Uusi teknologiavaje
Uutta teknologiaa, kuten antureita ja sovelluksia, käytetään jo työtovereiden ja tilojen etsimiseen sekä varauspalveluihin. Työntekijöiden tietoisempia valintoja edistävien erillisten ratkaisujen ja työpaikkojen datan yhdistämisessä on kuitenkin vielä valtava aukko. Yritysten on kehitettävä dynaamisten suunnittelutyökalujen taustalla olevaa teknologiaa, joka tukee esimerkiksi tapaamisen järjestämistä lyhyellä varoitusajalla, huomioiden kollegojen senhetkisen sijainnin ja sen, missä he haluavat olla fyysisesti sekä kaiken yhteen sovittamista työpaikan käytettävissä olevien resurssien kanssa.
Kestävä työympäristö
Monissa organisaatioissa "bricks" eli fyysinen työympäristö on usein toiseksi tai kolmanneksi suurin kustannusluokka, joka kilpailee palkkojen ja IT-kustannusten kanssa. Työntekijöiden mahdollisuus etätyöskentelyyn pitkällä aikavälillä mahdollistaa sen, että jotkin organisaatiot voivat vähentää merkittävästi yritysten kiinteistöjen tarvetta, vaikka sosiaalinen etäisyys kasvaisi tulevaisuudessa.
Muutosta nopeuttaa entisestään se, että toimistorakennukset ovat monille yrityksille yksi tärkeimmistä hiilijalanjälkeen ja muihin päästöihin suoraan vaikuttavista päästölähteistä. Hiilestä luopuminen on tunnistettu yhdeksi EY:n kahdeksasta 2020-luvun megatrendistä, jotka muokkaavat maailmaa nyt, seuraavaksi ja tulevaisuudessa. Tarvittavan toimistotilan ja siihen liittyvien hiilidioksidipäästöjen vähentäminen korostaa edelleen organisaatioiden tarvetta tutkia hybriditoimintamalleja. Data ja teknologia ovat valtavia työntekijöitä tämän toteuttamisessa.
Vuoden 2021 hiilinegatiivisuustavoitteemme ja vuoden 2025 laskennallisen nollatasotavoitteemme mukaisesti EY:llä on vähennetty kiinteistöjen käyttöastetta 13,8 neliöstä 7,6 neliöön henkilöä kohti maailmanlaajuisesti. Jättämällä käyttämättä 1,9 miljoonan neliömetrin verran tiloja viimeisen vuosikymmenen aikana EY vähensi hiilidioksidipäästöjään (CO2e) yli 150 000 tuhatta tonnia. Määrä vastaa 17 830 talon vuotuista energiankulutusta tai tavallisen henkilöauton 611 miljoonan kilometrin ajoa.
EY:n isännöimässä pohjoismaiden Head of Workplace Roundtable -tilaisuudessa oli 39 suurta organisaatiota eri aloilta, kuten rahoitus-, auto-, lääke- ja yleishyödyllisten palveluiden alalta. Näistä lähes 90 prosenttia sanoi, että he asettaisivat kestävyyden sijalle "korkea prioriteetti" tai "erittäin korkea prioriteetti". Organisaatiot investoivat todennäköisesti paljon enemmän työpaikkojensa koon ja uudelleensuunnittelun tukemiseen paremman hybridityöskentelyn tukemiseksi ja työpaikan ja ihmisten kokemusten parantamiseksi. Organisaatiot ja EY-tiimit ovat jo tekemässä aloitteita, kuten "tehopositiivisia ja hiilinegatiivisia" rakennuksia, kaupunkiviljelyä, kestäviä toimintatapoja ja yksilölliseen käyttäytymiseen liittyvää hiilidioksidin seurantaa.
Osallistava työpaikkakokemus
Koronapandemian aikana monet työntekijät kokivat osallistavampia kokouksia, jolloin kaikki olivat samalla alustalla ja käyttivät samaa virtuaalista tilaa. Monet kokivat myös inhimillisemmän kosketuksen yrityselämään ja saivat välähdyksiä ennennäkemättömistä yksityiselämän puolista. Voimme myös nähdä Microsoftin analytiikkatiedoista, että organisaatioiden sisäiset verkot ovat yhä enemmän siiloissa ja ulkoiset verkot kutistuvat. Yllättävän suuri osuus työntekijöistä ei ole lainkaan kasvokkain tekemässä lähimpien esimiesten kanssa (Head of Workplace Roundtable). Data osoittaa myös, että (mies)johtajat yleensä menestyvät paljon paremmin kuin yksinelävät äidit ja uudet työntekijät (Microsoftin tutkimus).
