Política EY Brasil de Conformidade Ética

1. Sumário Executivo

Estar em conformidade significa cumprir, satisfazer, realizar o que foi definido por meio de leis e regulamentos internos e externos, representando, acima de tudo, uma obrigação de cada Profissional da EY.

O Comitê de Ética e Conformidade da EY Brasil (“Comitê” ou “CEC”) é o órgão estratégico de apoio à disseminação da cultura de conformidade com as leis, ética e controles internos no âmbito da EY Brasil, sendo o responsável pelo Programa de Conformidade Ética.  

O CEC tem como missão zelar pela conformidade com as leis e com a ética, buscando a observância às normas aplicáveis, em especial a Lei             12.846/13 (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2013/lei/l12846.htm),  e  legislação correlata, além de desenvolver mecanismos para promover a prevenção, a detecção e a reação  aos  incidentes  de  não  conformidade  ética  com  o  objetivo  de  mitigar  riscos relacionados à corrupção, lavagem de dinheiro e qualquer outro incidente ético que possa comprometer as atividades da EY Brasil.

2. Aplicação e objetivo dessa política

Estabelecer as diretrizes e regras relacionadas ao Programa de Conformidade Ética da EY Brasil, aplicáveis a todos os Profissionais EY Brasil, bem como aos Terceiros que atuam em nome da EY Brasil, conforme Política EY Brasil de Contratação de Profissionais e Terceiros.

3. Nosso propósito, nossos valores e nossa ambição

O Código de Conduta Global EY revela o propósito, os valores e a ambição da EY:

Nosso propósito: Construir um mundo de trabalho melhor

A EY está comprometida em fazer sua parte na construção de um mundo de negócios melhor. Desenvolvemos líderes e equipes excepcionais que criam valor de longo prazo para todas as partes interessadas, o que leva a um crescimento sustentável e inclusivo.   

Aspiramos oferecer qualidade em tudo o que fazemos para ajudar a construir confiança nas economias do mundo todo. 

Nossos valores: Quem somos

• Pessoas  que  demonstram  integridade,  respeito  às  diferenças  motivadas  por questões  de  faixa  etária,  deficiência,  gênero  e  identidade/expressão  de  gênero, nacionalidade, religião, orientação sexual, outras dimensões de identidade definidas e construídas por algumas sociedades em termos étnicos, de cor, culturais ou raciais.   
• Pessoas que zelam por um ambiente inclusivo, livre de discriminação, intimidação
  e assédio, ou qualquer outra forma de maus tratos de pessoas com base em diferenças percebidas nas características humanas.
• Pessoas com energia, entusiasmo e coragem para liderar.
• Pessoas que reafirmam o compromisso inabalável em proporcionar um ambiente
  de  trabalho  saudável  e  seguro,  preservando  a  dignidade  e  os  direitos  de  todos  os colaboradores e adotando uma postura firme contra o trabalho forçado e a mão de obra infantil, para não apenas protegermos nossos profissionais, mas também exigirmos que clientes e parceiros de negócios compartilhem dessa responsabilidade.

Nossa ambição: 

• Criar valor de longo prazo como a organização de serviços profissionais mais
  confiável e distinta do mundo. 
• Criar valor para o cliente, valor para as pessoas, valor social e valor financeiro.

4. Comitê de Ética e Conformidade – EY Brasil

A EY Brasil instituiu em janeiro de 2014 o Comitê de Ética e Conformidade (CEC) visando à implementação de procedimentos de integridade que garantam:

• Padrões de transparência na relação com o Governo e Setor Público
• Respeito ao Código de Conduta Global EY e às Políticas Internas EY
• Sigilo   no   recebimento   e   apuração   de   denúncias,   recomendando   sobre
  consequências 
• Não retaliação dos denunciantes
• Treinamentos periódicos com o intuito de promover a integridade
• Sistemas efetivos de controles internos

4.1 Missão do Comitê de Ética e Conformidade da EY Brasil

O CEC tem como missão zelar pela conformidade com as leis e com a ética, buscando a observância  às  normas  aplicáveis,  em  especial  a  Lei  12.846/13  e  diretrizes  globais antissuborno por todos os Profissionais da EY Brasil, além de promover a cultura de ética e conformidade da EY e os valores do Código de Conduta Global da EY. As Políticas de Conformidade Ética da EY Brasil, disponíveis na intranet EY, norteiam todas as ações do Comitê. 

