Política de Privacidade - Entrevista Digital e a Ferramenta CodeVue

1. Introdução

Este Aviso de Privacidade destina-se a descrever as práticas que a EY segue em relação à Entrevista Digital e à Ferramenta CodeVue (“Ferramenta”) no que diz respeito à privacidade de todos os indivíduos cujos dados pessoais são processados e armazenados na Ferramenta. 

2. Quem gerencia a Ferramenta?

"EY" refere-se a uma ou mais das empresas membros da Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada uma delas uma entidade legal separada e pode  determinar os fins e meios para o processamento de dados por conta própria. A entidade que age como controlador de dados (ou capacidade semelhante) fornecendo esta Ferramenta na qual seus dados pessoais serão processados e armazenados é a EY Global Services Limited, uma entidade global da EY. A EY Global Services Limited licencia a Ferramenta da Hire Vue Inc. 10876 South River Front Parkway, Suite 500, South Jordan, UT 84095, EUA.

Os dados pessoais que você fornece na Ferramenta são compartilhados pela EY Global Services Limited com uma ou mais empresas membros da EYG (consulte a seção "Quem pode acessar suas informações" abaixo).  Cada empresa membro da EY gerencia os dados coletados pela Ferramenta para o propósito pretendido.

A ferramenta é hospedada externamente nos EUA na região Leste dos EUA da Amazon AWS, com backups sendo realizados em instalações alternativas da Amazon nos Estados Unidos.

3. Por que precisamos de suas informações?

A Ferramenta é dividida em dois tipos de funcionalidades: Entrevista Digital  e CodeVue . Ambos os tipos são usados para ajudar o processo de recrutamento usando software de entrevista de vídeo. Ele permite que a EY entreviste e avalie você substituindo formulários de candidatura demorados ou perguntas pré-triagem e reduza a necessidade de entrevistas presenciais tradicionais, mantendo a interação pessoa a pessoa e a tomada de decisões humanas. Digital Interview é usado para fornecer entrevistas digitais on-line e CodeVue é usado para avaliações de codificação, o que permite que os recrutadores para tela objetiva para codificação e programação talento.

Os seus dados pessoais processados na Ferramenta são utilizados da seguinte forma:

  • avaliar a adequação do candidato para o papel; e
  • serão mantidos de acordo com os requisitos de retenção de proteção de dados para futuras oportunidades de contratação.

A EY depende do seu consentimento para legitimar o processamento dos seus dados pessoais na Ferramenta. 

Nos processamos os seus dados pessoais com base no seu consentimento. O fornecimento de seus dados pessoais à EY é opcional (incluindo, para evitar dúvidas, sua imagem e imagem de vídeo). No entanto, se você não fornecer a totalidade ou parte de seus dados pessoais, poderemos não ser capazes de realizar as finalidades para processamento. Você tem o direito de se opor a qualquer momento.

O fornecimento de seus dados pessoais à EY é opcional (incluindo, para evitar dúvidas, sua imagem e imagem de vídeo). No entanto, se você não fornecer todos ou parte de seus dados pessoais, podemos não ser capazes de realizar as finalidades de processamento.

4. Que tipo de dados pessoais são processados na Ferramenta?

A Ferramenta processa estas categorias de dados pessoais:

  • Seu primeiro nome;
  • seu sobrenome;
  • seu endereço de e-mail;
  • seu número de celular;
  • seu RequestID individual;
  • Outras informações que possam ser divulgadas durante a entrevista, tais como nomes de entidades onde trabalhavam anteriormente, nomes dos trabalhadores, local de emprego, duração do emprego e função, entre outros; e
  • Dados de SMS/WhatsApp gerados por você.

Esses dados são provenientes de um feed de outros sistemas EY conhecidos como GRMS — Taleo ou diretamente de vocês mesmos.

5. Dados pessoais sensíveis

Dados pessoais sensíveis revelam sua origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, dados genéticos, dados biométricos, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual.

Os seguintes dados pessoais sensíveis são coletados e processados na Ferramenta:

A Ferramenta usa imagens de vídeo que incluem elementos de dados pessoais, por exemplo, vídeo gravado de você, seu nome, seu sobrenome, seu histórico de emprego anterior, seus hobbies e interesses. Você pode decidir falar ou abordar categorias de dados pessoais sensíveis, no entanto, o entrevistador não fará perguntas que lidem com categorias de dados pessoais sensíveis.

