Comment Microsoft a mis au point un nouveau modèle de mobilité pour les affectations transfrontalières

Alors que les façons de travailler ont évolué pour refléter une « nouvelle normalité », les organisations ont dû agir proactivement pour améliorer les façons de travailler où que soit le lieu de travail à l’échelle du globe tout en rehaussant l’expérience des employés. Chez Microsoft, la mobilité de la main d’œuvre ne consiste pas seulement à résoudre les enjeux logistiques liés au déplacement d’employés hautement qualifiés partout dans le monde. Après des années marquées par des défis liés à la santé, à l’économie et à la situation géopolitique, la fonction mobilité de la société a plutôt évolué vers les occasions stratégiques, ce qui requiert une capacité d’adaptation et d’innovation rapides.

« Les employés ne sont plus seulement perçus comme des ressources qu’on peut déplacer, mais comme des personnes ayant des besoins et des aspirations uniques, affirme Juan Carlos González, directeur principal de la mobilité internationale de Microsoft. Notre programme de mobilité consiste non seulement à déplacer des gens du point A au point B, mais aussi à créer des expériences significatives, qui les placent au cœur de ces expériences, en favorisant ainsi la diversité et l’inclusion, voire la réussite organisationnelle. »

La perspective stratégique de Microsoft remet en question les anciennes hypothèses et les conceptions traditionnelles des solutions de mobilité de la main‑d’œuvre. Par le passé, la fonction mobilité se penchait sur des situations peu fréquentes, comme des affectations à l’étranger et des déménagements ou des déplacements effectués à la demande de l’entreprise. Maintenant, les programmes de mobilité offrent des directives et des renseignements pour encadrer des situations liées aux employés, comme des réinstallations à leur demande, divers types de déplacements et une combinaison de voyages personnels et professionnels. Ce changement d’orientation a été entraîné par l’utilisation accrue de l’IA générative, qui fournit de nouveaux outils et une plus grande visibilité relativement aux données des employés, aux processus de mobilité et à l’automatisation.

Pour faire évoluer la fonction mobilité, M. González et son équipe se sont engagés dans un processus visant à générer de la valeur pour l’entreprise et à mieux s’harmoniser avec les objectifs globaux de celle‑ci. Une importante partie de ce processus consistait à répondre aux besoins des employés et des professionnels de la mobilité ainsi qu’à observer les principales tendances du marché liées à la mobilité de la main‑d’œuvre.

Microsoft a éventuellement cerné trois axes de changement qui pourraient améliorer l’efficacité et l’alignement de son programme de mobilité sur les stratégies :

1. Réduire le nombre de fournisseurs et de systèmes
2. Favoriser l’automatisation et l’efficacité à l’échelle de la fonction mobilité
3. Améliorer l’expérience des employés

Pour concrétiser cette vision, les professionnels d’EY ont collaboré avec Microsoft dans le but de créer des processus de mobilité nouveaux ou améliorés. Le premier axe de changement visait le lancement du programme de gestion de voyages d’affaires d’un État à l’autre des États‑Unis de Microsoft, qui devait pouvoir s’intégrer aux systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH), de gestion de voyages, de paie et d’équité de la société, offrir une expérience de premier ordre aux voyageurs et automatiser tous les processus en aval.

« Souvent, un employé doit se rendre à de multiples endroits et utiliser plusieurs portails, même s’il travaille avec un seul fournisseur, et les données ne sont pas intégrées, ce qui crée rarement une expérience utilisateur positive, affirme Kushan Shah, associé, Ernst & Young LLP (États‑Unis). Nous avons un produit qui regroupe dans un seul endroit de multiples personas, soit les sociétés utilisatrices, les membres du personnel et l’ensemble du réseau mondial d’EY. Il n’y a rien à cacher, il s’agit d’un seul produit destiné à toutes les parties prenantes. »

Comme Microsoft est à la fois un client et un collaborateur du projet, nous avons pu actualiser la technologie en temps réel. Celle‑ci prenant appui sur Microsoft Azure, les équipes ont pu créer des flux de travail propres aux clients avec Azure Logic Apps, gérer les questionnaires avec Azure Cosmos DB et créer des tableaux de bord pertinents pour les clients avec Power Bi, tout en effectuant un suivi des modèles de données pour assurer l’évolutivité.

« Cette collaboration entre nos deux entreprises a été des plus positives et a favorisé un cycle riche en occasions d’apprentissage mutuel, affirme M. González. EY est une grande organisation, et nous avons à cœur d’examiner tous les processus sous un angle multidisciplinaire. Instaurer des changements nécessite du temps et de la résilience, mais fait en sorte que nos initiatives sont bien conçues et, surtout, conformes. »

En intégrant la méthode agile dans le processus d’élaboration, les professionnels de Microsoft ont pu formuler des recommandations sur une solution technologique, et les professionnels d’EY ont pu s’appuyer sur les puissantes capacités de développement technique de Microsoft, ce qui a permis d’établir et de peaufiner l’expérience qui sera offerte aux utilisateurs.

