Como um fluxo constante de informações pode detectar vazamentos de gastos?
Hoje, a Microsoft é muito mais do que uma líder global em tecnologia. É também um nome familiar que é sinônimo de inovação – e uma peça crítica da infraestrutura social e de negócios do mundo, abrangendo computação em nuvem para consoles de jogos e muito mais.
Mas, assim como qualquer outro negócio, a Microsoft precisa ser vigilante e rigorosa na forma como gerencia seus riscos de conformidade. Isso significa validar que todos em sua empresa estão se comportando de acordo com suas políticas internas e regulamentações externas em áreas desde privacidade de dados até anticorrupção.
Em uma empresa tão grande, dinâmica e diversificada como a Microsoft, é um grande e complexo desafio. Um desafio que a EY está ajudando a Microsoft a enfrentar, usando a plataforma de monitoramento contínuo forense da EY, EY Virtual, construída na plataforma do Microsoft Azure.
Uma parceria com um escopo em evolução
É um relacionamento de cliente que remonta a muitos anos. A EY oferece suporte à Microsoft em várias áreas de seus negócios há décadas, incluindo parceria nos últimos sete anos com o Grupo de Operações Financeiras da empresa para oferecer suporte ao gerenciamento de riscos de conformidade.
Este trabalho – baseado nos controles líderes do setor e serviços gerenciados de conformidade da EY, que são construídos em plataformas Microsoft e desde então têm se desenvolvido ainda mais – e a EY agora está ajudando várias outras áreas de negócios da Microsoft com serviços semelhantes, aumentando os benefícios para o cliente.
Não surpreende, então, que quando a Microsoft decidiu em 2019 embarcar em um projeto ambicioso para melhorar os controles e a conformidade em todos os seus gastos corporativos globalmente – uma iniciativa chamada de programa Spend Risk Monitoring Modernization (SRMM) – a EY foi sua primeira escolha para ajudar a navegar na jornada. “Tivemos um relacionamento de confiança e valorizado com a EY, pois eles realizaram monitoramento para nós em nosso 'programa de avaliação de controles subsidiários'. Esse programa cresceu e teve muito sucesso ao longo dos anos - então foi uma decisão fácil para nós expandir esse relacionamento e utilizar a experiência da EY no monitoramento que eles já vinham fazendo para nós.” diz Holly Younggren, gerente de processo global do grupo, Microsoft.
Como a EY pode ajudar
Forensic data analytics
Forensic Data Analytics (FDA) is a critical element of nearly every way in which we support organizations — whether an investigation, the digitalization of compliance, forensic diligence or a complex litigation matter.
Saiba maisMantivemos um relacionamento valioso e confiável com a EY, pois eles realizam monitoramento para nós em nosso 'programa de avaliação de controles subsidiários'.
A análise avançada potencializa a colaboração futura
Concentrando-se nos riscos de gastos
Quais problemas a Microsoft estava procurando resolver? Depois de revisar de perto como estava gerenciando seus riscos de gastos em toda a empresa, a empresa determinou que sua abordagem existente para testar transações poderia ser aprimorada de três maneiras principais.
- Primeiro, os testes de gerenciamento de gastos existentes da Microsoft foram isolados em diferentes organizações para diferentes controles. Em vez disso, ela queria poder revisar cada transação apenas uma vez, em vez de várias vezes, obtendo uma visão mais ampla de ponta a ponta.
- Em segundo lugar, os testes atuais eram baseados em amostragem aleatória – e alguns eram realizados apenas uma vez por ano. A Microsoft sabia que uma abordagem melhor seria o monitoramento contínuo, usando recursos de forma eficiente para obter uma visão mais em tempo real das transações.
- Em terceiro lugar, a empresa queria passar para o gerenciamento de gastos em toda a empresa, pegando os melhores aspectos de seus programas existentes e reunindo-os para criar uma fonte da verdade para gerar consistência global em políticas e relatórios.
A Microsoft percebeu que essa nova abordagem traria grandes benefícios para os negócios. O monitoramento contínuo traria uma visão constante sobre quaisquer problemas que surgissem com suas transações e sobre o progresso em resolvê-los. Também seria mais fácil rastrear padrões em anomalias e tomar medidas decisivas em resposta. “A conformidade bem feita é uma experiência moderna que funciona continuamente e permite que funcionários e empresas se concentrem em suas principais competências. A Microsoft e a EY compartilham essa crença e têm uma parceria valiosa no fornecimento de conformidade por meio da tecnologia mais recente”. diz Luke Fewel, gerente geral de operações financeiras da Microsoft.