Também existe uma caixa de texto onde você pode escrever sua resposta a uma pergunta. Embora o objetivo desta caixa de texto não seja escrever esses dados pessoais sensíveis, você pode incluir esse tipo de dados pessoais em sua resposta. Observe que nenhuma das questões pergunta diretamente sobre sua origem racial / étnica, opiniões políticas, crenças religiosas e informações relacionadas à saúde.

A ferramenta não solicita ou coleta intencionalmente dados pessoais confidenciais sobre você, nem será solicitado diretamente a você que forneça dados pessoais confidenciais. No entanto, ao usar esta ferramenta para preencher quaisquer entrevistas em vídeo ou de outra forma, preencher quaisquer formulários ou fornecer respostas por escrito por meio da ferramenta, você pode optar por fornecer informações sobre você que são dados pessoais confidenciais. Se você fornecer quaisquer dados pessoais sensíveis, seja por vídeo ou por escrito ao preencher uma caixa de texto, você reconhece que esses dados são registrados e coletados pela Ferramenta e concorda com sua coleta, processamento e armazenamento. Além das informações solicitadas de acordo com esta avaliação de revisão (por exemplo, seu nome, sobrenome, endereço de e-mail e detalhes de emprego anterior), não insira nenhuma outra informação que possa ser considerada confidencial. Também não insira nenhum dado pessoal sensível, conforme descrito na primeira frase desta seção acima.

6. Quem pode acessar suas informações?

Seus dados pessoais são acessados na Ferramenta pelas seguintes pessoas/equipes:

Recrutadores, gerentes de recursos humanos e administradores de sistema — as permissões serão concedidas a outros membros da EY com base em seu papel, por exemplo, se um cargo estiver sendo divulgado  para a equipe forense, um membro da equipe forense pode ser solicitado a realizar uma entrevista e eles receberão acessoss.

Função País de Origem Objetivo do acesso Direitos de acesso
Recrutador Múltiplos globalmente Como usuário com acesso total à configuração de requisições e adição de perguntas, tanto de método quanto de conteúdo Taleo/Acesso a requisições que estão sob o grupo de usuários e atribuídas como recrutador e todos os candidatos marcados em tais requisições. Os recrutadores podem tomar medidas completas sobre candidatos, incluindo triagem, agendamento de entrevistas, oferta e contratação.
Gerente de Contratação Múltiplos globalmente Revise entrevistas e avaliações tomadas em relações com um papel para o qual eles estão recrutando (nem todos os papéis) e participe de entrevistas em vídeo ao vivo   Taleo/Acesso a requisições somente onde o usuário é designado como gerente de contratação. Também tem acesso aos perfis dos candidatos marcados sob as requisições, mas com ação limitada para visualizar os detalhes dos candidatos e tomar decisões sobre entrevistas e triagens.
Administrador de Sistemas Múltiplos globalmente Adição e configuração de usuários e suporte com configuração de requisições e perguntas na ferramenta Tem pleno acesso administrativo ao sistema.

Admin de sistemas

Tata Consultancy Services (TCS)

México e

Índia

Adição e configuração de usuários e suporte com configuração de requisições e dúvidas na ferramenta Tem pleno acesso administrativo ao sistema.

Os direitos de acesso detalhados acima envolvem a transferência de dados pessoais em várias jurisdições (incluindo jurisdições fora da União Europeia e fora do país de origem) em que a EY opera.  A EY processará seus dados pessoais na Ferramenta de acordo com a lei aplicável e os regulamentos profissionais em sua jurisdição. As transferências de dados pessoais dentro da rede EY são regidas pelas  Regras Corporativas Vinculantes da EY.

Transferimos ou divulgamos os dados pessoais que coletamos a prestadores de serviços terceirizados (e suas subsidiárias e afiliadas) que são contratados por nós para apoiar nossos processos auxiliares internos. Por exemplo, contratamos provedores de serviços para fornecer, executar e oferecer suporte à nossa infraestrutura de TI (como gerenciamento de identidade, hospedagem, análise de dados, backup, segurança e serviços de armazenamento em nuvem) e para o armazenamento e eliminação segura de nossos arquivos de cópia impressa. É nossa política usar apenas prestadores de serviços terceirizados que estejam obrigados a manter níveis adequados de proteção de dados, segurança e confidencialidade, e que cumpram com quaisquer requisitos legais aplicáveis para a transferência de dados pessoais para fora da jurisdição em que foram originalmente coletados.

