COVID-19: Como as empresas podem proteger a sua força de trabalho, operações e valores

Como parte de seu foco imediato na continuidade, as organizações precisam medir o impacto da COVID-19 na força de trabalho. Comece identificando rapidamente quais funcionários são móveis, tanto local quanto globalmente, e, em seguida, determine se eles estiveram em pontos críticos conhecidos da pandemia ou próximos a eles por algum motivo.

• Identificar funcionários móveis (incluindo cessionários, trabalhadores contingentes e viajantes de negócios globais) e quaisquer membros da família acompanhante que estejam ou tenham entrado recentemente num local de crise, quer em trânsito ou como destino final.
• Considere o impacto da imigração nas pessoas afetadas por um surto nos locais visitados. Os indivíduos podem precisar ser colocados em quarentena ou em locais seguros e podem correr o risco de uma imigração involuntária "ficar fora do prazo", inclusive antes de serem realocados para casa ou para um terceiro país.
• Reúna informações abrangentes sobre todos os atuais funcionários móveis globais, viajantes em trânsito e qualquer membro da família que os acompanhe em locais de crise e locais vizinhos.

A seguir, avalie o impacto da crise para os viajantes globais.

• Avaliar o impacto em cada funcionário globalmente móvel e em qualquer membro da família que o acompanhe.
• Conduzir uma avaliação de risco de crise contra as suas circunstâncias individuais.
• Revisar o status de imigração de cada funcionário globalmente móvel e qualquer membro da família acompanhante, incluindo o status do visto no local atual; o status de outros vistos detidos; e passaportes detidos, incluindo a data de vencimento dos passaportes, sua localização física e sua validade.
• Identificar quaisquer impedimentos ou restrições para viajar, deslocar ou trabalhar remotamente no local.
• Considere quaisquer barreiras físicas, autorizações de saída, proibições de voo, proibições regulamentares e outras restrições legais.
• Avaliar o impacto da recolocação e quaisquer requisitos de infra-estrutura.
• Considere os custos, qualquer impacto nas operações, quaisquer obrigações contratuais (incluindo força maior), e o cumprimento dos requisitos legais enquanto avalia o aconselhamento jurídico apropriado em cada passo.

E, finalmente, desenvolver um plano de ação que trate das restrições e bloqueios de viagens atuais e futuros.

• Quando os bloqueios ainda não estiverem em vigor, prepare orientações para trabalhar em cada local e para viajar entre locais e escritórios, incluindo protocolos de visitas e reuniões, visitando outros locais e eventos.
• Prepare a sua estratégia de bloqueio.
• Considere medidas de proteção apropriadas e requisitos de infra-estrutura.
• Determinar ações para cada funcionário com mobilidade global e qualquer membro da família acompanhante.
• Compreender as restrições de trabalho remoto onde os viajantes a negócios podem ser fundamentados e qualquer política flexível do governo COVID-19.
• Avaliar o risco e o impacto potencial para determinar as medidas e prioridades de resposta:
  • Avaliação de risco de crise na localização
  • Circunstâncias pessoais/únicas dos indivíduos e quaisquer factores de risco acrescido
  • Status de visto e/ou permissão de trabalho e oportunidade de viagem de cada indivíduo
  • Impedimentos de viagem
  • Capacidade de fazer um pedido de imigração em meio a encerramentos de departamentos governamentais e qualquer política governamental flexível em direção a um "excesso de permanência".
• Use essas avaliações para tomar decisões comerciais informadas e para desenvolver planos de ação priorizados.

Durante este tempo de crise, é importante concentrar-se no ambiente geral, na comunicação e no bem-estar dos colaboradores. Em tempos de interrupção dos negócios, a liderança e a comunicação são fundamentais.

Meio Ambiente

Certifique-se de que todos os seus locais de trabalho estão a seguir as orientações das autoridades locais sobre a gestão da saúde e segurança nos locais, nos escritórios, durante as viagens e durante o trabalho remoto. Monitorar os impactos na tecnologia devido ao aumento do trabalho remoto; onde necessário, aumentar o suporte e o fornecimento de suporte e equipamentos de TI. Rever o ambiente dos funcionários para diferentes segmentos, assegurando a inclusão dos funcionários que não têm opção de trabalho remoto.