Compliance feito da maneira certa é uma experiência moderna que funciona continuamente e permite que funcionários e empresas se concentrem em suas principais competências.
Criando uma solução com a EY Virtual no centro...
Com a tarefa de ajudar a alcançar esses objetivos, o profundo conhecimento da EY sobre os processos de conformidade da Microsoft permitiu que ela começasse a funcionar.
No centro da solução estava a plataforma EY Virtual, uma plataforma de monitoramento contínuo baseada em microsserviços que a EY desenvolveu no Microsoft Azure Data Factory e já implantou em mais de 140 clientes em todo o mundo. Os clientes atuais da EY geram aproximadamente US$ 5 milhões em receita anual de consumo para a Microsoft, com crescimento anual projetado de mais de 10%. Alimentado por análises avançadas, IA e aprendizado de máquina, o EY Virtual tem uma capacidade inigualável de ingerir grandes volumes de dados e, em seguida, detectar e sinalizar anomalias neles - ajudando a identificar e abordar riscos relacionados a conformidade, cibernética, fraude, legal e muito mais. “Temos muitas transações mensais – e a EY Virtual analisa todas essas transações, testa-as em relação a todos os gatilhos e sinais de risco e nos fornece rapidamente uma população de seleção de dados de 600 transações anômalas. É a capacidade da EY Virtual de chegar à seleção precisa de dados em um curto período de tempo que realmente permite que o programa SRMM aconteça.” afirma Holly Younggren, gerente global de processos do grupo, Microsoft
Temos muitas transações mensais - e a EY Virtual analisa todas essas transações, testa-as em relação a todos os gatilhos e sinais de risco e nos fornece rapidamente uma população de seleção de dados de 600 transações anômalas.
Por meio de seu trabalho com a EY Virtual em dezenas de clientes, a EY desenvolveu uma loja de aplicativos com mais de 100 aplicativos habilitados para análise para ajudar em vários aspectos de conformidade. Um desses aplicativos – chamado Spend Analytics – concentra-se no gerenciamento de riscos relacionados aos gastos, tornando-o ideal para as necessidades da Microsoft.
Aplicando profundo conhecimento técnico e do setor, a equipe da EY configurou e personalizou rapidamente o aplicativo Spend Analytics para monitorar todos os gastos da Microsoft globalmente.
...que leva a gestão de riscos a uma nova era
O impacto para a Microsoft? Usando o EY Virtual e o Spend Analytics, a empresa conseguiu dar o salto quântico da amostragem aleatória para a amostragem baseada em risco alinhada à sua estratégia de negócios. Agora ela pode revisar e classificar seus gastos em todos os territórios e unidades de negócios em relação a todos os controles relevantes em tempo real, identificar anomalias e transações de alto risco e enviá-las para análise e relatórios detalhados de conformidade. A EY lida com todo o processo de forma integrada e automatizada como um serviço gerenciado de ponta a ponta.
É um novo tipo de gerenciamento de risco para o mundo de hoje: modernizado, reimaginado e escalável. Uma solução expansível e adaptável para uso por muitas outras áreas de negócios da Microsoft, bem como outras organizações em todos os setores. “A EY Virtual nos permitiu passar da amostragem aleatória para a amostragem estratégica baseada em risco. Está nos ajudando a realmente nos concentrar – e a gastar nosso valioso tempo humano revisando as áreas de maior risco em que realmente queremos garantir que nossos controles estejam funcionando corretamente.” diz Holly Younggren, gerente de processo global do grupo, Micosoft.
A EY Virtual nos permitiu passar da amostragem aleatória para a amostragem estratégica baseada em risco. Está nos ajudando a realmente nos concentrar – e a gastar nosso valioso tempo humano revisando as áreas de maior risco nas quais realmente queremos garantir que nossos controles estejam operando corretamente.
Telas de monitoramento contínuo automatizado para não conformidade
...Diferenciação-chave em cada estágio
Uma análise mais detalhada da solução com tecnologia EY Virtual revela vários atributos inovadores. No front-end, ao se conectar às principais fontes de dados da Microsoft, a EY removeu todas as entradas manuais e automatizou todo o processo de ingestão de dados com base nos próprios padrões de TI da Microsoft – incluindo abordar todos os problemas relacionados à privacidade e segurança dos dados.
Combinando tecnologia avançada na plataforma da Microsoft e percepção humana
Outro fator de diferenciação é que a triagem da EY Virtual aplica não apenas análises estatísticas baseadas em regras, mas também algoritmos avançados de IA e aprendizado de máquina desenvolvidos ao longo de 15 anos de experiência e habilitados pelo Azure. O aprendizado de máquina permite que o monitoramento melhore constantemente e fique à frente.
