Se prémunir contre la récession : comment les négociations par robot conversationnel interposé aident les entreprises à optimiser leur fonds de roulement et à réduire leurs coûts

Auteurs : Sandeep Bajaj, associé délégué, Consultation et leader de l’équipe Chaînes d’approvisionnement et exploitation, EY Canada
                Simon Rockcliffe, associé, EY‑Parthenon et membre de l’équipe Stratégie de redressement et de restructuration, EY Canada
                Erik Raudsepp, vice‑président, Engagement – Produits, Pactum

Face aux pressions qui s’exercent sur leurs marges, les entreprises doivent optimiser leur fonds de roulement et réduire leurs coûts. Les négociations par robot conversationnel interposé peuvent s’avérer très utiles pour atteindre ces objectifs.

En bref

• À la fin de 2022, les pressions sur les marges et les bilans se sont accrues sous l’effet des poussées inflationnistes et des hausses de taux d’intérêt.
• Des disparités subsistent entre la performance nette du fonds de roulement des grandes et des petites entreprises, ces dernières cherchant souvent à tirer parti des sources de liquidités, là où elles sont disponibles.
• De la complexification des besoins des acquéreurs et des vendeurs découle la possibilité de créer de la valeur au cours des négociations menées dans le cadre du processus d’approvisionnement.
• Vu la conjoncture économique complexe, les négociations par robot conversationnel interposé peuvent générer de la valeur à grande échelle dans un délai qui peut être court.
  

Normalisation de la complexification des besoins

Après deux ans de turbulences marqués par la pandémie mondiale, le deuxième semestre de 2022 a compliqué encore plus les choses pour bien des entreprises qui commençaient tout juste à reprendre le cours normal de leurs activités. Le contexte inflationniste a induit une hausse des coûts dans la plupart des catégories de dépenses, entraînant une augmentation progressive des coûts d’emprunt, d’où l’intensification des pressions exercées aussi bien sur les marges que sur les bilans.

Selon un rapport d’étude et d’analyse¹ qu’EY a produit récemment, le montant net du fonds de roulement des entreprises a augmenté de 22 % au quatrième trimestre de 2022, comparativement à la même période de l’exercice précédent, ce qui s’est traduit par l’ajout de quatre jours à la durée du cycle d’exploitation. La dette nette des entreprises, qui sert notamment à financer les effets de la croissance de leurs besoins en fonds de roulement, a atteint des niveaux records. Le coût financier moyen avait augmenté de 20 % à la fin du quatrième trimestre de 2022, et on s’attend à ce qu’il augmente considérablement au début de 2023, car l’effet de l’escalade des taux d’intérêt sur les emprunts à court terme et les modalités de refinancement se répercutera sur les résultats financiers des entreprises.

Plus que jamais, les entreprises font face à la complexification de leur environnement d’exploitation et à l’intensification des pressions visant à les amener à dégager de meilleures marges, ainsi qu’à réaliser leurs objectifs financiers et opérationnels. 

Gestion du défi accru consistant à composer avec des priorités concurrentes

Face à la nouvelle réalité économique, les entreprises doivent composer avec de fortes poussées inflationnistes, des taux d’intérêt élevés et la hausse du coût du capital, autant de contraintes qui génèrent tout un éventail de répercussions sur l’ensemble des entreprises d’un secteur donné. Ces effets sont attribuables à une multitude de facteurs, dont le niveau d’endettement et la taille de l’entreprise.  

Les entreprises qui se trouvent aux prises avec un niveau d’endettement élevé sont susceptibles de chercher à obtenir des conditions de paiement plus favorables ou d’abaisser au minimum leurs volumes de commandes de façon à réduire le volume des liquidités immobilisées dans leur fonds de roulement. En revanche, les entreprises dont le niveau d’endettement est faible peuvent opter pour le déploiement d’un plus grand volume de capital auprès de leurs partenaires commerciaux qui en ont besoin pour améliorer leur marge bénéficiaire.

Les disparités entre le cycle d’exploitation des grandes sociétés (chiffre d’affaires annuel de plus de 10 milliards de dollars) et celui des petites entreprises (chiffre d’affaires annuel de moins de 1 milliard de dollars) ont continué de s’accroître. Au quatrième trimestre de 2022, la durée moyenne du cycle d’exploitation des petites entreprises a augmenté de 33 jours (augmentation de 82 %)¹.Les petites entreprises ont généralement moins d’options de financement à leur disposition et celles ci s’avèrent plus coûteuses. Pour bon nombre de petites entreprises, la réduction des délais de paiement peut donc s’avérer un levier de négociation de plus en plus prisé, tandis que les grandes sociétés peuvent se permettre de privilégier cette option de façon à bénéficier de coûts de financement relativement faibles et d’autres modalités favorables.

