Como a equipe de Legal da SAP conectou a visão à ação

A SAP é líder global em software de aplicativos corporativos e inteligência artificial (IA) empresarial, ajudando organizações em mais de 157 países a operar melhor e a melhorar a vida das pessoas. Com mais de 109.000 funcionários em todo o mundo, a SAP oferece suporte a operações críticas de negócios em finanças, compras, RH, cadeia de suprimentos e experiência do cliente.  O departamento de Legal global da SAP, uma equipe de 450 pessoas, se viu em um momento crucial. Apesar de ser operacionalmente robusta e profundamente incorporada ao negócio, a equipe estava tendo dificuldades para se alinhar a uma visão compartilhada. Suas metas eram ambiciosas, mas o caminho para alcançá-las não era claro. As demandas diárias dos negócios como de costume deixavam pouco espaço para refletir, priorizar ou planejar o futuro.

Durante uma discussão franca entre Freek Stähr, diretor de assuntos regulatórios de Legal da SAP, Tech Law & Operations, e Felix Rackwitz, sócio da área jurídica da Ernst & Young Law GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, surgiu um momento de clareza. "Não estamos indo de A a B porque estamos muito ocupados correndo", comentou Freek. Foi uma reflexão simples, mas poderosa — um chamado para fazer uma pausa, refletir e se realinhar.

A SAP contratou a EY para ajudá-la a dar um passo atrás e reimaginar o que sua função jurídica poderia se tornar. A meta não era apenas definir uma visão, mas cocriar uma que fosse real, acionável e compartilhada por toda a equipe de liderança. O objetivo da SAP era desenvolver uma visão de longo prazo e com visão de futuro para a função de legal , que se alinhasse às necessidades em evolução e à direção futura da empresa. Mas isso significava equilibrar a previsão estratégica com as demandas urgentes das operações diárias.

Para apoiar essa transformação, as equipes da EY propuseram uma experiência EY wavespace "Legal Function of the Future" — uma sessão imersiva e facilitada projetada para ajudar as equipes a colaborar e resolver desafios complexos mais rapidamente. A EY wavespace usa abordagens inovadoras e perspectivas diversas para quebrar barreiras, acelerar a transformação e criar resultados acionáveis.

A EY começou ouvindo. Para construir um entendimento claro antes de entrar no wavespace da EY, a equipe realizou 21 entrevistas aprofundadas com os líderes de legal da SAP e surgiu uma imagem diferenciada: uma equipe pronta para mudar de reativa para proativa, de fragmentada para alinhada. As conversas trouxeram à tona uma ampla gama de perspectivas moldadas por geografia, função e experiência, e a EY fez questão de fazer perguntas ponderadas e investigativas que revelaram desafios e oportunidades, e os insights obtidos se tornaram a base da sessão.

Realizada pessoalmente no SAP 'AppHaus' (Heidelberg, Alemanha), a sessão reuniu líderes de legal globais em um espaço projetado para a cocriação. Não se tratava de apresentações ou estratégias de cima para baixo. Tratava-se de abrir espaço para um diálogo honesto, trazer à tona o que mais importava e nos alinharmos em um caminho a seguir juntos.

"Não entramos com um manual padrão, mas ouvimos primeiro, e isso fez toda a diferença", diz Felix Rackwitz.

Os insights das entrevistas foram anônimos, harmonizados e apresentados de forma neutra para promover uma discussão aberta, permitindo distinguir entre reclamações recorrentes e insights acionáveis. As prioridades estratégicas derivadas ao longo de três semanas foram visualizadas em um quadro Miro colaborativo  — um espaço de trabalho digital usado para mapear ideias, alinhar equipes e permitir a cocriação em tempo real, preparando o cenário para uma experiência imersiva no EY wavespace. Esse processo não apenas esclareceu nossos objetivos, mas também ajudou a construir relacionamentos sólidos entre as equipes.

A experiência do EY wavespace foi mais do que um workshop, foi um catalisador de transformação. Projetada para ir além da ambição abstrata, a sessão ajudou a SAP Legal a traduzir a complexidade em clareza e a visão em ação. 

Durante dois dias de imersão, os 16 líderes globais da equipe de legal da SAP participaram de uma jornada estruturada e orientada para o design. O ambiente criado especificamente para a criatividade e a colaboração permitiu que os participantes se afastassem de seus negócios cotidianos e se envolvessem profundamente com o futuro de suas funções.

A facilitação reuniu uma equipe multifuncional, incluindo especialistas em transformação de legal, consultores de pessoal e líderes regionais da Europa e dos EUA. Essa estrutura híbrida garantiu que a sessão fosse relevante em nível global e, ao mesmo tempo, estivesse profundamente sintonizada com o contexto específico da SAP, particularmente com sua presença significativa nos EUA. Aproveitando os insights de projetos de transformação anteriores, a equipe não se concentrou em benchmarks externos, mas na identificação de alavancas internas que a SAP poderia ativar para promover mudanças significativas. Casos de uso de IA também foram explorados, ajudando os participantes a considerar como as tecnologias emergentes poderiam apoiar e dimensionar sua jornada de transformação.