4.2 Atribuições do Comitê de Ética e Conformidade – EY Brasil

Monitorar e recomendar melhorias aplicáveis aos seguintes temas:

• Normas e diretrizes locais antissuborno e anticorrupção
• Código de Conduta Global EY
• Incluindo:
  Políticas
  Processos e procedimentos
  Capacitação dos Profissionais
  Controles internos no âmbito da EY Brasil

• Zelar  pela  adoção  e  aprimoramento  de  boas  práticas  de  ética  corporativa, conformidade  e  integridade,  haja   vista   sua  responsabilidade  pelo  Programa  de Conformidade Ética;  

• Definir estratégias apropriadas para promover um ambiente de conformidade ética, compreendendo  aspectos  relacionados  à  gestão  de  riscos  e  controles  mitigatórios efetivos; 

• Desenvolver,  implementar,  manter  e  aperfeiçoar  as  políticas,  programas  e procedimentos  para  o  funcionamento  geral  do  Programa  de  Conformidade  Ética, proporcionando seu conhecimento por parte dos Profissionais da EY Brasil e terceiros que interagem ou esperam interagir com a EY Brasil, visando evitar condutas ilegais, antiéticas ou inapropriadas; 

•  Instituir e manter um Programa de Comunicação de Conformidade Ética efetivo, visando apoiar a comunicação adequada perante os Profissionais da EY Brasil, no que se refere à Política Global Antissuborno e demais normas correlatas, em especial a Lei 12.846/13 e suas alterações, incluindo a conscientização acerca dos padrões de conduta esperados, o uso adequado dos canais de denúncias internas e a garantia do anonimato dos denunciantes; 

• Atuar em conjunto com as Áreas internas, conforme necessário, para desenvolver programas efetivos de treinamentos introdutórios e contínuos para todos os Profissionais da EY Brasil;

• Atualizar e supervisionar o desenvolvimento e manutenção de conteúdo de regras antissuborno e prover orientações sobre ética e conformidade, questões regulatórias relevantes, riscos legais e riscos de conformidade ética, assim como manter atualizadas as Políticas de Conformidade Ética, objetivando a constante integração e atualização do Programa de Conformidade Ética;

• Fornecer atualizações periódicas sobre o Programa de Conformidade Ética ao CEO da EY Brasil e ao Comitê Executivo da EY Brasil, em frequência não inferior a anual e sempre que reportes não previstos sejam oportunos ou necessários;

• Oferecer meios, através dos quais, os Profissionais da EY Brasil que se encontrem em situações que envolvam ética e conformidade, possam buscar orientação adequada;

• Estimular um ambiente de negócios que permita que todos os Profissionais da EY Brasil ajam em harmonia com os princípios e valores globais da firma e denunciem as violações de maneira proativa, sem receio de represálias; 

• Monitorar  aspectos  de  ética  e  conduta,  incluindo  a  efetividade  do  Canal  de Denúncias da EY, além de zelar pelo princípio de vedação a represálias em face de denunciantes. O Comitê de Ética e Conformidade da EY Brasil se compromete a apurar os fatos reportados através dos canais de denúncias da EY, buscando elementos robustos que sirvam de convicção e garantam um entendimento imparcial, tempestivo e transparente;

• Supervisionar, em conjunto com o Departamento Jurídico da EY, a contratação de Profissionais   e   Terceiros,   através   da   análise   dos   procedimentos   de   diligência anticorrupção, de acordo com a Política EY Brasil de Contratação de Profissionais e Terceiros;   

• Avaliar e responder às violações aos princípios e valores globais da firma; Código de Conduta Global e diretrizes globais e locais, em especial as que tratam de antissuborno, Leis, especialmente a Lei 12.846/2013;

