Ключови действия за екипите по човешки ресурси с оглед на края на годината през 2024 г.

Тъй като краят на календарната година наближава и празничният период предстои, по-долу акцентираме върху ключовите действия от гледна точка на човешки ресурси и пейрол, които компаниите следва да вземат под внимание или да планират предварително във връзка с годишните си задължения.

Прехвърляне на неизползвания платен отпуск

С наближаването на края на годината работодателите следва да се заемат с прехвърлянето на дните платен годишен отпуск на служителите си. Тези дни платен отпуск са били предоставени на служителите, но не са напълно използвани през годината. В тази връзка, българското трудово законодателство предвижда възможността служителите да прехвърлят неизползваните дни в следваща година. Правото на платен годишен отпуск изтича в срок от две години след края на годината, за която се отнася.

До 31 януари 2025 г. работодателите следва да уведомят служителите си писмено за дните платен отпуск, които имат право да ползват през календарната 2025-та година, включително дните от неизползвания платен отпуск, прехвърлени от предишни календарни години.  Работодателят има право да настоява служителите да използват платения си годишен отпуск по всяко време след изтичане на годината, за която е бил дължим, при спазване на съответната процедура, предвидена от закона.

Отчитане на положения през 2024 г. извънреден труд пред Главна инспекция по труда

Работодателите следва да включат в дневния си ред и наближаващия срок за отчитане на извънредния труд. Извънредният труд, положен от служителите през календарната 2024-та година, подлежи на отчитане пред Главна инспекция по труда до 31 януари 2025 г. Важно е да се отбележи, че работодателят има задължение да води специална книга за отчитане на извънредния труд, в която вписва информацията за положения от служителите извънреден труд.

Изчисляване на годишната данъчна основа и годишния размер на данъка за доходите от трудови правоотношения

До 31 януари 2025 г. работодателите имат задължението да изчислят годишната данъчна основа и да определят годишния данък върху доходите на физическите лица, дължим от служителите им, когато към 31 декември 2024 г. те са в качеството на работодател по основно трудово правоотношение.

Годишната данъчна основа включва доходите от труд от предишен работодател, когато служителят е бил назначен в течение на годината, както и доходите от труд за допълнителна работа по втори трудов договор. Доходите, получени от други работодатели през календарната 2024 г., се вземат под внимание, в случай че служителите са предоставили на своя основен работодател служебни бележки за получени доходи по чл. 45 от ЗДДФЛ.

Данъчно облекчение за деца

Съгласно ЗДДФЛ служителите с деца могат да намалят данъчната си основа и съответно данъка, дължим от тях, като се възползват от данъчното облекчение за деца. Има две възможности да се поиска такова облекчение –  чрез подаване на годишна данъчна декларация по чл. 50 от ЗДДФЛ или чрез работодателя.

Служителите, които искат да се възползват от данъчното облекчение за деца чрез работодателя си, е необходимо да отговарят на определени условия и да предоставят следните документи на работодателя си не по-късно от 31 декември 2024 г.:

• Декларация за данъчно облекчение за деца по чл. 22 в, ал. 8 от ЗДДФЛ
• Писмена декларация, че нямат подлежащи на принудително изпълнение публични задължения

Работодателят трябва да извърши необходимите изчисления и да преведе възстановения данък на служителя до 31 януари 2025 г.

Критерии за допустимост на служителите са:

• Служителят да бъде данъчно задължено лице в България
• Да има дете/деца под 18 години
• Да не е лишен от родителски права
• Да няма подлежащи на принудително изпълнение публични задължения.

Данъчни облекчения за лични вноски за доброволно осигуряване и застраховане, и за дарения

Годишната данъчна основа се намалява с направените през годината лични вноски за допълнително доброволно осигуряване в общ размер до 10% от данъчната основа, както и с внесените през годината лични вноски за доброволно здравно осигуряване и премии / вноски по договори за застраховки „Живот" в общ размер до 10 % от данъчната основа. Това се отнася за случаите, в които вноските са били удържани от нетното месечно възнаграждение и са плащани чрез работодателя.

Годишната данъчна основа се намалява и с данъчното облекчение за дарение, когато сумата е удържана от работодателя през месечния пейрол.

Посочените данъчни облекчения се прилагат, ако до 31 декември 2024 г. служителите предоставят на своите работодатели документи от пенсионния/ здравния/ животозастрахователния фонд, удостоверяващи правото им да ползват данъчното облекчение; съответно, документи, удостоверяващи, че лицето, което се ползва от дарението е сред тези, посочени в чл. 22 от ЗДДФЛ (напр. здравно заведение, Български Червен Kръст и др.) и че сумата на дарението е получена.

В допълнение, за да използват данъчното облекчение, служителите трябва да предоставят на своите работодатели писмена декларация, че нямат неплатени публични задължения, подлежащи на принудително изпълнение.

