5 minuutin lukuaika 23 huhtik. 2020
man using a tablet

Suuria muutoksia tulossa lakialalle – teknologian avulla perinteisiä toimintamalleja korvataan uudenlaisilla

Kirjoittaja Reino Hyvärinen

Partner, Head of Law, EY Finland

Juridisten, teollisten, liiketoiminnallisten ja kaupallisten toimintojen erinomainen hallinta, jota hyödynnän yhteensovittaessani asiakkaiden strategioita ja tarpeita toteutuskelpoisiksi hankkeiksi.

5 minuutin lukuaika 23 huhtik. 2020
Samankaltaisia aiheita Lakipalvelut Digitaalisuus AI Teknologia

Lakialan perinteiset toimintamallit ovat merkittävien muutosten edessä. Nykyisistä toimintamalleista ollaan siirtymässä uudenlaisiin tehokkaisiin palveluihin, jotka tulevat väistämättä muuttamaan koko juridiikan alaa myönteisellä tavalla.

Lakialan edellisestä suuresta murroksesta on kulunut jo kuutisenkymmentä vuotta. Vielä 1950-luvulla lakiasioita hoiti useimmiten yksi juristi omassa lakiasiaintoimistossaan. Sitten kehitettiin alaa ravisteleva malli – osakkuuteen perustuva asianajotoimisto.

Aluksi monet epäilivät uutta mallia. Sen avulla alettiin kuitenkin rakentaa suuria asianajotoimistoja, joihin palkattiin usein vastavalmistuneita lahjakkaita juristeja. Pikku hiljaa suurempien toimistojen tehokkaampi toimintamalli vei voiton markkinoilla.

Kun ajassa siirrytään eteenpäin yli puoli vuosisataa, huomataan, että lakialan toimintamallit ovat muuttuneet hämmästyttävän vähän. Juridiikka liiketoimintana ei ole kehittynyt samassa tahdissa kuin useimmat muut liiketoiminnan alueet.

Digitalisaatio on tehostanut merkittävästi esimerkiksi myyntiä, markkinointia ja henkilöstöhallintoa. Lakiala taas perustuu edelleen suurelta osin vakiintuneisiin työkaluihin ja toimintamalleihin. Huippukoulutetut juristit käyttävät tutkimusten mukaan reilun neljänneksen työajastaan rutiiniomaisiin töihin.

Tämä tuo melkoisia haasteita varsinkin yritysten lakiosastoille. Yritysjohto näkee muilla alueilla tapahtuneet tehostukset ja ajaa myös lakiosastoja säästöihin tai ainakin tuottavuuden parantamiseen – samalla kun niiden työmäärät vain kasvavat. Lakiosastoille on pyritty hankkimaan moderneja työkaluja, mutta niiden hyöty on hyvin rajallinen, sillä ”tuotantoprosessi” puuttuu. Eräs asiakas totesi, että "he eivät halua enää yhtään uutta työkalua monimutkaistamaan työtään". Ongelman ydin ei ole työkaluissa vaan siinä, että lakiosastoilta pääsääntöisesti puuttuu toiminnanohjauksen järjestelmä, jonka avulla toimintoja voisi johtaa ja jatkuvasti kehittää dataan perustuen. Juristit joutuvat tekemään paljon päätöksiä intuitiolla. Kysymys kuuluu, olisiko ammattimaista myynninjohtoa ilman CRM järjestelmiä tai korkeaa laatua tuottavaa tehdasta ilman tuotannonohjausjärjestelmiä?

On selvää, ettei tällainen voi jatkua pitkään keskellä digitalisaation murrosta. Rutiininomaista työtä on automatisoitu kaikkialla, ja seuraavaksi siitä päästään hyötymään myös lakimaailmassa. Se ei tapahdu irrallisten työkalujen avulla vaan lakitoimintojen toiminnanohjausalustan kautta, johon on integroitu tarvittavat työkalut, ja joka puolestaan on integroitu yrityksen muihin järjestelmiin.

Merkittävä osa lakipalveluista muuttuu toisenlaisiksi

Tähän saakka juridiikan työt on käytännössä hoidettu joko asianajotoimistoissa tai yritysten omilla lakiosastoilla. Tästä "joko lakiosasto tai asianajotoimisto" -mallista siirrytään nyt ”sekä – että” maailmaan, jossa perinteisen mallin lisäksi uudenlaiset, niin sanotut vaihtoehtoisia juridiikan palveluja tuottavat yritykset hyödyntävät moderneja teknologia-alustoja. Niiden yleistyminen on käytännössä väistämätöntä, sillä uusilla palveluilla lakialan rutiininomaisia ja usein toistuvia tehtäviä voidaan hoitaa paljon aiempaa tehokkaammin ja laadukkaammin.