• Reportar  às  autoridades  competentes  caso  sejam  identificados  indícios  de condutas tipificadas como crime segundo a legislação brasileira e, com o apoio da área jurídica da EY, cooperar com o fornecimento de todas as informações e documentos obtidos durante o processo investigativo interno, conforme dispõe a “Política EY Brasil Antissuborno”, “Política EY Brasil de Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro, ao Financiamento do Terrorismo e da Proliferação de Armas de Destruição em Massa”, “Política EY Brasil de Afastamento de Profissionais envolvidos em atos de corrupção, lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo, ou proliferação de armas de destruição em massa” e a própria “Política EY Brasil de Apuração de Denúncias”;

• Emitir recomendações sobre ética, conformidade e integridade quando julgar necessário ou por solicitação do CEO da EY Brasil ou do Comitê Executivo da EY Brasil.

• Atuar em conjunto com CEC LATAM, promovendo a cultura de integridade ética na
região. 

5. Características do Comitê de Ética e Conformidade

O Comitê de Ética e Conformidade (CEC) é constituído como órgão interno, autônomo e independente na estrutura da EY Brasil e reportar-se-á diretamente ao CEO da EY Brasil. O CEC poderá dar ciência de temas relevantes ao Comitê Executivo da EY Brasil, com anuência do CEO EY Brasil.   

O Comitê de Ética e Conformidade será composto por membros, em número equivalente até 3% de seus PAPDs, sendo:

• um representante permanente de Risk Management, que será o próprio líder de Risk Management da EY Brasil, o qual presidirá o Comitê de Ética e Conformidade;
• um representante permanente do Legal Counsel local, que será o Diretor Jurídico
  da EY Brasil, ou quem ele venha a indicar;
• um  representante  permanente  de  Talent,  para apoiar  as  atribuições do  CEC, nomeado pelo Presidente do Comitê de Ética e Conformidade;
• um secretário permanente para apoiar todas as atribuições do CEC, nomeado pelo Presidente do Comitê de Ética e Conformidade; 
• demais membros com mandatos, cujos nomes devem ser previamente anuídos
  pelos demais membros do Comitê de Ética e Conformidade, e cujas nomeações serão feitas pelo CEO da EY Brasil.

 

Além disso, o Comitê conta com representantes da equipe de Talent que atuam em todos os escritórios da EY Brasil e, também tem o apoio dos líderes das Linhas de Serviço da EY no Brasil (Assurance , Tax , Consulting , FSO , Strategy and Transactions e Core Business Services ). Ainda, podem ser alocados profissionais de nossas áreas técnicas para apoiar em iniciativas relacionadas ao mapeamento e monitoramento de riscos de conformidade ética. 

Os membros do Comitê de Ética e Conformidade possuem proteção contra punições arbitrárias ou promovidas em represália às ações relacionadas ao exercício de suas atribuições no âmbito do Comitê, não sendo admitido qualquer afastamento de membro, temporária ou definitivamente, de suas funções no Comitê, sem motivo claro, objetivo e factual.  

O Comitê de Ética e Conformidade se reunirá validamente pelo menos 6 vezes por ano, com a presença física ou remota da maioria de seus membros, sendo que o Presidente do Comitê de Ética e Conformidade poderá convocar reuniões extraordinárias a qualquer momento.  Ademais,  o  Secretário  do  CEC  registrará  em  ata  os  assuntos  tratados  e deliberações tomadas, as quais serão remetidas para assinatura dos membros do CEC e para ciência do CEO da EY Brasil.

O Comitê de Ética e Conformidade deve ser independente, pressupondo alguns elementos básicos: 

• Status formal; 
• Existência  de  equipe  responsável  pelos  trabalhos  de  gestão  de  riscos  de conformidade ética; 
• Ausência de conflitos de interesse; e
• Acesso às informações e pessoas no exercício de suas atribuições. 

Adicionalmente,  o  Comitê  de  Ética  e  Conformidade  da  EY  Brasil  possui  algumas características intrínsecas à sua atuação:

Diversidade de Membros: A composição do CEC inclui membros de diferentes áreas e níveis da Organização para garantir uma variedade de perspectivas.

