1. Introducción

Este Aviso de Privacidad tiene como objetivo describir las prácticas que sigue EY en relación con la Herramienta Digital Interview, CodeVue y HireVue Cognitive Assessment Tool ("Herramienta") con respecto a la privacidad de todos los individuos cuyos datos personales se procesan y almacenan en la Herramienta.

2. ¿Quién maneja la Herramienta?

"EY" se refiere a una o más de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada una de las cuales es una entidad legal independiente y puede actuar como controlador de datos por derecho propio. La entidad que actúa como controlador de datos al proporcionar esta Herramienta en la que tus datos personales serán procesados y almacenados es EY Global Services Limited. EY Global Services Limited tiene la licencia de la Herramienta de Hire Vue Inc. 10876 South River Front Parkway, Suite 500, South Jordan, UT 84095, Estados Unidos de América; y, Caption First, 18635 Arrowood Drive, Monument, Colorado, CO 80132, Estados Unidos de América.

Los datos personales que usted proporciona en la Herramienta son compartidos por EY Global Services Limited con una o más firmas miembro de EYG (véase la sección "Quién puede acceder a su información" más abajo).

La Herramienta está alojada externamente en la región Este los Estados Unidos en Amazon AWS, con copias de seguridad en instalaciones alternativas de Amazon dentro de los Estados Unidos.

3. ¿Por qué necesitamos tu información?

La herramienta se divide en tres tipos de funcionalidades; (1) Entrevista Digital, (2) CodeVue y (3) Evaluaciones Cognitivas HireVue. Todas las funciones se utilizan para ayudar en el proceso de contratación mediante el uso de software de entrevistas en video u online. Permite a EY entrevistar y evaluar sustituyendo los largos formularios de solicitud o las preguntas de preselección y reduciendo la necesidad de las tradicionales entrevistas cara a cara y los desplazamientos a lugares para realizar las pruebas, al tiempo que se mantiene la interacción de persona a persona y la toma de decisiones humanas. Digital Interview se utiliza para realizar entrevistas digitales online, CodeVue se utiliza para las evaluaciones de codificación, lo que permite a los reclutadores seleccionar objetivamente el talento de codificación y programación, y HireVue Cognitive Assessment se utiliza para evaluar sus capacidades de aptitud cognitiva.

Tus datos personales procesados en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

  • evaluar la idoneidad del candidato para el cargo; y
  • se conservarán de acuerdo con los requisitos de retención de la protección de datos para futuras oportunidades de contratación.

EY se basa en las siguientes bases para legitimar el tratamiento de tus datos personales en la Herramienta:

Para los candidatos: Procesamos sus datos personales basándonos en su consentimiento. El proporcionar sus datos personales a EY es opcional. Sin embargo, si no proporciona la totalidad o parte de sus datos personales, es posible que no podamos llevar a cabo los fines del procesamiento. Tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.

El suministro de sus datos personales a EY es opcional (incluyendo, para evitar dudas, su imagen y su imagen de video). Sin embargo, si no proporcionas todos o parte de tus datos personales, es posible que no podamos llevar a cabo los fines del procesamiento.

Para el personal de EY: El procesamiento es necesario para los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable de los datos o por un tercero, excepto cuando dichos intereses prevalecen sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de los datos personales. El interés legítimo específico que se persigue es la gestión de los recursos humanos de EY, incluidas las evaluaciones de rendimiento y la contratación. Sin embargo, las grabaciones realizadas en algunas jurisdicciones estarán sujetas a su consentimiento, que se obtendrá antes de la grabación.

4. ¿Qué tipo de datos personales se procesan en la Herramienta?

La Herramienta procesa estas categorías de datos personales:

  • Tu nombre de pila;
  • tu apellido;
  • tu dirección de correo electrónico;
  • tu identificación de solicitud individual;
  • tu voz;
  • tu imagen;
  • tu video;
  • los resultados de las pruebas que muestran tus talentos y capacidades cognitivas;
  • número IP de tu computadora; y,
  • otros datos que pueden revelarse durante la entrevista, como historial laboral, nombres de compañeros de trabajo, formación, hobbies e intereses, así como información sobre capacidades y personalidad (puntos fuertes y débiles, entre otros).

