A reabertura de seu local de trabalho pode ajudá-lo a reimaginar seu futuro?

Colocar as pessoas no centro significa confirmar que é seguro retornar ao local de trabalho físico. Funcionários e clientes precisam ter a certeza de que a sua segurança está protegida; as empresas precisam construir confiança, demonstrando claramente as medidas de proteção e comunicando-as com clareza. A Ikea, por exemplo, está limitando o número de compradores nas lojas. Colocou telas de proteção para os funcionários que prestam assistência e fechou as áreas de creche e restaurante. Outros varejistas estão fazendo o mesmo, com exames de saúde rígidos e controles de distanciamento físico para proteger os funcionários.

Supervisionar mudanças como essa e gerenciar por meio da incerteza requer o estabelecimento de um centro de comando multifuncional que facilite a tomada de decisões ágil. É necessário varrer o horizonte em busca de ameaças e oportunidades para melhorar as operações e responder às mudanças no mercado e nas condições de saúde. Situado entre as duas engrenagens, o centro de comando conduz a transição confiável de volta ao local de trabalho.

Centro de comando: trazendo ordem à incerteza

Um centro de comando fornece um ponto de apoio para gerenciar a transição de volta ao trabalho físico e responde às mudanças no ambiente operacional interno e externo. A equipe do centro de comando envolve as partes interessadas, internas e externas, para apoiar uma resposta coordenada, incluindo a equipe executiva e o conselho, força de trabalho, clientes, parceiros da cadeia de valor (fornecedores, vendedores), agências governamentais/locais e comunidade, e valida essa conformidade e as obrigações fiduciárias são atendidas. Deve pensar holisticamente sobre a continuidade operacional, considerando tecnologia, segurança, produtividade, bem-estar e engajamento. E, usando o que aprendeu, deve adotar uma visão de futuro em relação ao que o trabalho representa para a empresa.

Criação de manuais para uma transição confiável

Os manuais sobre o retorno ao trabalho podem definir claramente como o centro de comando comunica as ações em toda a organização. Esses manuais - que vão desde saúde e segurança do trabalhador até segurança do local de trabalho, estabilidade financeira, conformidade governamental e legal e outros - podem documentar princípios, definir informações e etapas táticas para facilitar a retomada das operações comerciais. Eles precisarão ser atualizados continuamente e serão complementares aos planos de continuidade de negócios existentes, concentrando-se nas responsabilidades específicas da área funcional que responde ao centro de comando. Além disso, a análise dos dados terá um papel significativo, permitindo novos insights operacionais em todos esses fluxos de trabalho para a tomada de decisão em tempo hábil.

Abaixo descrevemos considerações e ações que esses manuais devem abranger.

Tecnologia

Muitos funcionários foram catapultados para o uso de videoconferência e compartilhamento de arquivos na nuvem para substituir reuniões físicas e formas tradicionais de trabalho. Muitas vezes, eles se mostraram eficientes e produtivos, permitindo que essas tecnologias sejam incorporadas aos processos do local de trabalho, de modo que alguns funcionários agora têm autonomia para trabalhar remotamente por um longo prazo.

Várias tecnologias de rastreamento de contato - como pulseiras habilitadas para Bluetooth e aplicativos de smartphone, como o COVID Safe Paths do MIT - já estão em utilização por alguns governos e empresas para ajudar a proteger a saúde em caso de infecção confirmada. A confiança de que o uso de tais dados é apenas para proteção pessoal - e não para vigilância mais ampla - é fundamental para a adoção e conformidade em larga escala. As organizações precisarão proteger os dados para cumprir os regulamentos locais.

As empresas que reabriram estão considerando como substituir itens, como latas de lixo, ou usar tecnologia para reduzir o risco e manter os funcionários seguros e os ambientes de trabalho limpos. Tecnologias mais avançadas estão sendo testadas, como câmeras de imagem térmica a controles ativados por voz para elevadores e portas. Na fábrica da Ford em Plymouth, por exemplo, os trabalhadores estão testando um smartwatch que usa a tecnologia de ondas curtas Bluetooth para detectar a proximidade entre os trabalhadores e vibra para alertar os supervisores.

Além disso, as empresas estão adotando Inteligência Artificial e análise de dados para construir cenários, testar hipóteses e imaginar as circunstâncias hipotéticas que formarão a base dos planos de emergência que podem ser implementados imediatamente caso ocorra um surto localizado.

Espaço físico

Cada reabertura de empresa após o bloqueio deve reconfigurar os espaços de trabalho para manter o distanciamento social. As medidas incluem espaçamento entre funcionários mais distantes nas linhas de montagem; assentos designados em escritórios em vez de “escritório móvel”; uso limitado do elevador; instalação de sinalização para ajudar a manter distância em instalações comuns, como fotocopiadoras, pontos de café e banheiros; e fechamento temporário de centros de socialização, como refeitórios e áreas de descanso.

A redução do risco em superfícies de alto tráfego também pode ser obtida sem tecnologia. Uma empresa australiana de tecnologia substituiu as maçanetas das portas por maçanetas feitas de suportes de parede para evitar que as portas sejam tocadas por seus funcionários, por exemplo. Essas modificações são apenas ajustes de curto prazo para as mudanças radicais no espaço físico que virão como resultado da pandemia.

As empresas irão reavaliar as suas necessidades de espaço físico, incluindo quem precisa estar em um escritório e por quanto tempo. Para os funcionários que retornam ao escritório, as diretrizes de distanciamento social sinalizam o fim das plantas de escritórios abertos.   

