário para os fins dos interesses legítimos prosseguidos pelo controlador de dados ou por terceiros, exceto quando tais interesses sejam substituídos pelos interesses ou direitos e liberdades fundamentais do titular dos dados que exigem proteção de dados pessoais. O (s) interesse legítimo (s) específico (s) prosseguido (s) é para a gestão de Recursos Humanos, incluindo análises de desempenho e recrutamento.

Você tem o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados à sua situação específica, ao processamento de dados pessoais que lhe digam respeito com base nos interesses legítimos acima mencionados.

Processamos os seus dados pessoais com base no seu consentimento.

O fornecimento de seus dados pessoais à EY é opcional (incluindo, para evitar dúvidas, sua imagem e imagem de vídeo). No entanto, se você não fornecer a totalidade ou parte de seus dados pessoais, poderemos não ser capazes de realizar as finalidades para processamento.

4. Que tipo de dados pessoais são processados na Ferramenta?

A Ferramenta processa estas categorias de dados pessoais:

  • Seu primeiro nome;
  • seu sobrenome;
  • seu endereço de e-mail;
  • seu número de celular;
  • seu RequestID individual;
  • Outras informações que possam ser divulgadas durante a entrevista, tais como nomes de entidades onde trabalhavam anteriormente, nomes dos trabalhadores, local de emprego, duração do emprego e função, entre outros; e
  • Dados de SMS/WhatsApp gerados por você.

Esses dados são provenientes de um feed de outros sistemas EY conhecidos como GRMS — Taleo ou diretamente de vocês mesmos.

5. Dados pessoais sensíveis

Dados pessoais sensíveis revelam sua origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, dados genéticos, dados biométricos, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual.

Os seguintes dados pessoais sensíveis são coletados e processados na Ferramenta:

A Ferramenta usa imagens de vídeo que incluem elementos de dados pessoais, por exemplo, vídeo gravado de você, seu nome, seu sobrenome, seu histórico de emprego anterior, seus hobbies e interesses. Você pode decidir falar ou abordar categorias de dados pessoais sensíveis, no entanto, o entrevistador não fará perguntas que lidem com categorias de dados pessoais sensíveis.

A EY não coleta intencionalmente quaisquer dados pessoais confidenciais de você através da Ferramenta. A intenção da Ferramenta não é processar tais informações. Os dados que você fornece na Ferramenta são usados pela EY com o objetivo de avaliar ou avaliar a adequação do candidato para uma determinada função.  Há também uma caixa de texto livre onde você pode escrever sua resposta para uma pergunta. Portanto, não insira Dados Pessoais Sensíveis ou informações corporativas confidenciais na Ferramenta onde a pesquisa contém campos de texto livre. Embora o objetivo desta caixa de texto livre não seja ter tais dados pessoais sensíveis escritos, você pode incluir esse tipo de dados pessoais dentro da sua resposta.  Por favor, note que nenhuma das perguntas diretamente lhe pede sua origem racial/étnica, opiniões políticas, crenças religiosas e/ou informações relacionadas à saúde.

Para usuários australianos: A Ferramenta não solicita ou coleta intencionalmente dados pessoais confidenciais sobre você, nem será solicitado diretamente que você forneça dados pessoais confidenciais. No entanto, ao usar esta Ferramenta para completar quaisquer entrevistas em vídeo ou de outra forma preencher quaisquer formulários ou fornecer respostas por escrito através da Ferramenta, você pode optar por fornecer informações sobre si mesmo, que são dados pessoais confidenciais. Se você fornecer quaisquer dados pessoais confidenciais, seja por vídeo ou por escrito ao preencher uma caixa de texto livre, você reconhece que esses dados são gravados e coletados pela Ferramenta e concorda com esta coleta e armazenamento.