Hyvä esimerkki tästä on lainsäädännön seuraaminen globaalissa liiketoiminnassa. Pelkästään Euroopassa on valtava määrä pankkeihin vaikuttavaa regulaatiota puhumattakaan globaalista finanssilainsäädännöstä. On järkevää ostaa tällainen seuranta palveluna globaalilta toimijalta, joka käy keskitetysti läpi koko maailman finanssilainsäädäntöä ja seuraa siihen tehtäviä muutoksia useille asiakkaille. Asiakkaat voivat tilata automatisoidusta palvelusta heille oleelliset tiedot lainsäädännöstä, sen muutoksista, ja vaikutuksista liiketoimintaansa.

Moderneilla teknologia-alustoilla tehostetaan myös esimerkiksi standardoitujen liiketoimintasopimusten luomista ja hallintaa osana toiminnanohjausjärjestelmää. Käyttäjä voi kertoa järjestelmälle, millaisesta sopimustilanteesta on kyse. Järjestelmä luo asiasta projektin, valitsee siihen sopivan sopimusmallin, muokkaa sitä käyttäjän antamien tietojen perusteella, ja tallentaa kaiken asiaan liittyvän dokumentaation. Jos käyttäjä tekee sopimukseen kiellettyjä muutoksia, järjestelmä lähettää sopimuksen automaattisesti tarkastukseen yrityksen lakiosastolle tai määritellylle ulkoiselle neuvonantajalle. Tämä kaikki voidaan integroida yritysten omiin IT- tai ERP - järjestelmiin.

Teknologia vapauttaa juristin aikaa lisäarvoa tuottaviin tehtäviin

Kun toistuvaisluonteiset työt mallinnetaan ja tuotetaan teknologia-avusteisesti ja keskitetyillä palveluilla, kustannukset laskevat huomattavasti kustannustehokkaamman prosessin ansiosta verrattuna nykyiseen ”joko – tai” malliin. Samalla juristien aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin, joissa voidaan hyödyntää heidän todellista ammattitaitoaan. Ruuhkautuneen lakiosaston työ saadaan tiedolla johdettavaksi ja säästöt syntyvät, kun asianajotoimistojen lisäksi on käytettävissä tehokkaampia palveluita.

Uudenlaiset palvelut ovat erittäin hyödyllisiä myös muutostilanteissa. Miten hyvin yritykseni sopimushallinta on vastannut esimerkiksi koronaviruspandemian haasteeseen? Sainko sopimuskannan force majeure -ehtojen analyysin tehtyä minuuteissa tekoälyavusteisesti vai jouduttiinko sopimuksia kahlaamaan läpi päiviä? Kun kaikki ovat etätöissä, pystynkö yhdellä silmäyksellä seuraamaan järjestelmistä, missä projektit menevät, kuka niitä hoitaa. milloin pitää olla valmista ja paljonko rahaa projekteihin on sitoutunut? Maailma muuttuu tältä osin nyt pysyvästi – jos ei pelkästään pakosta niin siksi, että ihmiset oppivat ja haluavat tehdä etätöitä. Meillä EY:llä on esimerkiksi asiakas, jolla on arkistossa kuuden miljoonan sivun edestä paperisia sopimuksia. Tämän arkiston digitalisointi tehostaa huomattavasti sopimusten hallintaa ja nopeuttaa tiedon hakua merkittävästi. Uudet sopimukset tulevat osaksi samaa sopimuskantaa.

Listaa modernien palvelujen mahdollisuuksista voisi jatkaa pitkään. Esimerkiksi lohkoketjuteknologian avulla voidaan jo nyt automatisoida yritysten sisäisiä toimitusketjuja ja niihin liittyviä sopimuksia. Tuotteet liikkuvat vielä pitkälti vaatien monia turhia välikäsiä konsernien sisällä –jokainen turha käsipari lisää toimitusaikaa sitoen käyttöpääomaa turhaan. Uusilla palveluilla voidaan yhdistää juridiikan ja liiketoiminnan palveluja uudenlaisilla tavoilla, ja niiden skaalautuvuus on aivan eri luokassa kuin perinteisissä palveluissa.

Yhteenveto

Näyttää selvältä, että lakialalle on tulossa merkittäviä ja hyvin myönteisiä muutoksia. Kun modernit tehokkaat palvelut alkavat yleistyä, juristitkin pääsevät nauttimaan digitalisaation mukanaan tuomasta tuottavuuden paranemisesta. Muutos on jo päässyt vauhtiin maailmalla, ja pian se yleistyy Suomessakin.

Artikkeli on alunperin julkaistu Kauppalehden Vieraskynä - blogissa täällä.

Tästä artikkelista

Kirjoittaja Reino Hyvärinen

Partner, Head of Law, EY Finland

Juridisten, teollisten, liiketoiminnallisten ja kaupallisten toimintojen erinomainen hallinta, jota hyödynnän yhteensovittaessani asiakkaiden strategioita ja tarpeita toteutuskelpoisiksi hankkeiksi.