Comment Yara a centralisé ses activités RH

L’organisation, qui figure parmi les plus grandes entreprises du monde dans le secteur des fertilisants, est aussi un fournisseur de solutions environnementales et agricoles. Cette grande entreprise multinationale, dont l’effectif est réparti dans plusieurs régions du monde, était néanmoins dépourvue d’une plateforme unifiée pouvant permettre au personnel des RH de travailler en collaboration à l’exécution des processus et tâches nécessaires à la prestation de services à ses employés.

Même si elle s’était dotée d’un logiciel de gestion du capital humain déployé à l’échelle mondiale, dans chacun des pays où elle mène ses activités, l’exploitation de sa fonction RH reposait sur différentes façons de faire. Dans certains pays, l’exécution de toutes les tâches RH passait par l’envoi de courriels; ailleurs, il fallait se débrouiller avec des formulaires physiques; et dans quelques autres pays, la gestion des activités RH de l’entreprise s’appuyait sur des sites SharePoint nationaux. C’est ainsi que l’exécution des tâches RH, même les plus élémentaires, reposait sur un processus manuel qui demandait beaucoup de temps au personnel des RH. En outre, en l’absence d’un système de traitement automatisé des demandes de services en ressources humaines, les employés devaient composer avec la lourdeur de tout ce processus.

Nécessité de centraliser les processus RH dans une seule plateforme commune

Selon l’analyse effectuée par des professionnels d’EY et par Yara, de toute évidence, il s’avérait nécessaire d’harmoniser et de clarifier les rôles et responsabilités au sein de la fonction RH de l’entreprise. Il était aussi nécessaire d’optimiser les processus RH de Yara et de doter sa fonction RH d’un système centralisé devant également faciliter la conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne. Le système en place offrait une visibilité limitée, et sa capacité de quantification des besoins en personnel était restreinte. L’équipe de leadership du client était donc privée d’informations nécessaires à l’optimisation de la main‑d’œuvre.

« Notre but étant de standardiser nos activités RH, nous avons dû nous rendre à l’évidence que nous n’avions pas l’expertise et les capacités internes nécessaires pour piloter un tel projet de transformation, explique Sigrid Nordeide, directrice du projet de transformation RH de Yara. Nous avons donc confié à EY le mandat d’analyser le modèle opérationnel de notre fonction RH, de nous faire des recommandations et de mettre en œuvre une solution pour nos employés. »

Établissement de partenariats avec des équipes d’EY dans la réalisation d’un projet de transformation

Depuis un an et demi, des équipes de Yara et d’EY travaillaient en étroite collaboration à l’évaluation de l’état actuel de la fonction RH de l’entreprise, ainsi qu’à la conception d’un nouveau modèle opérationnel cible pour ses activités RH européennes. Pour surmonter les défis associés à la prestation des services RH de l’entreprise, elles ont pris la décision de mettre en œuvre un système automatisé axé sur la prestation de services RH efficaces et l’obtention escomptée des avantages suivants :

• Transformation numérique des processus et des flux de travail
• Mise à la disposition des employés d’un portail libre‑service intuitif permettant de soumettre des demandes de services RH et de gagner du temps
• Dégagement de temps pour les membres du personnel des RH, qui peuvent ainsi se concentrer sur des initiatives plus stratégiques
• Mise à la disposition des membres du personnel des RH d’un système de gestion de dossiers, ainsi que d’un outil de communication accessible aux équipes virtuelles réparties dans toute l’Europe
• Soutien à la conformité au RGPD
  

« À l’étape de l’analyse, il était évident que la réalisation des avantages associés au nouveau modèle opérationnel et à une équipe de services partagés virtuelle reposait véritablement sur une plateforme numérique telle que ServiceNow et que la réussite de Yara en dépendait forcément », relate Anja Undrum Enge, associée responsable du mandat et membre du groupe Consultation d’EY.

Création d’une expérience utilisateur personnalisée

Les équipes d’EY ont commencé par définir les principes directeurs du mandat et l’état cible à obtenir, tout en repassant en revue les modalités de mise en œuvre d’une solution prête à l’emploi applicable et en recensant les changements nécessaires en vue de la réalisation de l’objectif final. Elles en sont venues rapidement à concevoir une expérience utilisateur personnalisée pour les membres du personnel des RH et les employés du client, dans le contexte particulier d’une main‑d’œuvre aux différentes façons de faire répartie dans diverses régions géographiques se caractérisant chacune par ses propres dispositions législatives et réglementaires.

Après avoir cerné les besoins opérationnels de Yara, les équipes d’EY ont proposé diverses maquettes et fonctionnalités intuitives répondant aux objectifs de l’entreprise, en tirant parti des leçons apprises dans le cadre de mandats semblables réalisés par des professionnels d’EY pour le compte d’autres clients. Grâce à leurs pratiques de leadership et à leurs points de vue éclairés, elles ont pu aider Yara à visualiser les résultats et avantages associés à ServiceNow. 

Le travail de développement a été réalisé dans le cadre de sprints itératifs, tandis que les équipes d’EY chargées de diriger les séances de travail ont fait des suggestions au client, qui leur a transmis de la rétroaction sur ce qui convenait à son organisation, étant donné ses façons de faire. Après chaque sprint, des professionnels d’EY ont organisé (toutes les trois semaines) des séances axées sur la présentation à Yara d’un relevé des services reçus, de sorte que l’entreprise puisse suivre l’état d’avancement des travaux et que nous puissions recueillir rapidement ses commentaires, de façon à restreindre la durée de la période d’exécution des tests de contrôle qualité et d’acceptation par les utilisateurs requis vers la fin du mandat. Ce mandat itératif a permis aux équipes d’EY de bien cerner les besoins et les valeurs du client, ainsi que d’aider celui‑ci à se familiariser avec le fonctionnement de ServiceNow, ainsi qu’avec les nouvelles façons de faire susceptibles d’être adoptées.

« L’adoption de méthodes de travail Agile passe aussi nécessairement par l’adaptation aux changements, soutient Vaibhav Shah, leader de l’équipe ServiceNow d’EY Norvège. À diverses étapes du projet, nous avons dû repenser nos façons de faire, changer de méthode de gestion des obstacles et revoir nos priorités opérationnelles. Yara a été un formidable partenaire qui a su se montrer agile; grâce à sa collaboration et à son environnement de travail convivial, EY a pu plus facilement mettre au point un produit stable qui s’avère être de grande qualité. »

 Offre d’une valeur supérieure, grâce à l’application de l’approche One EY

Dans la mise œuvre de la plateforme ServiceNow chez Yara, l’application de l’approche One EY a amené diverses équipes internes à travailler en collaboration, de façon à pouvoir transmettre à Yara des recommandations et des extrants cohérents. EY a pu réunir une équipe de professionnels spécialisés dans divers domaines, tels que les RH, la fabrication industrielle, la gestion de projet, les TI et la gestion du changement, ce qui lui a permis de fournir une solution polyvalente à Yara.