Useimmat nykyaikaiset organisaatiot vievät monimuotoisuuden ja osallisuuden tavoitteen hallitustasolle yhdessä kestävän kehityksen kanssa. Työpaikan osallistamisohjelma ei koske pelkästään sukupuolta, vaan se koskee myös sitä, kuinka enemmistöt ja vähemmistöt ovat vuorovaikutuksessa, missä määrin heidän annetaan ylipäätään olla esillä, ja kuinka yksilöt ymmärtävät kaiken ja onko työtavastaan sallittua päättää itse.
Jo ennen koronapandemiaa oli haastavaa osallistua hybridikokouksiin, joissa enemmistö oli usein fyysisesti kokoushuoneessa ja vähemmistö tai jopa vain yksi henkilö soitti eikä ehkä ollut edes visuaalisesti läsnä. Epävirallinen esikokous pidettiin fyysisessä huoneessa ilman etävähemmistön läsnäoloa. Kokouksen aikana etävähemmistöllä oli haaste saada sanottavansa sanottua ja seurata suullista keskustelua ja kehonkieltä huoneessa. Kokouksen jälkeen virtuaalinen vähemmistö ei osallistunut epäviralliseen fyysiseen jälkikokoontumiseen.
Jotkut organisaatiot päättivät olla järjestämättä hybridikokouksia jo ennen koronapandemiaa. Tämä ei tarkoita, että se olisi ainoa ratkaisu kaikille organisaatioille pandemian jälkeen. Pikemminkin se on loistava esimerkki siitä, kuinka kehotamme kaikkia organisaatioita miettimään, mitä työn toimintatapoja he haluaisivat organisaatiossaan käytettävän, ja suunnittelemaan sen jälkeen fyysisen (bricks) ja digitaalisen (bytes) työntekijäkokemuksen tukemaan niitä integroidusti. Jos organisaation päätös on sallia hybridikokoukset hyvistä syistä, on järjestettävä hybridikokoushuoneita, joissa huoneen järjestelyt ja työpaikan tekniikka tukevat osallisuutta.
Voi olla myös hyvä harkita hybridikokousohjeita ja moderaattorirooleja tukemaan niitä, – jotta kaikki tuntevat olevansa mukana riippumatta siitä, miten ja missä he päättävät työskennellä. Osallistaminen on kiistatta paras tavoiteltava menettelytapa, ja todisteet viittaavat vahvasti siihen, että kun työntekijät tuntevat olevansa mukana ja heillä on vahvat työpaikkaverkostot, he ovat innovatiivisempia ja tuottavampia (Microsoftin tutkimus). Jää kysymys, kuinka tämä toteutetaan.
Kuinka EY-tiimit voivat auttaa
EY on Pohjoismaiden johtava tulevaisuuden kehittyvän työpaikan neuvonantaja, fyysinen työtila mukaan lukien. Meillä on ainutlaatuiset mahdollisuudet tehdä yhteistyötä HR:n, IT:n ja FM:n toimialueella (facility management eli tilojen hallinta) tuoden ne menestyksekkäästi osaksi suuria organisaatioita.
Emme tuo pelkästään syvällistä aihekohtaista tietoa fyysisen, digitaalisen ja kulttuurisen työntekijäkokemuksen osa-alueille: (bricks, bytes, behaviors). Olemme myös kehittäneet ainutlaatuisen lähestymistavan yhdistääksemme käyttäjien mieltymyksiä ja havaintoja koskevat tiedot objektiivisiin virtuaalisiin työkäyttäytymistietoihin. Tämä tarjoaa yrityksille tietopohjaisen lähestymistavan ja analysoi samalla, kuinka ne kuvittelevat toimivansa tulevaisuudessa. Koska työpaikka- ja työntekijäkokemus on jokaisen organisaation asialistan kärjessä, myös työntekijät kutsutaan osallistumaan vuoropuheluun, jotta löydetään kaikille sopiva ratkaisu.
Maailmanlaajuisesti lisääntyneen kestävän kehityksen vuoksi johtajat ymmärtävät nykyään fyysisen työpaikan uudistamisen tärkeyden. Vain riittävien digitaalisten työkalujen, uusien kumppanuusmallien ja johtoportaan oikean asenteen avulla voimme suunnitella tulevaisuuden työpaikan onnistuneesti uudelleen ja tulla nykyaikaiseksi työnantajaksi. Fyysiset työympäristöt eivät siis voi toimia erillään. Kolmen osa-alueen on toimittava rinnakkain, jotta työn uusi aikakausi voidaan suunnitella onnistuneesti.
