Como políticas de delegação de autoridade (DOA) nos EUA podem aumentar a eficiência operacional nas empresas

As políticas de delegação de autoridade (DOA) nos Estados Unidos auxiliam na tomada de decisões e na gestão de riscos, mas as empresas enfrentam dificuldades com a falta de informações e orientações.

Em resumo

• Uma política de delegação de autoridade (DOA) bem elaborada pode criar estruturas de tomada de decisão que ajudam as empresas a atingir seus objetivos estratégicos.
• Embora a maioria das empresas dos Estados Unidos já tenha implementado políticas de DOA, um estudo da EY identificou práticas líderes que podem ajudar a enfrentar desafios comuns.
• Treinar os funcionários sobre como utilizar, aplicar e atualizar as políticas de DOA representa uma oportunidade de melhoria.

No ambiente de negócios acelerado de hoje, práticas eficazes de governança são essenciais para promover transparência, responsabilidade e gestão de riscos. Um componente fundamental da governança corporativa nos Estados Unidos é a política de delegação de autoridade (DOA), uma ferramenta estratégica que pode aumentar a eficiência organizacional e a resiliência operacional. O estudo “The delegation edge: A guide to successful delegation and authority”, conduzido pela EY US e pela Society for Corporate Governance, constatou que quase 90% dos entrevistados implementaram políticas de DOA. No entanto, o formato, o conteúdo e a governança das políticas variavam significativamente, revelando a necessidade de informações sobre práticas comuns e áreas para melhorias.

“As delegações de autoridade são um aspecto chave da estrutura geral de governança corporativa e podem ser críticas para os controles internos e a eficácia operacional. As empresas estão buscando exemplos relevantes e orientações para estabelecer estruturas claras de tomada de decisão”, afirma Randi Val Morrison, Vice-Presidente Sênior e Conselheira Geral da Society for Corporate Governance.

Quando implementada de forma eficaz, considerando as nuances operacionais e o ambiente de riscos da organização, uma DOA bem documentada pode trazer diversos benefícios:

• Aumento da eficiência e do engajamento dos funcionários
• Apoio à responsabilização
• Promoção de uma cultura positiva
• Economia de tempo gerencial para outras tarefas
• Melhoria na conformidade e na confiança

No entanto, não existe uma abordagem única para a criação de uma DOA. Empresas que desenvolvem uma DOA ineficaz frequentemente enfrentam riscos aumentados. Isso inclui falhas de comunicação, delegação de tarefas a recursos inadequados, problemas de integridade decorrentes de discricionariedade excessiva, gargalos operacionais e decisões inconsistentes. Erros nessas áreas podem ser onerosos para uma organização e resultar em litígios, descumprimento de leis ou danos à reputação.

O estudo, baseado em uma pesquisa com mais de 200 membros da Society for Corporate Governance de empresas abertas e fechadas dos Estados Unidos, identificou desafios comuns e forneceu orientações para o desenvolvimento e implementação de DOAs. As principais descobertas incluem:

Formato:
Mais da metade dos entrevistados (54%) indicam que o formato preferido para as políticas de DOA é a combinação de memorando e matriz. Essa abordagem de formato duplo — que combina uma explicação narrativa da autoridade delegada no memorando com uma representação visual na matriz — permite que as partes interessadas compreendam mais rapidamente suas responsabilidades e o escopo de sua autoridade.

Abordagem:
A maioria das organizações prioriza a hierarquia de autoridade, começando pelo conselho e depois se ramificando pelos diversos níveis organizacionais.

Administração:
A maioria das empresas (73%) gerencia sua DOA de forma centralizada, com os departamentos jurídico e financeiro e o conselho atuando principalmente como responsáveis pela política.

Treinamento:
Apenas 40% afirmam que suas organizações realizam treinamentos regulares sobre atualizações da política de DOA. O treinamento periódico é considerado uma boa prática.

Desafios:
A falta de treinamento adequado sobre a política e seu uso é apontada como o principal desafio por 36% dos entrevistados. Outros desafios incluem dificuldade em acompanhar e aplicar a política, dificuldade em compreender funções e responsabilidades devido à complexidade da estrutura organizacional, e processos demorados para atualização e modificação.

Autoridade de assinatura:
Quase dois terços (65%) relatam que a DOA de suas organizações inclui signatários. Essa integração simplifica processos e pode reduzir o risco de compromissos não autorizados.

Limites:
Quase metade (49%) não possui uma política formal de materialidade. Determinar materialidade e os limites da DOA é um processo rigoroso que exige equilíbrio entre gestão de riscos e eficiência operacional.

Para desenvolver e implementar uma DOA eficaz, as empresas devem considerar as seguintes etapas:

• Incorporar a DOA à estrutura de governança da organização.
• Revisar e atualizar a DOA para manter alinhamento com o ambiente de negócios em evolução e as regulamentações operacionais.
• Garantir que as partes interessadas essenciais concordem com as diretrizes da política, assegurando alinhamento com funções de governança e conformidade.
• Estabelecer um método que simplifique e automatize os processos de aprovação na DOA, criando linhas claras de autoridade.
• Manter supervisão adequada do conselho sobre os processos de delegação de autoridade para garantir conformidade com outras políticas corporativas e documentos normativos.

Ao adotar práticas líderes e enfrentar desafios comuns, as organizações podem aproveitar as oportunidades oferecidas por uma DOA sólida e criar estruturas claras de tomada de decisão que sustentam seus objetivos estratégicos.

Esta é uma tradução de conteúdo da EY US. A versão original, em inglês, está disponível em: How delegation of authority (DOA) can enhance operational efficiency.