O teste habilitado para IA do Azure da EY Virtual revisa 100% das faturas em toda a empresa e identifica anomalias de alto risco para revisão humana. Eles são passados diretamente para uma solução de fluxo de trabalho da EY, EY Controls, que é construída no Microsoft Dynamics 365 e utiliza o Power Automate e outras tecnologias da Power Platform para habilitar o processamento da EY para capacitar as equipes de processamento da EY em todo o mundo. Os resultados são relatados à Microsoft usando a ferramenta de visualização de dados Power BI da Microsoft.
Uma solução inteligente que está ficando ainda mais inteligente
Por fim, os resultados são realimentados para a EY Virtual, que os utiliza para refinar e melhorar a triagem de conformidade.
Um exemplo? Imagine que o gasto médio com o “fornecedor A” seja de US$ 50.000 por mês, com picos específicos no final de cada trimestre. Todas essas despesas são contabilizadas no Marketing GL Code. Se uma nova transação de $ 200.000 for registrada no Código GL Diversos, o algoritmo retirará essa transação e a colocará no status de alto risco. Se a transação for não reclamada, o sistema lembrará dessas características na próxima vez que elas ocorrerem.
Os benefícios para a Microsoft devem aumentar...
Isso, em poucas palavras, é o que a EY Virtual faz pela Microsoft – globalmente, continuamente e em tempo real. E os resultados? Hoje, a Microsoft pode classificar seus gastos globais em uma fração do tempo anteriormente alcançável, permitindo expandir drasticamente sua cobertura de gerenciamento de riscos. Tudo isso enquanto consolida seus programas de conformidade existentes em silos em um único processo integrado, consumindo mais de 10.000 horas de trabalho anualmente em seus negócios.
E os benefícios até agora são apenas o começo. O aplicativo Spend Analytics que alimenta o programa SRMM é apenas um de um catálogo de aplicativos em vários riscos de conformidade e fluxos de trabalho na biblioteca virtual da EY que mostra o poder da plataforma da Microsoft.
...e os recursos da EY Virtual continuam avançando
Os benefícios que a EY Virtual oferece à Microsoft continuarão se expandindo. E a solução também está avançando de outras formas. Por muitos anos, a EY e a Microsoft têm feito parceria para criar novas soluções e plataformas digitais – uma aliança que foi recentemente expandida para gerar uma oportunidade de crescimento de US$ 15 bilhões, conforme destacado pelos CEOs das duas empresas.
Como parte dessa aliança, as equipes do EY Microsoft Services Group agora estão colaborando para desenvolver e aprimorar ainda mais o EY Virtual. O objetivo? Aumentar a capacidade da EY Virtual de atender às necessidades da Microsoft e também dos clientes conjuntos das duas empresas em todo o mundo. As possibilidades são imensas - e extremamente emocionantes.
Abrindo o caminho
Desde que o EY Virtual e o Spend Analytics foram lançados na Microsoft no final de 2020, o impacto no gerenciamento de risco de gastos da Microsoft foi dramático. Simplificando, a Microsoft agora pode zerar com precisão a laser suas transações mais arriscadas globalmente, mais rápido e com menos esforço do que sua abordagem antiga.
É um recurso que muitas outras empresas em todo o mundo adorariam ter, já que a maioria ainda gerencia o risco de gastos analisando uma pequena amostra de transações.
A mensagem é clara. Em um mundo de riscos em rápida evolução, é hora de todas as empresas aplicarem tecnologia de ponta para modernizar e expandir seu gerenciamento de riscos. Juntas, a EY e a Microsoft estão liderando o caminho. “O que estamos fazendo com a EY é realmente uma história de sucesso. Os objetivos do programa são aumentar a conscientização sobre as políticas de gerenciamento de gastos e ver onde podemos apertar nossos controles. Definitivamente, atingimos esses objetivos e estamos muito satisfeitos com o relacionamento do ponto de vista de ferramentas, colaboração e parceria. A Microsoft sempre tem expectativas super altas – e a EY está absolutamente atendendo a elas e, em alguns casos, até as superando.” diz Holly Younggren, gerente de processo global do grupo, Micosoft.
O que estamos fazendo com a EY é realmente uma história de sucesso. Os objetivos do programa são aumentar a conscientização sobre as políticas de gerenciamento de gastos e ver onde podemos fortalecer nossos controles. Nós definitivamente atingimos esses objetivos.
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