Clareza de Funções e Responsabilidades: As atribuições e responsabilidades do CEC são claramente definidas e comunicadas a todos os membros e à Organização.

Transparência: O CEC opera de maneira transparente, compartilhando suas decisões e recomendações com a Organização, sempre que apropriado. 

Acesso a Recursos: O CEC tem acesso a recursos financeiros e técnicos adequados para desempenhar suas funções de forma eficaz.

Capacitação Contínua: Os membros do CEC recebem treinamentos contínuo sobre ética, conformidade e melhores práticas para garantir que estejam atualizados sobre as questões relevantes. 

Mecanismos  de  Comunicação:  Existem  canais  claros  para que  os  profissionais da Organização possam se comunicar com o CEC, reportando  preocupações éticas ou  buscando orientação. 

Avaliação de Desempenho: O CEC avalia seu próprio desempenho e eficácia, buscando melhorias contínuas.

Compromisso como a Cultura Ética: Os membros do CEC são aliados da ética e da confirmidade dentro da Organização,  promovendo  uma  cultura  que  valorize  esses principios.

 

6. Apoio 

O Comitê de Ética e Conformidade deve contar com o apoio necessário ao desempenho das suas atribuições de forma eficaz. Esses recursos incluem:

• Apoio do CEO e do Comitê Executivo da EY Brasil;
• Apoio visível e inequívoco para o Programa de Conformidade Ética;
• Apoio financeiro;
• Apoio  técnico,  seja  interno  ou  externo,  para  apoiar  no desempenho de  suas atribuições, havendo circunstâncias que o exijam;   
• Apoio técnico, seja interno ou externo, para desempenhar atividades requeridas
  pela Auditoria Interna Global da EY (GIA), a qual realiza trabalhos de auditoria interna em cada firma membro da EY Global, considerando os seguintes tipos de risco: conformidade, operacionais,  financeiros  e  estratégicos,  sendo  gerados  documentos  e  relatórios  de auditoria; e 
• Apoio do CEC LATAM, promovendo, em conjunto, a cultura de integridade ética na
  região. 

 

7. Formas de Atuação

O Comitê de Ética e Conformidade desempenha suas atribuições por meio da:

• Implementação e gestão do Programa de Conformidade Ética da EY Brasil;
• Prestação  de  suporte  às  demais  áreas  internas  da  EY  Brasil,  fornecendo esclarecimentos sobre normas internas e externas relacionadas à ética e conformidade, bem como fornecendo recomendações e atualizações; 
• Gestão e cumprimento de planos de ação originados de periódica Auditoria Interna Global (GIA), após emissão do respectivo Relatório de Auditoria, sempre amparado pela cláusula “Privileged and confidential”.
• Elaboração e disseminação de Políticas internas de Conformidade Ética, referentes a determinadas leis e regulamentos relacionados à ética e conformidade;
• Avaliação de riscos de conformidade ética, recomendando controles mitigadores junto aos Gestores responsáveis;
• Detecção  de  não  conformidades  éticas  através  de  monitoramentos  internos realizados anualmente;  
• Realização de treinamentos acerca de conformidade ética, com o objetivo de disseminar o conhecimento e comprometimento de todos os Profissionais EY e terceiros com os quais a empresa interaja ou busque interagir;
• Elaboração e implementação de Plano de Comunicação sobre Conformidade Ética, de acordo com a Política EY Brasil de Comunicação sobre Conformidade Ética; e
• Atuação em conjunto com CEC LATAM, promovendo a cultura de integridade ética na região, visando à mitigação de riscos éticos.