Comunicação

Alinhe seus canais de comunicação globalmente, regionalmente e localmente enquanto permite flexibilidade, atualizações e mensagens evolutivas. Reveja os meios de comunicação para garantir que todos os colaboradores e partes interessadas relevantes - empreiteiros, fornecedores, consultores, clientes e clientes - sejam incluídos. Fornecer orientação sobre formas alternativas de trabalho, protegendo a produtividade, o desempenho e a segurança para cada local de trabalho. Reveja a sua orientação sobre segurança de dados. Para aqueles que não podem trabalhar em casa, discuta modelos de entrega flexíveis e adaptáveis e arranjos de trabalho alternativos para o curto prazo.

Bem-estar dos colaboradores

Assegurar que os empregados saibam onde encontrar informação, orientação e apoio, reconhecendo os potenciais impactos no seu bem-estar físico, emocional e financeiro. Incentivar os funcionários a continuar a se concentrar no auto-desenvolvimento e na aprendizagem, mantendo a conectividade com os colegas e o trabalho em equipe, priorizando os compromissos familiares e comunitários. Estabelecer canais de comunicação e fóruns que permitam aos funcionários expressar suas preocupações, ser ouvidos e resolver seus problemas mais urgentes. Comece com o tom certo a partir do topo e certifique-se de que os preconceitos e preconceitos inconscientes sejam abordados e eliminados.

O equilíbrio dos custos no curto prazo, particularmente em tempos turbulentos, é fundamental para proteger a estratégia de longo prazo. O impacto será sentido em torno da redução das receitas devido à interrupção da cadeia de fornecimento e das compras dos clientes, aumento do custo e perda de produtividade devido a ausências, restrições de viagem e quarentenas obrigatórias, ausências da força de trabalho devido ao encerramento de escolas a longo prazo e picos inesperados nos custos dos cuidados de saúde.  

Não somos resilientes quando:

• Os custos com a mão-de-obra não são visíveis
• A composição da força de trabalho não é deliberada
• Existem lacunas na tecnologia e no processo para permitir o trabalho remoto e automatizado
• A força de trabalho não se adapta a condições dinâmicas
• Os empregados enfrentam a ruína financeira por ausência ou custos com cuidados de saúde

Somos resilientes quando:

• Compreendemos os sete factores de custo da mão-de-obra
• Nós temos a capacidade de remixar o pessoal
• Os custos com a mão-de-obra são visíveis
• Nós implantamos talentos virtuais e alavancamos a automação inteligente
• Nós temos uma cultura ágil e flexível.
• Os funcionários têm as ferramentas e os meios financeiros necessários para lidar com o inesperado

Dada a crescente complexidade e os múltiplos fatores envolvidos na estratégia da força de trabalho, uma visão de longo prazo do provável impacto da volatilidade do mercado, além dos resultados de múltiplas estratégias de intervenção, exigirá uma abordagem mais robusta e quantitativa do planejamento da força de trabalho.

A fim de proporcionar uma visão completa da resiliência da força de trabalho, devem ser considerados os quatro pilares fundamentais do planeamento e optimização da força de trabalho, nomeadamente capacidade, capacidade, custo e composição (ou os quatro Cs).

Capacidade

Antecipar o tamanho futuro da força de trabalho exige que as organizações considerem o impacto potencial de alavancar a tecnologia digital, como a automação, nas funções existentes e, ao mesmo tempo, redistribuir estrategicamente os trabalhadores deslocados.

Custo

A fim de permanecer competitivo à luz da interrupção contínua e gerar valor para o negócio, a gestão dos custos é imperativa. É fundamental ter a mistura certa e o número de trabalhadores no local certo. Considere como o impacto econômico da crise pode alterar as políticas de recompensa e retenção.

Capacidades

A melhor maneira de preparar a força de trabalho em perspectiva é compreender as futuras exigências de competências da organização. Isto é fundamental para os detentores de cargos, uma vez que à medida que as funções evoluem, eles terão de adquirir novas competências.

Composição

Para obter habilidades críticas que possam ser implantadas rapidamente em toda a empresa, as organizações precisam alavancar o ecossistema mais amplo de talentos. Isto é impulsionado pela escassez de competências, o surgimento de novas plataformas de talentos e a mudança das expectativas geracionais.