Estos datos proceden de una fuente de otros sistemas de EY conocidos como GRMS – Yello y Successfactors (SF) Recruitment; o directamente de ustedes mismos.

5. Datos personales sensibles

Los datos personales sensibles revelan su origen racial o étnico, sus opiniones políticas, sus creencias religiosas o filosóficas, su afiliación sindical, sus datos genéticos, sus datos biométricos, sus datos relativos a la salud o sus datos relativos a la vida sexual o a la orientación sexual.

Los siguientes datos personales sensibles se recolectan y procesan en la Herramienta para la función de Entrevista Digital de la Herramienta:

La Herramienta utiliza imágenes de video que incluyen elementos de datos personales, por ejemplo, videos grabados por ti, tu nombre, tu apellido, tu historial de empleo anterior, tus aficiones e intereses. Tú puedes decidir hablar o abordar categorías de datos personales sensibles, sin embargo, el entrevistador no hará preguntas que traten sobre categorías de datos personales sensibles.

También hay una casilla de texto libre en la que puede escribir su respuesta a una pregunta. Aunque el propósito de este recuadro de texto libre no es que se escriban datos personales sensibles, puede incluir este tipo de datos personales en su respuesta. Tenga en cuenta que en ninguna de las preguntas se le pide directamente su origen racial/étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o información relacionada con la salud.

La Herramienta no solicita ni recolecta intencionadamente datos personales sensibles sobre usted, ni se le pedirá directamente que proporcione datos personales sensibles. Sin embargo, al utilizar esta Herramienta para completar cualquier entrevista en video o completar cualquier formulario o proporcionar respuestas por escrito a través de la Herramienta, usted puede optar por proporcionar información sobre sí mismo que es un dato personal sensible. Si proporciona cualquier dato personal sensible, ya sea por video o por escrito al completar una casilla de texto libre, reconoce que estos datos son registrados y recolectados por la Herramienta y consiente en su recolección, tratamiento y almacenamiento. Aparte de la información solicitada en el marco de esta evaluación (por ejemplo, su nombre, apellido, dirección de correo electrónico y datos de su empleo anterior), no introduzca ninguna otra información que pueda considerarse confidencial. Tampoco introduzca datos personales sensibles, como los descritos en la primera frase de esta sección.

6. ¿Quién puede acceder a tu información?

Las siguientes personas/equipos tienen acceso a sus datos personales en la Herramienta:

Reclutadores, gestores de contratación y administradores del sistema – se concederán permisos a otros miembros de EY en función de su rol, por ejemplo, si se está anunciando un puesto para el equipo forense, se podrá pedir a un miembro del equipo forense que realice la entrevista y se le concederá acceso. Los proveedores externos, Tata Consultancy Services (TCS) y Caption First también tendrán acceso a la Herramienta.

Rol País Propósito de acceso Derechos de acceso

Reclutador

Múltiple a nivel global

Como usuario con pleno acceso para configurar las solicitudes y añadir preguntas tanto de método como de contenido

Successfactors y/o Yello acceden a las requisiciones que están bajo el grupo de usuarios y asignados como el reclutador y todos los candidatos etiquetados bajo dichas requisiciones.

Los reclutadores pueden tomar medidas completas sobre los candidatos, incluyendo la selección, la programación de la entrevista, la oferta y la contratación.

Los reclutadores pueden tener la opción de incluir preguntas y seleccionar el paquete HireVue.

Director de contratación

Múltiple a nivel global

Revisar las entrevistas y evaluaciones realizadas en relación con un puesto de trabajo para el que se está contratando ( notodos los puestos ) y participar en las entrevistas de video en directo

Successfactors y/o Yello acceden a las requisiciones sólo cuando el usuario es asignado como gerente de contratación. También tiene acceso a los perfiles de los candidatos etiquetados en las solicitudes, pero con acciones limitadas para ver los detalles de los candidatos y tomar decisiones sobre las entrevistas y las selecciones.

Los responsables de contratación no pueden crear puestos o candidatos en HireVue.

