Los datos están transformando las funciones fiscales y financieras, ayudando a los equipos a dejar de centrarse en el trabajo rutinario de cumplimiento para convertirse en generadores estratégicos de conocimientos impulsados por los datos, capaces de guiar a la organización en general. Esta transformación es especialmente importante teniendo en cuenta la velocidad y la escala del cambio normativo y la necesidad de compartir electrónicamente volúmenes cada vez mayores de datos granulares con las autoridades fiscales y financieras.
Sin embargo, acceder a datos de alta calidad y hacerlos operativos a gran velocidad sigue siendo un reto para la mayoría de las organizaciones. La última EY Tax and Finance Operations Survey revela la magnitud de este desafío, ya que el personal fiscal dedica actualmente tres cuartas partes de su tiempo (75 %) al trabajo rutinario de cumplimiento, que incluye la recopilación y depuración de datos, el cumplimiento de las declaraciones fiscales y las conciliaciones relacionadas. Mientras tanto, los profesionales de la fiscalidad dedican solo el 28 % de su tiempo a trabajos de mayor valor como el análisis de datos, la planificación fiscal, la gestión de controversias fiscales, la estrategia general, las comunicaciones y la gestión de riesgos.
La clave para liberar todo el poder transformador de los datos reside en permitir que los equipos fiscales accedan a la información de alta calidad que necesitan. No es una tarea sencilla. El 48 % dice que la falta de un plan sostenible de datos y la tecnología es la mayor barrera para lograr su visión de una función fiscal y financiera moderna.
Las organizaciones con visión de futuro están utilizando ahora una serie de estrategias para superar este desafío de los datos, incluyendo la centralización y mejora de la creación de datos en origen y el uso de la inteligencia artificial (IA) para señalar los datos de baja confianza, de modo que puedan ser escalados para su revisión por las personas.
Crear de una visión única de la verdad fiscal
Terri Beigh, EY Partner, Tax Technology and Transformation, Ernst & Young US LLP, colabora actualmente con Microsoft y una de las mayores empresas manufactureras del mundo para ayudar a superar este desafío de los datos y transformar la función fiscal y financiera de la organización. Según ella, la solución consiste en lograr una visión única de la "verdad fiscal" que pueda utilizarse con confianza en múltiples equipos y procesos.
Beigh explica que la práctica habitual suele consistir en que los equipos fiscales y financieros individuales recuperen la información que necesitan para satisfacer sus requisitos de cumplimiento.
Esto significa que varios equipos que necesitan un balance de sumas y saldos, por ejemplo, suelen ejecutar códigos T completamente diferentes, lo que da como resultado cifras distintas. Los equipos fiscales y financieros deben entonces emprender un proceso de conciliación retrospectiva potencialmente prolongado. Como resultado, el proceso de operacionalización de los datos puede llegar a ser algo adverso, según Beigh.
"Cuando se comparten los datos generados localmente, cada equipo suele pensar que su balance de sumas y saldos es el más exacto, mientras que los datos de los demás equipos son erróneos", afirma Beigh. "Cada equipo tiene su propia forma de hacer las cosas. Los equipos aún pueden cumplir sus requisitos de conformidad, pero este proceso carece de precisión y es ineficaz".
Esta generación local de datos también pone de manifiesto las diferencias de diseño y lenguaje entre jurisdicciones. Por ejemplo, cada vez que un director financiero quiere generar un balance de sumas y saldos, debe proporcionarlo en múltiples formatos y diseños, alargando aún más un proceso complicado.
Normalizar y centralizar los datos fiscales y financieros
La solución para el equipo de Beigh, Microsoft y los colaboradores del lado del cliente, consiste en erradicar la duplicación centralizando el proceso de generación de datos y rastreando los puntos de datos básicos hasta su fuente original.
"Nos embarcamos en un viaje de estandarización y centralización de datos", afirma Beigh. "Esto implicó establecer cuántos equipos necesitaban un balance de prueba, acordar un formato estándar con los mismos parámetros y los mismos periodos de uso.
"En lugar de cinco versiones de un balance de sumas y saldos, todos los equipos empiezan con el mismo, extraído centralmente al mismo tiempo y entregado a los equipos al mismo tiempo".
El resultado es una única canalización de datos que se extiende hasta las entradas del libro mayor para todas las transacciones financieras detalladas, con conectores de interfaces de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés) que recuperan automáticamente los datos de SAP mediante la solución Microsoft Finance Insights.
Este nuevo proceso de generación de datos cuenta con controles superiores y es más preciso gracias a una gran reducción de la manipulación manual. También es más rápido y requiere menos mano de obra y recursos.
Mariusz Beben, Senior Director Microsoft, Industry Solutions Delivery, explica que la extracción automatizada de datos desempeñó un papel fundamental.
"Sustituimos eficazmente cientos de solicitudes mensuales de información manual por extracciones de datos programadas y automatizadas, respaldadas por controles de calidad automatizados. Esto da a los equipos fiscales más tiempo para consultar y conciliar cualquier discrepancia de datos antes de que se presente la declaración de la renta, en lugar de después", afirma Beben.