« Mon équipe a eu l’occasion d’apprendre avec un groupe multidisciplinaire composé d’experts d’EY qui sont des leaders dans leur domaine, ce qui nous a fourni de précieux renseignements sur le marché, affirme M. González. Cet apprentissage mutuel nous a permis de concevoir un ensemble de technologies robustes pouvant aider les fonctions mobilité à relever les défis auxquels elles font face, surtout en ce qui a trait aux limites d’importants systèmes de RH ou de la paie. »

« Il s’agit d’un nouveau modèle, affirme M. Shah. Et c’est le bon. »

Une expérience gens appropriée

La technologie est essentielle à la transformation numérique, mais les solutions doivent tenir compte de la façon dont elles seront utilisées et dans quel but. Bien des employés ne traversent pas les frontières régulièrement, ce qui fait que leur première impression des processus de mobilité et d’immigration, et même de mobilité de la main‑d’œuvre, sera d’autant plus marquante. Bien que certaines tâches répétitives puissent être automatisées et que les avancées de l’IA générative permettent d’améliorer certaines capacités des systèmes, la meilleure façon de faire le suivi de l’expérience humaine en matière de mobilité de la main‑d’œuvre repose sur le travail d’équipes de professionnels attentionnés et empathiques.

« Les programmes de mobilité sont conçus non seulement pour simplifier la réinstallation, mais aussi pour soutenir la croissance des employés sur le plan personnel et professionnel, améliorer leur bien‑être et réussir leur intégration dans un nouvel environnement, affirme M. González. Cette approche axée sur l’humain en matière de mobilité internationale aide les organisations à attirer et à retenir les talents, à favoriser l’ouverture sur le monde de la main‑d’œuvre, voire à stimuler les activités. La mobilité n’est plus le seul élément qui définit notre expérience; elle doit maintenant s’inscrire pleinement dans la vision ''de l’embauche à la retraite'' de notre équipe de direction. »

L’expérience étendue et approfondie des professionnels d’EY, jumelée aux capacités à l’échelle mondiale de l’organisation pour soutenir Microsoft avec l’envergure requise, a créé un modèle de prestation de services axé sur les gens en phase avec la technologie.

« EY a mis à notre disposition le réseau de professionnels le plus solide qui soit, composé d’êtres humains, pour faire avancer les réflexions centrées sur les gens en matière de mobilité de la main d’œuvre, affirme M. Reis. Les équipes d’EY arrivent à faire le lien entre le droit de l’immigration, la géopolitique et la course aux talents, et à le faire avec empathie. Établir cette corrélation à l’échelle mondiale représente un défi, mais les équipes d’EY sont à la hauteur. »

Maintenant que la mise en œuvre est faite, M. González affirme que Microsoft a observé des progrès dans des secteurs clés.

• Efficacité : La plateforme Mobility Pathway d’EY a simplifié les processus, ce qui réduit le temps et le nombre de ressources nécessaires pour accomplir les tâches liées à la mobilité. Par conséquent, les équipes ont pu se concentrer sur les initiatives stratégiques.
  
• Collaboration : La relation de travail étroite entre les équipes de Microsoft et d’EY a favorisé une culture de collaboration, à l’appui de solutions plus novatrices et d’une meilleure résolution des problèmes.
  
• Conformité : Grâce à la plateforme Mobility Pathway d’EY, Microsoft a pu mieux gérer les questions de conformité et en faire un suivi plus serré, ce qui a permis d’atténuer les risques et de se conformer à la réglementation.
  
• Expérience des employés : Cette nouvelle approche a amélioré l’expérience des employés mobiles en les aidant à mieux composer avec les complexités de la mobilité.
  
• Processus décisionnel fondé sur les données : Grâce à la plateforme Mobility Pathway d’EY, Microsoft a obtenu des données et des renseignements précieux pour éclairer ses décisions en matière de mobilité.

« Ces améliorations témoignent des avantages que présente une approche souple et collaborative en matière de mobilité internationale, affirme M. González. C’est un bon exemple de la façon dont la transformation numérique peut améliorer l’efficacité opérationnelle et l’expérience des employés; le travail acharné et l’expertise de haut niveau de mon équipe ont permis de paver la voie de la réussite pour EY ainsi que pour le partenariat qui était au cœur de ce qui a rendu cette transformation possible. »

L’expérience qu’ont acquise les équipes de Microsoft et d’EY en concevant un nouveau modèle de mobilité axé sur la technologie et les services de pointe donne un aperçu de ce que nous réserve l’avenir en matière d’innovation fondée sur des capacités à l’échelle mondiale. Pour ce qui est des processus complexes liés à l’immigration internationale et à la mobilité de la main‑d’œuvre, une solution technologique ne suffit pas pour remplir toutes les fonctions pour toutes les organisations. La fonction mobilité doit évoluer pour répondre à d’autres besoins. En faisant preuve de souplesse et en s’adaptant aux besoins des utilisateurs et des professionnels qui travaillent avec eux, les équipes d’EY et de Microsoft ont collaboré pour concevoir une technologie et un modèle de service ayant le potentiel de faire évoluer les mentalités au-delà des façons de penser traditionnelles, tout en gardant les gens au cœur du processus.