Administración de Sistemas

Múltiple a nivel global

Incorporación y configuración de usuarios y apoyo en la configuración de solicitudes y preguntas en la herramienta

Tiene pleno acceso de administrador al sistema, incluyendo la activación/desactivación de HireVue, la edición de tokens o la redacción de las plantillas de comunicación.

Provisioning Admin Múltiples a nivel mundial Tiene responsabilidades adicionales como añadir los paquetes de evaluación Puede añadir nuevos paquetes que el reclutador puede seleccionar de Successfactors y/o Yello, es decir, importar/exportar paquetes de proveedores de evaluación

Administración de Sistemas

Tata Consultancy Services (TCS)

México &

India

Incorporación y configuración de usuarios y apoyo en la configuración de solicitudes y preguntas en la herramienta

Tiene pleno acceso de administrador al sistema.

Administrador de sistemas

IBM

Canadá, China, República Checa, Hungría, India, Malasia, México, Oceanía, Filipinas, Polonia, Reino Unido y Estados Unidos

Incorporación y configuración de usuarios y apoyo en la configuración de solicitudes y preguntas en la herramienta

Tiene pleno acceso de administrador al sistema.

Caption First Global Captioner de Caption First asistiendo a la entrevista en directo Tener acceso al sistema para prestar los servicios de subtitulado

Los derechos de acceso detallados anteriormente implican la transferencia de datos personales en varias jurisdicciones (incluidas jurisdicciones fuera de la Unión Europea) en las que opera EY (las ubicaciones de las oficinas de EY se enumeran en www.ey.com/ourlocations ). Aquí se puede acceder a una descripción general de las entidades de la red de EY que brindan servicios a clientes externos (consulte la Sección 1 (Acerca de EY) - “Ver una lista de firmas miembro y afiliadas de EY”). EY procesará sus datos personales en la Herramienta de acuerdo con las leyes y regulaciones profesionales aplicables en su jurisdicción. Las transferencias de datos personales dentro de la red de EY se rigen por las Reglas corporativas vinculantes de EY. Las transferencias de datos personales a Tata Consultancy Services (TCS); IBM; y Caption First se rigen por un contrato que incluye cláusulas estándar de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea.

Transferimos o revelamos los datos personales que recopilamos a proveedores de servicios de terceros (y sus subsidiarias y filiales) que son contratados por nosotros para apoyar nuestros procesos auxiliares internos. Por ejemplo, contratamos a proveedores de servicios para que proporcionen, administren y apoyen nuestra infraestructura de IT (como la gestión de la identidad, el alojamiento, el análisis de datos, las copias de seguridad, la seguridad y los servicios de almacenamiento en la nube) y para el almacenamiento y la eliminación segura de nuestros archivos de copia impresa. Nuestra política es utilizar únicamente proveedores de servicios de terceros que estén obligados a mantener niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad de los datos y que cumplan con los requisitos legales aplicables para la transferencia de datos personales fuera de la jurisdicción en la que se recopilaron originalmente.

En la medida en que los datos personales se hayan hecho anónimos de tal manera que usted o su dispositivo ya no sean razonablemente identificables, dicha información se tratará como datos no personales y no se aplicarán los términos de este Aviso de Privacidad.

En el caso de los datos recopilados en el Espacio Económico Europeo (EEE) o que se refieren a personas físicas en el EEE, EY requiere un mecanismo de transferencia adecuado según sea necesario para cumplir con la legislación aplicable. La transferencia de datos personales de la Herramienta a HireVue se rige por un acuerdo entre EY y el proveedor de servicios que incluye cláusulas estándar de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea.

7. Conservación de datos

Nuestra política consiste en conservar los datos personales sólo durante el tiempo que sea necesario para los fines descritos en la sección "Por qué necesitamos tus datos personales". Los períodos de retención varían en las distintas jurisdicciones y se establecen de acuerdo con los requisitos de retención reglamentarios y profesionales locales.

Para cumplir con nuestros requisitos profesionales y legales, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales y para fines de archivo e históricos, necesitamos retener la información durante períodos de tiempo significativos.

