Intégrer la formation des employés à la transformation du secteur public pour réussir

Dans un monde plongé dans l’instabilité, près de la moitié des travailleurs canadiens devront mettre à jour leurs compétences avant 2026. La demi-vie des compétences raccourcit, le rythme de l’évolution technologique s’accélère et la prochaine vague de changements ne pourra que suivre cette tendance. Les innovations (dont l’IA générative) arrivent désormais à maturité bien plus rapidement que par le passé.

Dans l’ensemble du secteur Gouvernement et secteur public, les anciennes méthodes d’apprentissage sont susceptibles de freiner les avancées dans l’environnement opérationnel. Comment? Aujourd’hui, l’apprentissage fait partie intégrante de la pérennisation des organisations et de l’offre d’expériences professionnelles significatives et motivantes (le genre d’expérience qui attire et permet de maintenir en poste les meilleurs talents). Quelque 65 % des travailleurs préfèrent apprendre en milieu de travail. Cependant, les organismes gouvernementaux et les organisations du secteur public ne sont généralement pas structurés pour offrir de la formation de cette manière.

L’heure a donc sonné pour ces organisations de déjouer cette tendance et d’intégrer l’apprentissage aux activités courantes de la vie et du travail. En fait, il peut s’avérer avantageux de faire de l’apprentissage une composante essentielle des programmes de transformation en cours. Cette approche conduit à de meilleurs résultats et à la maîtrise de compétences en temps réel, tout en réorientant les parcours professionnels afin de favoriser la réussite sur les plans personnel et organisationnel.

Comment la réalité des organismes gouvernementaux et des organisations du secteur public évolue‑t‑elle aujourd’hui?

Les transformations nécessaires abondent dans ce secteur. Des organismes de tous les ordres de gouvernement entreprennent activement des initiatives de transformation d’une manière ou d’une autre. En chiffres, le sondage Tech Horizon d’EY de 2022 a révélé que 56 % d’entre eux en sont à l’étape de la planification d’une transformation d’envergure, ou apportent des changements progressifs comme première étape vers cet objectif.

Des changements numériques et technologiques massifs entraînent un changement correspondant dans la main‑d’œuvre. Comment cela se traduit‑il concrètement? La prestation de services numériques et les interactions virtuelles accrues avec les citoyens se sont considérablement intensifiées dans de nombreuses sphères de l’État. Dans l’avenir, les fonctionnaires devront innover rapidement et soumettre de nouvelles solutions numériques à des simulations de crise. Ils devront faire appel à des technologies émergentes et à des modèles opérationnels agiles, tout en veillant au perfectionnement continu des compétences et à l’adaptation des méthodes de travail.

Ce virage suppose que le personnel de ces organismes et de ces organisations sera en mesure d’effectuer de nouvelles tâches (et prêt à le faire de manière efficace). Par ailleurs, il met au jour une occasion unique d’associer transformation et apprentissage en faveur de meilleurs résultats dans l’ensemble.

Intégrer l’apprentissage dans les programmes de transformation permet aux équipes d’améliorer la création de valeur, tout en atténuant les risques associés à la transformation elle‑même.

Les gens ne sont pas prêts à faire face à l’accélération effrénée des changements technologiques qui vont de pair avec la transformation. Cependant, l’apprentissage traditionnel ne suffit plus à la tâche dans ce nouveau monde du travail qui est le nôtre.

• En général, la formation externe n’est offerte que par certaines sources et est souvent imposée par les superviseurs. 
  De quoi les organismes gouvernementaux ont ils plutôt besoin? D’une variété de sources, tant traditionnelles que transformationnelles, demandées par les employés en fonction de leurs besoins.

• L’apprentissage est statique, offert de manière ponctuelle, ce qui limite, pour les apprenants, l’accès aux instructeurs.
  De quoi les organismes gouvernementaux ont ils plutôt besoin? De formations accessibles au bon moment, dans le bon contexte (en plus d’un accès à des experts grâce à une variété de formats et de voies de communication).

• L’apprentissage n’est possible qu’en classe ou à un bureau.
  De quoi les organismes gouvernementaux ont ils plutôt besoin? De formations en classe et ailleurs, dans divers milieux.

• Les formations ponctuelles ne tiennent pas compte du contexte et sont déconnectées de la réalité du travail.
  De quoi les organismes gouvernementaux ont ils plutôt besoin?D’expériences uniques correspondant à la réalité du travail, conçues en fonction des besoins des employés.