O primeiro dia concentrou-se na visão, liderada por Heidi C. Stenberg, Líder de Transformação Jurídica Global (LTO) da EY, que se concentrou em moldar uma perspectiva que equilibrasse as prioridades e metas da equipe de legal. Ao explorar declarações de visão baseadas em conceito versus declarações de visão baseadas em qualidade, com base em insights anônimos de entrevistas anteriores e aproveitando as ferramentas de IA generativa (GenAI), os participantes co-desenvolveram uma visão convincente para o SAP Legal em 2028. A visão não era uma declaração genérica, era um reflexo das aspirações da equipe, fundamentada em seu contexto exclusivo. O processo incentivou a reflexão profunda, ajudando os participantes a articular não apenas o que queriam alcançar, mas por que isso era importante. 

No segundo dia, o grupo passou da visão para a execução. Por meio de uma metodologia estruturada, a equipe dividiu a visão em objetivos claros e, em seguida, em metas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timebound). Essas metas foram desdobradas em facilitadores, bloqueadores, funções de propriedade e projetos concretos. A abordagem enfatizou a granularidade e a responsabilidade, usando técnicas como o método dos "8 porquês" — uma abordagem de questionamento em camadas que explora as causas subjacentes perguntando repetidamente "por que" para obter insights mais profundos e clareza.

O que tornou a sessão particularmente poderosa foi a abertura da sala. O primeiro dia da sessão teve como objetivo criar confiança dentro do grupo e incentivar conversas abertas. Os participantes se envolveram em conversas honestas e, às vezes, difíceis. Perspectivas diversas entre regiões, funções e experiências foram bem-vindas e essenciais para moldar uma estratégia que parecesse inclusiva e acionável.

O resultado não foi um conjunto de slides ou uma estrutura teórica. Foi um entendimento compartilhado do rumo que a função jurídica está tomando e um roteiro para chegar lá. Cada meta SMART foi claramente atribuída a um responsável, e os participantes saíram com um senso de direção e responsabilidade.

"O verdadeiro jogo dessa sessão do EY wavespace não foi apenas um brainstorming. Tratava-se de orquestrar esse salto de discussões fragmentadas para um plano unificado e acionável. Lutamos com diversas perspectivas globais, enfrentamos realidades políticas complexas e, depois, de forma crítica, transformamos esses diálogos inovadores em próximos passos mensuráveis. Foi aí que houve a verdadeira mágica e a maior dificuldade", disse Annika Gatzemeier, gerente sênior da EY wavespace.

A sessão criou uma visão do que o SAP Legal poderia se tornar e estabeleceu as bases de como chegar lá, juntos.

O impacto da experiência do wavespace da EY foi muito além da própria sessão. O que começou como um momento de alinhamento evoluiu para um movimento de transformação que continua a se espalhar pela SAP Legal e além.

Com uma visão clara e um roteiro em mãos, a liderança de legal da SAP surgiu não apenas alinhada, mas também capacitada. As metas criadas em conjunto deram à equipe confiança na execução, enquanto a clareza da propriedade e das próximas etapas possibilitou uma mudança do planejamento passivo para a transformação proativa. Os líderes saíram com energia renovada e um senso de propósito compartilhado que poderia ser disseminado entre equipes e regiões.

Os efeitos foram imediatos e tangíveis. Foram estabelecidas relações mais fortes com o Conselho Geral e a liderança da SAP, e quatro novos fluxos de trabalho foram abertos. A EY foi contratada para uma jornada de capacitação de transformação de 18 meses, com uma equipe dedicada e adaptada às necessidades da SAP. O que mais se destacou foi a confiança construída mesmo entre os stakeholders mais céticos, posicionando a EY não apenas como uma consultora, mas como uma parceira criativa e de longo prazo.

Internamente, a sessão provocou uma mudança de mentalidade. Os participantes começaram a ver seu papel não apenas como consultores jurídicos, mas como arquitetos do futuro da SAP. Prioridades estratégicas, como tornar-se um parceiro comercial reconhecido, melhorar o acesso a informações jurídicas e gerar valor econômico, foram identificadas e agora estão moldando as operações internas e os relacionamentos externos.

"O workshop da EY wavespace foi um grande sucesso para nossa equipe. Conseguimos criar uma visão de médio prazo muito boa, dividi-la em objetivos-chave e colocar algumas metas abaixo. Com base no excelente trabalho realizado com a EY, estamos muito mais confiantes do que no passado de que, desta vez, vamos acertar",  disse Gabriel Harnier, Conselheiro Geral da SAP SE.

Para a EY, a experiência ofereceu uma rara janela para o funcionamento interno de uma função jurídica global. Ele validou o poder da facilitação imersiva, a importância de ouvir primeiro e o valor de adaptar as soluções à prontidão do cliente. A abordagem agora está sendo replicada em todos os setores, provando que, quando a cocriação é bem feita, ela não apenas resolve problemas, mas cria impulso.

"Nosso cliente está moldando com confiança o futuro de sua função jurídica por meio de uma visão estratégica e de um roteiro ancorado em percepções relevantes do setor, nas metas estratégicas abrangentes da empresa, em uma compreensão completa da situação atual do departamento de legal e em esforços de colaboração entre a equipe de liderança global. Eles estão dedicados a implementar mudanças significativas que capacitarão sua equipe jurídica a gerar valor empresarial para a SAP em escala global", disse Stenberg.

Para que o mundo funcione melhor, não se trata apenas de resolver os desafios de hoje, mas de capacitar as equipes para moldar o amanhã. E para a SAP Legal, esse futuro já está em andamento.