Beaucoup d’entreprises ont encore la possibilité de réduire le volume global de leur fonds de roulement en procédant à un exercice d’équilibre prenant en compte les autres priorités. D’après notre analyse, de grands écarts subsistent entre les entreprises qui affichent les meilleurs résultats et celles qui ont les pires niveaux de performance. Pour ce qui est du délai moyen de règlement, il varie entre 20 jours et 60 jours selon le secteur et selon qu’une entreprise se situe dans le quartile inférieur ou supérieur¹. Au moment où les facteurs de stress persistent, une des premières mesures que prendront les entreprises sera fort probablement de reporter les paiements ou d’améliorer les modalités de paiement.

Que faut‑il en conclure?

L’approvisionnement est généralement l’une des dimensions où le principal levier d’intervention peut être appliqué aux fins du redressement de la performance financière. Dans le cadre de sa stratégie de négociation, la fonction approvisionnement procède généralement à l’évaluation des prix, du fonds de roulement et d’autres facteurs, tels que le coût en magasin total et les délais d’approvisionnement. La conjoncture économique lui donne l’occasion de réduire les coûts notamment en négociant à la baisse le prix des produits de base (par rapport aux pics de prix) et en réduisant les coûts liés au fonds de roulement, tout en faisant les compromis appropriés. Par exemple, par le passé, les grandes entreprises ont pu tirer grandement parti de leur fonds de roulement en reportant leurs échéances de paiement ou en rehaussant leur marge bénéficiaire grâce aux escomptes associés aux paiements anticipés. Toutefois, étant donné le grand éventail de répercussions que la conjoncture économique entraîne sur les entreprises, les stratégies de négociation binaires ne sont plus optimales. Les entreprises doivent se préparer à aborder plus résolument leurs négociations à plus grande échelle avec leurs fournisseurs.  

Engagement de négociations complexes à grande échelle

Les entreprises souhaitent que leur fonction approvisionnement les aide à réaliser plus rapidement des économies de coûts, tout en optimisant d’autres composantes de la valeur, notamment grâce à la réduction des risques liés aux chaînes d’approvisionnement, tirant ainsi parti de la grande leçon apprise lors de la pandémie de COVID‑19. Vu les contraintes sur le plan des capacités, la fonction de centralisation des approvisionnements de la plupart des entreprises n’est toutefois pas en mesure de mener des négociations intensives avec tous les fournisseurs. À juste titre, elle concentre ses efforts de négociation sur les fournisseurs stratégiques auprès desquels l’entreprise pourrait être amenée à engager d’importantes dépenses. Pour leur part, les fournisseurs non stratégiques – ceux qui figurent à la fin de la liste des fournisseurs à privilégier – sont généralement amenés à conclure des ententes d’approvisionnement assorties de modalités à l’emporte‑pièce, certains ayant dû accepter par le passé des clauses contractuelles qui n’étaient pas à la hauteur des normes en vigueur. Bien qu’il soit illogique pour les entreprises d’accroître leur effectif aux fins de négociations relatives à de telles ententes d’approvisionnement de moindre valeur, il reste qu’un bon nombre d’entre elles se retrouvent avec d’importantes économies de coûts non réalisées.

C’est alors que l’IA entre en jeu.Pactum AI, entreprise en démarrage qui se voue entièrement à l’automatisation du processus de négociation, peut contribuer à résoudre ce problème en s’appuyant à la fois sur des données et sur l’économie comportementale, aux fins de la négociation de meilleures ententes d’approvisionnement à grande échelle. Pactum AI a démontré auprès de Maersk, de Wesco et d’autres grandes entreprises à quel point l’exploitation de robots conversationnels dans le cadre de négociations à grande échelle avec des fournisseurs favorise l’optimisation du fonds de roulement et la réalisation d’économies de coûts généralisées. Grâce à cette solution reposant sur l’IA, les entreprises peuvent optimiser une multitude de composantes de la valeur qui sont personnalisées pour elles. 

Réalisation de compressions de coûts grâce à l’exploitation d’un robot conversationnel 

Une fonctionnalité de calcul de la valeur totale permettant de déterminer automatiquement les meilleurs résultats à espérer à l’issue de négociations compte parmi les fonctionnalités très puissantes dont sont dotés les robots conversationnels.

