Comment Teva Pharmaceutical gère mieux le risque lié aux tiers

La gestion des risques de corruption découlant de tiers est l’un des défis les plus difficiles à relever pour les organisations mondiales. L’application de la loi des États‑Unis sur les pratiques de corruption à l’étranger intitulée Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) s’est considérablement intensifiée ces dernières années, les entreprises ayant payé la somme record de 2,9 milliards de dollars américains en pénalités en 2019, selon le FCPA Blog. La FCPA Clearinghouse, centre d’échange d’informations sur l’application de la FCPA, révèle que des intermédiaires tiers étaient visés par 89 % des mesures punitives. À l’échelle mondiale, les efforts de lutte contre la corruption se sont intensifiés et la coopération s’est accrue entre les différents pays.

Teva Pharmaceutical Industries, dont le siège social est en Israël, est un chef de file mondial dans le domaine des médicaments génériques et de spécialité. En 2016, elle a convenu d’un règlement avec les autorités américaines concernant des infractions à la FCPA. Teva a accepté de renforcer son programme de conformité et d’améliorer le contrôle préalable à l’égard des tiers, tout en rendant compte à un contrôleur indépendant de la conformité pendant trois ans. Et comme si cela ne suffisait pas, le géant pharmaceutique a entrepris un programme de restructuration visant à réduire ses coûts de 3 milliards de dollars américains.

Mᵐᵉ Queisser cherchait « un moyen de changer la donne et d’opérer une rupture dans ce domaine ». Teva a donc eu recours au groupe Services de juricomptabilité et de soutien à l’intégrité d’EY pour qu’il élabore un système de contrôle préalable conçu pour être proactif plutôt que réactif et qui utiliserait des analyses et des technologies avancées. Les professionnels d’EY ont créé une base de données à l’aide de données exclusives et de documents publics comme des documents déposés auprès des autorités de réglementation, des décisions de tribunaux, des listes de sanctions et des bulletins de nouvelles. Il était essentiel de rassembler les bonnes données pour obtenir les informations nécessaires à l’évaluation des tiers et jeter les bases de l’application de l’analytique avancée et de l’intelligence artificielle (IA) pour évaluer les risques encore plus efficacement.

Les professionnels de Teva et d’EY ont élaboré des règles d’affaires qui ont permis aux algorithmes de calculer une note de risque pour chaque relation commerciale potentielle. L’outil de présélection permet de retenir immédiatement les services de fournisseurs présentant un risque faible (sous réserve de la conclusion d’un contrat), tandis que les parties présentant un risque élevé font l’objet d’un examen plus approfondi, comme un questionnaire, une enquête ou une délibération par un comité de contrôle préalable. Dans le cadre d’un projet pilote de 30 jours, le système a permis d’évaluer les risques liés à deux fois plus de tiers qu’au cours d’évaluations précédentes réalisées sur une période de huit mois.

Au moment où Teva a commencé à intégrer l’outil de présélection à ses processus opérationnels, l’entreprise utilisait des dizaines de processus d’approvisionnement au paiement, souvent mis en œuvre différemment dans 60 pays. Teva devait s’assurer que ses politiques d’approvisionnement étaient suivies de façon uniforme lorsqu’elle faisait appel aux services de tiers. Les équipes d’EY ont collaboré avec Teva pour concevoir un flux de travail novateur et transparent qui aide les utilisateurs au sein de l’entreprise à suivre le processus de contrôle, achemine l’information pertinente aux bonnes personnes et crée une piste d’audit. Le système automatise le processus en fonction de règles établies par l’entreprise et appliquées à des points de décision clés, et des systèmes d’approvisionnement au paiement disparates alimentent l’outil de présélection en données.

La gestion du changement a constitué un défi de taille. Les responsables de Teva doivent s’occuper de la conformité, mais il a quand même fallu les convaincre que les changements nécessaires à la mise en œuvre efficace d’un nouveau système en valaient la peine. Il ne s’agissait pas seulement d’obtenir l’adhésion de quelques dirigeants. Il fallait aussi faire suivre une formation à près de 40 % des 43 000employés de Teva avant la fin de 2019.

L’utilisation du nouvel outil de présélection aux fins du travail de rapprochement de Teva a grandement contribué à gagner la confiance des parties prenantes de l’entreprise. Les professionnels de la conformité ainsi que les équipes des finances et de l’approvisionnement ont dû identifier tous les clients et fournisseurs à l’échelle mondiale pour déterminer s’ils répondaient à la définition d’un représentant tiers et pour effectuer un contrôle préalable approprié si cela n’avait pas déjà été fait. La première phase, réalisée manuellement, a demandé plus d’un an pour couvrir 10 pays. Mais la deuxième phase, au cours de laquelle l’outil de présélection a été utilisé pour attribuer automatiquement des niveaux de risque, a permis d’effectuer le rapprochement des fournisseurs et des clients de 26 pays en moins de cinq mois.

« Cela nous a vraiment aidés à gagner la confiance de la direction et de nos collaborateurs qui utiliseraient l’outil au quotidien », explique Tali Guy, vice‑présidente, Conformité et contrôle préalable des tiers.  

La mise en œuvre d’un nouveau flux de travail et l’analyse des données ont permis d’accélérer tous les aspects du processus de contrôle préalable, de la collecte, du nettoyage et de l’analyse des données à l’évaluation et au classement des risques.  L’outil de présélection contient environ 25 millions de dossiers dans plus de 45 catégories de services. Le système peut également puiser dans d’autres bases de données exclusives, ce qui permet de présélectionner plus de 300 millions d’entités. Un outil de gestion des dossiers permet de gérer les tâches à partir d’un tableau de bord central, enrichi de visualisations interactives et de pistes d’audit, afin de fournir aux responsables les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées en temps opportun.