Whistleblowing není donášení. Řeší problémy a firmě dokáže i značně ušetřit

Přichází nová legislativa. Zavedení systému pro whistleblowing kvůli ní bude pro mnoho firem povinné už od března.

Hlavně nežaluj,“ říkala mnohým z nás v dětství maminka. Všeobecně se totiž ví, že žalovat, donášet nebo práskat se nemá. A právě takto se mnohdy překládá anglický termín whistleblowing, tedy hvízdání na píšťalku, což v praxi znamená upozorňovat na nějakou nekalou aktivitu. Spojený máme tento pojem zejména se jmény, jako je Edward Snowden, nebo v našem kontextu Libor Michálek, brzy se s ním ale bude muset seznámit i většina společností na trhu. Přichází totiž nová legislativa, která ze zavedení systému pro whistleblowing ve firmách dělá povinnost.

Ochrana oznamovatelů protiprávního jednání je zatím právně ošetřena pouze u zaměstnanců státní správy. Směrnice EU 2019/1937 z konce roku 2019 to ale brzy změní. Členské státy ji totiž mají povinnost implementovat do vlastních legislativ do prosince 2021 a Česká republika už se do toho pustila. Návrh zákona o ochraně oznamovatelů tak je aktuálně v Poslanecké sněmovně v prvním čtení.

„Jeho navrhovaná účinnost je stanovena od 17. prosince letošního roku, na projednávání před podzimními sněmovními volbami tedy mnoho času nezbývá. Ze zkušenosti ale můžeme říct, že podobné zákony většinou bývají schváleny včas,“ říká Barbora Suchá, advokátka z EY Law.

Pro společnosti to bude znamenat povinnost zavést vnitřní oznamovací systém a plnit i další povinnosti podle zákona a evropské směrnice už od 31. března 2022.

Pokuta až milion nebo 5 % obratu

Povinnost zavést „whistleblowingová“ opatření budou mít všechny společnosti, které v předchozím kalendářním čtvrtletí evidovaly alespoň 25 zaměstnanců. A pozor, týká se to všech zaměstnavatelů, tedy např. i neziskových organizací, a za zaměstnance se v očích tohoto návrhu zákona považují i lidé pracující na dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti.

„V případě porušení těchto povinností je postih firmy definován podobným způsobem jako u GDPR, tedy pokuta až do výše jednoho milionu korun, nebo pěti procent z čistého obratu,“ dodává Barbora Suchá z EY Law.

Přeneste se přes udavačské stigma

Zavedu-li ve firmě whistleblowing, nepodporuji tím nežádoucí práskačství? Nenaruší to atmosféru v naší společnosti? A přinese to firmě i nějaká pozitiva? Podobné otázky mohou v této souvislosti jistě napadnout každého majitele nebo CEO.

Poslední globální průzkum společnosti EY na téma podvodů a korupce ukázal, že právě morální integrita společností je důležitá pro celých 97 % vedoucích pracovníků. A výsledky z České republiky ukazují shodou okolností úplně stejné číslo.

Whistleblowing navíc kraluje i mezi způsoby odhalování podvodů – podle loňské globální studie Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) má celých 43 % odhalení podvodů původ právě v oznámení, a to nejčastěji od zaměstnanců (50 %).

„Náklad na provoz oznamovacího systému může pro středně velkou firmu představovat zhruba 100 až 250 tisíc korun ročně, naopak zaměstnání jednoho interního auditora vyjde ročně třeba na milion korun,“ vypočítává Tomáš Kafka, partner ve Forenzních službách a podpoře integrity společnosti EY. „Z globálních studií navíc vyplývá, že počet podvodů odhalených interním auditem je téměř třikrát nižší, než co odhalí zaměstnanecká oznámení. Troufám si tak říct, že je to nerovný boj jak v nákladovosti, tak v efektivitě.“

Relevance vs. vyřizování účtů

Ve vztahu k whistleblowingu ve firmách často panují také obavy z toho, že by zaměstnanci mohli platformu místo k nahlašování protiprávního jednání využívat k osobním pomstám nebo jako kanál k vyjadřování vlastní frustrace např. z nadřízeného. Ve světě se nicméně ukazuje, že je systém takto zneužíván jen velmi zřídka.

Podle průzkumu společnosti Expolink z roku 2019 nedochází u 54 % dotazovaných společností ke zneužívání oznamovacích linek buď nikdy, anebo jen zřídka. Podle 26 % z nich bylo navíc více než 40 % zaznamenaných podání opodstatněných. Naopak, že u nich kanály pro whistleblowing někdo pravidelně zneužívá, zaznamenalo jen 2,6 % respondentů.

„Průměrná organizace ztrácí kvůli podvodům 5 % svých příjmů. Správně nastavený oznamovací systém je může pomoci nejen odhalit, ale také je odhalit dříve než stačí způsobit větší škodu,“ vysvětluje Tomáš Kafka z EY. „Kromě detekce už proběhlých či probíhajících podvodů má navíc systém i preventivní funkci. Pomáhá při nastolování pozitivní firemní kultury a důvěry ve společnosti, při budování loajality zaměstnanců i při ochraně reputace firmy. V neposlední řadě pak jen přítomnost tohoto systému může mít odstrašující efekt na ty, kteří o dopouštění se nekalých praktik uvažují.“

Jak změřím, že to funguje?

Zda je oznamovací systém ve společnosti nastaven správně, můžeme hodnotit podle několika ukazatelů:

• Počet podnětů – je-li jich málo, zaměstnanci systému nevěří, anebo neví, jak na to
• Relevance – jsou zaznamenané podněty skutečně relevantní, nebo jde o vyřizování účtů?
• Anonymita – mnoho anonymních podnětů ukazuje, že lidé nevěří tomu, že je společnost ochrání, pokud uvedou své jméno; nemožnost dodatečně se oznamovatele dotazovat pak ztěžuje a zdražuje vyšetřování
• Úspora – kolik se ušetřilo tím, že se předešlo ohlášeným problémům vs. jaký je náklad na provoz systému a vyšetřování zjištěných podvodů
• Důvěra – pokud zaměstnanci systému nevěří, je něco nastaveno špatně nebo nefunguje; zjišťovat to lze např. pomocí interních průzkumů

„Při nastavování tohoto systému je klíčová zejména podpora vedení. Zaměstnanci musí věřit, že nebudou penalizováni za to, že o problému promluví,“ zdůrazňuje Tomáš Kafka. „Dále je důležité zvolit správnou platformu, jasně a zřetelně její užívání komunikovat a zvolit důvěryhodnou odpovědnou osobu, za kterou se zaměstnanci nebudou bát chodit, a u níž budou věřit, že se za ně postaví, půjde-li takříkajíc do tuhého.“