Para usuários do Reino Unido: Além das informações solicitadas em conformidade com esta avaliação de revisão (por exemplo, sobrenome, endereço de e-mail e detalhes de emprego anteriores), não insira nenhuma informação confidencial adicional. Por favor, também não insira quaisquer dados pessoais sensíveis, por exemplo, informações que revelem origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas, filiação sindical, dados genéticos, biométricos ou de saúde, dados relativos à vida sexual ou orientação sexual e dados relativos a condenações criminais”.

6. Quem pode acessar suas informações?

Seus dados pessoais são acessados na Ferramenta pelas seguintes pessoas/equipes:

Recrutadores, gerentes de recursos humanos e administradores de sistema — as permissões serão concedidas a outros membros da EY com base em seu papel, por exemplo, se um cargo estiver sendo divulgado para a equipe forense, um membro da equipe forense pode ser solicitado a realizar uma entrevista e eles receberão acessoss.

Função País de Origem Objetivo do acesso Direitos de acesso
Recrutador Múltiplos globalmente Como usuário com acesso total à configuração de requisições e adição de perguntas, tanto de método quanto de conteúdo Taleo/Acesso a requisições que estão sob o grupo de usuários e atribuídas como recrutador e todos os candidatos marcados em tais requisições. Os recrutadores podem tomar medidas completas sobre candidatos, incluindo triagem, agendamento de entrevistas, oferta e contratação.
Gerente de Contratação Múltiplos globalmente Revise entrevistas e avaliações tomadas em relações com um papel para o qual eles estão recrutando (nem todos os papéis) e participe de entrevistas em vídeo ao vivo   Taleo/Acesso a requisições somente onde o usuário é designado como gerente de contratação. Também tem acesso aos perfis dos candidatos marcados sob as requisições, mas com ação limitada para visualizar os detalhes dos candidatos e tomar decisões sobre entrevistas e triagens.
Administrador de Sistemas Múltiplos globalmente Adição e configuração de usuários e suporte com configuração de requisições e perguntas na ferramenta Tem pleno acesso administrativo ao sistema.

Os direitos de acesso detalhados acima envolvem a transferência de dados pessoais em várias jurisdições (incluindo jurisdições fora da União Europeia e fora do país de origem) em que a EY opera. A EY processará seus dados pessoais na Ferramenta de acordo com a lei aplicável e os regulamentos profissionais em sua jurisdição. As transferências de dados pessoais dentro da rede EY são regidas pelas Regras Corporativas Vinculantes da EY.

Transferimos ou divulgamos os dados pessoais que coletamos a prestadores de serviços terceirizados (e suas subsidiárias e afiliadas) que são contratados por nós para apoiar nossos processos auxiliares internos. Por exemplo, contratamos provedores de serviços para fornecer, executar e oferecer suporte à nossa infraestrutura de TI (como gerenciamento de identidade, hospedagem, análise de dados, backup, segurança e serviços de armazenamento em nuvem) e para o armazenamento e eliminação segura de nossos arquivos de cópia impressa. É nossa política usar apenas prestadores de serviços terceirizados que estejam obrigados a manter níveis adequados de proteção de dados, segurança e confidencialidade, e que cumpram com quaisquer requisitos legais aplicáveis para a transferência de dados pessoais para fora da jurisdição em que foram originalmente coletados.

Na medida em que os dados pessoais tenham sido anônimos de tal forma que você ou seu dispositivo não sejam mais razoavelmente identificáveis, essas informações serão tratadas como dados não pessoais e os termos deste Aviso de Privacidade não serão aplicáveis.

7. Retenção de dados

Nossa política é reter os dados pessoais somente pelo tempo necessário para os fins descritos na seção "Por que precisamos de seus dados pessoais". Os períodos de retenção variam em diferentes jurisdições e são estabelecidos de acordo com os requisitos regulamentares e profissionais locais de retenção.

Para atender nossos requisitos profissionais e legais, para estabelecer, exercer ou defender nossos direitos legais e para fins de arquivamento e históricos, precisamos reter informações por períodos significativos de tempo.