Задължения за предоставяне на информация от платци на доходи от трудови и извънтрудови правоотношения

Подаването на годишните справки по чл. 73, ал. 1 и 6 от ЗДДФЛ е сред задълженията, които компаниите трябва да имат предвид след празничния сезон. Задължението за деклариране на облагаемите доходи от трудови правоотношения, удържаните данък и осигуровки за 2024 година е със срок 28 февруари 2025 г. В допълнение, в справката се декларират и някои необлагаеми доходи, катo:

• Ваучерите за храна до 200 лв. месечно
• Еднократните помощи, предоставени от работодателя за сметка на социалните разходи, при раждане или осиновяване на дете, сключване на граждански брак или смърт на член от семейството, които са освободени от облагане с данък върху доходите на физическите лица до 2,400 лв. годишно
• Дневни командировъчни пари, но не повече от двукратния им размер, подлежат на деклариране, когато общата сума, изплатена на физическото лице в рамките на календарната година превишава 1,000 лв.
• Паричните обезщетения и помощи, изплатени въз основа на разпоредбите на Кодекса за социално осигуряване, включително паричното обезщетение за първите три дни от отпуска поради временна нетрудоспособност, заплащано от осигурителя
• Паричните и предметните награди, изплатени от работодателя на основание и по реда на закона
• Парични обезщетения, предоставени въз основа на разпоредбите на Кодекса на труда, освободени от облагане с данък върху доходите на физическите лица, като: обезщетението за вреди от трудова злополука или професионална болест; обезщетението при преместване на служител на друго работно място; обезщетенията при прекратяване на трудовото правоотношение поради болест или след като работникът или служителят е придобил право на пенсия за осигурителен стаж и възраст, както и обезщетението за причинени вреди на служителите;
• Други необлагаеми доходи, предоставени от работодателя, ако има такива, които не включват предоставените в натура.

Същият краен срок се прилага за годишното задължение за деклариране на доходите, изплатени на лица, работещи по извънтрудови правоотношения.

Данъчна позиция и справки по чл. 73а, ал. 5 от ЗДДФЛ

Важно е да се преразгледат данъчните позиции на служителите, които биха могли да са местни лица за данъчни цели на друга държава, например командировани служители или служители, работещи от чужбина.

Напомняме, че всички работодатели следва да декларират облагаемите доходи, изплатени на физически лица, които не са български местни лица за данъчни цели, но са данъчни местни лица на друга държава-членка на ЕС в срок до 30 април 2025 г., съгласно 73а, ал. 5 от ЗДДФЛ.

Навременното определяне на данъчните позиции ще осигури коректно деклариране и достатъчно време за препотвърждение.

Задължения за подаване на годишната данъчна декларация за доходите на физическите лица

Специалистите по човешки ресурси трябва да се заемат с всички служители с трансгранични трудови правоотношения през календарната 2024 г., тъй като те вероятно имат задължение за подаване на данъчна декларация за годината. Крайният срок за подаване на годишните данъчни декларации за доходите на физическите лица в България е 30 април 2025 г.

Препоръчително е да се информират служителите в компании с активни планове за акции, че имат задължение да докладват капиталови печалби, дивиденти и акции, държани в чужбина, до 31 декември 2024 г.

Какви промени ще настъпят за работодателите през 2025 година?

Минимална работна заплата

От 1 януари 2025 г. минималната работна се увеличава от 933 лв. на 1,077 лв.

Отпадането на трудовата книжка

От 1 юни 2025 г. трудова книжка отпада и се заменя от единен електронен трудов запис, който е електронен документ, съдържащ данни и обстоятелства свързани с трудовата дейност на служителите. Създава се електронен регистър по заетостта поддържан от НАП, който ще съдържа единните електронни трудови записи на служителите.

Промените изискват работодателите да приключат трудовите книжки на своите служители в срок от една година - от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г.

Необходимо е всеки работодател да инициира кампания по събиране и актуализация на трудовите книжки на своите служители, за да се провери актуалността на записите и да се допълнят липсващите данни за промените в позицията и възнаграждението на служителите, ако има такива. Освен това работодателите следва да изчислят и впишат в трудовите книжки трудовия стаж на служителите към 1 юни 2025 г. в дни, месеци и години.

Промените налагат и актуализация на вътрешните процеси по назначаване, изменение и прекратяване на трудовите правоотношения, които да отговарят на новите законови изисквания, както и осигуряване на достъп до регистъра по заетостта. Актуализацията на  софтуера за обработка на трудовите възнаграждения и подаване на данни към новия регистър по заетостта също е необходимо да се извърши в срок до 1 юни 2025 г.

Пейрол практиката на EY Bulgaria има богат опит в предоставяне на услуги по пейрол и HR администрация на голямо портфолио от клиенти от малки стартиращи до големи мултинационални компании, опериращи в широк спектър от индустрии. Ние предлагаме различни решения за администриране на човешките ресурси и сме готови да окажем съдействие с предстоящите промени.

Екипът "Човешки капитал и глобална мобилност" в EY Bulgaria предлага специализирани услуги в областта на глобалната мобилност, включително данъчни и имиграционни консултации, трансформации в функцията по човешки ресурси и др. Ние помагаме на компаниите да се адаптират към промените на международния пазар на труда, да осигурят съответствие с местните и международните регулации и да оптимизират процесите си за управление на човешките ресурси.