Mark Grinis, líder global de Real Estate, Hospitality and Construction da EY, resume o que esperar: “O futuro do setor imobiliário mudou para sempre após a crise da COVID-19. Nossas experiências de adoção de estilos de vida mais virtuais mudaram a percepção do que é possível, o que, por sua vez, desafiará o papel do ambiente físico. Há uma necessidade urgente de ajuste imediato do espaço físico para proteger a saúde e a segurança no retorno ao trabalho, enquanto se planeja ajustes de longo prazo em como as pessoas preferem trabalhar, fazer compras, aprender e se divertir.”

A engrenagem 1 fornece etapas imediatas e acionáveis para colocar as pessoas no centro do programa de retorno físico ao trabalho. Aqui estão alguns pontos fundamentais para auxiliar na preparação:

Todos nós precisamos nos tornar futuristas - não apenas para modelar futuros possíveis ou plausíveis, mas também para inventá-los e projetá-los. A forma como o trabalho é gerenciado ainda é amplamente modelado nas linhas de produção do início do século XX. Há um forte imperativo agora para sincronizar a tecnologia e a forma de trabalho com as necessidades do século XXI.

Em muitas empresas, o trabalho ainda é organizado em funções definidas dentro de uma estrutura de comando e controle e de uma cultura hierárquica. Muitos líderes promovem uma ética de atendimento que recompensa as horas físicas em um local, em vez da produtividade. Esta não é a melhor maneira de organizar seu negócio: o local de trabalho do futuro deve ser muito mais digitale flexível e muito menos hierárquico.

Os líderes precisarão continuar a otimizar a forma como o trabalho é feito para obter eficiência e produtividade. Mas a experiência dos funcionários é que deve ser o foco do líder. A cultura do trabalho on-line está sendo reescrita, à medida que as organizações aplicam as lições da pandemia em longo prazo. A capacidade de atrair os melhores talentos dependerá significativamente das experiências flexíveis que sua empresa pode oferecer. Fundamental para isso será a cultura que a sua organização demonstra e a colaboração em direção ao seu propósito.

Saúde e segurança

NSomos pessoas em primeiro lugar; funcionários em segundo lugar. As empresas que ganham nesta nova economia serão aquelas que se preocupam com o bem-estar total dos seus funcionários (saúde física, mental e financeira) e colocam o ser humano no centro.

O foco imediato na higiene acelerou o uso de sistemas sem toque e controles ativados por voz; a nova ênfase na lavagem e limpeza - mãos e superfícies - agora faz parte de nossas rotinas diárias. Na China, por exemplo, há um aumento do uso de elevadores ativados por voz. E empresas, como a Microsoft, têm desenvolvido novas tecnologias de reconhecimento automático de voz que podem filtrar o ruído de fundo.

Mike Bertolino, Líder Global de People Advisory Services da EY, diz: “Sob o olhar de "as pessoas são mais importantes", as empresas deveriam se perguntar antes de mais nada: Como faço para manter meus funcionários seguros? Como faço para manter meus clientes envolvidos? Como minha empresa pode ajudar a sociedade? As empresas que vivem seu propósito por meio da COVID-19 gerarão valor de longo prazo que pagará dividendos muito depois que a crise passar ”.

Essa cultura de cuidado informará tudo o que uma empresa faz, ao aplicar as lições aprendidas com a pandemia em um novo ciclo de negócios definido mais pelo valor do que pelo crescimento.

Espaço físico

Nem todos os trabalhos futuros terão um local físico definido. Em alguns setores, quase tudo pode ser feito remotamente. Algumas empresas estão provando que podem operar sem uma grande estrutura física, com o escritório servindo essencialmente como um centro de conferências emblemático - não um local de trabalho.

À medida que as empresas olham para uma força de trabalho flexível, pode haver o aumento no trabalho realizado por terceirizados, ou trabalhadores temporários, que trabalham fora da organização. Mas a pandemia também mostrou que os terceirizados são particularmente vulneráveis ​​e pode haver movimentos para oferecer a eles proteção, além de benefícios semelhantes aos dos empregados internos.

Nas atividades que exigem um local físico fixo, as empresas se concentrarão em tornar esse local mais flexível (por exemplo, por meio de escritórios modulares) e adaptável a novos processos de produção, novas tecnologias e novas formas de fazer. A inter-relação de localização física e tecnologia só aumentará.

Envolvendo-se com o que você está pensando e fazendo

A pandemia COVID-19 virou nosso mundo de cabeça para baixo. Também ampliou a necessidade de colaboração. Com este relatório, estamos lançando uma pesquisa e um “portal jam” em nossa plataforma MillionYou para ouvir todas as vozes da comunidade global. Queremos saber como você está gerenciando a crise, como ela afetou você e sua força de trabalho e como você acha que vai remodelar e reimaginar o trabalho. Compartilharemos dados em tempo real para mostrar perspectivas e práticas de liderança de uma variedade de países, setores e pessoas.

Principais Conclusões

Conforme começamos a retomar as atividades presenciais, os líderes devem repensar o ambiente em que suas empresas operam. O sucesso neste período incerto requer o uso de duas engrenagens, movendo-se juntas, em um ciclo de maturação de modelagem, iteração e pivot.

Enquanto a primeira engrenagem se concentra em uma transição confiável de volta às operações físicas, a segunda explora a transformação do modelo de trabalho. A engrenagem 1 concentra-se nos riscos; A engrenagem 2 abre oportunidades. Ainda assim, elas estão interconectadas e interdependentes, o que significa que uma transição mal executada bloqueará o caminho para a transformação.

Em todos os momentos, as pessoas estão no centro desse esforço. Decifrar o código do próximo ciclo de negócios significa dominar a transição da economia de crescimento econômico para uma economia baseada em valor. As empresas que vencerão neste mundo emergente serão aquelas que colocam as pessoas em primeiro lugar e que melhor atendem as suas necessidades, sejam elas funcionários, clientes, parceiros de negócios ou a sociedade em geral.