Outre ces disparités présentes entre l’apprentissage et les programmes de transformation globale, les études menées par EY laissent entendre que, lorsque les gouvernements rencontrent des écueils (difficultés dans la planification et la mise en œuvre d’un programme de transformation), l’évolution de la main‑d’œuvre peut stagner. Simplement dit, si vous avez placé la formation à la fin de votre programme de transformation, les employés sont susceptibles de remettre à plus tard l’acquisition des compétences nécessaires à une transformation réussie, ce qui pourrait creuser davantage les écarts en matière de compétences. Si l’on tient compte du fait que les gens oublient près de 75 % du contenu des formations en six jours seulement si la théorie ne passe pas à la pratique, il devient de plus en plus évident qu’il faut joindre l’apprentissage aux activités quotidiennes des apprenants¹.

Par l’intégration de l’apprentissage dans le flux de travail transformationnel, les employés qui déploient le changement en ressortiront prêts à l’incarner et à adopter de nouvelles méthodes de travail une fois la transformation terminée. De plus, ils auront également amplement l’occasion de tester leurs compétences au cours du processus de transformation, en plus de bénéficier de formations supplémentaires facultatives qu’ils pourront suivre dès qu’ils se trouveront en présence de nouvelles notions ou de lacunes en matière de compétences au fil du processus. Cela se traduit par la suppression des séances de rattrapage dans le cadre de programmes d’apprentissage statiques qui, en réalité, pourraient déjà n’être plus pertinents ou s’avérer obsolètes lorsqu’ils ont lieu à la fin d’un programme de transformation.

L’adoption d’une approche différente consistant à intégrer l’apprentissage dans le cours même des activités de l’organisation permet au secteur public de réaliser des progrès rapides et durables.

Quand les organisations placent l’humain au centre de leur transformation, elles sont 2,6 fois plus susceptibles de réussir que les organisations qui ne le font pas. Faire de l’apprentissage une partie intégrante du processus de transformation permet de porter ce principe à un autre niveau de la manière suivante :

• Fournir le soutien nécessaire pour permettre aux équipes de donner le meilleur d’elles‑mêmes
• Établir une culture de transparence et de sécurité atténuant les risques de prestation à grande échelle
• Permettre aux collègues de mettre leurs connaissances en commun et de s’entraider, réduisant ainsi, de manière importante, la disruption dans son ensemble

Chez EY, nous avons élaboré une approche permettant d’associer transformation et apprentissage à l’appui de meilleurs résultats au sein du gouvernement et du secteur public. Pour bien fonctionner, l’apprentissage en milieu de travail doit être : 

• Expérientiel : Il est essentiel d’établir un lien entre l’émotion et une expérience pratique, adaptée et contextualisée pour que la mémoire retienne l’apprentissage. Nous nous attachons à adapter l’expérience d’apprentissage au contexte particulier de votre organisation (vos besoins particuliers, le profil des apprenants et le milieu d’apprentissage).
  
  
• Intégré : L’intégration de l’apprentissage dans le travail, par la résolution de problèmes réels ou à l’aide de scénarios concrets, permet de réaliser des produits de travail réels. Cette méthode est plus efficace et s’applique dans l’immédiat, de manière significative et mémorable.
  
  
• Mixte : La combinaison d’expériences d’apprentissage numérique et d’expériences animées et pratiques dans des laboratoires d’apprentissage de premier plan, des programmes de formation par cohortes en classe et des relations mentor apprenti favorise l’établissement de parcours d’apprentissage personnalisés et une meilleure acquisition de compétences, tout en motivant les apprenants à continuer d’apprendre.

En nous appuyant sur ces bases, nous faisons appel à des établissements de formation au cours du processus de formation en respectant quatre principes directeurs :

1. Des apprentissages actualisés qui suivent la cadence des changements…

• Contenu technique de pointe adapté au secteur et couplé à des capacités adaptatives et durables.
• Contenu immersif qui s’appuie sur les rôles et les expériences au quotidien.

2. Des expériences d’apprentissage percutantes et personnalisées…

• L’apprentissage se fonde sur des parcours sur mesure et varie en fonction de la persona.
• Des expériences pratiques en milieu de travail suscitent l’engagement personnel.

3. Apprentissage doté d’un objectif clair et de pertinence…

• Approche inspirante et motivée par un objectif en matière de travail et d’apprentissage.
• En lien avec la gestion du rendement.

4. Collaboration à l’intégration des apprentissages et résolution des problèmes réels…

• Intégrez les apprentissages aux flux de travail.
• Partage des connaissances grâce à une communauté de pratique.
• Travailler ensemble pour régler les problèmes et diffuser les expériences.

Que faut‑il en conclure?

Pour bien composer avec le rythme effréné des changements numériques et technologiques, les organismes gouvernementaux et le secteur public doivent intégrer l’apprentissage à leurs initiatives de transformation. Cette approche permet à la fois de préparer les effectifs aux défis de demain en assurant leur pérennité et d’augmenter le taux de réussite des initiatives de transformation, à l’appui de progrès durables au fil du temps.