Une telle fonctionnalité prend en compte les principales composantes de la valeur qui s’avèrent pertinentes au cours des négociations, aussi bien pour l’entreprise que pour le fournisseur. Outre le coût total de possession, une valeur financière est associée à chacune des composantes de la fonctionnalité, de sorte que l’algorithme IA appliqué puisse définir l’entente optimale pouvant être négociée avec un fournisseur. Il importe de cerner toutes les composantes de la valeur, y compris celles qui n’influent pas sur les prix, de façon à accroître le potentiel de création de valeur dans la mise en œuvre du processus de négociation. L’obtention auprès d’un fournisseur de modalités de paiement améliorées ou d’escomptes bonifiés, en contrepartie de l’attribution d’un statut de « fournisseur privilégié » favorisant sa croissance, est un bon exemple. La personnalisation d’une telle entente facilite la tenue de négociations à l’issue desquelles les deux parties ressortent gagnantes.

Un article paru récemment dans la publication Harvard Business Review porte sur le projet d’automatisation du processus de négociation à grande échelle avec les fournisseurs mis en œuvre par une grande entreprise du secteur du commerce de détail.

Cette étude de cas démontre qu’au cours de la phase initiale de ce projet pilote réalisé conjointement avec Pactum AI, le détaillant en question a pu diminuer de 1,5 % ses dépenses visées par le processus de négociation et reporter de 35 jours en moyenne l’échéance de ses paiements. Comment cela a‑t‑il été possible? L’utilisation du robot conversationnel intelligent de Pactum AI s’est traduite par la bonification de 68 % des clauses des ententes commerciales conclues par l’entreprise, générant ainsi des économies de coûts de l’ordre de 3 % en moyenne. 

Outre des économies de coûts, l’application efficace d’une méthode de négociation reposant sur l’IA peut favoriser l’amélioration des relations avec les fournisseurs, du fait qu’une telle méthode permet :

• d’offrir à un bassin élargi de fournisseurs l’occasion d’entamer des négociations avec l’entreprise acheteur;
• de mettre en œuvre une approche impartiale et objective dans la négociation de la valeur recherchée par les deux parties, ce qui favorise le déroulement de négociations transparentes reposant sur la confiance;
• de recueillir et d’actualiser les données sur les fournisseurs;
• de respecter le rythme propre à chacun des fournisseurs dans le cadre des négociations, à l’issue desquelles les principaux résultats lui sont communiqués.

La solution d’intelligence artificielle de Pactum AI a permis de déboulonner divers mythes entourant l’exploitation de l’IA au cours de négociations. Voici certains avantages étonnants qui découlent de la mise en œuvre efficace de cette solution :

• Taux élevé de succès des négociations menées avec des fournisseurs en vue de l’établissement d’une entente d’approvisionnement définitive
• Simplification du processus de négociation, comparativement aux négociations menées en personne
• Possibilité que le processus de mise en œuvre repose entièrement sur la génération de valeur, l’entreprise pouvant ainsi rentabiliser son investissement au cours d’un même exercice, ce qui constitue un puissant outil favorisant la réalisation accélérée des économies de coûts escomptés et l’optimisation rapide du fonds de roulement

Pour qu’une entreprise acheteuse puisse réaliser de tels avantages, il importe qu’elle applique une méthode de mise en œuvre reposant aussi bien sur son savoir faire en matière de négociations que sur les pratiques de pointe en vigueur dans le domaine de l’approvisionnement et celui des négociations fondées sur l’IA. Les entreprises qui accordent la priorité à ces aspects dans le cadre du programme de transformation de leur processus d’approvisionnement parviennent souvent rapidement à se doter de nouvelles capacités et à générer de la valeur.  

Importance de se prémunir contre une éventuelle récession

En conclusion, tandis que les entreprises font face à l’intensification des pressions qui s’exercent sur leurs marges et leur bilan, elles ont de plus en plus besoin d’optimiser leur fonds de roulement et de réduire leurs coûts, tout en procédant à un exercice d’équilibre prenant en compte les autres priorités. Les négociations par robot conversationnel interposé peuvent favoriser grandement la réalisation de ces objectifs. Les négociations reposant sur l’IA, du type de celles que permet la solution proposée par Pactum AI, peuvent aider les entreprises à optimaliser une multitude de composantes de la valeur et à automatiser le processus des négociations à grande échelle avec leurs fournisseurs de façon à réaliser d’importantes économies de coûts et à optimiser leur fonds de roulement. Des économies de coûts de l’ordre de 3 % à 5 % peuvent souvent être réalisées ainsi, ce qui, pour la plupart de nos clients, représente des économies annuelles de centaines de millions de dollars. Tandis que la situation des entreprises continue d’évoluer, celles qui exploitent des technologies novatrices, dont les robots conversationnels, peuvent espérer en tirer un avantage concurrentiel, tout en renforçant leur capacité de résilience face à une éventuelle récession.