Na medida em que os dados pessoais tenham sido anônimos de tal forma que você ou seu dispositivo não sejam mais razoavelmente identificáveis, essas informações serão tratadas como dados não pessoais e os termos deste Aviso de Privacidade não serão aplicáveis.

Para dados coletados no Espaço Econômico Europeu (EEE) ou relacionados a indivíduos no EEE, a EY exige um mecanismo de transferência apropriado conforme necessário para cumprir a legislação aplicável. A transferência de dados pessoais da Ferramenta para o HireVue é regida por um acordo entre a EY e o provedor de serviços que inclui cláusulas padrão de proteção de dados adotadas pela Comissão Europeia.

7. Retenção de dados

Nossa política é reter os dados pessoais somente pelo tempo necessário para os fins descritos na seção "Por que precisamos de seus dados pessoais". Os períodos de retenção variam em diferentes jurisdições e são estabelecidos de acordo com os requisitos regulamentares e profissionais locais de retenção.

Para atender nossos requisitos profissionais e legais, para estabelecer, exercer ou defender nossos direitos legais e para fins de arquivamento e históricos, precisamos reter informações por períodos significativos de tempo.

As políticas e/ou procedimentos para a retenção de dados pessoais na Ferramenta  são: A retenção de dados está de acordo com a Política Global de Retenção de Registros da EY e a Programação de Retenção Global, Área, Região ou País aplicável.

Os registros de acesso do úsuario são mantidos pela ferramenta por um período de três (3) anos. 

Os seus dados pessoais serão mantidos em conformidade com as leis e regulamentos de privacidade. Após o término do período de retenção de dados, seus dados pessoais serão excluídos. Para saber mais, baixe nosso overview sobre retenção de dados (pdf).

8. Segurança

A EY protege a confidencialidade e a segurança das informações que obtém no curso de seus negócios. O acesso a tais informações é limitado e existem políticas e procedimentos destinados a proteger as informações contra perda, mau uso e divulgação indevida. Informações adicionais sobre nossa abordagem de proteção de dados e segurança da informação estão disponíveis em nosso folheto Protegendo seus dados.  (pdf)

 

9. Controle de seus dados pessoais

A EY não transferirá seus dados pessoais para terceiros (exceto quaisquer partes externas referidas na seção 6 acima), a menos que tenhamos sua permissão prévia ou se fomos obrigados por lei a fazê-lo. 

Você tem legalmente o direito de solicitar detalhes dos dados pessoais da EY sobre você.

Para confirmar se seus dados pessoais são processados na ferramenta ou para acessar seus dados pessoais na ferramenta ou (quando aplicável) para retirar seu consentimento, entre em contato com seu representante habitual da EY ou envie um e-mail para a  equipe de proteção de dados

10. Objeção, retificação, direito ao apagamento, restrição de processamento ou portabilidade de dados

Você pode confirmar que seus dados pessoais são precisos e atuais. Você pode se opor ao processamento de seus dados pessoais ou solicitar retificação, apagamento, restrição de processamento ou uma cópia prontamente portátil de seus dados pessoais entrando em contato com seu representante habitual da EY ou enviando um e-mail para a  equipe de proteção de dados

11. Reclamações

Se você estiver preocupado com uma suposta violação da lei de privacidade ou qualquer outro regulamento, entre em contato com o Líder Global de Privacidade da EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, Reino Unido ou via e-mail para a  equipe de proteção de dados  ou através do seu representante usual da EY. Um Líder de Privacidade da EY investigará sua reclamação e fornecerá informações sobre como ela será tratada e resolvida.

Se não estiver satisfeito com a forma como a EY resolveu a sua reclamação, tem o direito de reclamar à autoridade de proteção de dados do seu país. Também pode encaminhar o assunto para um tribunal de jurisdição competente.

Algumas firmas-membro da EY em países fora da União Europeia (UE) nomearam um representante na UE para agir em seu nome se, e quando, realizassem atividades de processamento de dados às quais se aplica o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da UE. Mais informações e os dados de contato desses representantes estão disponíveis aqui.

12. Entre em contato

Se você tiver dúvidas ou preocupações adicionais, entre em contato com seu representante habitual da EY ou envie um e-mail para a  equipe de proteção de dados.