Las políticas y/o procedimientos para la retención de datos personales en la Herramienta es de Tres (3) años de ausencia de actividad del usuario de datos. Para obtener más información sobre el periodo de conservación aplicable a sus datos personales, póngase en contacto con su representante habitual de EY.

Los registros de acceso de los usuarios se conservan durante un período de Tres (3) años.

Tus datos personales se conservarán de acuerdo con las leyes y normativas sobre privacidad. Una vez finalizado el periodo de conservación de datos, tus datos personales serán eliminados. Para obtener más información, descarga nuestro resumen de retención de datos (pdf).

8. Seguridad

Seguridad de EY: EY se compromete a garantizar la seguridad de sus datos personales. Para evitar el acceso o la divulgación no autorizados, EY cuenta con medidas técnicas y organizativas para salvaguardar y asegurar sus datos personales. Todo el personal de EY y los terceros que EY contrata para procesar sus datos personales están obligados a respetar la confidencialidad de sus datos.

Seguridad del Proveedor: La Herramienta es proporcionada por HireVue, Inc. con domicilio registrado en: 10876 South River Front Parkway, Suite 500, South Jordan, UT 84095, Estados Unidos. EY es el controlador de datos que recopila y procesa su información personal en la Herramienta. Sus datos personales serán tratados por HireVue en nombre de EY con fines de apoyo informático en relación con los objetivos de la Herramienta: (i) para evaluar su idoneidad para el puesto (los resultados de las pruebas son evaluados por la Herramienta de acuerdo con su configuración); y (ii) conservar la información proporcionada por usted en la Herramienta, las evaluaciones o en relación con las entrevistas. HireVue Inc. cuenta con todas las medidas técnicas y organizativas para salvaguardar y asegurar sus datos personales.

9. Control de tus datos personales

EY no transferirá sus datos personales a terceros (que no sean las partes externas mencionadas en la sección 6 anterior) a menos que tengamos su permiso o que la ley nos obligue a hacerlo.

Tiene derecho a solicitar detalles de los datos personales de EY sobre usted.

Para confirmar si tus datos personales son tratados en la Herramienta o para acceder a tus datos personales en la Herramienta o (en su caso) para retirar tu consentimiento, ponte en contacto con tu representante habitual de EY o envía tu solicitud por correo electrónico al equipo de protección de datos.

10. Objeción, rectificación, supresión, limitación del tratamiento o portabilidad de los datos

Puedes confirmar que tus datos personales son exactos y están actualizados. Puedes oponerte al tratamiento de tus datos personales o solicitar la rectificación, supresión, limitación del tratamiento o una copia fácilmente transportable de tus datos personales poniéndote en contacto con tu representante habitual de EY o enviando un correo electrónico al equipo de protección de datos.

11. Quejas

Si te preocupa una supuesta infracción de la ley de privacidad o de cualquier otra normativa, ponte en contacto con el Global Privacy Leader, Office of the General Counsel de EY, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Reino Unido, o por correo electrónico con el equipo de protección de datos o a través de tu representante habitual de EY. Un responsable de privacidad de EY investigará tu reclamación y te informará sobre cómo se tramitará y resolverá.

Si no está satisfecho con la forma en que EY ha resuelto su reclamación, tiene derecho a reclamar ante la autoridad de protección de datos de su país. También puede remitir el asunto a un tribunal de la jurisdicción competente.

Algunas empresas miembro de EY en países fuera de la Unión Europea (UE) han nombrado a un representante en la UE para que actúe en su nombre si, y cuando, realizan actividades de procesamiento de datos a las que se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE. Se puede obtener más información y los datos de contacto de estos representantes aquí.

12. Contáctanos

Si tiene más preguntas o dudas, póngase en contacto con su representante habitual de EY o envíe un correo electrónico al equipo de protección de datos.

13. Reconocimiento y consentimiento

Al hacer clic en el botón "Sí, estoy de acuerdo" que aparece a continuación, estas aceptando y consintiendo que tu información personal sea procesada y utilizada como se indica en este Aviso de Privacidad. Tienes derecho a retirar tu consentimiento o a objetar el procesamiento posterior de tu información personal en cualquier momento, contactando a tu representante habitual de EY o enviando un correo electrónico al equipo de protección de datos.