8. Programa de Conformidade Ética   

O  Programa  de  Conformidade  Ética  da  EY  Brasil  é  composto  por  14  políticas  que possibilitam a consecução da missão proposta. São elas: 

• Política EY Brasil de Conformidade Ética
• Política EY Brasil de Contratação de Profissionais e Terceiros
• Política EY Brasil de Afastamento de Profissionais envolvidos em atos de corrupção, lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo, ou proliferação de armas de destruição em massa 
• Política EY Brasil de Treinamentos Efetivos sobre Conformidade Ética
• Política EY Brasil de Práticas de Monitoramento Interno aplicáveis ao Programa de Conformidade Ética 
• Política EY Brasil de Gestão de Riscos de Conformidade Ética
• Política EY Brasil de Ações de Apoio pelo CEO e Comitê Executivo ao Programa de Conformidade Ética 
• Política EY Brasil de Interações com Agentes Públicos e Licitações
• Política EY Brasil de Contratação de Agentes Públicos
• Política EY Brasil Antissuborno e Anticorrupção
• Política EY Brasil de Apuração de Denúncias
• Política EY Brasil de Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro

9. Atribuições de outros interessados

a. Departamento Jurídico 

• Promover o suporte legal necessário às atividades de Conformidade Ética. 

b. CEO e Comitê Executivo da EY Brasil 

• Estabelecer um Comitê de Ética e Conformidade, permanente, efetivo e independente, provendo-o com a adequada estrutura de apoio, de modo a não haver conflitos de interesses; 
• Apoiar a adoção de um sistema de controles internos adequado aos riscos identificados; 
• Apoiar as ações do Programa de Conformidade Ética e estimular a adesão a essas ações pelos Profissionais da EY Brasil, além de participar de treinamentos sobre os temas relacionados; 
• Atuar na supervisão do Programa de Conformidade Ética por meio do acompanhamento das atividades desenvolvidas, através de reuniões periódicas com o Comitê de Ética e Conformidade. Neste sentido, conforme descrito anteriormente, o Secretário do CEC registrará em ata os assuntos tratados e deliberações tomadas em reuniões do Comitê, as quais serão remetidas para assinatura dos membros do CEC e para ciência do CEO da EY Brasil; 
• Apoiar as atividades de gestão de riscos de Conformidade Ética, garantindo o suporte necessário, assim como acompanhar de forma sistemática a gestão de riscos, em linha com a Política EY Brasil de Gestão de Riscos de Conformidade Ética. 

c. Gestores das Áreas Internas da EY Brasil 

• Apoiar as ações do Programa de Conformidade Ética e estimular a adesão a essas ações pelas suas equipes;  
• Disseminar os valores e princípios éticos da EY, inclusive através de comunicados internos;  
• Acompanhar o atendimento efetivo às Políticas internas de Conformidade Ética, identificando riscos, definindo controles e reportando a adoção de planos de ação para mitigação dos riscos e/ou adequação regulatória, sempre que aplicável. 

10. Responsabilidades compartilhadas

Todos os Profissionais da EY Brasil devem agir de acordo com o Código de Conduta Global EY, suas políticas internas, as leis, normas, procedimentos e regulamentos vigentes, reportando condutas inadequadas e contribuindo para o andamento de sua apuração, seja ela interna ou externa. 

Cumpre aos Profissionais da EY Brasil propor sugestões de melhorias contínuas ao Programa de Conformidade Ética e o incentivo aos seus pares para que reportem toda e qualquer situação que não esteja ou pareça não estar em conformidade com as Políticas da EY. 

11. Medidas disciplinares/sanções 

Todos os profissionais da EY Brasil, incluindo os terceiros que atuam em nome da EY, estão sujeitos ao conteúdo dessa política. O seu descumprimento poderá gerar penalidades. 

O EY/Ethics Hotline é uma ferramenta disponibilizada pela EY para que nossos Profissionais e terceiros possam comunicar comportamentos que violem ou pareçam violar o Código de Conduta Global EY e suas políticas. É um meio seguro, confidencial, podendo ser acessado 24 horas por dia, 7 dias por semana, em vários idiomas. Conheça mais acessando aqui o site do EY Ethics / Hotline, a partir de seu computador ou smartphone. 

12. Responsabilidade pela política 

O Comitê de Ética e Conformidade EY Brasil é o responsável pela elaboração, revisão e implantação da presente política.