As políticas e/ou procedimentos para a retenção de dados pessoais na Ferramenta são: A retenção de dados está de acordo com a Política Global de Retenção de Registros da EY e a Programação de Retenção Global, Área, Região ou País aplicável.

Além disso, da perspectiva da Ferramenta, os dados são retidos de acordo com uma configuração de retenção de dados definível pelo cliente. Os Dados do Cliente são apagados corretamente no final do período de retenção. Quando a mídia é desativada, os métodos aprovados são NIST 800-88.  Os registros são mantidos pela Ferramenta por um período de 3 anos. Do ponto de vista do Taleo, atualmente existe uma tarefa automatizada de expurgação de dados que remove/exclui todos os arquivos candidatos que atendem aos critérios de expurgação. Este critério é: nenhuma atividade ocorreu no arquivo por 3 anos ou o arquivo não inclui um HIRE.

Os seus dados pessoais serão mantidos em conformidade com as leis e regulamentos de privacidade. Após o término do período de retenção de dados, seus dados pessoais serão excluídos.

8. Segurança

A EY protege a confidencialidade e a segurança das informações que obtém no curso de seus negócios. O acesso a tais informações é limitado e existem políticas e procedimentos destinados a proteger as informações contra perda, mau uso e divulgação indevida. Informações adicionais sobre nossa abordagem de proteção de dados e segurança da informação estão disponíveis em nosso folheto Protegendo seus dados.  (pdf)

A EY está comprometida em garantir que seus dados pessoais estejam seguros. Para evitar acesso ou divulgação não autorizados, a EY tem medidas técnicas e organizacionais para proteger seus dados pessoais. Todos os funcionários e terceiros da EY se envolvem para processar seus dados pessoais são obrigados a respeitar a confidencialidade de seus dados.

9. Controle de seus dados pessoais

A EY não transferirá seus dados pessoais para terceiros (exceto quaisquer partes externas referidas na seção 6 acima), a menos que tenhamos sua permissão prévia ou se fomos obrigados por lei a fazê-lo. 

Você tem legalmente o direito de solicitar detalhes dos dados pessoais da EY sobre você.

Para confirmar se seus dados pessoais são processados na Ferramenta ou para acessar seus dados pessoais na Ferramenta ou (quando aplicável) para retirar seu consentimento, entre em contato com seu representante habitual da EY ou envie um e-mail para a equipe de proteção de dados

10. Retificação, apagamento, restrição de processamento ou portabilidade de dados

Você pode confirmar que seus dados pessoais são precisos e atuais. Você pode se opor ao processamento de seus dados pessoais ou solicitar retificação, apagamento, restrição de processamento ou uma cópia prontamente portátil de seus dados pessoais entrando em contato com seu representante habitual da EY ou enviando um e-mail para a equipe de proteção de dados

11. Reclamações

Se você estiver preocupado com uma suposta violação da lei de privacidade ou qualquer outro regulamento, entre em contato com o Líder Global de Privacidade da EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, Reino Unido ou via e-mail para a equipe de proteção de dados  ou através do seu representante usual da EY. Um Líder de Privacidade da EY investigará sua reclamação e fornecerá informações sobre como ela será tratada e resolvida.

Se não estiver satisfeito com a forma como a EY resolveu a sua reclamação, tem o direito de reclamar à autoridade de proteção de dados do seu país. Também pode encaminhar o assunto para um tribunal de jurisdição competente.

12. Entre em contato

Se você tiver dúvidas ou preocupações adicionais, entre em contato com seu representante habitual da EY ou envie um e-mail para a equipe de proteção de dados.

13.  Reconhecimento e Consentimento

Ao clicar no botão “Sim, concordo” abaixo, você concorda e consentindo que suas informações pessoais sejam processadas e usadas conforme descrito neste Aviso de Privacidade. Você tem o direito de retirar seu consentimento ou de se opor ao processamento posterior de suas informações pessoais a qualquer momento, entrando em contato com seu representante habitual da EY ou equipe de proteção de dados de e-mail.